Remote Recruiting und Onboarding (Teil 1)

In den Personalabteilungen von Unternehmen verändert sich aktuell einiges. Wo vor ein paar Wochen noch Kandidaten für ein persönliches Interview vor Ort eingeladen wurden, finden derzeit Gespräche im Home-Office per Video-Interview statt. Viele Unternehmen und Recruiter müssen sich nun auf einen völlig remote-ablaufenden Rekrutierungsprozess einstellen und umstrukturieren.

Was für einige Unternehmen schon vor der aktuellen Situation selbstverständlich war, ist für andere eine neue Herausforderung, der sie sich jetzt stellen müssen. Doch anstelle den Kopf in den Sand zu stecken, kann die Umstellung auf einen komplett digitalen Rekrutierungsprozess auch als Chance für Unternehmen gesehen werden und bringt viele Vorteile mit sich. Bereits laufende Gespräche mit Kandidaten sowie die Einstellung neuer Mitarbeiter müssen nicht gestoppt, sondern lediglich in abgeänderter Form weitergeführt werden. Weiterhin können vergangene, möglicherweise veraltete Strukturen überdacht und nachhaltig angepasst werden. Besonders bei den digital affinen Generationen Y und Z können Unternehmen mit komplett digitalen Rekrutierungsprozessen punkten und werden als attraktiver und moderner Arbeitgeber eingestuft. Neben ökologischen Aspekte, werden dem Unternehmen zudem mögliche Kosten erspart, die durch An- und Abreise eines Kandidaten für ein persönliches Gespräch im Büro entstanden wären. Zudem ist der Organisationsaufwand des Recruiters geringer.

Tools für die Planung und Durchführung von Video-Interviews:

Im Rahmen eines Echtzeit-Video-Interviews eignet sich eine “Scheduling Software” sehr gut, um den Organisationsaufwand einer gemeinsamen Terminfindung von Recruiter und Kandidat zu reduzieren. Tools wie beispielsweise Calendly können hierbei Anwendung finden.

Zudem gibt es unzählige Anbieter verschiedenster Wege der digitalen Kommunikation – da ist die Wahl der richtigen Lösung gar nicht so einfach. Generell sollte die Auswahl des Tools gut durchdacht sein und sich mit den Bedürfnissen des Unternehmens decken. Die Größe des Unternehmens als auch die Anzahl der regelmäßigen Interviews sind hier nicht irrelevant. Tools wie Skype, Google-Hangouts, Viasto oder Cammio kommen neben Webinar-Lösungen wie GoToWebinar häufig zum Einsatz. 

Die Wahl des richtigen Tools sollte an die Bedürfnisse und Funktionalität des Unternehmens angepasst sein. Was für das eine Unternehmen die ideale Lösung ist, muss nicht zwangsläufig auch für ein anderes eine Option sein. Das eigenständige Austesten und Abgleichen verschiedener digitaler Lösungen kann hier Aufschluss geben. 

Arten von Video-Interviews:

Echtzeit-Video-Interview:

Dem klassischen persönlichen Interview vor Ort am ähnlichsten ist das Echtzeit-Video-Interview. Nachdem erfolgter Terminvereinbarung zwischen Recruiter und Kandidaten ist es wichtig, dass in der Bestätigungs-E-Mail, die der Kandidat im Nachgang bekommt, eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Informationen und Voraussetzungen zum Video-Interview enthalten sind. Das gewährleistet einen reibungslosen Ablauf und vermeidet Missverständnisse.

Das Echtzeit-Video-Interview findet anschließend mittels eines gewählten Tools in einem virtuellen Meetingraum statt, in dem Recruiter und Bewerber per Videoübertragung aufeinandertreffen. Wenn erwünscht, kann der Recruiter noch weitere relevante Personen hinzufügen, die am Interview teilnehmen sollen. Optional, bezogen auf den Fortschritt des Rekrutierungsprozesses, können ”Case-Studies”, die dem Bewerber vorab zur Bearbeitung zugeschickt werden, problemlos per Bildschirmübertragung präsentiert werden. 

Viele Tools bieten die Möglichkeit, Aufzeichnungen nach Beendigung des Interviews zu speichern. Allerdings ist hier eine vorab Zustimmung des Kandidaten erforderlich. Die Aufzeichnungen können im Nachgang anderen am Rekrutierungsprozess beteiligten Mitarbeitern freigegeben werden. Der Vorteil hierbei ist, dass so vermieden werden kann, dass Kandidaten in den einzelnen Prozessschritten immer wieder die gleichen Fragen beantworten müssen und der Fokus im nächsten Gespräch auf relevante und fachspezifische Inhalte gerichtet werden kann. Problematisch können Echtzeit-Interviews in der internationalen Rekrutierung werden, wenn sich beide Interviewpartner in verschiedenen Zeitzonen mit großen Abweichungen befinden.

Zeitversetztes Video-Interview:

Bei einem zeitversetzten Video-Interview erhalten Kandidaten Fragen, die sie im Interview beantworten sollen. Diese bekommen sie im Vorfeld vom Recruiter zugeschickt. Unabhängig von Zeit und Ort kann der Kandidat die Video-Aufzeichnung erstellen und dem Unternehmen  anschließend zukommen lassen. Diese Art des Video-Interviews bietet besonders bei der Rekrutierung internationaler Kandidaten den Vorteil, dass der Aufenthalt in verschiedenen Zeitzonen keine Einschränkungen auf beiden Seiten darstellt. Recruiter können sich das Video anschließend zeitlich flexibel anschauen. Die gespeicherten Aufzeichnungen sind zudem uneingeschränkt einsehbar, so dass diese, wenn benötigt, für den Vergleich mit anderen potentiellen Kandidaten zum Einsatz kommen können.

Video-Pitch: 

Ein Video-Pitch ist im Grunde nichts anderes als eine Kurzvorstellung der eigenen Person. Dabei dient dieser nicht zur Wiedergabe des eigenen Lebenslaufs, sondern soll vielmehr als ergänzendes Instrument dienen. Wie bereits beim zeitversetzten Video-Interview, kann ein Pitch ebenfalls zeit- und ortsunabhängig stattfinden. Hier kann besonders die Persönlichkeit des Kandidaten und der “cultural fit” – weniger aber eine fachliche Einschätzung, beurteilt werden.

Assessment-Center:

Besonders in größeren Unternehmen sind Assessment-Center bereits ein fester Bestandteil des Rekrutierungsprozesses. Auch diese können problemlos digital durchgeführt und abgebildet werden, ohne dass es einem physisches Aufeinandertreffen bedarf. Welche Art von Video-Interview und welches digitale Kommunikationstools hier zum Einsatz kommt, hängt unter anderem von der Aufgabe und Anforderung des Assessments ab. Für Rollenspiele, Präsentationen und Gruppeninterviews eignen sich beispielsweise Webinar-Tools.

Vorbereitung auf ein Echtzeit-Video-Interview:

Generell sollte die Vorbereitung auf ein Video-Interview die Gleiche sein wie auch bei einem persönlichen Interview vor Ort. Aufgrund des Einsatzes von digitalen Tools und Programmen, die das virtuelle Interview unterstützen, müssen die Vorbereitungen an der ein oder anderen Stelle lediglich erweitert werden.

Technik:

  • Funktionierende Kamera und Headset
  • Verbleibende Akkulaufzeit des Computers/Smartphones überprüfen, ggf. an Stromnetz anschließen
  • Tools auf aktuellste Version prüfen

 Umgebung:

  • Wahl eines hellen und ruhigen Platzes 
  • Mögliche Störfaktoren vorher beseitigen
  • Angenehmen und ansprechenden Hintergrund wählen (keine sterile weiße Wand, Platzierung einer Pflanze oder eines Bildes)

Dresscode: 

  • Wahl der gleichen Kleidung wie bei einem persönlichen Interview vor Ort 

 

Sollten Sie sich nach Beendigung des Rekrutierungsprozesses anschließend mit einem Kandidaten erfolgreich geeinigt und er sich ebenfalls für Sie als neuen Arbeitgeber entschieden haben, folgt als nächster Schritt das Onboarding. 

In unserem Blogartikel “Remote Recruiting und Onboarding (Teil 2)” teilen wir einige hilfreiche Informationen und Tipps mit Ihnen, die Ihnen das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert.

 

– geschrieben von Vanessa Öhns (Marketing HeavenHR)




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