Praktikum ist nicht gleich Praktikum – wie Sie Praktikanten richtig abrechnen

Praktika sind dafür da, Berufserfahrungen zu sammeln. Sie werden oft für das Studium oder die Ausbildung vorausgesetzt. Nichtsdestotrotz sind sie aber auch ein Beschäftigungsverhältnis, welches in der Lohnabrechnung richtig angegeben werden muss. Daher sollten Sie über die Vorgaben beim Lohn und der Sozialversicherung Bescheid wissen. Wie sieht es mit der Lohnsteuer aus? Wie mit den Versicherungen? Um was für ein Praktikum handelt es sich? Welche Voraussetzungen für eine korrekte Lohnabrechnung Ihres Praktikanten erfüllt werden müssen, erläutern wir Ihnen im Folgenden näher:

Um was für ein Praktikum handelt es sich?

Nach dem § 26 Berufsbildungsgesetz (BBiG) muss der Ausbildungszweck im Vordergrund stehen, damit es sich rechtmäßig um ein Praktikum handelt. Viele Studien- oder Prüfungsordnungen der Hochschulen, beziehungsweise Fachhochschulen, verlangen von ihren Studenten Praktika. Dabei ist es für die versicherungsrechtliche Beurteilung wichtig, zu welchem Zeitpunkt das Praktikum stattfindet. Für Praktika, die vor oder nach dem Studium ausgeübt werden, gelten andere Regelungen als für solche, die während des Studiums stattfinden; sogenannte Zwischenpraktika.

Vor- und Nachpraktikum

Ein Praktikum, das zeitlich vor oder nach dem Studium stattfindet, wird als Vor- oder Nachpraktikum bezeichnet. Wenn das Praktikum von der Studienordnung vorgeschrieben ist, beziehungsweise vorausgesetzt wird, ist es in der Regel sozialversicherungspflichtig. Das Praktikum wird als betriebliche Berufsausbildung gesehen und die versicherungsfreien Regelungen wie bei den geringfügigen Beschäftigungen nach § 7 SGB V greifen daher nicht.

Wenn kein Entgelt gezahlt wird und Beitragspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung besteht, erfolgt die Beitragsberechnung aus einem fiktiven Entgelt.

Diese monatliche Bemessungsgrundlage ist 1% der monatlichen Bezugsgröße in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. 2018 liegt diese Bezugsgröße in den alten Bundesländern (einschließlich WestBerlin) bei 30,45 Euro monatlich, in den neuen Bundesländern (einschließlich OstBerlin) bei 26,95 Euro monatlich.

Zwischenpraktikum

Ein Zwischenpraktikum findet während der Studienzeit statt. Für dieses Praktikum besteht grundsätzlich Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Dauer des Praktikums, die wöchentliche Arbeitszeit sowie die Höhe eines gegebenenfalls gezahlten Entgelts spielen dabei keine Rolle.

Grund dafür ist, dass es sich hierbei in der Regel nicht um ein Beschäftigungsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne handelt, sondern lediglich um eine Verlagerung der Ausbildung von der Hochschule in den Betrieb. Dazu gehören beispielsweise auch Praxissemester. Der Praktikant bleibt so gesehen im Studentenstatus und wird versicherungsrechtlich nicht zum Arbeitnehmer.

Diese Regelung gilt allerdings nur für Zwischenpraktika, die vom Studium ausdrücklich vorgeschrieben sind.

Nicht vorgeschriebene, freiwillige Zwischenpraktika werden als Minijob gewertet, sollte der Praktikant nicht mehr als 450 Euro verdienen. Wie viele Stunden er arbeitet, ist dabei nicht relevant. Sie als Arbeitgeber müssen lediglich die Krankenkasse bezahlen. Sollte der Praktikant mehr als 450 Euro verdienen, zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte der Beiträge.

Solche Praktika sind auch von der Rentenversicherung befreit. Dies ist der Fall, wenn die Beschäftigung auf drei Monate beziehungsweise 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung gilt die Werkstudentenregelung. Das bedeutet, dass keine Pfle­ge-, Ar­beits­lo­sen- und Kran­ken­ver­si­che­rungsbeiträge geleistet werden müssen.

Vorgeschrieben oder nicht vorgeschrieben? Das ist hier die Frage

Aus abrechnungsrelevanten Gründen, ist es wichtig im Vorfeld zu beachten, ob das Praktikum vorgeschrieben ist oder nicht. Praktika, die nicht zwingend vorgeschrieben sind, werden demnach nicht im Rahmen einer Ausbildung bzw. eines Studiums erbracht. Dabei gelten die Bestimmungen des Sozialversicherungsrechts. Praktikanten, die gegen Bezahlung arbeiten, unterliegen der Versicherungspflicht nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V. Die Geringverdienergrenze gemäß § 20 Abs. 3 SGB IV ist dabei jedoch nicht anwendbar.

Sollte das Praktikum vorgeschrieben sein, ist ein Nachweis zu erbringen. Vorgeschriebene Praktika liegen nur dann vor, wenn sie in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung normiert sind. Außerdem sind vorgeschriebene Praktika nach § 25 SGB III arbeitslosenversicherungspflichtig.

Wenn Sie Ihrem Praktikanten eine Vergütung zahlen, gelten grundsätzlich die normalen Lohnsteuerregeln. Der Lohnsteuerabzug vom Arbeitslohn eines Praktikanten bestimmt sich nach den allgemeinen Regeln des § 39b EStG (ELStAM-Verfahren). Sie gehen beim Praktikanten genauso vor wie bei der Abrechnung Ihrer anderen Mitarbeiter. Ist keine Abrechnung als Minijob möglich, muss der Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen erfolgen. Anders ist es bei der Sozialversicherung. Da wird es hingegen schon etwas komplizierter. Denn hier hängt es davon ab, um welche Art von Praktikum es sich handelt.

Muss ich Mindestlohn zahlen?

An und für sich stehen Praktikanten der gesetzliche Mindestlohn von derzeit 8,84 Euro pro Stunde zu. Kein Mindestlohn ist bei folgenden Beschäftigungsverhältnissen zu zahlen:

  • Pflichtpraktika
  • einer Einstiegsqualifizierung nach Sozialgesetzbuch II oder einer Berufsausbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
  • freiwilligen Praktika bis zu 3 Monaten, die zur Orientierung bei der Berufs-/Studienwahl erfolgen
  • berufs- oder studienbegleitenden Praktika von höchstens 3 Monaten, wenn nicht bereits ein Praktikumsverhältnis mit demselben Auszubildenden bestand
  • Jugendlichen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung.

Meldung der Praktikanten bei der Krankenkasse

Grundsätzlich müssen Sie die für Arbeitnehmer üblichen Meldungen erstellen. Für die besondere Kranken- und Pflegeversicherung als Praktikant ohne Entgeltzahlung ist eine formlose Meldung an die zuständige Krankenkasse erforderlich, die Sie zusätzlich zu der DEÜV-Meldung abgeben. Besteht in diesen Fällen Versicherungsfreiheit (zum Beispiel durch die Familienversicherung), so stellt die jeweilige Krankenkasse einen entsprechenden Nachweis aus.

Praktikanten Artikel Grafik FERTIG

– geschrieben von Sophia Scheffler (Marketing heavenHR)

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