Offboarding: Trennungskultur verbessern und Arbeitgebermarke stärken

Der Offboarding-Prozess (auch Exit-Management) beschreibt den bewusst gestalteten Trennungsprozess, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Ziel ist es, eine positive Atmosphäre für den aus dem Unternehmen scheidenden Mitarbeiter zu gestalten und damit auch einen positiven letzten Eindruck des Unternehmens als Arbeitgeber zu hinterlassen. Hierbei ist eine entschiedene, aber einfühlsame Führung nötig. Auch wenn das Thema Personalabbau an sich nicht erfreulich ist, kann HR nachhaltig wertschöpfend agieren, wenn der Trennungsprozess strukturiert und professionell abläuft.

Es gibt verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Seien es Budgetkürzungen aufgrund der Pandemie oder persönliche Arbeitnehmer Gründe, dass Angestellte sich ab und zu vom Unternehmen trennen ist unvermeidbar.

Besonders schwer ist es jedoch auch für ein Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, den dieses gerne gehalten hätte. Hier ist es umso wichtiger die genauen Gründe der Trennung und eine eventuell bestehende Unzufriedenheit zu erfahren, um mit Verbesserungsmaßnahmen eine höhere Fluktuation zu vermeiden.

Gründe dafür, in einen strukturierten und professionellen Offboarding-Prozess zu investieren, gibt es viele. Im Folgenden wird auf verschiedene Aspekte des technischen/ systematischen Prozesses und des sozio-emotionalen Prozesses eingegangen.

Technischer / systematischer Offboarding Prozess:

Die sichere Deaktivierung und Dokumentation der Zugangsberechtigungen ausgeschiedener Mitarbeiter muss sichergestellt und damit der Datenmissbrauch und -diebstahl verhindert werden. Ebenso beinhaltet dieser Prozess die Weitergabe von Dokumenten, Wissen und Kontakten und Organisatorisches. 

Hat ein aus dem Unternehmen scheidender Mitarbeiter das Gefühl, weiterhin wertgeschätzt zu werden, ist dieser eher dazu bereit, sein Wissen weiterzugeben und eine professionelle Übergabe sicherzustellen. Vorteil hierbei ist, dass nicht nur der ausscheidende Mitarbeiter mit einem guten Gefühl gehen kann, sondern eine saubere Übergabe das Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützt und somit Zeit und Kosten auf Unternehmensseite spart.

Sozio-emotionaler Offboarding Prozess

In diesem Prozess werden Mitarbeiter in der Austrittsphase unterstützt und bis zum tatsächlichen Austritt begleitet. Hierzu können unter anderem ein Exit-Gespräch und auch Outplacement-Beratung (Unterstützung bei der Vermittlung eines Mitarbeiters außerhalb des bisherigen Unternehmens) gehören.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter – Diese Form von Mitarbeitergewinnung hat sich bewährt. Zu beachten ist allerdings, dass auch ehemalige Mitarbeiter als Botschafter für das Unternehmen gelten. Fühlen sich diese nicht wertgeschätzt und verlassen das Unternehmen mit einem negativen Eindruck, wird dieses Bild in deren persönlichen und geschäftlichen Umfeld etabliert. Aus diesem Grund ist es wichtig einen professionellen und strukturierten Trennungsprozess zu gestalten, sodass ehemalige Mitarbeiter weiterhin positiv über das Unternehmen sprechen und so zu einem erfolgreichen Employer Branding für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter beitragen.

Das Exit-Gespräch

Offboarding kommt in vielen Unternehmen zu kurz, dabei bietet beispielsweise ein Exit-Gespräch große Chancen für den Aufbau und Erhalt einer attraktiven Arbeitgebermarke. Bei einem guten Offboarding-Prozess können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine letzte Wertschätzung zeigen und zudem auch wertvolle Informationen und Einsichten erhalte. Diese können dabei helfen, andere Mitarbeiter länger zu halten. Die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen sollten nachvollziehbar sein, um bestehende Mitarbeiter zu halten und potenzielle Bewerber nicht abzuschrecken. 

Arbeitgeber können im Exit-Gespräch Kündigungsgründe herausfinden und daraufhin Verbesserungsmaßnahmen einleiten, die die Mitarbeiterfluktuation auf ein gesundes Maß reduzieren. Ein Exit-Gespräch sollte ohne Zeitdruck und in einer vertraulichen Atmosphäre geführt werden. Transparenz, Ehrlichkeit und persönliche Wertschätzung für die erbrachten Leistungen sollten dabei einen sehr hohen Stellenwert im Umgang mit dem ehemaligen Arbeitnehmer einnehmen. 

Bei fehlenden Exit-Gesprächen hingegen kommen die Eindrücke eines Mitarbeiters über den Arbeitgeber oft erst später an die Öffentlichkeit – das z.B. über Bewertungsportale wie Kununu. Diese Plattform misst die Arbeitgeberattraktivität aufgrund von Bewertungen von (ehemaligen) Mitarbeitern. Ein schlechtes Image kann dafür sorgen, dass ein Unternehmen weniger Bewerbungen erhält. Das kommt daher, dass potenzielle Bewerber informieren sich oftmals im Vorhinein, ob der mögliche Arbeitgeber den Vorstellungen entspricht.

Um einen drohenden Imageverlust bis hin zu Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden ist es für Unternehmen sehr wichtig auch nach einer Kündigung einen positiven Eindruck bei den Mitarbeitern zu hinterlassen. 

Empfehlung für den Zeitpunkt des Exit-Gesprächs im Falle einer Kündigung

Hierbei ist zu unterscheiden in Kündigung von Unternehmensseite oder Mitarbeiterseite:

  1. Wenn das Unternehmen Mitarbeiter kündigt, empfiehlt es sich, ein Exit-Gespräch zu führen und dieses frühzeitig anzusetzen. Gründe für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten transparent, ehrlich und wertschätzend dargelegt werden.
  2. Wenn der Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag selbst kündigt, ist es sinnvoll, ein Exit-Gespräch nach dem Ausstellen eines Arbeitszeugnisses zu führen. Hat der ausscheidende Mitarbeiter nichts zu befürchten, ist es wahrscheinlicher, dass er ehrliche Antworten bei eventueller Unzufriedenheit gibt. Dabei können Sie Probleme identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen für die Zukunft einleiten. Stellen Sie weiterhin sicher, dass jemand, der bereit ist, ins Unternehmen zurückzukehren, weiß, dass er willkommen ist.

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Verfasst von Leonie Bölke (Marketing HeavenHR)

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