Urlaub: Alles was Arbeitgeber und -nehmer rund um die Urlaubsplanung und dessen Berechnung wissen müssen

am

Urlaub: Alles was Arbeitgeber und -nehmer rund um die Urlaubsplanung und dessen Berechnung wissen müssen

Urlaub soll der Erholung dienen. Kehrt ein Arbeitnehmer nach dem Urlaub erholt und leistungsfähig zurück, hat das auch Vorteile für den Arbeitgeber. Doch wenn es um die Berechnung der Urlaubstage geht, gibt es vielerorts Unklarheiten. Wie viel Urlaub steht dem Arbeitnehmer zu? Darf er ihn nehmen, wann er will? Gibt es zusätzliche Regelungen oder Einschränkungen? Im folgenden Artikel haben wir zusammengefasst, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer rund um die Urlaubsplanung und -berechnung wissen müssen.

INHALT:

  1. Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs 
    Gesetzlicher Urlaubsanspruch bei Teilzeit
  2. Urlaubsanspruch bei Zusatzurlaub 
    Zusatzurlaub bei Teilzeit
  3. Urlaubsanspruch und Wartezeit
  4. Urlaubsanspruch bei Kündigung
  5. Urlaubsanspruch beim Umstieg von Vollzeit auf Teilzeit
  6. Darf der Arbeitnehmer seinen Urlaub nehmen, wann er will? 
    Betriebsurlaub
    Betriebsurlaub bedingt durch Corona?
    Darf ein Arbeitnehmer Resturlaub ins nächste Jahr mitnehmen?
  7. Wie HeavenHR Sie bei der Urlaubsberechnung unterstützen kann

1. Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs

Das zum Arbeitsrecht gehörende Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) schreibt vor, dass jeder Arbeitnehmer in jedem Kalenderjahr Anspruch auf Urlaub und die Fortzahlung des Arbeitsentgelts während des Urlaubs hat, um sich von seiner Arbeit erholen zu können.

Der Jahresurlaubsanspruch variiert in Abhängigkeit davon, an wie vielen Wochentagen ein Arbeitnehmer arbeitet. Grundlage hierfür ist § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG). Ausgehend von der damals gängigen 6-Tage-Woche mit den gesetzlichen Werktagen Montag bis Samstag wurden 24 Urlaubstage festgelegt. In Deutschland werden aufgrund dessen jedem Arbeitnehmer per Gesetz für jedes volle Jahr mindestens 4 Kalenderwochen Urlaub garantiert. 

Entscheidend dafür, wie viele Urlaubstage dem Arbeitnehmer zustehen, ist, an wie vielen Tagen in der Woche dieser tatsächlich arbeitet. Denn die Faustformel zur Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubsanspruchs orientiert sich an den Arbeitstagen – unabhängig von den täglichen Arbeitsstunden: 

Nominaler Urlaubsanspruch / Anzahl der Arbeitstage pro Woche x Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage

Bei einer 5-Tage- Woche besteht demnach ein Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen (24/ 6 x 5= 20)Bei anders vereinbarten Arbeitsrhythmen muss der jeweilige Urlaubsanspruch anteilig umgerechnet werden. Dementsprechend gilt:

4 Arbeitstage pro Woche = 16 Arbeitstage Urlaub pro Jahr (24/ 6 x 4 = 20)

3 Arbeitstage pro Woche = 12 Arbeitstage Urlaub pro Jahr (24/ 6 x 3 = 12)

2 Arbeitstage pro Woche =   8 Arbeitstage Urlaub pro Jahr (24/ 6 x 2 =  8)

1 Arbeitstag pro Woche   =   4 Arbeitstage Urlaub pro Jahr (24/ 6 x 1 =  4)

Gesetzlicher Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Der gesetzliche Urlaubsanspruch orientiert sich an den Arbeitstagen unabhängig von den täglichen Arbeitsstunden. Aus diesem Grund gilt der Urlaubsanspruch gleichwohl bei Vollzeit- und Teilzeit- Mitarbeitern, wenn sie an jedem regulären Arbeitstag anwesend sind. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer, der an 5 Tagen in Teilzeit in einem Unternehmen mit einer 5-Tage-Woche arbeitet, ebenso einen gesetzlichen Anspruch auf 20 Urlaubstage hat wie ein Vollzeit-Mitarbeiter. 

Verrichtet ein Arbeitnehmer seine Teilzeitarbeit jedoch an weniger Tagen, wird der Urlaubsanspruch entsprechend heruntergerechnet, sodass 4 Kalenderwochen Urlaub gewährleisten werden. Arbeitet also ein Mitarbeiter in Teilzeit an drei Tagen je Woche einem Unternehmen mit einer regulären 5-Tage-Woche, liegt demnach der gesetzliche Urlaubsanspruch bei 12 Tagen.  (24/ 5 x 3= 12)

2. Urlaubsanspruch bei Zusatzurlaub

Im ersten Teil des Artikels wurde aufgeklärt, wie der gesetzliche Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers berechnet wird.  Doch wie gestaltet sich die Urlaubsberechnung, wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern mehr als vier Arbeitswochen Urlaub gewähren? 

Es steht dem Arbeitgeber frei, dem Arbeitnehmer neben dem gesetzlichen Urlaub Zusatzurlaub zu gewähren. Wird im Arbeits-/ Tarifvertrag mehr als der gesetzliche Urlaub vereinbart, steht dem Mitarbeiter eine höhere Anzahl an Urlaubstagen zu. Dies ist keine Seltenheit, denn zusätzliche Urlaubstage stellen neben dem Verdienst einen Bonus und einen starken Attraktivitätsfaktor für potenzielle Arbeitskräfte dar. So ist es bei Unternehmen mit einer 5-Tage-Woche gängig, je nach Branche einen bezahlten Urlaub mit 24- 30 Urlaubstagen zu ermöglichen.

Zusatzurlaub bei Teilzeit

Wenn Arbeitgeber Mitarbeitern vertraglich geregelt mehr als den gesetzlichen Urlaub gewähren, gilt dieser Urlaubsanspruch gleichwohl bei Vollzeit- und Teilzeit- Mitarbeitern, wenn sie an jedem regulären Arbeitstag anwesend sind. 

Bei Teilzeit-Mitarbeitern, die an weniger Arbeitstagen anwesend sind, wird der anteilige Urlaubsanspruch wie folgt berechnet:

Arbeitstage/ Arbeitstage im Unternehmen x reguläre Urlaubstage = anteilige Urlaubstage

Bsp.: Arbeitet eine Teilzeitkraft an 3 Tagen pro Woche in einem Unternehmen mit einer 5-Tage-Woche mit einem regulären Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen, entsteht somit ein Urlaubsanspruch von 18 Tagen (3/5 x 30 =18).

3. Urlaubsanspruch und Wartezeit

Der volle Urlaubsanspruch kann laut §4 BUrlG nach dem sechsmonatigen Bestehen des Arbeitsverhältnisses voll geltend gemacht werden. Das Ende der Wartezeit orientiert sich hierbei am Datum des Arbeitsbeginns. Vor dem Ablauf der Wartezeit von 6 Monaten hat ein Arbeitnehmer zwar keinen vollen Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub, jedoch steht ihm ein anteiliger Urlaubsanspruch in Höhe 1/12 des Jahresanspruchs nach jedem absolvierten vollen Beschäftigungsmonat zu.

4. Urlaubsanspruch bei Kündigung

Der Urlaubsanspruch bleibt auch bei einer Kündigung bestehen. 

Wird ein Arbeitsverhältnis vor Ablauf der Wartezeit oder in der ersten Jahreshälfte aufgelöst, hat der Arbeitnehmer nur Anspruch auf den anteiligen Jahresurlaub. Dieser Anteil beträgt 1/12 seines Jahresurlaubs für jeden vollen Monat.

Wird das Arbeitsverhältnis in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres, also nach dem 1. Juli, beendet, steht dem Arbeitnehmer sein gesamter noch verbleibender Jahresurlaub zu.

Der Arbeitnehmer muss seinen Urlaub vollständig nehmen, bevor seine Tätigkeit endet. Kann dem Arbeitsgesetz entsprechend der Urlaub nicht mehr aufgrund einer vorzeitigen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gewährt werden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Urlaub abzugelten.

5. Urlaubsanspruch beim Umstieg von Vollzeit auf Teilzeit

Ist ein Mitarbeiter beim Umstieg von Vollzeit auf Teilzeit während des Jahres weiterhin die gleiche Anzahl an Arbeitstagen im Unternehmen anwesend, verändert sich sein Urlaubsanspruch nicht. Ändert sich jedoch die Anzahl der Arbeitstage, wird auch der Urlaubsanspruch neu berechnet. Der Anspruch auf vorher erarbeitete Urlaubstage bleibt dabei bestehen. 

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter wechselt in einem Unternehmen mit  24 Urlaubstagen im September von der Vollzeit- zur Teilzeitarbeit. Der Umstieg hierbei liegt bei einer  vorherigen Arbeitswoche von 5 Tagen zu einer 3-Tage-Woche. Der Urlaubsanspruch wird wie folgt errechnet:

Urlaubsanspruch aus der Vollzeitarbeit (01.01 – 31.08): 24/5 x 5 x 8/12 = 16

Urlaubsanspruch für die Teilzeitarbeit (01.09 -31.12): 24/ 5 x 2 x 4/12 = 4,8

= Urlaubsanspruch, der aus der Beschäftigung entsteht ; = Jahresanteil Dementsprechend hat der Arbeitnehmer einen Jahresurlaubsanspruch von 21 Tagen.  (Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden auf volle Urlaubstage aufgerundet).

6. Darf der Arbeitnehmer seinen Urlaub nehmen, wann er will?

Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich selbst frei darüber entscheiden, wann er Urlaub nehmen will, damit der Urlaub für den Arbeitnehmer auch dem Zweck der Erholung dient. Die Fest­le­gung/ Gewährung des Ur­laubs er­folgt jedoch letztendlich durch den Ar­beit­ge­ber. Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub beim Arbeitgeber beantragen und nur wenn dieser den Urlaub genehmigt, darf er auch angetreten werden. Hat der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ein­mal gewähr­t, darf er die Freigabe in der Regel nicht widerrufen.

Ein Unternehmen kann darüber bestimmen, wann Mitarbeiter ihren jeweiligen Urlaub antreten, darf dabei aber nicht willkürlich agieren. § 7 Abs. 1 BurlG gibt vor, dass die Urlaubswünsche von Mitarbeitern zu berücksichtigen sind. Anträge dürfen nur dann verweigert werden, wenn dringende betriebliche Belange vorliegen, die dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers entgegenstehen. Ebenso müssen Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer,  die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, berücksichtigt werden.

Arbeitnehmer sind bei einem Arbeitgeberwechsel gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG verpflichtet, dem neuen Arbeitgeber eine Bescheinigung des früheren Arbeitgebers über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten Urlaub vorzulegen (Urlaubsbescheinigung). Andernfalls darf der Arbeitgeber die Gewährung von Urlaub verweigern. In der Realtität verlangen allerdings nur wenige Arbeitgeber bei Neueinstellungen im laufenden Kalenderjahr eine Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers und gewähren damit in vielen Fällen „doppelt“ Urlaub.

Betriebsurlaub 

Ein Arbeitgeber hat die Wünsche des Arbeitnehmers bei der Festlegung der Urlaubstage zu berücksichtigen. Liegen dringende betriebliche Belange vor, die es erfordern, dass das gesamte Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum stillgelegt werden muss oder ein normales Fortführen der täglichen Arbeit nicht möglich machen, darf ein Arbeitgeber allerdings Betriebsurlaub anordnen. Ebenso kann der Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen, wenn dringende betriebliche Belange vorliegen. Auch hier müssen die Interessen der Beschäftigten angemessen berücksichtigt werden. Nur wenn die Interessen des Arbeitgebers schützenswerter sind als die des Mitarbeiters oder die soziale Abwägung dafür spricht, kann eine Urlaubssperre verhängt werden. Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bezüglich der Betriebsferien oder der Urlaubssperre.. 

Betriebsurlaub muss rechtzeitig angekündigt werden. Das heißt, Arbeitnehmern muss genügend Planungszeit eingeräumt werden (6 bis 12 Monate Vorlauf sind gängig). 

Für den Zeitraum der Betriebsferien ordnet der Arbeitgeber entweder für alle Arbeitnehmer oder auch nur einen Teil der Belegschaft Urlaub an. Dieser wird vom Jahresurlaubsanspruch abgezogen. Eine gesetzlich festgelegt Obergrenze für die Dauer von Betriebsferien gibt es nicht, allerdings darf ein Arbeitgeber nicht den gesamten Urlaubsanspruch der Beschäftigten für Betriebsurlaub verplanen. 

Bezüglich der Anordnung von Betriebsurlaub wurde in früheren Rechtsprechungen eine 3/5-Regelung als grundsätzlich angemessen erachtet. Das bedeutet, dass Arbeitgeber im Falle der Anordnung von Betriebsurlaub 3/5 des regulären Jahresurlaubs festlegen können und 2/5 des Jahresurlaub für den Arbeitnehmer zur freien Verfügung und individuellen Planung verbleiben müssen. Eine andere Regelung, die maximal 2 Wochen Betriebsferien vorsieht, ist ebenso vorstellbar.

Ein Arbeitnehmer darf nur so viele Urlaubstage nehmen, wie er bis zum aktuellen Zeitpunkt anteilig erarbeitet hat. Hat ein Mitarbeiter noch nicht ausreichend Urlaubsanspruch erworben um den angeordneten Betriebsurlaub abzudecken (Bsp. Probezeit/ Wartezeit), kann der Arbeitgeber entweder die Urlaubstage als „Vorschuss“ auf den Jahresurlaub gewähren oder aber er muss den Angestellten auch während der Zeit des Betriebsurlaubs beschäftigen oder ihm den Lohnausfall vergüten. 

Im Gegensatz dazu kann es auch vorkommen, dass ein Arbeitnehmer bereits alle ihm zustehenden Urlaubstage verbraucht, bevor der Betriebsurlaub beginnt. 

Ist die Situation durch den Arbeitgeber verschuldet, weil er den Betriebsurlaub zu spät angekündigt hat, muss er allein die Konsequenzen tragen. Ein bereits genehmigter Urlaub kann nicht rückgängig gemacht und auf die Zeit des Betriebsurlaubs verlegt werden. In diesem Fall kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer entweder zum Zeitpunkt des Betriebsurlaubs trotzdem beschäftigen oder ihn gegen Bezahlung von der Arbeit freistellen. Ein Arbeitgeber ist nicht befugt dazu, Arbeitnehmer dazu zu zwingen, Urlaubstage aus dem Folgejahr für den Betriebsurlaub zu opfern.

Wenn der Arbeitgeber den Betriebsurlaub rechtzeitig angekündigt, der Arbeitnehmer allerdings seinen gesamten Jahresurlaub außerhalb genommen und der Arbeitgeber diesem Wunsch aus Kulanz stattgegeben hat, ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, den Angestellten während der Zeit der Betriebsferien zu beschäftigen oder ihm ein Entgelt zu zahlen. 

Ob dringende betriebliche Belange vorliegen, die als Grundlage für den Betriebsurlaub dienen, ist oftmals abhängig vom Einzelfall. Dringende betriebliche Belange im Sinne der  Vorschrift sind Umstände, die in der betrieblichen Organisation, im technischen Arbeitsablauf, der Auftragslage und ähnlichen Umständen ihren Grund haben.  Allgemeingültige Beispiele sind:

  • Der alleinige Lieferant / Kunde / Hauptabnehmer hat zur gleichen Zeit Betriebsferien, was die die Arbeit maßgeblich beeinträchtigt
  • In einem Betrieb ist durch den Urlaub des Inhabers / eines Mitarbeiters mit entscheidender Funktion keine Arbeit für die anderen Arbeitnehmer umsetzbar (Bsp. Arztpraxen, in denen der einzige Arzt verreist ist. In der Regel haben Arzthelferinnen in diesem Fall kaum Aufgaben und können von ihrem Arbeitgeber für die Zeit seiner Abwesenheit in Betriebsurlaub geschickt werden)
  • Ein Umbau oder Instandsetzungsarbeiten stören die eigentliche Arbeit im Betrieb maßgeblich

Eine schlechte Auftragslage oder Störungen des Betriebsablaufs, die sich lediglich kurzfristig ergibt, reichen jedoch nicht als Grund aus. Denn das Betriebsrisiko trägt grundsätzlich der Arbeitgeber. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, Kurzarbeit anzumelden, wenn die Voraussetzungen für den Antrag erfüllt werden. (Mehr dazu im Blogbeitrag Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld – Retten von Arbeitsstellen in Krisenzeiten).

Betriebsurlaub bedingt durch Corona?

Darf ein Arbeitgeber in Corona-Zeiten Betriebsurlaub anordnen und diese durch dringende betrieblicher Belange im Sinne des § 7 Abs. 1 Satz 1 begründen? 

Zum jetzigen Zeitpunkt ist bei betroffenen Betrieben oft eher von einer kurzfristigen schlechten Auftragslage auszugehen, welche dem Betriebsrisiko des Arbeitgebers zugeordnet wird. Ein Zwangsurlaub wäre in diesem Fall mehrheitlich nicht gerechtfertigt. 

Kommt es zu jedoch einer handfesten wirtschaftlichen Krise und das Unternehmen ist von der Betriebsschließung oder im schlimmsten Fall von der Insolvenz bedroht, kann der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. Ein massiver Rückgang der Auftragslage, der den Bestand der Firma gefährdet oder keine sinnvolle Arbeit mehr möglich macht, kann im Gegensatz zu bloßen Betriebsablaufstörungen, einem reinen Umsatzrückgang oder einer geringeren Auslastung ein ausreichender Grund für Betriebsurlaub sein. 

Wenn der Arbeitgeber ein schlüssiges Konzept vorlegt, wie er die Gesundheitsrisiken , die eine Betriebsschließung verursachen können, mit der Anordnung von Zwangsurlaub für alle oder Teile der Belegschaft reduzieren kann, könnte die Anordnung von Zwangsurlaub ausnahmsweise zulässig sein. Nicht erlaubt ist dagegen die Anordnung von Urlaub für einzelne Mitarbeiter. 

Achtung: Liegt eine Betriebsvereinbarung zum Betriebsurlaub vor oder ist eine entsprechende Klausel im Arbeits- /Tarifvertrag verankert, kann ein Arbeitgeber Betriebsurlaub auch anordnen, ohne einen dringenden Grund für den Betriebsurlaub nachweisen zu müssen. 

Darf ein Arbeitnehmer Resturlaub ins nächste Jahr mitnehmen?

§ 7 BUrlG besagt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden mussDie Über­tra­gung des Ur­laubs auf die ers­ten drei Mo­na­te des Fol­ge­jah­res ist lediglich eine Aus­nah­me, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.

Zu beachten ist jedoch, dass Resturlaub laut des Urteils von Bundesarbeitsgericht und EuGH von 2018 nicht automatisch verfällt, nur weil er nicht beantragt wurde: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer explizit dazu auffordern, noch nicht beantragten Urlaub zu nehmen und klar darauf hinweisen, dass dieser bei Nichtbeantragung verfällt. Diese Aufklärung muss vom Arbeitgeber bewiesen werden können. In der Realität wird Resturlaub häufig für das nächste Jahr beantragt und durch Gewährung geduldet. 

7. Wie HeavenHR Sie bei der Urlaubsberechnung unterstützen kann

Unser integriertes Urlaubs- und Abwesenheitstool optimiert und verschlankt den administrativen Prozess der Abwesenheitsbeantragung und Genehmigung mithilfe digitaler Anträge. Zusätzlich wird vor allem Planungssicherheit (beispielsweise im Weihnachtsgeschäft) geschaffen.

Digitale Abwesenheitsanträge

Jeder Mitarbeiter kann in seinem HeavenHR- Account Abwesenheitsanträge stellen, die direkt vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden können. Auch notwendige Dokumente wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können vom Mitarbeiter angehängt und für bestimmte Abwesenheitsanträge vom Vorgesetzten oder der Personalverwaltung als „zwingend erforderlich“ definiert werden. Zudem ist frei bestimmbar, wie viele Personen dem Abwesenheitsantrag eines Angestellten zustimmen müssen bevor dieser als genehmigt gilt.

Individuelle Abwesenheitsarten konfigurieren

Sie können individuelle Abwesenheitsarten mit wenigen Klicks erstellen und dabei beispielsweise festlegen ob die jeweilige Abwesenheitsart budget-/ lohnrelevant ist, halbe Tage möglich sind, eine Freigabe notwendig oder ein Dokumentennachweis erforderlich ist. So können Sie mit HeavenHR alle Abwesenheitsarten, die in Ihrem Unternehmen bisher eingesetzt werden komplett digital abwickeln.

Nachweis von Dokumenten

Oftmals benötigt der Arbeitgeber ein Dokument für bestimmte Abwesenheiten eines Mitarbeiters. Mit HeavenHR sehen sie auf einen Blick, bei welchem Abwesenheitsantrag noch Nachweise fehlen. Zudem werden Mitarbeiter sowie die Personalverwaltung regelmäßig durch automatische Nachrichten aus dem System über noch fehlende Zertifikate informiert und durch den digitalen Dokumenten-Upload geht keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr verloren.

Bei Fragen zu unserem Urlaubs- und Abwesenheitsmodul wenden Sie sich gerne an info@heavenhr.com.

 

 

————->  Geschrieben von Leonie Bölke (Marketing HeavenHR)

 

* Die auf unserer Seite veröffentlichten Informationen werden mit größter Sorgfalt verfasst und überprüft. Dennoch sind Gesetze und Regelungen einem stetigen Wandel unterworfen. Wir garantieren nicht für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Unser Web-Angebot dient lediglich dem unverbindlichen Informationszweck und stellt  keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne dar.

Ein Kommentar Gib deinen ab

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s