Redaktion von HeavenHR
Mit der Digitalisierung ergeben sich stetig Entwicklungen in der Arbeitswelt. Neben neuen Methoden und digitalen Innovationen, zählen auch die Veränderungen gängiger Arbeitsnormen dazu, wie das stationäre Arbeiten im Büro. Neben dem klassischen Homeoffice, rückt immer mehr der Trend der virtuellen Teams ins Rampenlicht. Dabei handelt es sich um Arbeitsgruppen, die sich nur für bestimmte Projekte oder Aufgaben zusammenschließen. Die Teammitglieder werden aufgrund ihrer Qualifikation ausgewählt und zusammengesetzt. Meist befinden sich die Mitarbeiter dabei an unterschiedlichen Standorten, Städten, Ländern oder sogar Kontinenten. Diese Konstellation kann neben vielen Vorteilen, auch einige Schwierigkeiten und Komplikationen mit sich bringen.
Zunächst aber bieten die virtuellen Teams eine Vielzahl an Vorzügen. So kann ein optimales Team aus speziell ausgewählten Mitarbeitern erstellt werden, perfekt angepasst an das aktuelle Projekt. Bei zeitversetztem Arbeiten zwischen den verschiedenen Kontinenten, können theoretisch 24 Stunden Aufgaben erledigt werden. Die Zusammenarbeit in internationales Teams kann zudem zu einer größeren Vielfalt an Input beitragen, wissenstechnisch als auch kulturell. Ferner bieten die virtuellen Gruppen allen Beteiligten optimale Flexibilität und die Möglichkeit zur Selbstverwaltung ihrer Arbeit. Prinzipiell wird für die Teamerstellung nur ein Internetanschluss und ein Computer vorausgesetzt, aber auch Fähigkeiten wie Videocalls zu führen und mit Sharingplattformen umgehen zu können, erweisen sich dabei als hilfreich. Zudem eignet es sich Saas basierte Softwaresysteme wie HeavenHR einzusetzen, um zum Beispiel die Arbeitszeit zu erfassen und andere Daten an einem Ort zu speichern, die über das Internet für den Vorgesetzten zugänglich sind und direkt an die Lohnabrechnung übermittelt werden.
Trotzdem gibt es bei den virtuellen Gruppen auch einige Hürden, die es für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu überwinden gilt. Zunächst erweist sich meist das Fehlen der persönlichen Kommunikation als grundlegendes Problem. Durch die ausschließlich über Medien stattfindende Verständigung, können leicht Missverständnisse auftreten, die sich ggf. im realen Leben durch die direkte Konfrontation hätten vermeiden lassen. Daher empfiehlt es sich vor Start des Projektes alle beteiligten Mitarbeiter zu einem persönlichen Kennenlernen zu versammeln.
Problematisch kann es zudem werden, wenn es darum geht die Aufgaben zu verteilen und zu erledigen. Schlechte Kommunikation, unfaire Rollenverteilungen und unterschiedliche Arbeitstempos können zu einem schlechten Arbeitsklima beitragen. Auch die Zeitverschiebung kann sich als Problem erweisen, wenn es darum geht kurzfristig Anliegen zu klären.
In jedem Fall sollten daher fixe Zeitpläne und Meetings, zusammen mit klaren Zielen vor Beginn der Teamarbeit konzipiert werden. Es empfiehlt sich zudem eine eigens angepasste temporäre Hierarchie unter den Mitgliedern zu erstellt, um Verantwortlichkeiten und Entscheidungstrukturen klar zu definieren. Transparenz und Termingenauigkeit sollten ebenfalls gegeben sein.
All dem sollte aber wie bereits erwähnt, eine gute Kommunikation zu Grunde liegen. Ein klarer und präzise definierter Schriftverkehr sollte daher stets gegeben sein, sowie selbstverständlich ein höflicher Umgangston. Regelmäßiges Feedback zwischen allen beteiligten Teammitgliedern kann zudem dazu beitragen, Problemen direkt entgegen zu wirken.
Beachtet man diese Punkte, steht der gelungenen Zusammenarbeit der sog. „Schwarmintelligenz“ nichts mehr im Wege, effizient Projekte abzuarbeiten.
Virtual Teams bieten mit ihren Vorteilen eine große Chance für Unternehmen. Daher ist davon auszugehen, dass diese Art der Zusammenarbeit in den nächsten Jahren weiter zunimmt. Besonders in Kombination mit der sich stetig verbessernden Technik, könnte sich die Kollektivarbeit über holografische Abbildungen oder VR Brillen noch weiterverbreiten und verbessern.
