Der/Die erste Mitarbeiter:in – Schritt für Schritt zur Lohnüberweisung

Der/die erste Mitarbeiter:in soll eingestellt werden und damit steht die erste Lohnüberweisung an. Die Aufträge häufen sich und können nicht mehr in Eigenleistung fertiggestellt werden oder aber es fehlt Know-how, um gewisse Aufgaben effektiv zu lösen?

Dann sollten Sie darüber nachdenken, Mitarbeiter:innen einzustellen und diese gegen Entgelt zu beschäftigen. Die Einstellung des ersten Mitarbeiters ist etwas ganz Besonderes und stellt für viele eine große Herausforderung dar. Doch was gibt es hierbei zu beachten?

Der/Die erster Mitarbeiter:in – Organisation ist alles

Zunächst sollten Sie überdenken, in welchem Arbeitsverhältnis Sie neue Mitarbeiter einstellen. Ob Freiberufler:in, Minijobber:in oder Angestellte in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis – das alles ist wichtig für die erste Lohnüberweisung.

Meldepflicht bei der Bundesagentur für Arbeit

Sie benötigen eine Betriebsnummer für jede:n Ihrer Beschäftigungsbetriebe, um als Arbeitgeber:in für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar zu sein.

Die Betriebsnummer benötigen Sie für die Anmeldungen bei der Krankenkasse und bei der Minijob-Zentrale. Sie kann elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden.

Meldepflicht bei der Krankenkasse

Mit wenigen Ausnahmen sind alle beschäftigten Arbeitnehmer:innen (z. B. kurzfristig Beschäftigte) sozialversicherungspflichtig. Beschäftigen Sie Mitarbeiter:innen sozialversicherungspflichtig, müssen Sie diese bei deren Krankenkasse anmelden.

Das Unternehmen muss den/die neue:n Mitarbeiter:in dazu fragen, bei welcher Krankenkasse zuletzt eine Versicherung bestanden hat. 

In einigen Branchen gilt die Sofortmeldepflicht, maximal haben Sie jedoch 6 Wochen Zeit, die Mitarbeiter:innen ordnungsgemäß zu melden. Die Leistungen beinhalten Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und die Beiträge für die gesetzliche Sozialversicherung werden in der Regel von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen je zur Hälfte aufgebracht. 

Folglich benötigen Sie für die Anmeldung den Namen der Krankenkasse, die Versicherungsnummer und den Sozialversicherungsausweis von Ihrem/Ihrer Arbeitnehmer:in.

Meldepflicht bei de Berufsgenossenschaft

Neben der Krankenkasse müssen Mitarbeiter:innen bei einer gesetzlichen Unfallversicherung angemeldet werden. Träger der Unfallversicherung sind die gewerblichen Berufsgenossenschaften, die landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft sowie die Versicherungsträger der öffentlichen Hand (z.B. Unfallkassen, Landesunfallkassen, Gemeindeunfallversicherungsverbände).

Außerdem ist die gesetzliche Unfallversicherung eine Haftpflichtversicherung des Unternehmens. Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung hat der/die Arbeitgeber:in allein zu tragen. Sie werden nach der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme der Versicherten und der Gefahrenklasse des Unternehmens bemessen.

Meldepflicht beim Finanzamt

Der/die Arbeitgeber:im ist verpflichtet, die Lohnsteuer vom Lohn/Gehalt, das er Arbeitnehmer:innen zahlt, einzubehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen. Die Lohnsteuer-Anmeldung geschieht auf elektronischem Weg. Dafür müssen Sie sich im Elster-Portal registrieren lassen und die elektronische Erklärung mit einem authentifizierten Zertifikat übermitteln.

Des Weiteren wird für die Meldung beim Finanzamt das Geburtsdatum, die Steueridentifikationsnummer und die Steuerklasse des Angestellten benötigt. Aus den elektronisch abrufbaren Lohnsteuerabzugsmerkmalen können Sie die entsprechende Lohnsteuer berechnen und abführen.

Neben der Lohnsteuer ist auch der Solidaritätszuschlag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen (5,5 % der zu zahlenden Lohnsteuer) und im Falle einer Mitgliedschaft bei einer kirchlichen Körperschaft ist auch die Kirchensteuer abzuführen.

Mehr Informationen zu den Inhalten in der Lohnabrechnung und wie Sie sie erstellen, finden Sie in unserem Blogartikel zur Lohnabrechnung.

Meldepflicht beim Gesundheitsamt

In bestimmten Branchen ist eine Meldung beim Gesundheitsamt nötig. Hier werden unter anderem amtsärztliche Untersuchung und Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz durchgeführt.

Das vom Gesundheitsamt ausgestellte Nachweisheft für Beschäftigte im Umgang mit Lebensmitteln bescheinigt die Prüfung der Mitarbeiter:innen durch das Gesundheitsamt.

Für Arbeitnehmer:innen aus Drittstaaten (außerhalb des europäischen Wirtschaftraums) ist zu beachten, dass ein Nachweis der Arbeitsgenehmigung nötig ist.

Der Arbeitsvertrag für den/die erste:n Mitarbeiter:in

Die Rechte und Pflichten für Arbeitgeber:innen und -nehmer:innen werden im Arbeitsvertrag geregelt und arbeitsrechtliche Vorschriften müssen beachtet werden. Um gemeinsame Grundlagen zu vereinbaren und Streitigkeiten zu vermeiden, sollte der Vertrag die folgenden Punkte beinhalten: 

• Vertragsparteien: Die Personendaten des Beschäftigten und Unternehmens müssen im Vertrag inkludiert sein (Name, Anschrift, Personendaten).
• Beschäftigungsverhältnis, Arbeitszeit und -ort: Die regelmäßige Arbeitszeit und gesamten Wochenstunden sollten vertraglich angegeben werden. Bei Gleitzeit oder Schichtdiensten ist zu empfehlen, die Schichtzeiten und die Pflichtanwesenheitszeiten aufzuführen. Ebenso ist zu regeln, ob es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitanstellung handelt und Eintrittsdatum und Arbeitsort sollten festgehalten werden.
• Arbeitsvergütung: Die Arbeitsvergütung (Arbeitsentgelt, Lohn, Gehalt) stellt die Hauptleistungspflicht der Arbeitgeber:innen aus dem Arbeitsvertrag dar
• Überstunden/ Freizeitausgleich: Wird die vertraglich festgelegte Arbeitszeit überschritten, sollte geklärt werden, ob und wie Überstunden ausgeglichen werden. Werden Überstunden finanziell oder mit Freizeit ausgeglichen oder hat der/die Mitarbeiter:in die freie Wahl?

• Urlaubstage: Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch beträgt vier Wochen Urlaub pro Jahr. Dieser Mindestanspruch darf aber beliebig vom Unternehmen nach oben hin abgeändert werden.
• Tätigkeitsfeld: Der Hauptaufgabenbereich des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin sollte vertraglich niedergeschrieben sein, um zu klären, welche Arbeiten sie/er leisten muss. Es empfiehlt sich, einen Zusatz hinzuzufügen, dass der Angestellte auch andere, ihm zumutbare Aufgaben übernehmen muss. 
• Befristung, Kündigungsfrist und Probezeit: Zur Absicherung des Unternehmens und des Beschäftigten sollten immer die Kündigungsfrist geklärt und möglicherweise eine Probezeit ausgemacht werden. 
• Arbeitskleidung: Ob Arbeitskleidung benötigt wird oder Dresscodes bestehen, kann gleich im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
• Regelungen zu etwaigen Nebentätigkeiten und Schweigepflicht: Darüber hinaus empfiehlt es sich, zusätzlich Regelungen zu etwaigen Nebentätigkeiten zu treffen und Stillschweigen über Interna und Geschäftsgeheimnisse abzusichern. Ebenso kann ein Wettbewerbsverbot vertraglich ausgehandelt werden.
• Vertragsbruch: Als Orientierungshilfe hat das German Standards Setting Institute speziell für Start-ups Standard-Verträge entwickelt.

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