Home Office- Tipps für ein produktives Arbeiten zu Hause

Die aktuelle Situation bedingt durch das Coronavirus veranlasst zahlreiche Unternehmen dazu, auf Home-Office umzustellen, wo immer dies möglich ist. Home-Office – für manche im “New Work”- Trend schon ein gängiges Szenario, für viele andere bedeutet dies allerdings eine große Umstellung des Alltags. Doch dank moderner Tools ist das ortsunabhängige Arbeiten für fast jeden möglich. Trotz vieler Ablenkungsmöglichkeiten kann das Home-Office zu einer enormen Steigerung der Produktivität führen, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich unternehmensintern vorab über die Regeln (v.a. technisch und kommunikativ) einig zu werden.

Wir möchten euch hier ein paar Tipps geben, wie ihr produktiv und effektiv von zu Hause aus arbeiten könnt:

1. Prüfen von technischen Voraussetzungen vor Arbeitsbeginn

Wichtig für das Arbeiten von zu Hause ist, dass die technischen Bedingungen dafür geschaffen sind. Eine funktionierende Technik ist notwendig für das Arbeiten online (z.B. eingerichtetes VPN und Internetzugang). Daher solltet ihr sicherstellen, dass die Voraussetzungen dafür gegeben sind.

2. Kommunikation

Essenziell für eine gute Zusammenarbeit ist es, klare Absprachen zu treffen, wie und auf welchem Weg miteinander gearbeitet und kommuniziert werden soll. Dazu sollten Fragen wie diese geklärt werden:

  • Über welche Kanäle wird in welchen Abständen kommuniziert?
  • Welche festen Erreichbarkeitszeiten sollen weiter bestehen oder sollten neu vereinbart werden?
  • Welche bisherigen Meetings  werden nun auch im Homeoffice aufrechterhalten (unterstützt durch virtuelle Tools, telefonisch oder per Videocall)?
  • Welche Plattformen sollen zur Speicherung gemeinsamer Dokumente genutzt werden?

Sind diese Kommunikationsregeln geklärt, ist schon ein großer Schritt in Richtung virtuellen Arbeitens getan. Zwischen den Mitgliedern eines virtuellen Teams sollten die Informationen über den Tagesablauf in Grundzügen auf jeden Fall offensiv und transparent kommuniziert werden, damit es nicht zu unnötigen Irritationen kommt.

3. Arbeitsplatzgestaltung: Bereitet euch zu Hause einen eigenen Arbeitsbereich vor

Wer von zu Hause aus arbeitet, weiß sicherlich, wie leicht es ist, abgelenkt zu werden. Darum solltet ihr euch am gewählten Arbeitsort einen eigenen Bereich schaffen, der frei von Ablenkungen ist. An diesem Platz sollte Arbeit vom Privatleben getrennt werden, um auch zu Hause im Arbeitsmodus zu bleiben. Diese strikte Trennung hilft dabei, im Laufe des Arbeitstages nicht ständig durch private Themen abgelenkt zu werden. Ebenso wichtig die Trennung aber auch dabei, am Ende des Arbeitstages auch tatsächlich abzuschalten. Dies ist vor allem dann relevant, wenn Arbeitnehmer Tätigkeiten in den Abend oder das Wochenende verschleppen – denn ohne den direkten Kontakt zu Kollegen fehlt oftmals die Orientierung, wann die Arbeit ruhen sollte.

4. Zieht euch so an, als würdet ihr ins Büro/ zu einem Meeting gehen

Verschiedene Studien legen nahe, dass es einen Zusammenhang zwischen Kleidung und Verhalten gibt und das eigene Outfit das Verhalten maßgeblich beeinflusst. Beispielsweise stellt eine Studie der Columbia University und der California State University* dar, dass sich Menschen in Businesskleidung verstärkt abstraktes kognitive Verarbeitungsweisen aufweisen. Zudem kann formelle Kleidung die Stimmung positiv beeinflussen, wenn sich der Träger darin wohlfühlt. Auch wenn es verlockend ist, morgens aufzustehen, sich in Schlafkleidung an den Computer zu setzen und den Tag auf sich zukommen zu lassen: Ein angemessenes Outfit im Homeoffice ist leistungssteigernd und fördert das konzentrierte und fokussierte Arbeiten.

5. Fester Tagesablauf

Mit der Vereinbarung für eine Tätigkeit im Homeoffice ändert sich erst einmal „nur“ der Arbeitsort. Andere Arbeitsbedingungen bleiben zunächst davon unberührt (Z.B. Arbeitszeit und Aufgaben). Startet also euren Tag mit Plan: Wenn ihr keine bewusste Entscheidung darüber trefft, wie Ihr eure Zeit verbringt, ist es wahrscheinlich, dass der Tag vergeht, ohne dass ihr am Ende viel vorzuweisen habt.

Ein fester Tagesablauf hilft euch dabei, Konzentration zu bewahren und Klarheit über eure Ziele für den Tag zu gewinnen.

6. To-do-Liste erstellen

Es ist hilfreich, die Arbeitsaufgaben und Kommunikation strukturiert auf den Tag zu verteilen. Findet heraus, wann ihr am leistungsfähigsten seid und legt euch in diesen Zeitraum die Aufgaben, die am meisten Aufmerksamkeit brauchen oder sehr wichtig sind. Macht euch eine Liste mit den Aufgaben, die jeden Tag erledigt werden müssen und legt euch für diese ein realisierbares Zeitlimit fest. Ein begrenztes Zeitlimit kann ein wirksames Mittel gegen Motivationsprobleme sein. Belohnung: Wenn ihr eure Aufgaben in der vorgesehen Zeit schafft, könnt ihr dafür eine kleinen Pause machen und dabei den Kopf für die nächste Aufgabe frei machen (z.B ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft oder eine Tasse Kaffee)

7. Routinen und Bewegung

Der Aufenthalt im Home Office an ein- und demselben Ort kann schnell monoton werden und sich auf Dauer kontraproduktiv auf die Arbeit auswirken. Deswegen ist es wichtig, gesunde Routinen in den Alltag zu bringen, um das Gehirn nach anstrengenden Tätigkeiten wieder in Schwung zu bringen.

8. Feste Pausen und Mahlzeiten einplanen

Während des Home Office neigen viele Menschen dazu, entweder vor lauter Versenkung in ihre Aufgaben dazu, das Essen zu vergessen oder aber den ganzen Tag Ungesundes und Süßigkeiten zu essen. Beides kann dazu führen, dass man weniger Energie hat und mit einer geringeren Produktivität arbeitet. Deshalb solltet ihr daran denken, regelmäßige Mahlzeiten und Snacks einzuplanen und vorzubereiten.

 

– verfasst von  Leonie Bölke (Marketing HeavenHR)

 

*Link zur Studie: https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1948550615579462

Ein Kommentar Gib deinen ab

  1. Das versuche ich auch gerade. Man muss dran bleiben. Ist gar nicht so leicht.
    #Journal #WorkLifeBalance

    LG
    Miss Katherine White
    http://WWW.miss-katherine-White.com
    work – life – balance

    Liken

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