Talent Pool aufbauen: 6 Tipps, die Ihr Recruiting optimieren

Ein Talent Pool bietet Ihnen viele Vorteile, bedeutet aber auch gleichzeitig Aufwand. Besonders der Datenschutz muss zu jeder Zeit gewahrt werden. 

Wie Sie einen Bewerberpool bzw. Talent Pool erfolgreich aufbauen und auch zur Personalentwicklung von internen Mitarbeiter:innen nutzen können, erfahren Sie hier.

Talent Pool vs. Bewerberpool: Definition und Unterschiede

Talent Pools gewinnen im Zeitalter der Digitalisierung immer mehr an Wichtigkeit. Fast jede:r Recruiter:in hat einen eigenen Pool an Bewerber:innen, Freelancer:innen und weiteren Talenten. Dabei ist es aber umso wichtiger, diesen Talent Pool auch zu pflegen. Das bedeutet zwar Aufwand, rentiert sich aber am Ende stark.

Doch was ist ein Talent Pool? Die einfache Definition ist: Ein Talent Pool ist eine Art Datenbank, Liste oder Online-Plattform, in der Sie jeweils Profile von Menschen finden. Dabei unterscheidet das Personalwesen wie folgt:

Talent Pool	Bewerberpool
Ein interner Talent Pool besteht aus internen Mitarbeiter:innen, Freelancer:innen und anderen Kontakten.  Ein externer Talent Pool kann beispielsweise die Datenbank der Agentur für Arbeit sowie Jobbörsen sein.	Ein Bewerberpool besteht aus Bewerber:innen, mit denen kein Arbeitsverhältnis zustande kam oder Freelancer:innen, mit denen Sie noch nicht zusammengearbeitet haben. Aber auch ehemalige Mitarbeiter:innen können sich hier wiederfinden.

Oftmals wird noch von einem Kandidatenpool gesprochen, der nur diejenigen Talente auflistet, die Recruiter:innen wirklich noch einmal ansprechen wollen. Der Bewerberpool ist die Gesamtheit aller Kontakte, die sich jemals auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen beworben haben.

Meist wird für alle unterschiedlichen Begriffe das Wort “Talent Pool” benutzt. Im folgenden Text gehen wir auf interne Talent Pools, also diejenigen, die Sie selbst anlegen, ein.

Welche Vorteile haben ein Talent Pool und ein Bewerberpool?

Talent- und Bewerberpools haben einige Vor-, aber auch Nachteile. Bevor Sie einen aufbauen, sollten Sie sich über beides im Klaren sein.

Einen Bewerberpool aufzubauen, spart Ihnen am Ende viel Zeit. Dafür haben Sie am Anfang aber auch ein gutes Stück Arbeit vor sich. Außerdem lassen sich so auch Kosten sparen. Immerhin verkürzt sich die Time-to-hire, also die Zeit, bis Sie eine Person anstellen, enorm. 

Das sind die Vorteile eines Bewerberpools: 

• Sie kennen die Personen schon und haben im besten Fall bereits mit ihnen gesprochen. Dementsprechend wissen Sie, was Sie erwartet.
• Sie haben die volle Kontrolle über die Daten und können die Kriterien, wie die Bewerber:innen sortiert werden sollen, definieren. Außerdem können Sie sich eigene Notizen zu den Kandidat:innen machen.
• Sie wissen bereits, dass die Personen im Bewerberpool an Ihrem Unternehmen interessiert sind. Kommt es am Ende zur Anstellung, ist die Mitarbeiter:innenbindung viel höher.
• Bewerberpools unterstützen in Zeiten, die vom Personalmangel geprägt sind. 
• Die Bewerbungszeit geht schneller. In der Regel gab es bereits Gespräche zum Unternehmen und Sie können wichtige Schritte im Bewerbungsprozess abkürzen.
• Wenn Sie die früheren Bewerber:innen im Pool ansprechen, haben sie sich oftmals nicht aktiv am Markt umgeschaut – das bedeutet, dass es keine Konkurrenz für Ihr Unternehmen bzw. Angebot gibt.
• Der Personalmangel hat aber auch Auswirkungen auf Personalabteilungen. Dementsprechend brauchen Sie keine externen Recruiter:innen und senken so die Kosten.

Die Nachteile sind, dass Sie Ihre Listen aktiv pflegen müssen. Das bedeutet, dass Sie die Personen regelmäßig anschreiben müssen, um sie “warm zu halten”. Pflegen Sie die Kontakte nicht oder fragen nicht regelmäßig nach, ob noch Interesse besteht, haben Sie bald mehr Karteileichen, als Ihnen lieb ist.

Ein Talent Pool wird häufig für die Personalentwicklung genutzt. Halten Sie die Daten Ihrer internen Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden, können Sie interne Jobpositionen damit besetzen. Zudem lassen sich Weiterbildungs- und Entfaltungsmöglichkeiten damit abschätzen. 

Das bedeutet aber auch, dass Sie stets wissen müssen, in welche Richtung sich die Mitarbeiter:innen entwickeln wollen bzw. welche Stärken sie besitzen und welches Wissen sie sich aneignen. Hier sollten Sie stark mit den Teamleiter:innen im Austausch sein, um Potenziale im Talent Pool schnell erkennen zu können.

6 Tipps für einen erfolgreichen Talent Pool

Ein Talent Pool hat viele Vorteile. Doch wie machen Sie das Beste daraus? Und wie lässt er sich am besten aufbauen? Was müssen Sie beachten, wenn Sie Interessierte in Ihren Bewerberpool aufnehmen wollen? Alles zum Thema Datenschutz und weitere Tipps gibt es in den nächsten Abschnitten.

Sie suchen stattdessen nach guten Benefits für Ihre Mitarbeiter:innen? An anderer Stelle erklärt Ihnen eine Benefit-Expertin, wie Sie die besten Vorteile für Ihr Unternehmen finden.

Tipp 1: Talent Pool aufbauen – so gehts

Sie haben noch keinen Talent Pool, den Sie für Recruiting nutzen können? Der Aufbau erfordert etwas Zeit, wird sich aber extrem lohnen. 

Zuerst ist es wichtig, Ihre Datenbank mit geeigneten Kandidat:innen zu füllen. Hier kommt es darauf an, wie viel Zeit, Budget und Ressourcen Sie haben. Je nach Unternehmensgröße sind die Möglichkeiten, einen Talent Pool aufzubauen, verschieden.

Folgende Optionen haben Sie, um Personen in Ihren Bewerberpool aufnehmen zu können:

• Suchen Sie nach jungen Fachkräften? Besonders die Social-Media-Kanäle Tiktok und Instagram sind gut geeignet, um Personal aus der Generation Z und jüngere Millennials abzuholen. Wir empfehlen Ihnen, beide Kanäle lediglich für Recruiting zu nutzen und Ihre Unternehmenskultur zu zeigen. Machen Sie Fotos und Videos von Teamevents, befragen Sie Mitarbeiter:innen, was Sie an Ihrem Unternehmen mögen und stellen Sie sich als gute:r Arbeitgeber:in heraus. Besonders Bilder mit Menschen statt Gebäuden erreichen viel Reichweite und sind sehr beliebt. 
• Aber natürlich empfehlen sich auch LinkedIn und Xing als gute Optionen für Ihren Talent Pool. Jüngere Fachkräfte sind eher auf LinkedIn unterwegs; hier ist aber die Konkurrenz so hoch, dass Sie es auch auf Xing versuchen sollten. Stellen Sie nicht einfach eine Anfrage zum Vernetzen, sondern schreiben Sie noch ein paar persönliche Worte dazu.
• Aber auch Messen sind gut geeignet, um einen Talent Pool erfolgreich aufbauen zu können. Legen Sie am besten eine Liste mit Daten und Messen an, die für Ihr Unternehmen interessant sein könnten. Vor allem Hochschul- und Karrieremessen bringen viele Vorteile. Damit Sie aber das meiste herausholen, sollten Sie sich fragen, welche Stellen am schwierigsten zu besetzen sind und dann, wie Sie an diese Zielgruppe herankommen. Auf welchen Messen werden sich höchstwahrscheinlich passende Kontakte knüpfen lassen?
• Vergessen Sie nicht Praktikant:innen und Werkstudent:innen. Vielleicht scheiden sie aus dem Unternehmen aus, aber im neuen Job werden sie ja weitere Erfahrung sammeln. Es hilft ganz gut, im Kontakt zu bleiben und immer mal wieder nachzuhaken, ob sie das neue Wissen erneut in Ihrem Unternehmen anwenden wollen.
• Gleiches gilt für ehemalige Mitarbeiter:innen. Vielleicht lag der Weggang an einer bestimmten Führungskraft, die es nun nicht mehr im Unternehmen gibt? Oder haben Sie die Urlaubstage erhöht und das war ein Problem für die Kündigung? Scheuen Sie sich nicht davor, ehemalige Mitarbeiter:innen erneut anzuschreiben bzw. zumindest auf dem Laufenden zu halten, wie sich die Unternehmenskultur verändert hat. Arbeitnehmer:innen schätzen Ehrlichkeit und Offenheit.
• Belohnen Sie Empfehlungen von Mitarbeiter:innen mit einem Bonus, um Ihren Talent Pool aufbauen zu können. Kommt eine Person durch eine Empfehlung ins Unternehmen, sinkt die Chance, dass sie schnell wieder wechselt. Die Mitarbeiter:innenbindung ist in diesem Fall viel höher. Zudem kennen Ihre Mitarbeiter:innen die Kultur im Unternehmen und wissen, welche Personen in ihrem Umfeld dazu passen könnten.

Tipp 2: Talent Pool richtig sortieren und segmentieren

Nachdem Sie Ihren Talent Pool aufgebaut haben, spielt die Sortierung eine große Rolle. Damit Sie später auch wirklich Zeit sparen können, brauchen Sie Filter und Kennzeichnungen, damit Sie in Zukunft die richtigen Kandidat:innen anschreiben und schneller Stellen besetzen können. 

Um den Talent Pool also für Ihr Recruiting zu nutzen, sollten Sie über eine Software wie HeavenHR 2.0, die eine Talentpooling-Funktion besitzt und mit der Sie sortieren können,  nachdenken. Natürlich reichen für den Anfang auch Excel-Listen, um auszuprobieren, ob ein Bewerberpool für Sie funktioniert.

Erstellen Sie also mehrere Talent Pools bzw. teilen Sie sie in Segmente ein oder fügen wenigstens Details hinzu, damit Sie später wieder verstehen, was Sie mit der Person besprochen haben:

• Filtern Sie am besten nach dem Standort bzw. der Region der Kandidatin bzw. des Kandidaten.
• Aber auch die Berufserfahrung sollten Sie aufschreiben. Das ist besonders bei einem Talent Pool für interne Mitarbeiter:innen wichtig. Hier ist es aber notwendig, dass Sie die Erfahrung bzw. das Level immer wieder aktualisieren.
• Handelt es sich um eine:n ehemalige:n Mitarbeiter:in, sollten Sie auch diese Information vermerken bzw. diese Personen in einer eigenen Liste verwalten.

Schreiben Sie sich unbedingt auch persönliche Details auf, zum Beispiel, wo Sie diese Person kennengelernt und was Sie besprochen haben. Auch eventuelle Hobbys oder Gemeinsamkeiten können nützlich sein, damit Sie die Kandidat:innen aus dem Bewerberpool zielgerichteter und persönlicher anschreiben können.

Tipp 3: Qualität ist besser als eine lange Liste

Damit Sie mehr Erfolg mit Ihrem Talent Pool haben, sollten Sie beim Aufbauen darauf achten, dass Sie wirklich nur qualitativ hochwertige Kandidat:innen aufnehmen. Es geht nicht darum, möglichst viele Kontakte im Bewerberpool zu vereinen – denn am Ende wird Ihnen diese Vielzahl nichts nützen. 

Sortieren Sie deshalb regelmäßig Personen aus, die beispielsweise nicht mehr auf Nachrichten von Ihnen reagieren.

Tipp 4: So pflegen Sie Ihre Kontakte

Wenn Sie Ihren Talent Pool für das Recruiting nutzen wollen, müssen Sie diesen auch pflegen. Das bedeutet, dass Sie Kontakt halten sollten. 

Am besten geht das Ganze mit E-Mails. Schicken Sie einen Newsletter an Ihre Kontakte im Talent Pool. Das könnten Nachrichten zum Geburtstag der Person sein oder aber auch Neuigkeiten aus dem Unternehmen. 

Hören Sie beispielsweise oft, dass es einen bestimmten Grund gibt, weshalb sich Bewerber:innen gegen Ihr Unternehmen entscheiden und dieser Grund wird beseitigt, ist das einen Newsletter wert (z.B. mehr Urlaubstage, Umzug des Standorts). 

Aber auch Teamevents sind ein guter Anlass, um Ihren Talent Pool zu kontaktieren und zu zeigen, wie gut die Unternehmenskultur in Ihrem Unternehmen ist.

Tipp 5: Bewerberpool und Datenschutz – was ist legal?

Sie können Bewerber:innen nicht einfach in den Pool aufnehmen. Aus Gründen des Datenschutzes müssen Sie bestimmte Regularien beachten. 

Damit Sie den Datenschutz im Recruiting wahren, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie alle Daten der Bewerber:innen nach der Ablehnung bzw. Absage löschen. Sie haben jedoch maximal 6 Monate Zeit, um dies zu tun. Diese Aufbewahrungsfrist ist ganz nützlich, falls ein:e Bewerber:in klagen sollte.

Anders verhält es sich aber bei einem Bewerberpool und der DSGVO. Hier gibt es erweiterte Richtlinien zum Datenschutz:

• Hat sich eine Person bei Ihnen beworben – entweder auf eine konkrete Stelle oder initiativ, dürfen Sie sie nach der Erlaubnis fragen, sie für Zwecke eines Talent Pools zu speichern.
• Dafür brauchen Sie unbedingt eine Einwilligung – am besten schriftlich. 
• Diese muss freiwillig erfolgen.
• Die Einwilligung ist erst rechtskräftig, wenn der Bewerber bzw. die Bewerberin verständliche Informationen darüber erhält, weshalb und wie lange die Daten gespeichert werden.
• Expert:innen empfehlen eine Dauer von 6 bis 12 Monaten.

Einige Unternehmen fragen regelmäßig per E-Mail ab, ob noch Interesse bei den Bewerber:innen besteht. Dann kann sich die Dauer auch verlängern.

Widerruft ein:e ehemalige:r Bewerber:in diese Einwilligung, müssen Sie die Daten sofort aus dem Bewerberpool löschen. Dann sind Sie mit dem Datenschutz auf der sicheren Seite.

Tipp 6: Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist wichtig

Um einen Talent Pool zur Personalentwicklung zu nutzen, müssen die Daten dringend aktuell sein. Nur so können Sie Ihre Mitarbeiter:innen voll unterstützen. Besonders bei größeren Unternehmen kennen Sie aber nicht alle so gut.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich eine Kommunikationsstrategie mit den Führungskräften im Unternehmen überlegen. Ziel ist es, dass sie die Ergebnisse der Personalgespräche mit Ihnen teilen, damit Sie diese Informationen in Ihren Talent Pool aufnehmen können.