Remote Work

Die Digitalisierung und Arbeitsformen wie New Work machen mobiles Arbeiten möglich. Egal ob von zu Hause aus, im Café oder auch im Ausland – Der Trend von “Remote Work” wird zunehmend beliebter, verspricht mehr Wohlbefinden, Produktivität und eine bessere Work-Life-Balance sowie Familienfreundlichkeit. 

Remote Work (“Fernarbeit”) beschreibt das Konzept des ortsunabhängigen Arbeitens. Der Arbeitnehmer ist nicht fest an einen Ort wie das Firmenbüro gebunden, sondern kann ganz oder teilweise von zu Hause oder einem anderen beliebigen Ort arbeiten. Der Kontakt zu Arbeitgeber und Kollegen findet hauptsächlich online und telefonisch statt.

Virtuelle Jobs sind nur vom Internet abhängig. Nicht nur virtuelle Teams werden als Remote Worker bezeichnet, sondern auch beispielsweise regionale Vertriebsmitarbeiter und Handelsvertreter, da sie nicht an einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen gebunden sind.

Immer häufiger wird Remote Work in Unternehmen etabliert. Gerade in Corona-Zeiten, in denen es für viele Beschäftigte zumindest zeitweise gar keine andere Möglichkeit mehr gab, als von zu Hause aus zu arbeiten, geschah ein echtes Umdenken. Viele Unternehmen denken nun darüber nach, flexibles Arbeiten auch zukünftig zu ermöglichen.

Remote Teams 

Beschäftigte in Remote Teams sind oft über verschiedene Standorte hinweg verteilt. Direkte Begegnungen mit Kollegen fallen weitestgehend weg und die Kommunikation und Abstimmung erfolgt virtuell über digitale Kanäle.

Um Remote Teams erfolgreich managen zu können, ist es wichtig, dass  alle Mitarbeiter ihre Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten kennen, um den Abstimmungsaufwand möglichst gering zu halten. Dabei bringt die Führung dieser Teams einige besondere Herausforderungen mit sich, verlangt nicht nur Führungskompetenz, sondern auch Fähigkeiten im Umgang mit persönlicher Distanz und virtueller Kommunikation. 

Voraussetzungen für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit sind unter anderem:

• Funktionierende Technik

Wert gelegt werden sollte in jedem Fall auf eine gute technische Ausstattung, denn wer bei seiner Arbeit auf digitale Kommunikation angewiesen ist, muss sich auf eine funktionierende Technik verlassen können. Highspeed-Internet, Telefon- und Videokonferenzen, cloudbasierte Lösungen müssen auch remote bereitgestellt werden. Um optimale Bedingungen für die räumlich getrennte Zusammenarbeit zu schaffen, sollte sowohl die nötige Hardware, wie Laptop und Telefon, vorbereitet werden, als auch im Unternehmen genutzte Tools und Zugänge.

• Sicherheit

Ebenso muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter die Sicherheitsregeln und Datenschutzverordnungen befolgen. Es ist sehr zu empfehlen, die Einhaltung dieser Regelungen durch beide Parteien schriftlich zu vereinbaren, vor allem um unnötige Missverständnisse und Haftungsfälle zu vermeiden.

Um einen sicheren Fernzugriff auf das Unternehmensnetz sowie dessen Anwendungen bereitzustellen, darf die Verbindung zwischen den mobilen Geräten und zentralen Verarbeitungssystemen nur über eine sichere Leitung hergestellt werden, z. B. über VPN. Hierbei handelt es sich um ein durch Verschlüsselung abgesichertes Virtual Private Network (VPN). IT-Administratoren können VPNs managen und entscheiden, wer wann auf welche Anwendungen zugreifen kann und welche Rechte – zum Beispiel Lese- oder Schreibrechte – die Nutzer erhalten.

• Klare Ziele und Regeln

Wer ein Team remote führen möchte, muss klare Ziele und Regeln aufstellen. Vor allem bei Unternehmen mit internationalen Niederlassungen kann sich die Koordination von Teammeetings schwierig gestalten. Dennoch muss trotz Zeitverschiebung und flexibler Arbeitszeiten eine effektive Zusammenarbeit gewährleistet werden. Geregelte Termine und Deadlines sind essentiell, aber auch die Absprache der Technologienutzung (welche Tools werden wann für was genutzt). Auch sollte geklärt werden, wie der Fortschritt eines Projekts gemessen wird und wer welche Aufgaben übernimmt.

• Kommunikation

Wer aus der Ferne führt, sieht oft nicht, wenn ein Mitarbeiter vor seinem Rechner verzweifelt. Sorgen Sie für einen konstanten Austausch, machen Sie den Teammitgliedern klar, dass diese bei Problemen auf Sie zukommen können und sprechen Sie regelmäßig mit jedem Einzelnen. Tipp: Prüfen Sie über Umfragen oder Feedback-Formulare, wie es Ihren Mitarbeiter*innen geht.

• Vertrauen und Resultate anstelle von Kontrolle

Mitarbeiter, die remote arbeiten, müssen eigenverantwortlicher handeln, als Mitarbeiter, deren Chef im Büro nebenan sitzt. Führungskräfte sollten regelmäßig Feedback geben, Kontrolle abgeben und Mitarbeitern Vertrauen und Respekt schenken.

• Raum für informellen Austausch

Remote Teams fehlen die Gespräche an der Kaffeemaschine und das gemeinsame Feierabendbier. Um Isolationsgefühle zu verhindern und das Teamgefühl zu stärken, sollten Manager von Remote-Teams genügend Raum für informellen Austausch schaffen. Auch im Chat sollte es Raum für den netten Plausch nebenbei oder Lustiges aus dem Internet geben oder auch “virtuelle Kaffeepausen” geplant werden, bei denen sich Mitarbeiter austauschen können.

Vor- und Nachteile von Remote Work:

Remote Work ist Geschmacks- und Unternehmenssache. Mobiles Arbeiten hat Vor- und Nachteile und jeder sollte für sich selbst entscheiden, ob dieses Arbeitsmodell persönlich zu einem passt.

Vorteile 

• Betriebskosten senken

Der Arbeitgeber spart sämtliche Kosten wie zum Beispiel Strom, Wasser, Heizung, Miete, Reparatur- und Instandhaltungskosten für Drucker oder Küchengeräte, die für den Mitarbeiter im Büro anfallen würden.

• Mitarbeiter binden

Remote Work ist aufgrund flexibler Arbeitszeiten ein beliebtes Benefit bei Arbeitnehmern und damit eine Möglichkeit, Mitarbeiter an sich zu binden. Zudem mach Flexibilität auch das Familienleben leichter – Während der Pausen das Kind zur Kita bringen, Sport machen, mit dem Hund Gassi gehen oder einkaufen, ist hier kein Problem. 

• Kein langer Arbeitsweg

Das Einsparen des Arbeitsweges ist nicht nur umweltfreundlich und kostengünstig, sondern verringert auch Stress und Zuspätkommen durch den öffentlichen Verkehr, während gleichzeitig mehr Zeit und für sich selbst und Erholung geschaffen werden.

• Gesundheit

In Krankheitsfällen stecken Remote-Teammitglieder ihre Kollegen nicht an, sodass Ansteckungsketten innerhalb des Unternehmens gering gehalten werden. Durch das Einsparen des Arbeitsweges bleibt zudem wie oben genannt mehr Zeit für Erholung, was sich positiv auf die Gesundheit auswirken kann. 

• Konzentration

Verschiedene Störquellen werden vermieden und remote arbeitende Mitarbeiter haben zumindest die Kontrolle über Umwelteinflüsse, während sie die Geräuschkulisse im Büro, verursacht z.B. durch Kollegen und Telefonate kaum beeinflussen können.

• Motivation und Zufriedenheit

Mitarbeiter, die von ihren Vorgesetzten Managern Vertrauen entgegengebracht und Flexibilität gegeben werden, sind engagierter, loyaler und bereit, über sich hinauszugehen.

• Mehr Diversity und Zugang zu mehr Kandidaten

Wenn Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, kann das Unternehmen Kandidaten aus einem weltweiten Pool anziehen. Dabei kann die Vielfalt der Mitarbeiter aus einem diversen Team die Grundlage zum Vorteil für das Unternehmen genutzt werden und innovatives Denken hervorheben.

Herausforderungen und Nachteile:

• Isolation

Gemeinsame Zeit mit den Kollegen, Klatsch und Tratsch nebenbei oder das gemeinsame Feierabendbierchen – das ist mit Remote Work schwer möglich. Remote-Beschäftigte haben häufig mit Einsamkeit zu kämpfen und tun sich schwer damit, Beruf und Privatleben zu trennen. Sie stehen unter dem Druck der ständigen Verfügbarkeit. 

Einsamkeit kann sogar zu Schlafstörungen, einem schwachen Immunsystem oder Bluthochdruck führen. Führungskräfte sollten sich deswegen darum kümmern, dass ein guter Kommunikationsmix den Informationsfluss sicherstellt und auch Zeit für formellen Austausch da ist.

• Kommunikation

Bei Beschäftigten, die über verschiedene Orte verteilt sind, kann es zu weniger Echtzeit-Zusammenarbeit und schlechter Kommunikation kommen. Es ist schwieriger, mit Chat und Videokonferenzen Vertrauen unter den Mitarbeitern aufzubauen und klare Kommunikationsregeln und Erreichbarkeitszeiten sollten aufgestellt werden.

• Selbstmanagement

Zu Hause zu arbeiten bedeutet, dass Beschäftigte ihr Selbstmanagement im Griff haben, den inneren Schweinehund besiegen und dabei Zeit und Aufgaben komplett selbst managen müssen. 

• Onboarding

Beim Onboarding von Remote- Mitarbeitern sollte organisiert vorgegangen werden. Sammeln Sie alle wichtigen Informationen an einem virtuellen Ort, zu dem jeder Zugriff hat und geben Sie den neuen Remote-Mitarbeitern das Gefühl, das sie jederzeit und alles nachfragen können. Insbesondere am Anfang muss ein enger Kontakt zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern bestehen. Neu eingestellte oder auch leistungsschwache Mitarbeiter*innen benötigen mehr Unterstützung durch ihre Manager. Das ist in einer entfernten Arbeitssituation nicht immer einfach.

• Home-Office mit Kind

Remote Work verspricht die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Doch die Arbeit gleichzeitig mit der Aufsicht über die Kinder zu vereinbaren, kann auch eine Herausforderung sein.

Denn wer beispielsweise von zu Hause aus arbeitet, kann die Kinder nicht die ganze Zeit im Auge behalten. Wird sich hingegen zu sehr auf die Familie konzentriert, bleibt die Arbeit auf der Strecke und die Produktivität sinkt durch die ständige Ablenkung.

Deswegen ist es empfehlenswert, auch zu Hause feste Arbeitszeiten zu etablieren und sowohl mit Arbeitgeber und Team, als auch der eigenen Familie Kommunikationsregeln und Erreichbarkeitszeiten zu vereinbaren. Setzen Sie bewusst Pausen für Zeit mit der Familie, welche Sie normalerweise am Arbeitsplatz in der Kaffeeküche des Unternehmens oder in der Kantine mit Kollegen verbringen würden.

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Remote Teams mit HeavenHR managen

Gerade für Unternehmen, die sich im Übergang zu Remote Work befinden, gibt es erhebliche Auswirkungen auf HR-bezogene Prozesse und Abläufe. HR-Teams und Organisationen können hierbei durch eine moderne cloud-basierte HR-Software – wie die von HeavenHR  – unterstützt werden.

Einige Vorteile, die unsere HR- Software mit sich bringt, sind:

• Bewerbermanagement

Ein Bewerbermanagementsystem hilft bei der schnellen Veröffentlichung von Stellenangeboten, Erfassung und Zusammenstellung von Bewerberinformationen und auch die Kommunikation mit Bewerbern verschiedener Positionen kann durch E-Mail-Vorlagen einheitlich gestaltet werden.

• Virtuelles Onboarding oder Offboarding erfolgreich gestalten

Wird ein neuer Kandidat eingestellt oder verlässt ein Mitarbeiter die Firma, fallen oft wiederkehrende Aufgaben an, die sich in unserer Software mit wenigen Klicks automatisieren lassen. Neue Mitarbeiter können online auf wichtige Informationen über ihre neue Organisation und ihr Team zuzugreifen.

• Digitale Personalakte

Um den Überblick über alle personalrelevanten Daten zu behalten, hilft eine Digitale Personalakte. Zudem können benötigte Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort mit einem Klick erfasst und abgerufen werden.

• Erfassung der Abwesenheiten und Schichtplanung

Mit einem Self-Service-HR-System, über das Mitarbeiter und Manager ihre Fehlzeiten protokollieren und genehmigen können, können schnell geeignete Maßnahmen zur Reduzierung der Abwesenheitsraten geplant werden.

• Remote Zeiterfassung

Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen und geleistete Gesamtstunden können einfach und übersichtlich getracked werden.

• Inventar 

Die Ausstattung, die jeder Mitarbeiter mit nach Hause genommen hat, kann eingetragen und gespeichert werden. So behalten Sie stets den Überblick über Ihr Büromaterial.

• Lohnabrechnung

Indem die dafür nötigen Daten elektronisch generiert werden, kann auch bei der Lohnabrechnung  das zeit­aufwendige Zusammen­suchen von lohn­relevanten Änderungen und damit verbundener administrativer Aufwand erspart werden