Meine Mitarbeiterin ist schwanger – worauf muss ich als Arbeitgeber achten?

Eine Schwangerschaft zu verkünden, ist an und für sich eine gute Nachricht. Nur kommen damit auch viele Fragen auf wie es in Zukunft weitergeht – gerade am Arbeitsplatz. Nicht nur werdende Mütter müssen dabei einiges beachten, sondern auch Sie als Arbeitgeber. Weit oben stehen dabei Fragen nach aufkommenden Kosten, was für Maßnahmen Sie zu beachten haben und wie Anträge gestellt werden müssen.
Begriffe wie Mutterschutz, Elternzeit Mutterschutzlohn oder Mutterschaftsgeld werden Ihnen dabei häufig über den Weg laufen. Genauso wie mögliche Fragen zur Lohn- & Gehaltsabrechnung. Jan Tänzler, Leiter der Lohnabrechnungsabteilung bei HeavenHR und Melanie Griebsch, Startup Consultant bei der BARMER Krankenkasse geben hierbei Einblicke in ihre Expertise.

Was ist der Mutterschutz genau und was muss ich als Vorgesetzter beachten?

Zum 1. Januar 2018 ist ein neues Mutterschutzgesetz (MuSchG) in Kraft getreten. Es soll die Gesundheit der werdenden, beziehungsweise stillenden Mutter und die ihres Kindes schützen und die Fortführung ihrer Erwerbstätigkeit ermöglichen, soweit dies verantwortbar ist. Der Mutterschutz gilt ab Beginn der Schwangerschaft bis nach der Entbindung und in der Stillzeit. “Sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin beginnt der offizielle Mutterschutz. Dann wird die künftige Mutter von der Arbeit freigestellt, wenn sie das wünscht. In den acht Wochen nach der Geburt darf sie nicht beschäftigt werden. Nach einer Früh- oder Mehrlingsgeburt, einer Totgeburt oder der Geburt eines Kindes mit Behinderung können sich die Schutzfristen verlängern. Innerhalb dieser Schutzfristen hat die Beschäftigte Anspruch auf Mutterschaftsgeld”, sagte dazu Melanie Griebsch von der Barmer Krankenkasse. Sobald eine Schwangerschaft vorliegt, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet die Mutterschutzvorgaben einzuhalten. Egal, ob Ihre Mitarbeiterin zustimmt oder nicht. Das bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiterin grundsätzlich nicht auf den Mutterschutz verzichten kann. Verantwortlich für die Umsetzung des Mutterschutzes sind Sie als Arbeitgeber. Dazu gehören die gesetzlichen Vorgaben zum Gesundheitsschutz, Kündigungsschutz und Leistungsrecht zu beachten und umzusetzen. Kein Arbeiten mit schädlichen Stoffen, Arbeiten mit erhöhter Unfallgefahr oder ausreichende Ruhezeiten gehören beispielsweise zu diesen Vorgaben. Ihre Mitarbeiterin muss dem Mutterschutz weder zustimmen, noch muss sie ihn selbst beantragen. Das bedeutet aber auch, dass, sollten Sie als Vorgesetzter die Vorgaben des Mutterschutzes nicht beachten, ein Bußgeld bis zu 5000 Euro als Straftat anfallen kann.

 

Welche Dinge muss ich im Rahmen des Mutterschutzes erledigen?

Nachdem Ihre Mitarbeiterin Sie über die Schwangerschaft in Kenntnis gesetzt hat, gilt es, diese unverzüglich der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Dies ergibt sich aus § 5 Abs. 1. MuSchG. Hierbei sollten Sie genau aufpassen an welche Behörde Sie sich wenden müssen. Die staatlichen Aufsichtsbehörden in Deutschland haben je nach Bundesland unterschiedliche Bezeichnungen. Als Arbeitgeber in Nordrhein-Westfalen sollten Sie sich an die örtliche Betriebsregierung wenden. In Niedersachsen wiederum ist das staatliche Gewerbeaufsichtsamt zuständig, während in Baden-Württemberg das zuständige Regierungspräsidium der richtige Ansprechpartner ist. Im Zweifelsfall sind die Namen und Kontaktadressen auf der Internetseite der Landesregierung oder des Landesministeriums für Arbeit, Familie und Soziales zu finden. In der Mitteilung an die zuständige Aufsichtsbehörde können Sie auch Angaben über die Art und den zeitlichen Umfang der Beschäftigung Ihrer schwangeren Mitarbeiterin machen. Dies erspart unnötige Rückfragen der Aufsichtsbehörde.

 

Was ist das Mutterschaftsgeld und inwiefern komme ich dafür auf?

Ihre Mitarbeiterin ist im Rahmen der Mutterschutzfristen vor und nach der Geburt finanziell durch das Mutterschaftsgeld der Krankenkasse abgesichert. Sie als Arbeitgeber müssen während dieser Fristen einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld leisten. Die Krankenkasse zahlt ein Mutterschaftsgeld in Höhe von maximal 13 Euro pro Kalendertag. Der zum Nettoeinkommen fehlende Betrag wird vom Arbeitgeber in Form des Arbeitgeberzuschusses geleistet. Der von Ihnen geleistete Zuschuss muss in Höhe der Differenz zwischen dem monatlichen Nettolohn und dem Mutterschaftsgeld entrichtet werden. Sie müssen diesen Zuschuss zum gleichen Zeitpunkt bezahlen wie der vorher gezahlte Lohn. Erhält Ihre Mitarbeiterin beispielsweise ein tägliches Nettogehalt von 55 Euro und die Krankenkasse zahlt Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 Euro, so müssen Sie einen Zuschuss von 42 Euro entrichten.

Die Arbeitnehmerin erhält somit eine monatliche Überweisung von ihrer Krankenkasse und eine von Ihnen, mit denen der Gehaltsausfall während des Mutterschutzes kompensiert wird. Aus diesen beiden Beträgen ergibt sich das gewöhnliche Nettogehalt, das Ihre Mitarbeiterin vor dem Antritt des Mutterschutzes erhalten hat.  “Dazu wird vom Lohnabrechner eine elektronische Entgeltmeldung zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes an die Krankenkasse übermittelt”, sagt Jan Tänzler, Leiter der Lohnabrechnungsabteilung von HeavenHR.

 

Bleibe ich auf diesen Kosten sitzen?

Unabhängig von der Größe Ihres Betriebs, können Sie den bereits gezahlten Zuschuss zurückerstatten lassen.  Dazu muss von Ihnen ein Antrag an die Krankenkasse der schwangeren Arbeitnehmerin gestellt werden. So können Sie alle Zahlungen zu 100 Prozent zurück bekommen. Zu verdanken ist dies dem U2-Umlage Verfahren, welches 2006 im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) eingeführt wurde. Dafür müssen Betriebe einen bestimmten Beitragssatz in einen Umlagetopf an die Sozialversicherungen einzahlen. Die Höhe der Beiträge richtet sich dabei nach der jeweiligen Krankenkasse der versicherten Arbeitnehmer. Dieser Beitrag wird dabei auf Grundlage des jeweiligen rentenversicherungspflichtigen Bruttoentgeltes berechnet. Da die Umlagepflicht für die U2 grundsätzlich für alle Arbeitgeber besteht, zahlen Arbeitgeber auch für ihre männlichen Arbeitnehmer.  

Nach der Regelung von § 1 Abs. 2 AAG, muss die Krankenkasse des Arbeitgebers die geleisteten Zahlungen während der Mutterschutzfrist vollständig zurückzahlen. Das verlangt die Umlagepflicht. Diese Bestimmung ergibt sich aus einem Urteil des Bundessozialgerichts vom 13.12.2011 Az. B 1 KR 7/11 R.

Voll erstattet werden dabei sowohl die von Ihnen geleisteten Arbeitgeberzuschüsse zum Mutterschaftsgeld als auch das Entgelt, das als Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverboten gezahlt wird. Ebenfalls erstattet werden die darauf entfallenden von Ihnen zu tragenden Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

 

Was muss ich bei der Antragstellung auf Erstattung beachten?

Der Antrag auf Erstattung muss allerdings eine bestimmte Form einhalten. Sollten Sie einen Antrag auf Erstattung einreichen, beachten Sie dabei, dass Sie das Antragsformular durch gesicherte und verschlüsselte Datenfernübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfe an die zuständige Krankenkasse übermitteln, gemäß § 2 Abs. 3 AAG. Alle benötigten Informationen können Sie auf der Homepage der zuständigen Krankenkasse auch einsehen. Zusätzlich können Sie sich an den Arbeitgeberservice der Krankenkasse Ihrer Arbeitnehmerin wenden.

Achten Sie unbedingt darauf das Formular vollständig auszufüllen, da die Krankenkasse ansonsten Rückforderungsansprüche stellen könnte. Es empfiehlt sich auch so frühzeitig wie möglich den Antrag zu stellen, um Problemen vorzubeugen.

 

Und was genau ist Mutterschutzlohn?

Wenn Gefahr für das Leben oder die Gesundheit einer schwangeren Frau und/oder ihrem Kind besteht, muss ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden. Dieses individuelle Beschäftigungsverbot wird von einem Arzt oder einer Hebamme ausgesprochen. Sollte ein Beschäftigungsverbot nach § 3 Abs. 1 MuSchG vorliegen, ist das Einkommen der Mutter dennoch durch den Mutterschutzlohn gesichert. Mutterschutzlohn wird gezahlt, wenn ein Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen oder ein mutterschutzbedingter Arbeitsplatzwechsel vorliegt. Mit dem Anspruch auf Mutterschutzlohn erhält die Arbeitnehmerin ihren vor Beginn ihrer Schwangerschaft erzielten Bruttodurchschnittsverdienst. Der Mutterschutzlohn ist zudem steuerpflichtig und beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Die Leistungen werden allerdings ebenfalls über das U2-Umlageverfahren geregelt. Der Betrieb erhält somit den Brutto-Mutterschutzlohn von der Krankenkasse zurück.  

 

Wie ist der Anspruch auf Elternzeit geregelt?

Jede Mutter und jeder Vater hat einen Anspruch auf Elternzeit nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG genannt. Eine Elternzeit kann seit dem 1. Juli 2015 bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres in Anspruch genommen werden. Die Elternzeit entspricht flexiblen 36 Monaten und kann in drei Zeitabschnitten bis zur Vollendung des achten Lebensjahres genommen werden.Sie kann somit direkt an der Schutzfrist nach der Geburt anschließen oder auch zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden. Väter können mit der Elternzeit bereits während der Schutzfrist beginnen. Wichtig hierbei ist es, dass Ihre Beschäftigte spätestens sieben Wochen vor Beginn der gewollten Elternzeit bei Ihnen eine schriftliche Anmeldung einreicht. Liegt besagter Antrag vor, tritt damit auch ein Kündigungsschutz in Kraft. Eine Zustimmung des Arbeitgebers ist nicht dabei erforderlich.

 

Ab wann besteht der Kündigungsschutz?

Ihre Mitarbeiterin steht vom Beginn ihrer Schwangerschaft an bis zum Ende
der Schutzfrist nach der Entbindung, mindestens jedoch bis zum Ablauf von
vier Monaten nach der Entbindung unter besonderem Kündigungsschutz.
Eine Kündigung ist bis auf wenige Ausnahmen unzulässig. Der gleiche
Kündigungsschutz gilt bis zum Ablauf von vier Monaten, wenn Ihre Mitarbeiterin
eine Fehlgeburt nach der zwölften Schwangerschaftswoche hatte.
Nimmt Ihre Mitarbeiterin unmittelbar nach der Geburt ihres Kindes Elternzeit,
so verlängert sich der Kündigungsschutz bis zum Ablauf der Elternzeit. Beabsichtigen Sie dennoch Ihre Mitarbeiterin während der Kündigungsschutzfristen zu kündigen,
müssen Sie zuerst bei der für den Arbeitsschutz zuständigen Landesbehörde einen Antrag
stellen. Erst nach der Zustimmung der Behörde dürfen Sie Ihrer Mitarbeiterin
rechtswirksam kündigen. Eine zuvor erklärte Kündigung ist unwirksam. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und den Kündigungsgrund enthalten.

 

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Alle Fragen zur Lohn- & Gehaltsabrechnung im Falle einer Schwangerschaft kann Ihnen Ihr Lohnsteuerbüro beantworten. Die gesetzliche Krankenkasse kann Sie in Hinblick auf mutterschutzrechtliche Leistungsansprüche beraten und sollten Sie Fragen zu Gesundheits- und Kündigungsschutz haben, wenden Sie sich an die zuständige Mutterschutz-Aufsichtsbehörde. Auch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) steht Ihnen jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.

Vielen Dank an unsere Experten Jan Tänzler und Melanie Griebsch und Sophia Scheffler (HeavenHR Marketing), die den Artikel verfasst hat.

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