Onboarding im Homeoffice: Remote Recruiting und Onboarding (Teil 2)

Schon während des Bewerbungsprozesses macht sich Ihr neuer Mitarbeiter ein Bild vom potentiellen Arbeitgeber. Nach einer erfolgreichen Rekrutierung bietet das Onboarding im Homeoffice die Möglichkeit, einen positiven Eindruck zu bestätigen und zu verstärken. Allerdings kann ein schlechtes Onboarding auch zu verminderter Produktivität oder sogar zu einer Kündigung des Arbeitnehmers führen.

Um neuen Mitarbeitern auch remote einen guten Start in den Arbeitsalltag zu ermöglichen, muss deswegen ein virtueller Raum erschaffen werden, der auf Vertrauen und kultureller Wertschätzung basiert. Vom ersten Eindruck, einem reibungslosen administrativen Ablauf sowie der Unternehmens- und Willkommenskultur hängt unter anderem ab, wie engagiert und motiviert sich ein neuer Mitarbeiter einarbeitet und ins Team integrieren wird. Fühlt sich Ihr neuer Mitarbeiter in diesem Teil des Onboardings gut aufgehoben, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass er sein Potenzial voll ausschöpfen kann und somit einen echten Mehrwert für das Unternehmen erzielt.

Während das Onboarding im Büro es ermöglicht, neue Mitarbeiter mit einem Willkommenspaket in der Hand zu begrüßen, andere Mitarbeiter persönlich vorzustellen und den Schulungsprozess vor Ort zu erklären, muss man neue Teammitglieder remote auf anderen Wegen erreichen. Das Onboarding geschieht hierbei virtuell und ist essenziell, um sicherzustellen, dass neue Teammitglieder in ihrer Rolle erfolgreich ankommen. Doch wie kommuniziert man Inhalte und Strategien des Onboarding-Prozesses richtig?

Folgende Tipps können helfen, neuen Mitarbeitern einen optimalen Start in den Arbeitsalltag zu ermöglichen:

Tipps für optimales Onboarding im Homeoffice

1. Administrative und technische Voraussetzungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass auf administrativer Seite alle wichtigen Details im Vorhinein geklärt sind und dem neuen Mitarbeiter ein Laptop mit VPN-Zugang zur Verfügung gestellt wird. Auf diesem sollten alle wichtigen Programme installiert sein, die im Unternehmen für die Kommunikation und Aufgabenverwaltung verwendet werden.

2. Einführung ins Unternehmen

Bereits vor dem ersten Arbeitstag sollten Informationen, Aufgaben und Termine geteilt werden, um einen lückenlosen Prozess der Einarbeitung zu garantieren. E-Learning-Angebote sind eine sehr gute Hilfe, um sich unternehmensinternes Know-how anzueignen. Geht es konkret um bestimmte interne Workflows, sollten Tutorials im Videoformat oder als Skript zur Verfügung gestellt werden.

Vereinbaren Sie ein virtuelles Meeting für den ersten Tag. Ein direkter Manager und / oder eine Person aus der Personalabteilung sollte neue Mitarbeiter persönlich im Team willkommen heißen.

Ohne einen Plan kann sich der erste Tag in einem Remote-Team einsam und desorientiert anfühlen. Ein Gefühl der Isolation kann das Zugehörigkeitsgefühl und die Produktivität eines Mitarbeiters beeinträchtigen. Lassen Sie neue Mitarbeiter deshalb wissen, dass sie jederzeit Fragen stellen können und erklären Sie ihnen, wie das Onboarding im Homeoffice aussehen wird und was sie in den nächsten Tagen und Wochen erwarten können.

3. Dem Team neue Mitglieder vorstellen

Um Ihrem Team einen Eindruck über den neuen Mitarbeiter zu verschaffen, können Sie vorher ein paar Informationen über die neu eingestellte Person teilen und wie ihre Rolle in das Team passt.

Bitten Sie neue Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn um eine kurze Beschreibung über sich selbst, anhand derer sie sich vorstellen können.

Informationen dazu können beispielsweise sein:

• Einige Details über sich selbst (z. B. Ort, Hobbys)
• Welche Fähigkeiten bringen sie in das Team ein?
• Worauf sie sich freuen, wenn sie ihre neue Rolle beginnen
• Foto(s) von sich (optional)

4. Integration neuer Mitarbeiter in das Team 

Um das Onboarding im Homeoffice erfolgreich zu gestalten, sollte von Beginn an die soziale Integration ins Team gefördert werden. Anstelle das Büro zu betreten, meldet sich Ihr neues Teammitglied über das Team-Kommunikationstool Ihres Unternehmens an. Achten Sie darauf, dass die Gespräche und Dokumente Ihres Teams so organisiert sind, dass ein Start erleichtert wird und Informationen leicht auffindbar sind. Stellen Sie neuen Teamkollegen Links zu allen Textdokumenten, relevanten Kontaktinformationen, Team-abändern und allem anderen zur Verfügung, was Ihr Team täglich verwendet.

Tipp: Es kann umständlich sein, sich als neue Person einzeln über Nachrichten vorzustellen – Stellen Sie deswegen neue Mitarbeiter vor, indem Sie über Ihr Kommunikationstool einen Willkommens-Thread starten. Erinnern Sie die Teammitglieder in Nebengesprächen daran, den ersten Schritt zu tun, und begrüßen Sie sie persönlich im Team.

Bringen Sie neue Mitarbeiter mit einem Mentor zusammen. Optimal ist es, wenn dieser kein direkter Manager ist, sondern ein Mitarbeiter in seinem Team. Ein guter Mentor fungiert als Ansprechpartner für Fragen oder Bedenken, die sich aus der neuen Arbeitssituation ergeben. Dabei ist es sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen wie etwa den Zeitpunkt und die Dauer für einen regelmäßigen Austausch zu fixieren, der am Besten per Videochat stattfindet.

6. Bereitstellen einer Checkliste

Erstellen Sie im Voraus eine Liste mit Aufgaben. Diese sollte abteilungsspezifisch sein und für jede Person oder Stelle angepasst werden. Die Onboarding-Checkliste sollte „Grundelemente“ enthalten, die jeden Bereich betreffen und anschließend „Abteilungselemente“, die für einen bestimmten Bereich spezifisch sind.

7. Verantwortlichkeiten erweitern

Geben Sie neuen Mitarbeitern das Gefühl, dass sie lernen und Fortschritte bei der Arbeit erzielen. Sobald Ihr neues Teammitglied die ersten Einstellungsaufgaben erledigt hat, können Sie die Verantwortung erweitern. Geben Sie dem Onboardee ein kleines Projekt, das unter geringem Druck steht, aber ermöglicht, sein Fachwissen und seine Fähigkeiten zur Problemlösung einzusetzen.

Geben Sie hierfür den Kontext des Projekts an und Details darüber, wie es in das Gesamtbild passt. Lassen Sie den neuen Mitarbeiter wissen, ob ähnliche Projekte bereits abgeschlossen wurden und zeigen Sie ihnen Beispiele, die die Zuordnung verdeutlichen können. Geben Sie Anreize dazu, wie das Endprodukt aussehen könnte und nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum.

Selten kann ein Projekt von Anfang bis Ende ohne andere Teammitglieder abgeschlossen werden. Neue Teammitglieder kennen jedoch häufig nicht die richtige Ansprechperson, um relevante Informationen zu erhalten. Geben Sie dem Onboardee deswegen Informationen zu den Aufgabenbereichen der Mitarbeiter im Team und stellen Sie sie einander vor.

8. Regelmäßige Check-ins und Feedback geben

Bleiben Sie in enger Kommunikation mit neuen Mitarbeitern und initiieren Sie regelmäßig Gespräche mit ihnen. Das reduziert das Gefühl der Einsamkeit und Isolation bei der bloßen virtuellen Zusammenarbeit. Fragen Sie sie, ob sie auf Probleme in ihrer Rolle stoßen und ob sie sich unterstützt fühlen.

Im Mitarbeitergespräch werden Aufgaben und Ziele besprochen und bisherige Arbeitsergebnisse ausgetauscht. Konstruktives Feedback ist hier ganz besonders wichtig und fördert die Motivation des Onboardees. Hier vereinbart der Vorgesetzte gemeinsam mit dem Mitarbeiter Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Das Feedback sollte via Videochat geschehen, um die Mimik des Gegenübers besser wahrnehmen und einschätzen zu können.

Mit HeavenHR’s 360° Evaluierung können Sie die Ihren Mitarbeiter ganz einfach konstruktives Feedback geben und Sie für Ihre gute Arbeit loben. Der Mitarbeiter kann mithilfe des Tools das Feedback des Arbeitgebers einsehen. Somit kann der Mitarbeiter seine Stärken und Schwächen besser erkennen, und seine Arbeitsansätze bei Bedarf anpassen.

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9. Feedback einfordern nach Onboarding im Homeoffice

Fordern Sie während und nach dem Onboarding im Homeoffice Feedback ein, damit Sie den Prozess korrigieren oder für die Zukunft optimieren können. Stellen Sie dafür in den ersten Wochen oder sogar Monaten während der Arbeit zeitweise verteilt Fragen. Diese könnten sein:

• Was hätten wir besser tun können, um Ihnen den Übergang zu erleichtern?
• Welche Teile des Onboarding-Prozesses haben Ihnen geholfen, unser Team besser zu verstehen?
• Entspricht der Job bisher dem, was Sie erwartet haben? Wenn nicht, was hätten wir tun können, um die Rolle besser zu kommunizieren?
• Kann ich etwas tun, um Sie besser zu unterstützen?

Bitten Sie die Mitarbeiter, ehrlich zu antworten und nehmen Sie kritisches Feedback nicht persönlich. Lassen Sie die Mitarbeiter stattdessen wissen, dass Sie an der Behebung des Problems arbeiten. Dies fördert eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und das Zugehörigkeitsgefühl.

Verfasst von Leonie Bölke (Marketing HeavenHR)

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