Softwareeinführung: So optimieren Sie die User Adoption!

Eine Software im Unternehmen einzuführen stellt häufig eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Dennoch unterschätzen Führungskräften diese viel zu häufig. Vor allem in Zeiten der digitalen Umrüstung stehen Softwareprojekte bei TeamleiterInnen aus dem Personal-, Vertrieb- und Finanzabteilung an der Tagesordnung. Neben dem Umstieg auf papierlose und digitale Prozesse bieten Softwareprogramme eine effizientere Arbeitsweise.

Softwares zielen darauf aus die Verwaltung von Daten zu vereinfachen und Prozesse zu optimieren, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu schaffen. Vor allem die User Adoption spielt eine große Rolle beim Implementieren. Wenn MitarbeiterInnen das Programm ablehnen, dann kann auch die beste Software nicht ihr Potenzial entfalten.

Wie Sie Ihre MitarbeiterInnen auf die Softwareeinführung vorbereiten und dabei unterstützen können, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Finden Sie alle Tipps von Change Management Coach Hanna Frederking, Referentin unseres letzten Webinars ‘’Softwareeinführung: Von der Ablehnung zum Erfolg!’’, hier kurz zusammen gefasst.

Inhalt

  1. Vision – Darum führen Unternehmen Software ein!
  2. Ablehnung – Gründe für eine Softwareablehnung
  3. Wertschätzung bei der Softwareimplementierung
  4. Widerstand ist wie ein Eisberg
  5. Wie gehen Führungskräfte am besten mit Widerständen um?
  6. Die 7 Ebenen der Veränderung bei einer Softwareeinführung
  7. Verwirklichung Ihrer Softwareimplementierung – 3 Tipps

Vision – Darum führen Unternehmen Softwares ein!

Softwareeinführungen starten oftmals mit einer Vision. Mit einer Idee der Verbesserung oder dem Wunsch zu einem Überblick zu gelangen. Diese Ziele erscheinen aus der Businessperspektive sehr lobenswert. 
Jedoch stoßen diese bei Anwendern oft auf Ablehnung. Skepsis, Wut und Abneigung sind Reaktionen beim Implementieren einer Software, mit denen Sie rechnen können.

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Ablehnung – Gründe für eine Softwareablehnung

Gründe für ein ablehnendes Verhalten gibt es viele. Bei einer Umfrage in unserem Webinar nannte die Mehrheit ‘’Überforderung’’ als einen Grund für diese Verhaltensweise. Überforderungen durch zusätzliche Arbeit neben dem Tagesgeschäft und anderen Projekten aber auch eine zu schnelle Einführungsgeschwindigkeit können diese Ablehnung verstärken. Aus der Umfrage ergab sich auch der Wunsch nach Stabilität als zweit meist genannte Antwort für diese Reaktion. Veränderungen machen Menschen eigentlich erst bewusst wie gut Sachen wirklich laufen und verstärken den Wunsch eine neue Stabilität schaffen zu wollen. 

Je nachdem ob eine Softwareeinführung wasserfallartig oder agil geplant ist, kann es auch sein, dass Unternehmen über mehrere Monate aber auch teilweise über Jahre Hybrid-Lösungen fahren. Dies bedeutet für Angestellte ein verlassen der bisherigen Stabilität und ein ständiges sich wieder neu orientieren und neu erlernen von Funktionen und Prozessen. Diese Veränderung kann für Endanwender erschreckend und einschüchternd sein und eine Angst vor Bloßstellung herbeiführen. Bloßstellung von Schwächen oder Dingen die versäumt wurden. 

Aber auch das Unverständnis für die Wahl des Softwareprodukts kann von MitarbeiterInnen zu einem ablehnenden Verhalten führen. Genau sowie die Erkenntnis und Akzeptanz zu erbringen, dass Prozesse bisher ineffizient liefen, kann bei Angestellten eine Scham her vorführen, die in sich als Ablehnung wieder spiegelt. Wertschätzung bei der Softwareimplementierung 

Eine Reaktion von Teamführern, die sich häufig bei Unmut von MitarbeiterInnen bei der Softwareeinführung äußert, sind die Gefühle der Endanwender herunterzuspielen. Aussagen wie ‘’nun stell dich mal nicht so an!’’ oder ‘’ist doch nicht so schlimm!’’ sind kontraproduktiv und verstärken den Widerstand nur noch mehr. Das führt dazu, dass Führungskräfte und Endanwender auf Ihrer eigenen Meinung verharren und sie auf keinen gemeinsamen Nenner kommen.

Widerstand ist wie ein Eisberg

Sehen Sie das ganze als Eisberg. Nach außen hin sieht man den Widerstand und die Ablehnung was sehr unangenehm sein kann. Aber was steckt eigentlich dahinter? 

Widerstand ist…

  • ein Ausdruck eines Bedürfnisses
  • ist Kompetenz, die Aufzeigt, dass etwas vergessen wurde
  • ist eine Form von Würdigung von Vergangenem

Wie gehen Führungskräfte am besten mit Widerständen um?

Widerstände sollten genutzt werden, um Probleme besser verstehen zu können. Führungskräfte sollten in die Gefühlswelt der KollegInnen eintauchen. Sie sollten sich die Fragen stellen:

  • Was müssen wir tun, um die Einführung gegen die Wand zu fahren?
  • Was ist das schlimmste, das passieren kann?

Hören Sie auf den Input Ihrer MitarbeiterInnen und Endanwender. Nutzen Sie vor allem die Meinung der Kritiker, um die Implementierung zu optimieren und den Prozess angenehmer zu gestalten. Kritiker sehen nämlich oftmals die konkreten Probleme und Feinheiten, die vielleicht nicht ganz richtig laufen. Binden Sie Ihre MitarbeiterInnen und KollegInnen mit ein. Arbeiten Sie gemeinsam als Team. Holen Sie sich Ihre Meinung ein. Bringen Sie in Erfahrung was Ihre Endanwender nicht wollen. 

Die 7 Ebenen der Veränderung

Die 7 logischen Ebenen der Veränderungen können in dabei helfen den Verlauf einer Softwareimplementierung besser zu verstehen. Diese bilden aufeinander auf und müssen Schritt für Schritt angegangen werden, um die Software erfolgreich zu implementieren. Mangelt es an Stabilität bei einer dieser Stufen, dann müssen Sie daran arbeiten, damit die folgenden Stufen funktionieren können. 

1. Umwelt

Die Umwelt Ebene beschreibt äußere Faktoren außerhalb eines Individuums, eines Mitarbeiters die sich negativ oder positiv auf die Softwareeinführung auswirken können. 

Dazu müssen Sie wissen:

  • Wer sind die verschiedenen Anwendergruppen?
  • Wie intensiv werden diese mit der Software arbeiten?
  • Wie ist der derzeitige Workload im Unternehmen?
  • Wie sind die Kundenerwartungen?
  • Wie viel Stress wie viel Druck ist gerade im System?
  • Wie ist die Arbeitsatmosphäre? Wie ist die Stimmung gerade im Unternehmen?

Sollten Sie merken, dass der Arbeitsplan zu voll ist, die MitarbeiterInnen zu gestresst sind und Kundenerwartungen nicht eingehalten werden können, dann sollten Sie mit der Softwareeinführung warten. Gehen Sie erst ein mal diese Herausforderungen an und schaffen Sie eine gute Grundlage für den Projektstart “Softwareimplementierung“.

2. Verhalten

Bei dieser Ebene sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Wie wird kommuniziert?
  • Wie ist die Feedback- und Fehler-Kultur? Inwiefern sollten man mit den unterschiedlichen Teams daran arbeiten, um ein gutes Lernklima zu schaffen für die Softwareeinführung?

Ihre MitarbeiterInnen müssen nützliches Feedback erhalten und Fehler machen dürfen, um die Umsetzung einer Softwareimplementierung erfolgreich durchzuführen. KollegInnen, die das Gefühl haben, Sie dürften keine Fehler machen oder welche gar keine Rückmeldung bekommen können sich nicht weiterentwickeln und bremsen die Einführung aus. Schauen Sie also, dass frei kommuniziert wird und das Ihre MitarbeiterInnen ausreichend über Ihren Fortschritt informiert werden.

3. Fähigkeiten

Hierbei geht es um die Skills der MitarbeiterInnen:

  • Was muss jetzt der Endanwender wissen?
  • Was ändert sich am Prozess?
  • Wie haben Endanwender die Software/Produkt zu bedienen?
  • Welche KollegInnen möchte man als Ansprechperson einsetzten bei weiteren Fragen von MitarbeiterInnen?
  • Wie können Sie das Wissen richtig in den Köpfen der MitarbeiterInnen verankern? Wurden die Fähigkeiten oft genug gefördert?

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Endanwender ganz genau wissen wie die Sie mit dem Produkt umzugehen haben und an wen Sie sich bei Fragen melden können.

4. Werte

Selbst wenn ein Mensch die Fähigkeiten hat, den Prozess oder das System verstanden hat, bringen diese nichts, wenn es mit dessen Wertevorstellung kollidiert. Beispielweise, wenn MitarbeiterInnen sich nicht gut behandelt fühlen bei der Einführung oder diese die Software als nicht verlässlich oder unnütz empfinden, dann kann auch die beste Software nicht Ihr Potenzial völlig ausschöpfen. Wenn die Glaubenssätze nicht übereinstimmen mit der Software, dann wird die User Adoption der Endanwender niedriger ausfallen. Dies ist häufig ein Indiz für eine fehlende Teambildung und in solchen Fällen ist ein Teamtraining zur Vermittlung von Werten besonders wichtig. Diese Teambildung ist, dann meistens auch mit der Definierung der Identität und der Zugehörigkeit im Unternehmen verbunden. 

  • Was gibt es für Trainingsangebote für Retreats, für Teambuilding Maßnahmen?

5. Identität

Die Identität oder Selbstbild eines Angestellten kann sich bei der Einführung einer Software verändern. Beispielsweise bei Senioren MitarbeiterInnen, die jahrelang in dem Unternehmen beschäftigt sind und immer geregelte Abläufe und Prozesse hatten, für die kann sich solch eine Projektimplementierung wie eine große Bürde anfüllen. Prozesse und Aufgaben werden auf einmal verändert und alles, was man zu wissen schien ist auf einmal irrelevant. Das kann den Selbstwert einer Person durchaus zusammenklappen lassen. Sie sollten sich also die Frage stellen:

  • Was macht die Softwareeinführung mit der Identität von MitarbeiterInnen?

6. Zugehörigkeit

Auch das Zugehörigkeitsgefühl kann sich bei einer großen Veränderung wie der Implementierung einer neuen Software ändern. KollegInnen können manchmal das Gefühl bekommen in eine Ecke gedrängt zu werden, wenn Sie Neues langsamer erlernen als andere oder wenn Sie merken, dass Ihnen die alte Arbeitsweise besser lag. Das kann dazu führen, dass eins gut zusammenarbeitende Teams auf einmal gesplittet werden und sich im Team Untergruppen bilden.  

  • Was macht die Softwareeinführung mit dem Zugehörigkeitsgefühl der MitarbeiterInnen?
  • Was gibt es für Angebote, wenn dann die Software eingeführt wurde? An wen kann ich mich wenden?

7. Sinn

Jedes Projekt beginnt mit einer Vision, Mission und Zielen, genau so ist das auch bei einer Softwareeinführung. Wenn Sie nach der Implementierung merken, dass es in diesen Punkten knirscht und nicht weiter vorangeht, dann sollten Sie sich folgendes Fragen:

  • Hab ich an alle vorherigen Stufen gedacht? (Umwelt, Verhalten, Fähigkeiten, Werte, Identität, Zugehörigkeit)
  • Gibt es bei einer oder mehren Stufen Nachholbedarf?
  • Was gibt es für Trainingsangebote für Retreats, für Teambuilding Maßnahmen?

Verwirklichung Ihrer Softwareeinführung – 3 Tipps

1. Endanwender sind Experten

Den Widerstand den Endanwender vorweisen ist Kompetenz und Wissen. Sie nutzen die Software und wissen, wo es hackt und wo es besser laufen könnte.

2. Widerstand ist Kompetenz

Nutzen Sie diesen Widerstand, um Ideen und Informationen zu generieren, wie Sie es besser machen können und wie sie die Implementation optimaler gestalten können.

3. Sieben Ebenen führen zu Veränderungen

Es braucht die oben erklärten sieben Ebenen, um eine Veränderung zu schaffen. Wenn Sie Kommunikationstraining, Teambuilding Maßnahmen konzipieren wollen, dann orientieren Sie sich an diesen sieben Ebenen.

Wenn Sie also wieder mal einen Widerstand merken, sei es bei Ihnen im Alltag oder bei Ihren MitarbeiterInnen in der Implementierungsphase einer Software, dann stellen Sie sich die folgende Frage: ‘’Was ist gut an diesem Widerstand?’’ und nutzen Sie diese Erkenntnis für Ihren Vorteil. 

Schauen Sie die Webinaraufzeichnung nachträglich auf unserem YouTube Kanal anschauen. 

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne über E-Mail und folgen Sie uns auf unseren Social-Media-Kanälen, um keine Events mehr zu verpassen. 

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