Inhouse Update: Das Rechtemanagement

Um mit dem Zahn der Zeit zu gehen und fortlaufende Entwicklungen der Digitalisierung mit in ihre Strategie zu integrieren, mussten viele Unternehmen in den letzten Jahren ein wenig umstrukturieren. Eine Veränderung der Kommunikationswege und -Formen kommt jedoch nicht von irgendwoher, sondern erfordert gewisse Kräfte, die dies möglich macht. Software-Entwickler werden somit zu einer der gefragtesten Gruppen auf dem heutigen Arbeitsmarkt. Ihre Sprache ist für die Meisten ein Rätsel aus Zahlen und Zeichen – für uns jedoch in der Entwicklung einer digitalen Plattform essenziell. Die kontinuierliche Weiterentwicklung einer Software ist eine der elementarsten Anforderungen in der Entwickler-Branche, eine Herausforderung vor der auch wir immer wieder stehen. Die wertvolle Arbeit der Entwickler möchten wir am eigenen Beispiel etwas greifbarer machen, indem wir Ihnen eins unserer aktuellen Inhouse Updates vorstellen.


Einen großen Schritt zur Verbesserung unserer Software konnten wir dieses Jahr mit der Umsetzung einer umfangreichen Aktualisierung und Erneuerung des Rechtemanagements machen, wodurch das Personalmanagement für unsere Kunden in Zukunft weiterhin um einiges erleichtert wird. Die neuen Features ermöglichen eine wesentlich flexiblere Verwaltung und individuelle Rechtevergabe für jeden Mitarbeiter und eine hierarchische Gesamtstruktur. Somit wird sichergestellt, dass jeder Angestellte den richtigen Zugriff auf entsprechende Daten und Funktionen erhält, Führungskräfte dabei dennoch die Kontrolle nicht verlieren.

Das hierarchische Organigramm

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Hauptmerkmal der Erneuerung im Rechtemanagement ist die Änderung der Gesamtstruktur: Das System basiert nun auf einer hierarchischen Anordnung von unterschiedlichen Abteilungen und Teams und ist somit nicht mehr darauf angewiesen, für jeden Mitarbeiter einen individuellen Vorgesetzten festzulegen. Dieser wird nun automatisch durch den jeweiligen Abteilungsleiter bestimmt. Stellt ein Unternehmen beispielsweise einen neuen Sales Manager ein, so erkennt das System den Head of Sales automatisch als seinen Vorgesetzten an. Besteht die Sales-Abteilung aus mehreren Teams, kann vor dem Head of Sales der Teamleiter als Entscheidungsträger in bestimmten Bereichen fungieren. Welche Rechte der Mitarbeiter im Detail erhält, kann ganz flexibel bestimmt werden; wichtig ist nur, dass die bestehenden Rechte sich anhand der Abteilungsstruktur weiter vererben – das bedeutet: Erhält der Sales-Abteilungsleiter das Recht die Vertragsdaten seiner Mitarbeiter einzusehen, kann er dies für alle untergeordneten Teams und den zugehörigen Mitarbeitern ebenfalls tun. Damit Rechte vergeben werden können, ist eine Gliederung der Unternehmensstruktur in Abteilungen Pflicht.

Mit dem individuellen und flexiblen Rechtemanagement ist es nun auch möglich verschiedenen Mitarbeitern ganz persönliche Zugriffsrechte einzuräumen, die andere Personen auf dem gleichen Level normalerweise nicht haben. Beispiel: Ein Teamleiter kann bei jedem seiner Teammitglieder Vertrags- und Urlaubsdaten sehen. Die einzelnen Teammitglieder können jedoch nur ihre eigenen Daten sehen. Da sich der Teamleiter mit der Urlaubsverwaltung seines Teams nicht auseinander setzen will überträgt er die Urlaubsverwaltung an seine Teamassistentin. Für diese Assistentin kann nun eingerichtet werden, dass sie zwar die Urlaubstage aller Teammitglieder sehen kann, jedoch keine detaillierten Vertragsdaten. Des weiteren; wenn ein Mitarbeiter zum Abteilungsleiter ernannt wird, wird zunächst nur seine Rolle im System spezifiziert. Das führt dazu, dass er als disziplinarischer Vorgesetzte in Form von automatisierten E-Mails über Geburtstage, bevorstehende Neueinstellungen oder den Ablauf von Probezeiten informiert wird. Die Zusprechung spezifischer Rechte ermöglicht es mehrere Vorgesetzte, Team Leader, Assistenten oder auch Vertretungen festzulegen, wodurch das Personalmanagement enorm beweglich und anpassungsfähig gemacht wird.

Mit dem neuen Rechtemanagement kann jeder Mitarbeiter seiner Position entsprechend den richtigen Zugang erhalten, ohne dass dabei vertrauliche HR-Informationen oder private Daten der Mitarbeiter in die falschen Hände geraten. 

Wo kann ich das Rechtemanagement verwalten?

Die jeweiligen Rechte der Mitarbeiter können an zwei Orten im System verwaltet werden: Zum einen in der Kategorie „Administration“, hier finden Sie zeitgleich eine gesamte Übersicht über alle Abteilungen und die zugeordneten Rechteinhaber. Zum anderen in der Kategorie „Unternehmensstruktur“, indem sie in der Abteilung selbst die Option zur Bearbeitung öffnen.

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Hier kann sowohl die Feinsteuerung der Rechte, als auch das Hinzufügen von neuen Mitarbeitern vorgenommen werden. Wird ein Mitarbeiter zum Abteilungsleiter bestimmt (es wird ein Häkchen gesetzt), müssen dennoch seine Rechte explizit festgelegt werden. Auch wenn der Abteilungsleiter in seiner zuständigen Abteilung selbst mitarbeitet, erhält er für die Bearbeitung seiner eigenen Abwesenheiten oder Vertragsdetails nicht die Genehmigung. Das System erkennt dies und befähigt dafür die nächste Ebene im Organigramm.

Welche Rechte können vergeben werden?

Es können sowohl Lese-, als auch Schreibrechte vergeben werden. Wer Schreibrechte im Bereich Abwesenheiten oder Zeiterfassung bekommt, kann entsprechende Anträge genehmigen und wird auch über neue Anträge per E-Mail benachrichtigt.

Insgesamt bestehen Rechte für folgende Bereich:

  • Mitarbeiter – Person Basisdaten (Name, etc.)
  • Mitarbeiter – Persönliche Daten (Adresse, Telefon, etc.)
  • Mitarbeiter – Bankverbindung
  • Mitarbeiter – Steuerdaten
  • Mitarbeiter – Vertrag Basisdaten (Status, Titel, etc.)
  • Mitarbeiter – Vertragsdaten (Laufzeit, Abteilung, etc.)
  • Mitarbeiter – Gehalt
  • Mitarbeiter – Dokumente
  • Abwesenheiten / Urlaub
  • Zeiterfassung
  • Inventar

Welche Mitarbeiter erhalten E-Mail-Benachrichtigungen?

E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang des Rechtemanagements gehen immer an die Mitarbeiter, die mit den passenden Rechten am nähesten im Organigramm stehen. Im Normalfall sind das Vorgesetzte der zugeordneten Abteilungen. Ist dieser nicht vorhanden, geht das System eine Ebene höher. In letzter Konsequenz hat immer der Admin das Recht und bekommt die E-Mail. Sollten mehrere Personen auf gleicher Ebene das passende Recht haben, erhalten sie alle eine E-Mail. Beispiel: Urlaubsanträge die von einem Teammitglied gestellt werden, werden automatisch an den Teamleiter und seine Assistenz geschickt (wenn die Assistenz die notwendigen Rechte vorher erhalten hat). Wenn es keinen Teamleiter gibt, wird der Antrag direkt an den Abteilungsleiter geschickt.

Gibt es Sonderfälle?

Ein Sonderfall in der Hierarchiestruktur ist der Geschäftsführer, da er ganz oben steht. Sollte es nur einen CEO geben, kann dieser der Abteilung „Firma“ als Leiter zugeordnet werden. Diese ist die oberste Abteilung und besteht nur aus dem Firmennamen. Aufgrund der Hierarchie wird er dann alle Anträge von Mitarbeitern bekommen, die bis auf die Firmenebene durchgereicht werden, da entweder keine Abteilung angegeben ist oder der Mitarbeiter seine eigenen Anträge nicht bearbeiten kann. Damit der Geschäftsführer jedoch seine eigenen Anträge selbst bearbeiten kann, gibt es die Möglichkeit auf seiner Vertragsseite das Häkchen „Mitarbeiter managt sich selbst“ zu setzen. Gibt es mehrere CEOs, die jeweils nur bestimmte Abteilungen managen, kann man pro Geschäftsführer eine Abteilung anlegen und diesen weitere Unter-Abteilungen zuordnen.

Wie sollte ich nun am besten vorgehen?

Für eine detaillierte Beschreibung des neuen Rechtemanagementsystems finden Sie weitere Informationen in unserem Guideline. Falls Sie bereits Kunde von HeavenHR sind und wissen möchten, was sich bei der automatischen Umstellung verändert hat, hilft dieser Ihnen sich besser zu orientieren. Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie gerne unseren Customer Service, wir freuen uns jederzeit Ihnen behilflich zu sein.

Das neue Rechtemanagement ist eins unserer größten Projekte dieses Jahres, in das die gesamte IT-Abteilung von HeavenHR viel Arbeit und Zeit investiert hat. Über diesen Release freuen wir uns ganz besonders und hoffen, dass auch für viele von Ihnen das Personalmanagement wieder ein Stück mehr erleichtert werden konnte.

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