6 Wege, wie Sie Ihre Team Meetings effektiver machen

Unternehmen legen heutzutage bei ihrer Suche nach den besten Talenten nicht ohne Grund neben den fachlichen Anforderungen gleichermaßen sehr viel Wert auf soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft. Klare Trennlinien innerhalb eines Unternehmens verschwimmen im Zeitalter der Digitalisierung immer mehr und führen dazu, dass unterschiedliche Abteilungen vermehrt miteinander zusammenarbeiten müssen. Dass Synergien dieser Form deutliche Vorteile hervorbringen können, wird oftmals unterschätzt.

In diesem Zusammenhang bieten Team Meetings eine optimale Möglichkeit, um sowohl abteilungsintern, als auch abteilungsextern Wissen auszutauschen, Ideen zu diskutieren und wichtige Entscheidungen zu treffen. Öfter als gewollt sind diese jedoch nicht ganz so produktiv wie geplant. Dabei kann die fehlende Effizienz aus den unterschiedlichsten Gründen hervorgehen. Damit Ihre Team Meetings davor bewahrt werden und verstärkt zur Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse beitragen, hilft es die gewohnten Strukturen noch mal unter die Lupe zu nehmen.

Hier sind 6 Tipps, wie Sie Ihre zukünftigen Team Meetings effektiver gestalten können:

1. Die klare Agenda

Einer der weitverbreitesten Gründe für die Ineffizienz von Team Meetings ist eine fehlende oder zu unklare Agenda, die es den Teilnehmern nur schwer möglich macht, sich inhaltlich vorzubereiten und konstruktiv einzubringen. Es ist wie mit der eigenen To-Do-Liste, die unseren Tag besser strukturiert und uns einfacher planen lässt, welche Dinge wir noch zu erledigen haben.

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Stellen Sie im Voraus sicher, dass sowohl die Themen, als auch Zielsetzungen der Zusammenkunft für alle teilnehmenden Mitarbeiter klar sind und diese somit auch genau wissen, was sie erwartet. Eine Liste der geplanten Gesprächs- und Verhandlungspunkten hilft dabei nicht nur Ihre Mitarbeiter bestmöglich zu informieren, sondern auch besser einzuplanen, wie viel Zeit und Material für das Meeting benötigt wird. Teilen Sie die wichtigsten Informationen den entsprechenden Personen in Form einer Rundmail mindestens 24 Stunden im Voraus mit, damit jeder genug Vorlaufzeit zur thematischen Auseinandersetzung erhält und gegebenenfalls Änderungen noch vorgenommen werden können. Viele Fragen, die das Meeting länger als geplant aufhalten würden, können auf diese Weise ebenfalls bereits im Vorfeld geklärt werden. Auch wenn Sie eine offene Brainstorming-Runde planen, ist es dennoch für mehr kreativen Input sehr empfehlenswert, sich bereits im Voraus Gedanken machen zu können. Ob es in manchen Fällen doch mehr von Vorteil ist, ganz unvoreingenommene Meinungen und spontane Impulse Ihres Teams einzufangen, hängt stark vom Thema und Ihrer Intention ab.

2. Der eindeutige Leader

Klären Sie im Voraus, wer die Führung im Meeting übernimmt und das Team durch die Agenda lotst. Die Redewendung „zu viele Köche verderben den Brei“ existiert nicht ohne Grund. Je nach Thematik können die Ansichten der Mitarbeiter deutlich auseinander gehen und erschweren das Vorhaben, alle auf einen grünen Nenner zu bringen. Bei entstehenden Diskussionen stellt die Führungsperson sicher, dass die Anwesenden nicht vom Thema abkommen und das Gespräch letztendlich in die Richtung eines Ergebnisses geführt wird. Andersherum werden durch einen eindeutigen Leader thematische Unklarheiten und peinliche Pausen, in denen man nicht weiß wie es weitergeht, reduziert. Im besten Fall ist diese Person auch im Voraus für die Erstellung der Inhalte und Kommunikation zwischen den einzelnen Parteien zuständig. Auf diese Weise erhalten alle Teilnehmer die gleichen Informationen, wodurch weniger Raum für Verwirrung entsteht. Der Wortführer ist somit Moderator, Wegweiser und Kontaktperson in einem.

3. Der schöpfende Mehrwert

Geht es Ihnen beim Blick in den Kalender auch so, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen? Wenn ein Termin den nächsten jagt und Sie nicht mehr wissen wann Sie Ihr normales Tagesgeschäft erledigen sollen, ist es empfehlenswert Ihre Meetings und ihre Dauer noch mal zu hinterfragen. Oftmals werden Treffen vereinbart, die zu viel Zeit beanspruchen oder deren Austausch auf andere Art und Weise deutlich effektiver vonstatten gegangen wäre. Hinzu kommt, dass in vielen Meetings auch Teilnehmer mit eingeschlossen werden, die aufgrund der thematische Relevanz keinen essenziellen Mehrwert zum Gegenstandsbereich liefern können.

Bevor Sie ein Meeting ansetzen, werden Sie sich über die Notwendigkeit und den erforderlichen Rahmen bewusst. Halten Sie Meetings lieber in kleineren Gruppen ab und setzen Sie sich ein Zeitlimit, um unnötige Zeitaufwendungen zu vermeiden. Dies sorgt dafür, dass der Fokus auf den wichtigen Inhalten bleibt und keiner vom Thema abkommt.

4. Die frische Abwechslung

Für viele unter Ihnen gehört das Abhalten von Meetings zum regulären Tagesgeschäft. Diese können auf lange Sicht sehr monoton werden und haben dementsprechend oftmals auch eine Abnahme der Produktivität zur Folge. Sorgen Sie für ein wenig Abwechslung, indem Sie die Orte wechseln und beispielsweise verschiedene Räume nutzen, bei schönem Wetter mal rausgehen oder ein Café besuchen. Besprechungen in Verbindung mit einem netten Frühstück, gutem Kaffee oder anderen kleinen Goodies können sowohl die Motivation, als auch Kreativität enorm ankurbeln und fördern somit Qualität und Effizienz.

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Gleichzeitig kann sich aber auch weniger Komfort in Form von Stand-up Meetings als sehr effektiv erweisen, da auf diese Art und Weise der Informationsaustausch automatisch auf das Wichtigste reduziert und Meetings somit kurz gehalten werden. Stand-up Meetings brauchen keine intensive Vorbereitung und können problemlos in jedem Büro abgehalten werden. Sie sind vor allem für größere Besprechungen von enormen Vorteil, bei denen sich die jeweiligen Abteilungen untereinander updaten und über die neusten Entwicklungen im Unternehmen austauschen.

5. Die festen Rahmenbedingungen

Es kommt immer mal wieder vor, dass bestimmte Regeln und Etiketten nicht von allen Beteiligten eingehalten werden. So ist das klassische zu spät kommen auch in Business Meetings kein Sonderfall und kann als enorm störend wahrgenommen werden. Halten sich Mitarbeiter nicht an feste Termine, so wird die gesamte Gruppe aufgehalten, der Ablaufplan durcheinander gebracht und endet in einem Verlust kostbarer Zeit, die man anders hätte sinnvoller investieren können. Dass einem etwas dazwischen kommt und man sich mal verspätet, kann natürlich jedem passieren; dies sollte aber kein Regelfall sein. Auch wenn es in größeren Gruppen wahrscheinlich immer jemanden geben wird, der doch ein wenig später eintrudelt, empfehlen wir dennoch pünktlich mit Ihren Meetings zu beginnen, da die entstehenden Verzögerungen sonst nie ein Ende nehmen würden. Sollten einige „Zu-Spät-Kommer“ dann doch den Rahmen sprengen, können kleinere Strafen beispielsweise in Form einer Geldkasse eingeführt werden und am Ende des Jahres zur Weihnachtsfeier dem gesamten Team zugutekommen.

Eine andere Problematik ist oftmals der störende Gebrauch elektronischer Geräte in wichtigen Besprechungen. Sicherlich sind wir oftmals auf Smartphones und Laptops angewiesen, da sie heutzutage als Arbeitswerkzeuge dienen, dennoch macht es durchaus Sinn in manchen Fällen wieder auf analoge Instrumente zurückzugreifen. Wichtige Informationen oder kreative Gedankengänge lassen sich spontan viel einfacher mit Stift und Papier festhalten und auf das Wesentliche konzentrieren. Elektronische Geräte sorgen aufgrund ihrer Reiz- und Datenvielfalt für weitaus mehr Ablenkung und schränken die gedankliche Präsenz der Teilnehmer ein. 

6. Das ableitbare Ergebnis

Halten Sie die letzten Minuten Ihrer Meetings immer für eine Zusammenfassung aller besprochenen wesentlichen Punkte frei und schließen die Gesprächsrunde mit einem Ergebnis ab. Wichtige Fragen sollten, soweit sie nicht schon im Gesprächsverlauf angesprochen wurden, spätestens an dieser Stelle geklärt werden. So können Unklarheiten nach Abschluss des Meetings vermieden werden. Allen teilnehmenden Mitarbeitern sollte am Ende bewusst sein, was von ihnen erwartet wird und welche Aufgaben und Ziele sie im Anschluss erfüllen sollen. Es ist sinnvoll, dass der Team Leader in diesem Zusammenhang die Kommunikation übernimmt und auch Deadlines setzt. Sind am Ende eines Meetings die nächsten Schritte für alle Beteiligten klar, kann das Meeting erfolgreich geschlossen werden.

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