Victoria
Remote Work ist das Arbeitsmodell der Stunde. Besonders durch die weltweite Pandemie und den Personalmangel angefeuert, gibt es immer mehr Unternehmen, die die Vorteile von Remote Work sehen. Was Sie als Arbeitgeber:in beachten müssen, wenn Sie mobiles Arbeiten anbieten, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Flexibilität wird oft gemeinsam mit einem fairen Gehalt von Arbeitnehmer:innen genannt, wenn es darum, wonach sie bei der Jobsuche unterscheiden. Viele Arbeitgeber:innen wollen einen guten Ausgleich zwischen Privat- und Berufsleben schaffen und bieten dementsprechend Remote Work oder zumindest eine Home-Office-Option an.
Wollen Sie der Great Resignation im Unternehmen trotzen und sich attraktiver für Fachkräfte aufstellen, könnte Remote Work eine Option sein. Wir erklären Ihnen in diesem Blogartikel, warum das so ist und welche Vorteile dieses Arbeitsmodell besitzt.
Das Arbeitsmodell “Remote Work”: eine Definition
“Remote Work” ist ein englischer Begriff, der frei übersetzt etwa “Fernarbeit” bedeutet. In der Definition ist dieses Arbeitsmodell also so zu erklären, dass ein:e Arbeitnehmer:in dem Büro bzw. dem Firmensitz fernbleibt. Von wo die Person arbeitet, ist dabei egal, weshalb Remote Work auch oft mit “ortsungebundenem Arbeiten” übersetzt werden kann.
In Deutschland hat sich nach der Pandemie vor allem das Arbeitsmodell von Remote Arbeiten durchgesetzt, bei dem der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin von Zuhause in Deutschland aus arbeitet und eben nicht ins Büro geht.
In anderen Ländern ist es üblich, dass eine Remote Work arbeitende Person im Ausland arbeitet, so zum Beispiel in Thailand oder anderen Ländern. Hierzulande gibt es oft Bedenken mit der Versicherung.
Es gibt auch Freelancer, die remote arbeiten. Die Definition ist hier dann die gleiche. Auch hier wird komplett ortsungebunden gearbeitet.
Nicht alle Jobs sind mit Remote Work vereinbar. Haben Sie jedoch Stellen zu besetzen, die zur Ausübung lediglich einen Laptop/PC und Internet benötigen, können Sie zumindest darüber nachdenken. Vor allem begehrte Fachkräfte in der IT-Abteilung setzen auf Remote Work. Dazu aber später mehr.
Welche Arbeitsmodelle zählen zu Remote Work?
Remote Work ist nicht nur flexibel – auch der Begriff wird von Arbeitgeber:innen flexibel genutzt und definiert. Oft lesen Bewerber:innen die Begriffe Remote und Home-Office in einem Atemzug und dann ist nicht richtig erkennbar, was das bei diesem speziellen genau Unternehmen bedeutet.
Im Grunde legen Sie fest, wie “remote” das Arbeiten bei Ihnen sein soll und wie Sie Home-Office für sich definieren. Wichtig ist aber, dass Sie es definieren und allen Mitarbeiter:innen – besonders beim Onboarding – mitteilen.
Folgende Arbeitsmodelle und Formen zählen zu Remote Work:
- Full(y) Remote: In manchen Stellenausschreibungen steht auch “100% remote”. Das bedeutet, dass die Stelle wirklich komplett ortsungebunden ist und es keine Möglichkeit gibt, ein Büro zu besuchen.
- Home-Office: Der Begriff sagt eigentlich aus, dass die Person von Zuhause aus arbeitet. Ob sie das die ganze Arbeitszeit tut oder nur ein paar Tage in der Woche, ist dabei egal. Mittlerweile haben sich der Begriff und die Definition aber gewandelt. Dazu später mehr.
- Telearbeit: Das Unternehmen stellt fest eingerichtete Bildschirmplätze im Haus bzw. der Wohnung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zur Verfügung (Quelle: § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung).
Die Telearbeit ist gesetzlich festgelegt. Bieten Sie dies an, müssen Sie auch die Gerätschaften für Ihre Mitarbeiter:innen besorgen und die Personen entsprechend ihrer Tätigkeiten ausstatten.
Bei Home-Office bzw. Remote Work entfällt das. Hier regelt entweder eine Betriebsvereinbarung, der Betriebsrat oder der Arbeitsvertrag, wie Sie dieses Arbeitsmodell für sich definieren und was Sie genau an Kosten Ihrer Mitarbeiter:innen kompensieren wollen.
Oft ist es üblich, die Mitarbeiter:innen dennoch bei der Besorgung von Gerätschaften wie einem Bildschirm oder einem guten Schreibtisch finanziell zu unterstützen. Einige, besonders kleine Unternehmen oder Start-ups, versorgen die Arbeitnehmer:innen zumindest mit einem Laptop.
Um ihren Mitarbeiter:innen dennoch eine Art Büro zu ermöglichen, gibt es besonders in größeren Städten Deutschlands Co-Working-Spaces. Hier können Sie Plätze und sogar Konferenzräume zeitweise anmieten.
Remote Work oder Home-Office: Was ist der Unterschied?
Remote Work, oder auch oft “Mobile Working” genannt, und Home-Office sind zwei unterschiedliche Arbeitsmodelle. Bei Home-Office ist nur das Arbeiten von Zuhause aus gemeint. “Remote Work” ist der Oberbegriff und kann zwar auch das Arbeiten von Zuhause aus definieren, aber es geht eher darum, dass es ortsungebunden und auch mit Ortswechseln geschehen kann.
In manchen Stellenausschreibungen schreiben Unternehmen, dass x Tage im Home-Office pro Woche erlaubt sind. Wenn Sie jedoch als Arbeitgeber:in Remote Work gestatten, erlauben Sie, dass die Person von überall aus arbeitet. Ob Sie das auf bestimmte Länder limitieren, ist Ihnen überlassen.
Vor- und Nachteile von Remote Work
Sie denken darüber nach, Remote Work in Ihrem Unternehmen einzuführen? Es gibt definitiv Vorteile, aber Sie sollten auch die Nachteile kennen. Remote Working funktioniert nicht für jedes Unternehmen und jede Position innerhalb eines Betriebs.
Remote Work hat viele Vorteile. Der Größte ist, dass es viele Studien gibt, in denen Arbeitnehmer:innen erklären, dass sie produktiver im Home-Office sind. Dafür muss es jedoch ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten geben.
Sie sollten auch Ihr Organigramm überdenken. Gibt es genügend Vorgesetzte und Manager:innen, die die Kommunikation und das Betriebsklima für alle optimieren und immer ein offenes Ohr haben? Zum Thema “Virtuelle Teams und virtuelle Führung” haben wir an anderer Stelle einen Artikel für Sie.
Haben Sie Angst davor, dass die Mitarbeiter:innen dann nicht mehr ihre Aufgaben erledigen, führen Sie einfach ein digitales Projektmanagement-Tool wie Asana, Trello oder Monday ein. Hierüber kann einfach nachvollzogen werden, wer was erledigt.
Auch die Meetingstruktur im Unternehmen muss bei Remote Work noch einmal überdacht werden. Vielleicht sind regelmäßige “Check in”-Meetings eine Option, um den Mitarbeiter:innen eine Tagesstruktur zu geben. Diese kurzen Meetings müssen nicht lang sein. Jede:r erzählt einfach, was er bzw. sie am Vortag geschafft hat und was er bzw. sie am heutigen Tag schaffen will.
| Vorteile | Nachteile |
| Betriebskosten senken: Sie sparen sämtliche Kosten wie zum Beispiel Strom, Wasser, Heizung, Miete sowie Reparatur- und Instandhaltungskosten für Drucker oder Küchengeräte, die für Mitarbeiter:innen im Büro anfallen würden. Wenn Sie ganz auf ein Büro verzichten, sparen Sie am meisten Kosten. | Weniger Zwischenmenschliches : Gemeinsame Zeit mit den Kolleg:innen, Klatsch und Tratsch nebenbei oder das gemeinsame Mittagessen – das ist mit Remote Work schwer möglich. Remote-Beschäftigte haben häufig mit Einsamkeit zu kämpfen und tun sich schwer damit, Berufs- und Privatleben zu trennen. Sie stehen unter dem Druck der ständigen Verfügbarkeit. |
| Fachkräfte finden: Remote Work ist aufgrund flexibler Arbeitszeiten ein beliebtes Benefit bei Arbeitnehmer:innen – besonders bei der Generation Z. Damit ist das auch eine Möglichkeit, Mitarbeiter:innen an sich zu binden. | Weniger Kommunikation: Bei Beschäftigten, die über verschiedene Orte verteilt sind, kann es zu weniger Echtzeit-Zusammenarbeit und schlechter Kommunikation kommen. Es ist schwieriger, mit Chat und Videokonferenzen ein gutes Unternehmensklima sowie eine gute Kommunikation im Betrieb zu etablieren. |
| Bindung erhöhen: Remote Work bedeutet Flexibilität. Es macht das Familienleben leichter. Während der Pausen das Kind zur Kita bringen, Sport machen, mit dem Hund Gassi gehen oder einkaufen, ist hier kein Problem. | Selbstmanagement und Disziplin: Zu Hause zu arbeiten bedeutet, dass Beschäftigte ihr Selbstmanagement im Griff haben, den inneren Schweinehund besiegen und dabei Zeit und Aufgaben komplett selbst managen müssen. |
| Kein langer Arbeitsweg: Das Einsparen des Arbeitsweges ist nicht nur umweltfreundlich und kostengünstig, sondern verringert auch Stress und Zuspätkommen durch den öffentlichen Verkehr. Ihre Mitarbeiter:innen können immer pünktlich starten. Die eingesparte Zeit können Ihre Mitarbeiter:innen auch zur Erholung nutzen und sind damit motivierter. | Onboarding: Beim Onboarding von Remote- Mitarbeiter:innen sollten Sie organisiert vorgehen. Sammeln Sie alle wichtigen Informationen an einem virtuellen Ort, zu dem jede:r Zugriff hat und geben Sie den neuen Remote-Mitarbeiter:innen das Gefühl, dass sie jederzeit alles nachfragen können. |
| Gesundheit: In Krankheitsfällen stecken Remote-Teammitglieder ihre Kolleg:innen nicht an, sodass Ansteckungsketten innerhalb des Unternehmens gering gehalten werden. | Gehalt und Unzufriedenheit: Diverse Studien haben herausgefunden, dass Mitarbeiter:innen in Remote Work weniger befördert werden und weniger Gehaltserhöhungen erhalten. Das liegt daran, dass ihre Arbeit nicht so sehr wahrgenommen wird. Das kann natürlich zu Unzufriedenheit führen. |
| Konzentration: Ohne das Arbeiten im Büro vermeiden Ihre Mitarbeiter:innen potenzielle Störquellen. Remote arbeitende Mitarbeiter:innen haben zumindest die Kontrolle über ihre Geräuschkulisse. Im Sommer können sie im Garten oder auf dem Balkon arbeiten, was die Zufriedenheit erhöht. | Nötige Sicherheit: Damit alle auf die gleichen Daten Zugriff haben, braucht es ein gutes Informationssystem. Das kostet IT-Ressourcen für die Bereitstellung, Entwicklung und Wartung. |
| Motivation und Zufriedenheit: Mitarbeiter:innen, die von ihren Arbeitgeber:innen Vertrauen und Flexibilität entgegengebracht bekommen, sind engagierter, loyaler und eher bereit, über sich hinauszugehen. | |
| Mehr Diversität und Zugang zu mehr Bewerber:innen: Wenn Mitarbeiter:innen von überall aus arbeiten können, kann das Unternehmen Kandidat:innen aus einem weltweiten Pool anziehen. Dabei kann die Vielfalt der Menschen aus einem diversen Team die Grundlage für innovatives Denken sein. |
Tipps für ein erfolgreiches mobiles Arbeiten
Es gibt einige Voraussetzungen, damit Remote Work in Ihrem Unternehmen funktionieren und auch alle Vorteile entfalten kann. Im oberen Abschnitt haben wir bereits einige Tipps zur Implementierung für Sie beschrieben.
So ist es wichtig, Ihren Arbeitnehmer:innen bei Remote Work eine gute Tagesstruktur zu geben und bei der Organisation der Aufgaben zu helfen. Das kann durch ein Projektplanungstool, aber auch durch gut geschulte Vorgesetzte und eine perfekte Meetingstruktur geschehen.
An anderer Stelle geben wir Ihnen Tipps, welche Pflichten Sie als Arbeitgeber im Home-Office haben.
Tipp 1: Funktionierende Technik
Sie sollten bei Remote Work unbedingt auf eine gute technische Ausstattung legen, damit die digitale Kommunikation funktionieren kann. Highspeed-Internet, Telefon- und Videokonferenzen und cloud-basierte Lösungen müssen auch remote bereitgestellt werden.
Denken Sie daran, die nötige Hardware wie Laptop oder Telefon vorzubereiten, aber auch die Zugänge und Programme im Unternehmen zu überprüfen.
Viele Unternehmen sind im Zuge des Personalmangels dazu übergangen, dass sich die Bewerber:innen die Hardware (Apple oder Windows etc.) aussuchen können. Auch zahlen manche Arbeitgeber:innen einen Bonus zu Beginn, um sich beispielsweise einen ergonomischen Arbeitsplatz in den eigenen 4 Wänden einzurichten.
Wir empfehlen Ihnen eine digitale HR-Software, mit der Sie beispielsweise die Zeiterfassung und den Urlaub abdecken können. HeavenHR kann Sie bei allen wichtigen Personalaufgaben unterstützen und durch das einfache Aufgabenmanagement Ihr Onboarding erleichtern.
Tipp 2: Sicherheit gewährleisten
Alle Mitarbeiter:innen müssen die Sicherheitsregeln und Datenschutzverordnungen kennen und befolgen. Cybersicherheit wird durch das Wachstum von Remote Work immer wichtiger.
Fertigen Sie am besten ein Blatt mit Regeln an, das Sie und Ihre Arbeitnehmer:innen unterzeichnen müssen. Das hilft Ihnen, Missverständnisse und im schlimmsten Fall Haftungsfälle zu vermeiden.
Um einen sicheren Fernzugriff auf das Unternehmensnetz sowie dessen Anwendungen bei Remote Work bereitzustellen, darf die Verbindung zwischen den mobilen Geräten und zentralen Verarbeitungssystemen nur über eine sichere Leitung hergestellt werden, beispielsweise über ein VPN.
Hierbei handelt es sich um ein durch Verschlüsselung abgesichertes Virtual Private Network (kurz: VPN). IT-Administratoren können VPNs managen und entscheiden, wer wann auf welche Anwendungen zugreifen kann und welche Rechte – zum Beispiel Lese- oder Schreibrechte – die Nutzer:innen erhalten.
Tipp 3: Klare Ziele und Regeln
Wer ein Team remote führen möchte, muss klare Ziele und Regeln aufstellen. Vor allem bei Unternehmen mit internationalen Niederlassungen kann sich die Koordination von Teammeetings schwierig gestalten.
Dennoch müssen Sie trotz Zeitverschiebung und flexibler Arbeitszeiten eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten. Geregelte Termine und Deadlines sind essenziell – aber auch die Absprache der Technologienutzung (welche Tools werden wann für was genutzt).
Zudem sollten Sie abklären, wie der Fortschritt eines Projekts gemessen wird und wer welche Aufgaben übernimmt.
Tipp 4: Kommunikation ist wichtig
Wer aus der Ferne führt, sieht oft nicht, wenn ein:e Mitarbeiter:in vor dem Rechner verzweifelt. Sorgen Sie für einen konstanten Austausch, machen Sie den Teammitgliedern klar, dass diese bei Problemen auf Sie zukommen können und sprechen Sie regelmäßig mit ihnen.
Prüfen Sie über Umfragen oder Feedback-Formulare, wie es Ihren Mitarbeiter:innen geht.
Tipp 5: Vertrauen und Resultate statt Kontrolle
Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten, müssen eigenverantwortlicher handeln, als Mitarbeiter:innen, deren Vorgesetzte im Büro nebenan sitzen. Führungskräfte sollten regelmäßig Feedback geben, Kontrolle abgeben und Mitarbeiter:innen Vertrauen und Respekt schenken.
Das verringert den Druck und erhöht die Motivation unter den Arbeitnehmer:innen. Sie entwickeln sich schneller weiter und lernen mehr.
Tipp 6: Raum für informellen Austausch
Remote Teams fehlen die Gespräche an der Kaffeemaschine und das gemeinsame Mittagessen. Um Isolationsgefühle zu verhindern und das Teamgefühl zu stärken, sollten Manager:innen von Remote-Teams genügend Raum für informellen Austausch schaffen.
Auch im Chat sollte es Raum für einen netten Plausch nebenbei oder Lustiges aus dem Internet geben. Virtuelle Kaffeepausen sind perfekt, damit sich Kolleg:innen austauschen können und, um eine freundliche Unternehmenskultur zu schaffen.
