Digitales HR Management: Was macht eine innovative HR-Plattform aus?

Im Zeitalter der Digitalisierung wird es für Unternehmen immer wichtiger, technologische Prozesse in ihr Geschäftsmodell mit einzubinden. Nur Unternehmen, die flexibel und offen für neuen Lösungsansätze sind, können langfristig auf dem Markt überleben. Besonders innovativ sind Unternehmen, die sich nicht nur in der IT- und Marketingabteilung, sondern auch in der Personalabteilung, digitaler Lösungen zunutze macht. Aber wie erzielen Personaler ein erfolgreiches Digitales HR Management?

Dabei ist insbesondere die Optimierung interner Prozesse für Unternehmen von großer Bedeutung. Letztendlich sind es vor allem, ein gelungenes Talentmanagement und eine nachhaltige Mitarbeiterentwicklung, die zum Unternehmenserfolg beitragen und somit das Herz eines jeden Unternehmens ausmachen.

Digitales HR Management

Auch wenn sich die Digitalisierung der Personalabteilung vor Corona Zeiten noch ganz hinten anstellen musste, sind viele Unternehmen in den letzten Monaten komplett auf digitales HR Management umgestiegen. Recruiting durch HR Mitarbeiter erfolgt heute kaum noch über Printanzeigen. Dagegen verwenden Recruiter verstärkt Online-Stellenbörsen als Kanal zur Personalbeschaffung. Mitunter nutzen Personaler auch verstärkt soziale Medien wie Facebook, Twitter und LinkedIn zur Ansprache von potenziellen Bewerbern. Im Kontrast dazu steht jedoch die Personalverwaltung.

Hat ein Unternehmen sich frische Talente auf digitalem Weg geangelt, wird schnell zum analogen Verfahren zurückgewechselt. Viele Personalabteilungen nutzen gedruckte Personal-Stammblätter und schriftliche Verträge werden aufgesetzt. Außerdem versenden diese oftmals lange E-Mail-Ketten, aufgrund langer Kommunikationswege über mehrere Ansprechpartner. Das Digitalisieren von Personalinformationen hat in manchen Branchen bereits Anklang gefunden, muss aber nicht zwingender Weise zum erhofften Ergebnis führen.

Digitales HR Management – Mehr als nur Social Media und Excel Tabelle

Eine erfolgreiche Transformation im Personalwesen erfordert mehr von Personalern, als das Rekrutieren über Social Media und die Führung vieler verschiedener Excel Tabellen. Um Arbeitsabläufe im HR wirksam zu erleichtern, müssen Personaler alle Potenziale der Digitalisierung zusammen nutzen. Genau dies können Sie mithilfe einer Personalmanagement-Plattform erreichen. Wichtige HR-Prozesse werden an einem Ort digital gebündelt. Hierdurch vereinfachen sich administrative Tätigkeiten für HR Führungskräfte, die tagtäglich den Großteil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Damit so eine Plattform auch einen echten Mehrwert liefert, müssen Personaler einige wichtige Faktoren beachten. Wir haben die 5 wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst:

1. Intuitive Benutzeroberfläche

Damit die Arbeitsabläufe, durch den Gebrauch einer digitalen Plattform, auch wirklich vereinfacht werden, spielt in erster Linie vor allem die Usability eine enorm wichtige Rolle. Kein Produkt kann effizient und zufriedenstellend genutzt werden, wenn der User viel Zeit und Arbeit aufwenden muss, um sich mit den jeweiligen Funktionen vertraut zu machen. Komplexe Strukturen und Bedienungen erfordern zusätzliche Schulungen und ausgeprägtes Fachwissen, deren Ressourcen oft nicht gegeben sind. Dadurch erweisen sie sich oft als unproduktiv. Um ein HR-System für alle Mitarbeiter alltagstauglich und benutzerfreundlich zu machen, sollte die Struktur der Plattform so an die Nutzer angepasst sein, dass sie es automatisch und intuitiv nutzen können. Im optimalen Fall geschieht dies unabhängig vom Alter, technischem Know-How und digitaler Affinität des Mitarbeiters.

2. Variable Nutzerkonten und mobiler Datenzugriff

Da viele der internen Prozesse eines Unternehmens sich abteilungs- und hierarchieübergreifend unterscheiden, sollten Personalverantwortliche eine HR-Plattform als kommunikative Schnittstelle nutzen. Wichtig hierbei ist, dass die jeweiligen Nutzerkonten für Mitarbeiter, Führungskräfte, HR-Manager und Geschäftsführer individuell anpassbar sind. Somit kann jeder Position ein zugeschnittenes Konto zugeordnet werden. So können Personalverantwortliche sicherstellen, dass all Ihre Beschäftigten, ihrer Zuständigkeit entsprechend, administrative Tätigkeiten erledigen. Die Mitarbeiter können Änderungen von Stammdaten zeitnah aktualisieren, Urlaubsanträge und Abwesenheiten ohne großen Aufwand anmelden und wichtige Dokumente und Unterlagen jederzeit und überall abrufen. Für Führungskräfte sind im Kontrast dazu Statistiken über Personalfluktuationen, der Ablauf von Probezeiten und Befristungen und ein Überblick von Lohnabrechnungen verfügbar.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit

Unvorhersehbare Geschäftsentwicklungen, interne Umstrukturierungen und Wachstumsveränderungen kommen nicht nur in dynamischen Unternehmen und Start-ups vor. Meist sind bereits langfristig gefestigte Unternehmen davon betroffen. Somit sind Unternehmen mit einem flexiblen und digitalen HR Management, die sich auf solche Veränderungen anpassen können, klar im Vorteil. Im bestmöglichen Fall wachsen die Plattform und das Unternehmen zusammen und können dementsprechend gegebene Funktionen an die Mitarbeiterbedürfnisse anpassen. So können Unternehmen die Plattform je nach Kundenanforderung stetig optimieren.

4. Systemstabilität und Datensicherheit

HR-Systeme fungieren neben ihrer Serviceleistung als Datenbank, in der eine Vielzahl an personenbezogene Informationen zusammenlaufen. Spätestens bei diesem Stichwort klingeln bei HR-Führungskräften die Alarmglocken. Sobald eine Speicherung von vertraulichen Informationen stattfindet, spielen sowohl Datensicherheit als auch Systemstabilität eine enorm wichtige Rolle. Digitale Plattformen im Personalmanagement müssen dementsprechend bestmöglich verschlüsselt sein und die neusten Sicherheitsstandards einhalten. Deutschland ist hierbei Vorreiter und arbeitet mit sehr strengen Datenschutzbestimmungen. Aus diesem Grund müssen Unternehmen darauf achten, dass sich das Programmierzentrum der HR-Plattform in Deutschland befindet. Damit auch an die geltenden Gesetze halten muss.

5. Zeit- & Kosteneffizienz

Sinn und Zweck einer HR-Plattform ist schlussendlich die Reduktion vom unnötigen Zeit- und Kostenaufwand im Personalmanagement. Zeitfressende administrative Tätigkeiten sollen so weit digitalisiert und automatisiert werden. Somit können Personaler einzelne Arbeitsschritte und Aufgaben vereinfachen und effizienter erledigen. Löst man durch Digitalisierung die HR-Abteilung zum Großteil als Verwaltungsorgan ab, entsteht mehr Zeit für die weitaus Unternehmens-fördernden Tätigkeiten. So können sich Personaler auf die wichtigen Dinge konzentrieren, beispielsweise auf die Personalentwicklung, diverse Trainings und Fortbildungen, um Ihr Team zu stärken und letztendlich eine nachhaltige Mitarbeiterbindung zu erzielen.

Digitales HR Management funktioniert integrativ

Das HR-Management von heute muss schnell und effizient sein, um in Zeiten des Fachkräftemangels und Wettstreits die besten Talente anzulocken. Digitalisierung ist in diesem Fall jedoch nur dann ein Schlüssel zu bestehenden Problemen, wenn Digitalisierung auch alle notwendigen Bereiche der Personalabteilung mit einbezieht. Vom Recruiting über Personalverwaltung bis hin zur Entgeltgestaltung. Personalmanagement-Systeme machen in diesem Zusammenhang nur dann Sinn, wenn Mitarbeiter sie intuitiv, flexibel, mobil und variabel nutzen können. Die HR-Software muss die neusten Sicherheitsstandards einhalten und letztendlich zeit- und kostensparend sein, um den Aufwand der administrativen Tätigkeiten zu reduzieren.

Eine gute Software für die Personalabteilung funktioniert integrativ. Nur so können Unternehmen letztendlich auch wirklich von den Vorteilen der Transformation langfristig profitieren.

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