5 Dinge, die eine HR-Plattform erfolgreich werden lassen

Dass es für Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung immer wichtiger wird, neue Wege zu gehen und technologische Prozesse in ihr Geschäftsmodell miteinzubinden, ist nichts Neues. Nur wer flexibel und offen für eine neue Denkweise ist, kann auf dem Markt langfristig überleben. Ungewöhnlich wird es jedoch, wenn sich nicht nur IT- und Marketingabteilungen die Vorzüge digitaler Lösungen zu Nutze machen, sondern auch das Personalmanagement mit ins kalte Wasser springt. Dabei ist insbesondere die Optimierung interner Prozesse für Unternehmen von großer Bedeutung, denn letztendlich sind es vor allem die Mitarbeiter, ein gelungenes Talentmanagement und eine nachhaltige Mitarbeiterentwicklung, die essenziel zum Unternehmenserfolg beitragen und somit das Herz eines jeden Unternehmens ausmachen.

HR goes digital

Auch wenn sich die Personalabteilung im Bereich der Digitalisierung derzeit noch ganz hinten anstellen muss, sind in den letzten Jahren einige Entwicklungen zu beobachten. Recruiting erfolgt heute kaum noch über Printanzeigen, dagegen werden Online-Stellenbörsen verstärkt als Kanal zur Personalbeschaffung eingesetzt. Auch soziale Medien wie Facebook, Twitter und LinkedIn fungieren immer mehr als aktive Plattform zur Ansprache von potenziellen Bewerbern. Im Kontrast dazu steht jedoch die Personalverwaltung. Hat ein Unternehmen sich frische Talente auf digitalem Weg geangelt, wird schnell zum analogen Verfahren zurück geswitched. Personalstammblätter müssen ausgefüllt werden, Verträge werden schriftlich aufgesetzt und lange Emailketten entstehen aufgrund der vielen Kommunikationswege über mehrere Ansprechpartner. Das Digitalisieren von Personalinformationen hat in manchen Branchen bereits Anklang gefunden, führt jedoch längst nicht zum erhofften Ergebnis der Personalverantwortlichen.

Mehr als nur Social Media und Excel Tabelle

Eine erfolgreiche Transformation im Personalwesen fordert mehr als das Rekrutieren über Social Media und die Führung vieler verschiedener Excel Tabellen. Um Arbeitsabläufe im HR wirksam zu erleichtern, müssen alle Potenziale der Digitalisierung integrativ genutzt werden. Genau dies kann mithilfe einer Personalmanagement-Plattform erreicht werden. Wichtige HR-Prozesse werden an nur einem Ort mobil gebündelt und vereinfachen dadurch alle administrative Tätigkeiten, die tagtäglich den Großteil der Zeit in Anspruch nehmen. Damit so eine Plattform aber auch einen echten Mehrwert liefert, müssen einige wichtige Faktoren beachtet werden. Wir haben die für uns wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst:

1. Intuitive Benutzeroberfläche

Damit gewisse Arbeitsabläufe durch den Gebrauch einer digitalen Plattform auch wirklich vereinfacht werden, spielt in erster Linie vor allem die Usability eine enorm wichtige Rolle. Kein Produkt kann effizient und zufriedenstellend genutzt werden, wenn der User viel Zeit und Arbeit aufwenden muss, um sich mit den jeweiligen Funktionen vertraut zu machen. Komplexe Strukturen und Bedienungen erfordern zusätzliche Schulungen und ausgeprägtes Fachwissen, deren Ressourcen oft nicht gegeben sind, und erweisen sich demzufolge als sehr unproduktiv. Um ein HR-System für alle Mitarbeiter alltagstauglich und benutzerfreundlich darzustellen, sollte deren Struktur so an die Nutzer angepasst sein, dass sie dieses automatisch und intuitiv nutzen können. Im optimalen Fall geschieht dies unabhängig vom Alter, technischem Know-How und digitaler Affinität des Mitarbeiters.

2. Variable Nutzerkonten und mobiler Datenzugriff

Da viele der internen Prozesse eines Unternehmens sich abteilungs- und hierarchieübergreifend ereignen, macht es Sinn, allen Mitarbeitern den Zugriff auf die HR-Plattform als kommunikative Schnittstelle zu ermöglichen. Wichtig hierbei ist, dass die jeweiligen Nutzerkonten für Mitarbeiter, Führungskräfte, HR-Manager und Geschäftsführer individuell anpassbar sind, um somit jeder Position ein zugeschnittenes Konto zuzuordnen. So kann sichergestellt werden, dass alle Beschäftigten einer Organisation ihrer Zuständigkeit entsprechend administrative Tätigkeiten erledigen können. Die Mitarbeiter können Änderungen von Stammdaten zeitnah aktualisieren, Urlaubsanträge und Abwesenheiten ohne großen Aufwand anmelden und wichtige Dokumente und Unterlagen jederzeit und überall abrufen. Für Führungskräfte sind im Kontrast dazu beispielsweise Statistiken über Personalfluktuationen, der Ablauf von Probezeiten und Befristungen und ein Überblick von Lohnabrechnungen interessanter.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit

Unvorhersehbare Geschäftsentwicklungen, interne Umstrukturierungen und Wachstumsveränderungen kommen nicht nur in dynamischen Unternehmen und Start-Ups vor, auch bereits langfristig gefestigte Unternehmen können davon betroffen sein. Somit sind flexible HR-Systeme, die auf solche Veränderungen reagieren und sich anpassen können klar im Vorteil. Im bestmöglichen Fall wächst die Plattform mit dem Unternehmen und kann dementsprechend gegebene Funktionen an die Mitarbeiterbedürfnisse anpassen, wodurch die Plattform je nach Kundenanforderung stetig optimiert werden kann.

4. Systemstabilität und Datensicherheit

HR-Systeme fungieren neben ihrer Serviceleistung als Datenbank, in der eine Vielzahl an personenbezogene Informationen zusammenlaufen. Spätestens bei diesem Stichwort klingeln bei den meisten die Alarmglocken. Sobald eine Speicherung von vertraulichen Informationen stattfindet, spielen sowohl Datensicherheit als auch Systemstabilität eine enorm wichtige Rolle. Digitale Plattformen im Personalmanagement müssen dementsprechend bestmöglich verschlüsselt sein und die neusten Sicherheitsstandards einhalten. Deutschland ist hierbei Vorreiter und arbeitet mit sehr strengen Datenschutzbestimmungen. Aus diesem Grund sollte man darauf achten, dass das Programmierzentrum der Plattform in Deutschland angesiedelt ist und sich damit auch an die geltenden Gesetze halten muss.

5. Zeit- & Kosteneffizienz

Sinn und Zweck einer HR-Plattform ist schlussendlich die Reduktion vom unnötigen Zeit- und Kostenaufwand im Personalmanagement. Zeitfressende administrative Tätigkeiten sollen soweit digitalisiert und automatisiert werden, dass einzelne Arbeitsschritte und Aufgaben der Personalabteilung vereinfacht und somit effizienter erledigt werden können. Löst man durch Digitalisierung die HR-Abteilung zum Großteil als Verwaltungsorgan ab, entsteht mehr Zeit für die weitaus unternehmensfördernden Tätigkeiten wie beispielsweise die Personalentwicklung, diverse Trainings und Fortbildungen, um das Team zu stärken und letztendlich eine nachhaltige Mitarbeiterbindung zu erzielen.

Modernes Personalmanagement funktioniert integrativ

Das HR-Management von heute muss schnell und effizient interagieren können, um in Zeiten des Fachkräftemangels und Wettstreits um die besten Talente im Vorteil zu sein. Digitalisierung ist in diesem Fall jedoch nur dann ein Schlüssel zu bestehenden Problemen, wenn Digitalisierung auch alle notwendigen Bereiche miteinbezieht – vom Recruiting über Personalverwaltung bis hin zur Entgeltgestaltung. Personalmanagement-Systeme machen in diesem Zusammenhang nur dann Sinn, wenn sie intuitiv, flexibel, mobil und variabel nutzbar sind. Sie müssen die neusten Sicherheitsstandards einhalten und letztendlich zeit- und kostensparend sein, um den Aufwand der administrativen Tätigkeiten zu reduzieren .

Eine gute Software funktioniert integrativ. Nur so können Unternehmen letztendlich auch wirklich von den Vorteilen der Transformation langfristig profitieren.

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