Inhalte & Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Archivierung und Verwaltung unzähliger Akten und Papierberge ist allen voran eine der logistisch größten Herausforderungen im Personalwesen. Den größten Teil nehmen hierbei die mitarbeiterbezogenen Unterlagen ein, also alle relevanten Informationen zum Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Aufgrund der vielen Vorteile bewegt sich der Trend immer mehr zu einer Digitalisierung der Personalakte. Damit dieser Wandlungsprozess auf lange Sicht nachhaltig gestaltet werden kann, haben wir einige wichtige Aspekte für Sie zusammengefasst.

Die Personalakte im Allgemeinen

Nach dem Bundesarbeitsgericht soll das Ziel einer Personalakte die spiegelbildliche, wahrheitsgemäße, sorgfältige und möglichst vollständige Wiedergabe des Werdegangs eines Arbeitnehmers sein. Verfolgt man diese Intention, so ist sie mehr als nur eine reine Ansammlung von Unterlagen. Welche Informationen letztendlich dann aber mit in die Akte aufgenommen werden, entscheiden in der Regel der Arbeitgeber oder die Personalverantwortlichen selbst, da es hierzu wenig rechtliche Regelungen gibt. Somit können sich die Personalakten verschiedener Unternehmen in ihrem Aufbau enorm unterscheiden. Generell sollten Sie aber alle Informationen enthalten, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis zwischen den beiden Parteien stehen.

Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte nicht wirklich von der analogen Personalakte in Papierform. Wesentlicher Kontrast ist hierbei ausschließlich die Form: Die digitale Personalakte ist die elektronische Speicherung der persönlichen und geschäftlichen Informationen in Form eines Managementsystems. Findet die zentrale Speicherung auf einem Server statt, so wird allen berechtigten Personen der Zugriff zu diesen Informationen jederzeit, unabhängig von ihrem lokalen Standpunkt, ermöglicht und dient somit als Schnittstelle zwischen der elektronischen Personalakte und einem digitalen Verwaltungssystem. Eine gute Software ermöglicht es den Nutzern unterschiedliche Accounts einzurichten, durch die der Mitarbeiter seine Daten selbstständig einsehen und teilweise verwalten kann. Doch welche Daten gehören nun in die Personalakte?

Die Inhalte einer digitalen Personalakte

Wie zu Beginn erwähnt, gibt es keine festen gesetzlichen Bestimmungen darüber, was in einer Personalakte enthalten sein muss. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es lediglich untersagt, Dokumente, die Teil der Privatsphäre des Arbeitnehmers sind, mit in die Akte aufzunehmen. Auch die generelle Führung einer Mitarbeiterakte ist nicht Pflicht; Ausnahme hierbei ist das Berufsfeld im Beamtenrecht. Da aber die Aufbewahrung einer Vielzahl von betrieblichen Dokumenten Pflicht ist und diese meist auch im Bezug zu den Mitarbeitern stehen, macht die Administration in Form von Personalakten für den Arbeitgeber, aber auch den Arbeitnehmer, durchaus Sinn. Was unserer Erfahrung nach in einer (digitalen) Personalakte nicht fehlen darf und wo Sie die Grenze zur Privatsphäre Ihrer Arbeitnehmer ziehen sollten, haben wir für Sie in 5 Punkten zusammengefasst.

👤 Die Position

Die Basis einer Personalakte setzt sich allen voran aus der Position und dem Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters zusammen. In diesem Zusammenhang sind bei der Einstellung neuer Mitarbeiter viele Dokumente von Bedeutung, wie beispielsweise die Vertragsvereinbarungen, die zugehörigen Anlagen inklusive mögliche Änderungen, Angaben zur Sozialversicherung, Steuerunterlagen sowie Personalfragebögen und persönliche Basisdaten, die relevant für das Arbeitsverhältnis sind. Diese sind in den meisten Fällen für die Verarbeitung der vermögenswirksamen Leistungen notwendig. Bei internationalen Mitarbeitern können auch Unterlagen wie die Aufenthaltserlaubnis und Arbeitsgenehmigung entscheidend sein. Alle Informationen, die sich nicht auf das Arbeitsverhältnis beziehen, private Tätigkeiten, politische Zugehörigkeiten oder auch religiöse Berührungspunkte (Glaubensbekennungen) gehören nicht in die Personalakte.

√ Persönliche Basisdaten & Personalfragebögen

√ Vertragsvereinbarungen sowie dessen Anlagen & mögliche Änderungen

√ Steuerdaten und Bankverbindung

√ Angaben zur Sozialversicherung (Krankenkasse)

√ Abrechnungen & Sonderzahlungen

√ Aufenthaltserlaubnis & Arbeitsgenehmigung (falls notwendig)

🙌 Die Teams

Bei der Organisation von Personalakten kann die Anordnung in Abteilungen anhand der gesamten Unternehmensstruktur durchaus sinnvoll sein, vor allem wenn diese auch Auswirkungen auf die Zugangs- und Bearbeitungsberechtigung haben. Es sollte klar sein, in welchem Verhältnis Ihre Mitarbeiter zueinander stehen, wer welcher Abteilung und welchem Team zugeordnet ist, wie die Aufgaben verteilt sind und an wen man sich bei Fragen wenden kann. In diesem Zusammenhang spielt die Machtverteilung eine wichtige Rolle. Um Unklarheiten und mögliche Konflikte zu vermeiden, sollte eindeutig definiert sein wer der (direkte) Vorgesetzte ist, wer Zugriff auf welche Mitarbeiterdaten hat und auch bei der Beantragung von Urlaub und Abwesenheiten beispielsweise der Ansprechpartner ist. Eine Strukturierung in dieser Form ist auf digitaler Ebene deutlich einfacher zu lösen als bei der herkömmlichen Papierakte in einem Aktenordner.

√  Abteilungszuordnung

√  Vorgesetztenstruktur & Zugangskontrolle

√  Mitgliedschaften wie beispielsweise Betriebsrat

⌚ Die Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung sind alle Informationen gemeint, die aufgrund Ihrer zeitlichen Zusammensetzung relevant im Bezug auf das Arbeitsverhältnis sind. Beginnend mit möglichen Stundenzetteln bei Werkstudenten oder Freelancern über Urlaubszeiten (inklusive Anträge & Bewilligungen) bis hin zu Krankheitszeiten und Probezeiten, können all diese Daten im Bezug auf das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sein – dies trifft insbesondere bei der Lohnabrechnung ein. Die Grenzen zur Privatsphäre sollten hierbei besonders berücksichtigt werden. So ist bei Krankheit lediglich die Archivierung der reinen Zeiten und gegebenenfalls der Bescheinigungen erlaubt, die Gründe sowie Befundbögen und alle weiteren ärztlichen Schreiben, die der Schweigepflicht unterliegen, haben in der Personalakte nichts zu suchen. Auch die Aufführung von Listen, die die Anzahl der Krankheitstage und Abwesenheiten dokumentieren, ist nicht zulässig.

√ Stundenaufzeichnungen/ Stundenzettel

√ Urlaubszeiten (Anträge & Bewilligungen)

√ Krankheitszeiten (ggf. Bescheinigung)

√ Probezeiten

🏆 Die Erfahrung

Unterlagen bezüglich der bisherigen Berufserfahrung und Qualifikationen eines Angestellten können ebenfalls für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sein und somit Platz in einer Personalakte finden. Arbeitszeugnisse und Eignungstests sind oftmals zu Beginn einer Anstellung interessant, Zertifikate und Weiterbildungen können dafür gegebenenfalls im späteren Verlauf bei einer Beförderung eine größere Rolle spielen. Im Vorfeld besprochene Zielvereinbarungen und damit verbundene Entwicklungsgespräche können zur Protokollierung und Berichterstattung des Leistungsstandes und möglichen Perspektiven in die Personalakte aufgenommen werden. Subjektive Beurteilungen und vereinzelte Notizen zum Arbeitsverhalten seitens Arbeitgebers sollten vermieden werden. Abmahnungen sollten erst dann in die Personalakte aufgenommen werden, wenn diese auch geprüft wurden und somit ihre Berechtigung erhalten. Auch hier gibt es keine gesetzlichen Regelungen, jedoch sind diese bei kleineren Vergehen und keiner wiederholten Missachtung nach einer gewissen Zeit (etwa 2 Jahre) zu entfernen. Die Aufnahme von Bewerbungsunterlagen und Lebensläufen ist prinzipiell nicht verkehrt, halten wir aber nach der erfolgreichen Einstellung von Mitarbeitern grundsätzlich nicht für notwendig. Die wichtigsten Informationen zum vorherigen Werdegang sind heutzutage meist auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing einzusehen.

√ ggf. Bewerbungsunterlagen & Lebenslauf

√ (Arbeits-)Zeugnisse, Zertifikate & Eignungstests

√ Zielvereinbarungen & Entwicklungsgespräche

√ Leistungsbeurteilungen & Entwicklungsprotokolle (Berichte & Statistiken)

√ Fortbildungsmaßnahmen

√ Abmahnungen & Kündigungsschreiben

🎒 Das Inventar

Manche Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeiter spezielle Materialien, Arbeitsgeräte, Fahrzeuge und ähnliche Artikel zur Verfügung, deren Standort und Status ebenfalls dokumentiert werden sollte. Um zukünftige Konflikte zu vermeiden, können diese Informationen ebenfalls in der Personalakte des zugehörigen Besitzers aufgenommen werden. Gerade bei hohen Mitarbeiterfluktuationen sorgt dies für einen besseren Überblick.

√ Artikellisten mit zugehörigem Status

√ Arbeitsgeräte wie bspw. Laptop, Handy

√ Firmenwagen


Der Arbeitnehmer hat das Recht auf eine regelmäßige Einsicht seiner Personalakte und kann bei Unstimmigkeiten eine Gegendarstellung geltend machen.

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Auch wenn die Personalakte kein Sammelbuch aller vorhandenen Informationen Ihrer Mitarbeiter sein soll, zeigt die Auflistung dennoch wie umfangreich eine Führung sein kann und dass viele Dokumente für zukünftige Entwicklungen wichtig werden können. Dass Personalverantwortliche daran interessiert sind, diese Akten nicht zu dicken Buchbänden anwachsen zu lassen, ist aufgrund des bürokratischen Aufwandes klar nachvollziehbar. Diese und viele andere Gründe machen deutlich, dass die Entwicklung in Richtung digitale Personalakte durchaus sinnvoll ist.

Die Vorteile der digitalen Personalakte

Generell kann man bei einer Umstellung zur digitalen Personalakte mit der Optimierung und Vereinfachung vieler administrativen Prozesse rechnen. Dies trifft vor allem zu, wenn ein Unternehmen sich nicht nur dazu entschließt, die Personalakte in eine elektronische Form umzuwandeln, sondern auch Gebrauch eines gesamten digitalen Verwaltungssystems macht. Die daraus resultierenden Vorteile sind auf unterschiedlichen Ebenen nachvollziehbar.

› Befreiung der Papierberge

Zwar bestehen bei der Verwaltung von Personalakten kaum rechtliche Regelungen, jedoch bei der Aufbewahrung vieler Dokumente, die in diesem Zusammenhang stehen. Somit hängt die Aufbewahrungspflicht einer Personalakte von ihren inhaltlichen Komponenten ab. So muss je nach Dokumentenart eine enorme Menge an Papierkram über viele Jahre hinweg hinterlegt werden.

Ansprüche im Rahmen des Arbeitsrechts verjähren in der Regel nach 3 Jahren, vorher ist es ehemaligen Arbeitnehmern möglich Forderungen diesbezüglich einzureichen. Dokumente, die eine steuerliche Relevanz haben müssen 6 Jahre aufgehoben werden; Dokumente, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Gewinnermittlung stehen sogar 10 Jahre. Den längsten Anspruch können Arbeitnehmer auf Altersvorsorge- und Pensionsakten erheben, hier liegt die Verjährungsfrist sogar bei 30 Jahren. Digitalisierung erleichtert die Aufbewahrung der für das Unternehmen wichtigsten Unterlagen um ein Vielfaches und kann hinsichtlich der Umweltfreundlichkeit enorm punkten.

› Datenschutz

Da bei der Verwaltung von Personalakten auch immer mit vielen personenbezogen Daten gearbeitet wird, nimmt die Thematik rundum den Datenschutz eine bedeutende Rolle ein. Sobald ein Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter zu verwalten hat, ist das Einbeziehen eines Datenschutzbeauftragten Pflicht. Bei digitalen Personalakten gilt diese Regel schon ab 10 Mitarbeitern. Erfolgt die Personalverwaltung eines Unternehmens auf dem analogen Weg, so ist es dazu verpflichtet, die Mitarbeiterdaten vor unbefugten Zugriff zu schützen und somit verschlossen zu halten. Dies gestaltet sich je nach Dokumentenart bei unterschiedlichen Zugangsberechtigungen als kompliziertes Unterfangen und ist schwer organisierbar. In einem digitalen Verwaltungssystem können Zugangskontrollen wie diese deutlich einfacher gemanagt werden. So kann beispielsweise mithilfe von zugeschnitten Nutzerkonten jedem Mitarbeiter die entsprechenden Rechte zugeteilt werden, ohne dass dabei vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten können. Die Zusammenarbeit mit Verwaltungssystemen, die durch hohe Sicherheitsstandards und neusten Technologien gekennzeichnet sind, sind hierbei Grundvoraussetzung.

› Automatisierung

Mithilfe der digitalen Personalakte können administrative Prozesse so weit automatisiert werden, dass die vielen Umwege wie beispielsweise über den E-Mail-Verkehr gespart und Kommunikationswege somit verkürzt werden. Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, die Änderungen von Stammdaten und ähnliche Mitteilungen gehen nicht verloren und können auf direktem Weg an die entsprechenden Vorgesetzten weitergeleitet werden. Somit werden Freigabeprozesse vereinfacht und können schneller bearbeitet werden.

› Flexibilität

Änderungen jeglicher Form können jederzeit vorgenommen werden, ohne dass viel Zeit und Aufwand investiert werden muss. Die Aktualisierung von Stammdaten, Änderungen der Abteilungsstruktur oder auch die Aufnahme neuer Unterlagen und Informationen ist in wenigen Klicks erledigt. Da beim Gebrauch einer digitalen Plattform jeder Mitarbeiter sein eigenes Nutzerkonto mit entsprechendem Zugang erhält, ist aufgrund der Befähigung zur Eigenkontrolle ein hohes Maß an Flexibilität gegeben. Findet ein Jobwechsel statt, ist die digitale Personalakte ebenfalls verschiebbar und kann im neuen Unternehmen weitergeführt werden.

› Transparenz

Die digitale Personalakte kann im Hinblick auf Transparenz auf zwei Arten und Weisen punkten. Zum einen erhalten der Arbeitgeber und auch mögliche weitere Führungskräfte im Unternehmen einen umfangreichen Überblick über ihre Mitarbeiter und deren Entwicklung. Der Werdegang inklusive aller Zeugnisse, Zertifikate und Fortbildungen ist transparent dargestellt, gleichzeitig können mithilfe von Auswertungen und Reports Aussagen über Entwicklungen im Unternehmen getroffen werden. Zum anderen erhalten auch die Arbeitnehmer deutlich mehr Transparenz, indem sie jederzeit Zugriff auf ihre Personalakte haben, diese einsehen und kontrollieren können. Viele Fragen wie zum Beispiel wann das Gehalt eingeht oder ob der Urlaub genehmigt wurde können bereits im Vorfeld beantwortet werden.

› Mobilität

Zu guter Letzt ist der Aspekt der Mobilität ein erheblicher Vorzug im Zuge der Digitalisierung der Personalakte. Alle relevanten Informationen, die so oft in riesigen Papierbergen verloren gehen, werden an nur einem Ort gespeichert werden. Sie können jederzeit und von überall aufgerufen werden, ohne dabei die Relevanz des Datenschutzes zu vernachlässigen.

 


Sie wünschen sich eine Checkliste zur digitalen Personalakte?

Wir schicken Ihnen gerne eine PDF zu.

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