5 Tipps, wie Sie Überstunden vermeiden können

Überstunden sind in vielen Berufen heutzutage kein seltenes Phänomen. Vor allem in jungen Unternehmen oder auch als Selbstständiger kann da schon mal einiges anfallen. Dass diese in Unternehmen bei zu hoher Überschreitung rechtliche Folgen mit sich tragen und auf Dauer das persönliche Wohlempfinden beeinträchtigen können, ist keine Neuigkeit. Dennoch zeigen sich die Folgen oftmals erst sehr spät. Erst wenn Unternehmen sich dazu entscheiden über ein Tracking-System Arbeitszeiten und Überstunden zu erfassen, wird vielen das Ausmaß bewusst.

Aber müssen Überstunden wirklich sein, um effizienter und erfolgreicher zu sein?

Nicht ohne Grund werden immer wieder bestehende Strukturen wie die 5-Tage-Woche und lange Arbeitszeiten in Frage gestellt. Dass auch andere Arbeitsmodelle gut oder sogar besser funktionieren können, kann man bereits vielen positiven Beispielen entnehmen. Dennoch trügt das Bild von flexiblen Arbeitsmodellen oftmals und lässt Mitarbeiter sogar mehr arbeiten.

Um mehr Überstunden reduzieren zu können oder gar zu vermeiden, haben wir für Sie unsere besten Tipps zusammengefasst:

1. Entwickeln Sie Ihren Workflow

Dass eine strategische Vorbereitung und Planung das A und O für einen effizienten Arbeitstag sind, ist natürlich einleuchtend und vielen bewusst. Dennoch wird diese im Trubel des Alltags viel zu oft vernachlässigt oder verliert im Laufe seines Tages seinen Kurs. Setzen Sie sich Tages- oder Wochenziele, auf die Sie Ihre Prioritäten und Aufgaben anpassen können. Ohne eine klare Definition der Ziele ist es nur schwer einen richtigen Weg zu finden. Seien Sie dabei realistisch und nehmen Sie sich nicht zu viel vor, um Frustrationen zu vermeiden. Sollten bei Ihnen viele Aufgaben zur gleichen Zeit eine hohe Priorität haben, lernen Sie dennoch diese in Projekte einzuteilen und sich Schritt für Schritt voranzuarbeiten. Zu viele verschiedene Dinge gleichzeitig zu machen folgt mehr dem Prinzip „Alles und nichts“ und lässt die Produktivität darunter leiden. Wechseln Sie eine Aufgabe erst dann, wenn Sie an etwas hängen bleiben und Abwechslung brauchen. Sollten sich nach einiger Zeit immer wiederkehrende Kernaufgaben herauskristallisieren, so versuchen Sie diese in wiederholbare Arbeitsabläufe zu strukturieren. Dabei kann es auch helfen für sich selbst herauszufinden, zu welcher Tageszeit Sie besser die komplizierteren Aufgaben lösen können und wann die beste Zeit für repetitive Aufgaben ist. Jeder Tag ist anders und oftmals werden Pläne umgeworfen, dennoch ist es sehr empfehlenswert sich eine Grundstruktur aufzubauen.

2. Vermeiden Sie Ablenkung

Das Surfen im Netz, Small-Talks mit Kollegen oder auch zu lange Gespräche mit Kunden können enorme Zeitfresser sein. Diese reduzieren die produktive Arbeitszeit nicht nur faktisch, sondern lenken vermehrt ab und zwingen Sie immer wieder sich in Ihre Projekte und Aufgaben neu einzuarbeiten. Identifizieren Sie Ihre größten Zeitfresser und schieben diese in feste Zeiten oder kleinen geregelten Pausen. Auch das Beantworten von E-Mails kann die Produktivität stark beeinträchtigen, sodass feste E-Mail-Zeiten durchaus Sinn machen können (insofern eine spätere Beantwortung Ihre Tagesaufgaben nicht beeinträchtigen). Halten Sie immer die Balance und denken immer daran mehr zu produzieren als zu konsumieren. Dinge nachzulesen und sich informativen Input reinzuholen ist gut und vor allem oftmals zu Beginn auch notwendig, kommen Sie jedoch nicht von Ihrem Weg ab und holen sich lediglich die wichtigsten Informationen, um im Anschluss auch aktiv werden zu können. Ob Musik, Ohropax oder eine Trennwand, machen Sie Gebrauch von zusätzlichen Hilfsmittel, wenn es Sie bei Ihrer Konzentration unterstützt.

3. Legen Sie Ihren Perfektionismus ab

Perfektionismus ist eine Tugend, die nicht immer zum Erfolg führt. Einen Anspruch an sich selbst und die ausübende Arbeit zu haben ist keine schlechte Sache – ganz im Gegenteil, er ist oftmals Voraussetzung, um auch gute Ergebnisse abzuliefern. Dennoch hilft es manchmal sich ein wenig vom Perfektionismus zu verabschieden und zu akzeptieren, dass nicht alle Aufgaben zu 100 % erfüllt werden müssen. Ganz nach dem Paretoprinzip frisst vor allem das I-Tüpfelchen am Ende, die letzten 20%, die meiste Zeit und lässt sie zwar hervorragende Ergebnisse erzielen, aber in Relation zum Zeitaufwand nicht rechtfertigen. Vor allem das Pfeilen der Details kostet oftmals viel Zeit, die Sie in weitere Projekte hätten investieren können. Natürlich ist die 80/20-Regel nicht einwandfrei auf alle Tätigkeiten und Situationen anwendbar, dennoch kommt sie dem in vielen Fällen sehr nahe. Sie sollten sich immer fragen, ob zum Erfolg die eine zu 100% erfüllte Aufgabe oder zwei zu 80% erfüllten Aufgaben mehr beitragen. Konzentrieren Sie sich mehr auf die Phasen mit sehr hohem Nutzen. 

4. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse

Reflektieren Sie nach einiger Zeit Ihre Arbeit, Arbeitsabläufe und Ergebnisse. Welche Arbeit hat wie viel Zeit gekostet? Wie hoch war der Nutzen dabei? Wie erfolgreich waren meine Ergebnisse und worauf sollte in Zukunft mehr der Fokus liegen? Zu welchen Zeiten kann ich schneller und effizienter arbeiten? Gibt es Aufgaben, die man besser outsourcen sollte?

Viele Fragen, die man sich stellen sollte, um aus den Erfahrungen und Ergebnissen in der Vergangenheit Handlungsbedarf und Maßnahmen für die Zukunft zu definieren. Es besteht immer Potenzial zur Verbesserung. Sollten Veränderungen aufgrund bestehender Rahmenbedingungen für Sie nicht möglich sein, macht es durchaus Sinn das Gespräch mit Vorgesetzten zu suchen. Diese sind sich oftmals der Lage und einzelnen Aufgaben ihrer Mitarbeiter nicht bewusst. Schlußendlich ist es auch im Interesse des Managements, dass Prozesse optimiert werden und Mitarbeiter den Raum bekommen, den Sie für effizienteres Arbeiten brauchen.

5. Es gibt immer etwas zutun

Sie sollten sich bewusst machen, was tatsächlich auch noch heute erledigt werden muss oder auch noch Zeit bis morgen hat. Denn seien wir mal ehrlich, irgendwas gibt es immer zutun. Die Arbeit hört nie auf, es wird immer Luft nach oben geben und Dinge, die Sie heute noch erledigen können. Setzen Sie sich ein Limit und definieren eine Endzeit, die Sie auch einhalten. Indem Sie Ihre Abende für konkrete Verabredungen, Sport oder ähnliche Veranstaltungen planen, fällt es Ihnen leichter motiviert durch den Tag zu gehen und gleichzeitig auch pünktlich das Büro zu verlassen. Vor allem am Abend nimmt die Produktivität deutlich ab und lässt Sie Überstunden schieben, die oftmals keine wirklichen Erfolge erzielen. Heutzutage ist das Arbeiten von überall und jederzeit möglich ist; versuchen Sie dennoch eine Trennung zwischen Ihrem Privatleben und der Arbeit zu ziehen.


Auch wenn sie manchmal die zusätzliche Arbeitszeit nicht als Überstunden empfinden und Ihren Job lieben, behalten Sie dennoch Ihr persönliches Gleichgewicht im Blick und lehnen sich auch mal zurück. Weniger ist manchmal doch mehr. Nicht jede zusätzliche Stunde macht Sie wirklich faktisch erfolgreicher.

In diesem Sinne.. Laptop zu, Füße hoch und Feierabend! Morgen ist schließlich auch noch ein Tag. 🙂

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