Der erste Mitarbeiter: Von der Einstellung bis zur 1. Lohnüberweisung – Was müssen Arbeitgeber beachten?

Der erste Mitarbeiter: Von der Einstellung bis zur 1. Lohnabrechnung – Was müssen Arbeitgeber beachten?

Die Aufträge häufen sich und können nicht mehr in Eigenleistung fertig gestellt werden oder aber es fehlt Know-how, um gewisse Aufgaben effektiv zu lösen? Dann sollten Sie darüber nachdenken, Mitarbeiter*innen einzustellen und diese gegen Entgelt zu beschäftigen. Die Einstellung des ersten Mitarbeiters ist etwas ganz Besonderes und stellt für viele eine große Herausforderung dar. Doch was gibt es hierbei zu beachten?

1. Organisatorisches

Zunächst sollten Sie überdenken, in welchem Arbeitsverhältnis Sie neue Mitarbeiter*innen einstellen (Freiberufler, Minijobber oder Angestellte in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis.).

Im Anschluss sind folgende organisatorische Aufgaben zu erledigen:

  • Meldepflicht: Bundesagentur für Arbeit – Betriebsnummer beantragen

Sie benötigen eine Betriebsnummer für jeden Ihrer Beschäftigungsbetriebe um als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar zu sein. Die Betriebsnummer benötigen Sie für die Anmeldungen bei der Krankenkasse und bei der Minijob-Zentrale. Sie kann elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. *

  • Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag regelt die Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und -nehmer. Was ein Arbeitsvertrag beinhalten sollte, wird später in einem eigenen Abschnitt des Blogbeitrags genauer beschrieben (2. Der Arbeitsvertrag)

  • Meldepflicht: Krankenkasse- Anmeldung für Sozialversicherungsleistungen (bei geringfügiger Beschäftigung: Anmeldung bei der Minijob-Zentrale)

Mit wenigen Ausnahmen sind alle beschäftigten Arbeitnehmer*innen (z. B. kurzfristig Beschäftigte) sozialversicherungspflichtig. Beschäftigen Sie Mitarbeiter*innen sozialversicherungspflichtig, müssen sie diese bei deren Krankenkasse anmelden. Der Arbeitgeber muss den neuen Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin dazu fragen, bei welcher Krankenkasse zuletzt eine Versicherung bestanden hat. 

In einigen Branchen gilt die Sofortmeldepflicht, maximal haben Sie jedoch 6 Wochen Zeit, die Mitarbeiter*innen ordnungsgemäß zu melden. Die Leistungen beinhalten Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und di Beiträge für die gesetzliche Sozialversicherung werden in der Regel von Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte aufgebracht. 

Für die Anmeldung benötigen Sie den Namen der Krankenkasse, die Versicherungsnummer und den Sozialversicherungsausweis von ihrem/r Arbeitnehmer*in.

  • Meldepflicht: Berufsgenossenschaft- Anmeldung zur Gesetzlichen Unfallversicherung

Neben der Krankenkasse müssen Mitarbeiter*innen bei einer gesetzlichen Unfallversicherung angemeldet werden. Träger der Unfallversicherung sind die gewerblichen Berufsgenossenschaften, die landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft sowie die Versicherungsträger der öffentlichen Hand (z.B. Unfallkassen, Landesunfallkassen, Gemeindeunfallversicherungsverbände). Die gesetzliche Unfallversicherung ist eine Haftpflichtversicherung des Arbeitgebers. Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung hat der Arbeitgeber allein zu tragen und werden nach der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme der Versicherten und der Gefahrenklasse des Unternehmens bemessen.

  • Meldepflicht: Finanzamt- Anmeldung für die Lohnsteuer  (bei geringfügiger Beschäftigung: Anmeldung bei der Minijob-Zentrale)

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, vom Lohn/. Gehalt, das er Arbeitnehmer*innen zahlt, die Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen. Die Lohnsteuer-Anmeldung geschieht auf elektronischem Weg. Dafür müssen Sie sich im Elster-Portal registrieren lassen und die elektronische Erklärung mit einem authentifizierten Zertifikat übermitteln.

Für die Meldung beim Finanzamt benötigen Sie das Geburtsdatum, die Steueridentifikationsnummer und die Steuerklasse des Mitarbeiters/  der Mitarbeiterin und geben an, ob es sich um die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Aus den elektronisch abrufbaren Lohnsteuerabzugsmerkmalen können Sie die entsprechende Lohnsteuer berechnen und abführen. Neben der Lohnsteuer ist auch der Solidaritätszuschlag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen (5,5 % der zu zahlenden Lohnsteuer) und im Falle einer Mitgliedschaft bei einer kirchlichen Körperschaft ist auch die Kirchensteuer abzuführen.

  • Meldepflicht: Meldung beim Gesundheitsamt

In bestimmten Branchen ist eine Meldung beim Gesundheitsamt nötig. Hier werden unter anderem amtsärztliche Untersuchung und Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz durchgeführt. Das vom Gesundheitsamt ausgestellte Nachweisheft für Beschäftigte im Umgang mit Lebensmitteln bescheinigt die Prüfung der Mitarbeiter durch das Gesundheitsamt.

Für Arbeitnehmer aus Drittstaaten (außerhalb des europäischen Wirtschaftraums) ist zu beachten, dass ein Nachweis der Arbeitsgenehmigung nötig ist.

2. Der Arbeitsvertrag

Die Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und -nehmer werden im Arbeitsvertrag geregelt und arbeitsrechtliche Vorschriften müssen beachtet werden. Um gemeinsame Grundlagen zu vereinbaren und Streitigkeiten zu vermeiden, sollte der Vertrag die folgenden Punkte beinhalten: 

  • Vertragsparteien

Die Personendaten des Arbeitnehmers und Arbeitgebers müssen im Vertrag inkludiert sein (Name, Anschrift, Personendaten).

  • Beschäftigungsverhältnis, Arbeitszeit und -ort

Die regelmäßige Arbeitszeit und gesamten Wochenstunden sollten vertraglich angegeben werden. Bei Gleitzeit oder Schichtdiensten ist zu empfehlen, die Schichtzeiten und die Pflichtanwesenheitszeiten aufzuführen. Ebenso ist zu regeln, ob es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitanstellung handelt und Eintrittsdatum und Arbeitsort sollte festgehalten werden.

  • Arbeitsvergütung

Die Arbeitsvergütung (Arbeitsentgelt, Lohn, Gehalt) stellt die Hauptleistungspflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsvertrag dar

  • Überstunden/ Freizeitausgleich

Wird die vertraglich festgelegte  Arbeitszeit überschritten, sollte geklärt werden, ob und wie Überstunden ausgeglichen werden. Werden Überstunden finanziell oder mit Freizeit ausgeglichen oder hat der Mitarbeiter die freie Wahl?

  • Urlaubstage

Der gesetzlicher Mindesturlaubsanspruch beträgt vier Wochen Urlaub pro Jahr. Dieser Mindestanspruch darf aber beliebig vom Arbeitgeber nach oben hin abgeändert werden.

  • Tätigkeitsfeld 

Der Hauptaufgabenbereich des Arbeitnehmers sollte vertraglich niedergeschrieben sein, um zu klären, welche Arbeiten vom Arbeitnehmer zu leisten sind. Es empfiehlt sich, einen Zusatz hinzuzufügen, dass der Arbeitnehmer auch andere, ihm zumutbare Aufgaben übernehmen muss. 

  • Art der Bindung: Befristung, Kündigungsfrist und Probezeit 

Zur Absicherung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sollten immer die Kündigungsfrist geklärt und möglicherweise eine Probezeit ausgemacht werden. 

  • Arbeitskleidung 

Ob Arbeitskleidung benötigt wird oder Dresscodes bestehen, kann gleich im Arbeitsvertrag festgelegt werden.

  • Regelungen zu etwaigen Nebentätigkeiten und Schweigepflicht

Es ist zu empfehlen, zusätzlich Regelungen zu etwaigen Nebentätigkeiten zu treffen und Stillschweigen über Interna und Geschäftsgeheimnisse abzusichern. Ebenso kann ein Wettbewerbsverbot vertraglich ausgehandelt werden.

  • Vertragsbruch

Weiterhin sollten Hinweise zum Vertragsbruch geregelt werden.

Als Orientierungshilfe hat das German Standards Setting Institute speziell für Startups Standard-Verträge entwickelt (https://standardsinstitute.de/arbeitsvertraege/).

3. Lohn-/ Gehaltsabrechnung

Die Hauptpflicht des Arbeitgebers ist die Arbeitsvergütung. Jeder Arbeitgeber ist laut §108 GewO gesetzlich dazu verpflichtet, eine Lohn- oder Gehalts­abrech­nung an seine Arbeit­nehmer auszu­händigen, welche dar­stellt, wie sich das Gehalt seiner Mitarbeiter zusammensetzt.

  • Lohn oder Gehalt?

Als Berechnungsgrundlage des Lohns dienen die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Angestellten, weswegen monatliche Schwankungen entsehen können. 

Das Gehalt hingegen ist ein fixer Betrag, der unabhängig von der Stundenanzahl monatlich ausgezahlt wird. Auf der Abrechnung ist zu vermerken, ob es sich um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung handelt.

  • Was muss die Lohn-/ Gehaltsabrechnung alles beinhalten?

Zunächst gilt es die allgemeinen Angaben mit einzuschließen, d.h.:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Zeitraum der Abrechnung
  • Beginn bzw. Ende der Beschäftigung
  • Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers

Zusätzlich dazu kommen noch weitere Angaben, diese können z.B. sein:

  • Entgeltbestandteile (u.a.): (Bruttolohn / Bruttogehalt)
  • Steuerfreibeträge, Steueranrechnungsbeiträge, Kinderfreibeträge
  • Persönliche Abzüge
  • Solidaritätszuschlag
  • Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Kirchensteuerabzugsmerkmale geregelt je nach Bundesland
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Auszahlungsbetrag je nach Vertrag

Diese Beiträge hat der Arbeitgeber selbstständig abzuführen und an die zuständigen Institutionen weiterzuleiten. Die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers bestimmt den Lohnsteuersatz, der gezahlt werden muss.  

4. Lohn-/ Gehaltsabrechnung mit HeavenHR

Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten mit allen lohnrelevanten Daten ist aufwendig. Wir von HeavenHR ersparen Unternehmen admini­strati­ven Aufwand, kümmern uns um die monatliche Lohn­abrech­nung und erleichtern die Vor­berei­tung.

Wir bieten eine zuverlässige Komplettlösung, die vollends automatisiert ist. Alle abrechnungsrelevanten Lohndokumente stellen wir an einem Ort zur Verfügung. Auf diesen kann jederzeit und von überall zugegriffen werden kann.

Die Generierung und elektronische Übermittlung der Lohnsteueranmeldung sowie aller Meldungen an die Krankenkasse zählen ebenfalls zu unseren Aufgaben. Ein persönlicher Lohnabrechnungsexperte mit langjähriger Erfahrung steht jedem unserer Kunden ebenfalls jederzeit zur Seite. Wir stellen alle wichtigen Dokumente wie Beitragsnachweise, Personalkostenübersicht, Erstattungsbeträge bezüglich Krankheit von Mitarbeitern etc. zur Verfügung. Alle Mitarbeiter können ihre Lohndokumente (Entgeltabrechnung, Meldung zur Sozialversicherung sowie Lohnsteuerbescheinigung) in ihren individuellen HeavenHR Account jederzeit abrufen. 

Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung nicht über unsere Komplettlösung abwickeln, jedoch HeavenHR nutzen, unterstützen wir, indem alle abrechnungs­relevanten Daten wie Zeit­erfassung, Steuer­informationen oder Vertrags­änderungen in unserem System automatisch berück­sichtigt werden. Diese übermitteln wir anschließend, nach, nach Freigabe des Unternehmens, an den zuständigen Lohndienstleister, bei dem sie anschließend weiterverarbeitet werden können.

Sie interessieren sich für die Lohn-/ Gehaltsabrechnung mit HeavenHR? Erstellen Sie sich hier einen kostenlosen 14-tägigen Test-Account!

Wenn Sie diesen Schritten folgen, steht der Mitarbeitereinstellung nichts mehr im Wege. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem ersten Mitarbeiter und viel Erfolg!

–> geschrieben von Leonie Bölke & Vanessa Öhns (Marketing HeavenHR)

*https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service

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