Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung einfach erklärt

Eine Frau erledigt die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung.

Haben Sie Mitarbeiter:innen, denen Sie ein periodisches Entgelt zahlen, müssen Sie eine Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung bzw. Entgeltabrechnung ausstellen. Diese Abrechnung besitzt einige Tücken – es drohen außerdem empfindliche Strafen, wenn Sie Fehler in der Abrechnung machen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung am besten erstellen, was sie enthalten muss und was Sie ansonsten zu Lohnsteuer, Sozialabgaben und Co. beachten müssen. 

Außerdem erwartet Sie ein Glossar mit den wichtigsten Abkürzungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Nutzen Sie auch gern unser Inhaltsverzeichnis, um schneller zu den Punkten zu kommen, die Sie interessieren.

Was ist der Unterschied zwischen der Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung?

Rund um die Abrechnung für Arbeitnehmer:innen gibt es viele Begriffe: Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung, Verdienstabrechnung, Lohnzettel, Lohnstreifen und viele mehr. Damit Sie als Arbeitgeber:in einen Überblick in diesem Begriffsdschungel bekommen, wollen wir Ihnen die wichtigsten Wörter nachfolgend erklären.

Die Entgeltabrechnung ist der Obergriff über alle anderen Arten und beschreibt die Abrechnung, die Arbeitgeber:innen zusätzlich zum Auszahlen des Gehalts ausstellen. Sie wird in einer regelmäßigen Periode erstellt. Üblich ist es monatlich, etwa zeitgleich zur Auszahlung des Gehalts. 

Die Entgeltabrechnung informiert in Textform über das gezahlte Arbeitsentgelt und ist bestimmten Gesetzen in Deutschland unterworfen.

Die Erklärung der Begriffe der Lohn- und Gehaltsabrechnung ergeben sich aus deren enthaltenen Wortstämmen:

  • Lohn: Das Geld wird auf Stundenbasis berechnet. Es kann sich durch verschiedene Faktoren von Monat zu Monat ändern.
  • Gehalt: Es handelt sich um ein fest vereinbartes, monatlich ausgezahltes Entgelt.

Die beiden Begriffe existieren in dieser Form bereits seit vielen Jahren. Sie sind auf die Zeit in Deutschland zurückzuführen, als es Arbeiter:innen gab, die körperlich schweren Tätigkeiten nachgingen und Angestellte, die im Büro tätig waren. Diese Klassenunterschiede wollen Gesetzgeber:innen und Institutionen heutzutage aufheben. Dementsprechend werden sie gegenwärtig fast nur noch als Synonyme genutzt. Viele deutsche Institutionen sprechen heute von Entgelt. 

Dennoch gibt es einige Dienste oder Anbieter:innen, die von einer Lohnabrechnung bzw. einer Gehaltsabrechnung statt einer Entgeltabrechnung sprechen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sich die einzelnen Begriffe im Sprachgebrauch gegenüber dem Obergriff durchgesetzt haben. In klassischen HR-Abteilungen wird kaum noch unterschieden und eine Lohnabrechnung bzw. eine Gehaltsabrechnung durchgeführt.

Die Verdienstabrechnung ist ein weiterer Begriff, den Sie als Synonym zur Entgeltabrechnung nutzen können. In einigen Branchen und einigen Teilen Deutschlands wird eher vom Verdienst gesprochen, weshalb es hier regionale Schwankungen gibt. 

Lohnzettel, Lohnschein und Lohnstreifen erklärt

Im Gegensatz zur Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung sind hier die Begriffe Lohnzettel und Lohnschein zu nennen. Bei ihnen handelt es sich um die Ausdrucke, die Arbeitnehmer:innen nach der Arbeit zugehen und das Gehalt sowie weitere Informationen anzeigen. Sie sind also das Ergebnis der Entgeltabrechnung.

Ein altertümliches Synonym dafür ist der Lohnstreifen. Die Erklärung: Er hat seinen Namen von der Form. Auf ihm befanden sich bereits Angaben wie die gearbeitete Stundenzahl sowie Versicherungsnummern. In einigen deutschen Regionen wird noch vom Lohnstreifen gesprochen. 

Lohnabrechnung für Arbeitgeber:innen: Was sind meine Pflichten?

Die Gewerbeordnung regelt in Paragraph 108 Absatz 1 ganz klar, dass jede:r Arbeitgeber:in eine Lohnabrechnung erstellen muss, sofern das Unternehmen ein Arbeitsentgelt zahlt. Die Entgeltabrechnung muss zudem in Textform erstellt werden. In dem Paragraphen finden Sie außerdem noch Angaben darüber, was in ein einer Verdienstabrechnung stehen muss.

Die Antwort auf die Frage “Wofür braucht man eine Lohnabrechnung?” ist also ganz einfach: weil Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Sie haben also keine andere Wahl. Sobald Sie Mitarbeiter:innen einen Verdienst zahlen, müssen Sie eine Gehaltsabrechnung durchführen. 

Wenn Sie die Lohnabrechnung nicht durchführen, kann das empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Wenn Sie die Lohnabrechnung nicht durchführen, kann das empfindliche Strafen nach sich ziehen. (Quelle: Karolina Grabowska / Pexels)

Sie sind von der Entgeltabrechnung befreit, wenn sich “die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben”. 

Darüber hinaus regelt noch eine weitere Verordnung die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung: die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Hier finden Sie vor allem Bestimmungen und Regelungen, was alles in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen muss. Diese Verordnung wurde 2013 erstellt, damit Unternehmen in Deutschland einheitliche Angaben in die Entgeltbescheinigungen schreiben können.

Arbeitgeber:in muss die Gehaltsabrechnung aufbewahren!

Neben der Pflicht, eine einfache und monatliche Lohnabrechnung als Arbeitgeber:in zu erstellen, gibt es noch eine für Sie: die Pflicht zur Aufbewahrung. Unterliegen die Lohnabrechnungen dem Steuer- oder Sozialversicherungsrecht, müssen sie aufbewahrt werden – selbst, wenn die Angestellten schon längst das Unternehmen verlassen haben. 

  • Aufbewahrungsfrist im Steuerrecht: Die Entgeltabrechnungen sowie Belege für den Lohnsteuerabzug müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Geht aus diesen Dokumenten hervor, dass Sie damit betrieblichen Gewinn erwirtschaften bzw. erwirtschaftet haben, verlängert sich die Frist auf 10 Jahre. (Quelle: § 41 Einkommenssteuergesetz)
  • Aufbewahrungsfrist im Sozialversicherungsrecht: Jegliche Beitragsabrechnungen für die Sozialversicherungsträger müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Gibt es darüber hinaus eine betriebliche Altersvorsorge, verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. (Quelle: § 18a Betriebsrentengesetz)

Lohnabrechnung rückwirkend erstellen oder Abrechnung falsch erstellt: Konsequenzen

Die Lohnabrechnung ist für viele Instanzen wichtig: allen voran aber für das Finanzamt. Es handelt sich hierbei um ein steuerliches Dokument. Dementsprechend sollten Sie die Entgeltabrechnung genau überprüfen, bevor Sie sie an das Finanzamt schicken. 

Haben Sie Fehler in dem Dokument gemacht, kann das dazu führen, dass Ihre Angestellten Ihnen das übel nehmen oder sogar in Widerspruch gehen. Letzteres führt nicht selten vor den Richtertisch.

Die Entgeltabrechnung nicht zu erstellen, kann besonders Schwierigkeiten mit den Mitarbeiter:innen bringen.
Die Entgeltabrechnung nicht zu erstellen, kann besonders Schwierigkeiten mit den Mitarbeiter:innen bringen. (Quelle: Andrea Piacquadio / Pexels)

Auch das Finanzamt hat ein berechtigtes Interesse daran, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung fehlerlos bei ihnen eingeht. Wollen Sie die Lohnabrechnung rückwirkend noch ändern, haben Sie noch genau 3 Monate Zeit, um das zu korrigieren. Doch wie alle Themen rund um Behörden geht das nicht so leicht von der Hand. Stellen Sie sich auf viele Telefonate und Formulare ein. 

Gleiches gilt für die Sozialversicherung und die Lohnabrechnung. Auch hier haben Sie nur noch die nächsten 3 Entgeltabrechnungen Zeit, um den Fehler zu korrigieren. 

Die Lohnabrechnung rückwirkend zu erstellen, ist äußerst schwierig. Sobald die Lohnsteuerbescheinigung bei den Angestellten eingegangen ist, ist die Korrektur in der Regel nicht mehr möglich. Haben Sie sich aber verrechnet, können Sie bei der nächstfolgenden Lohnzahlung die nicht erhobene Lohnsteuer einbehalten.

Haben Sie etwas falsch berechnet, beispielsweise die Lohnsteuer, haften Sie oftmals dafür. Das gilt vor allem für die Sozialabgaben. Haben Sie zu viel bezahlt, können Sie das Geld zwar von Ihren Angestellten zurückverlangen – jedoch kommt es hier stark auf das persönliche Verhältnis an. Solche Auseinandersetzungen wegen einer falsch berechneten Lohnabrechnung enden nicht selten vor Gericht. 

Innerhalb der nächsten 3 Gehaltszahlungen können Sie zu wenig berechnete Sozialabgaben vom Arbeitsentgelt abziehen. Danach wird es schwierig, das Geld zurückzuverlangen. Wenn nachweisbar ist, dass Sie die Schuld für den Fehler tragen, ist es fast unmöglich.

Auch eine zu niedrig angesetzte Lohnsteuer können Sie von Ihren Mitarbeiter:innen zurückverlangen. Das sorgt ebenfalls vermutlich für Unbehagen unter der Belegschaft. Gegenüber dem Finanzamt ist hier jedoch der/die Arbeitnehmer:in Schuldner:in. Sie haben 3 Jahre Zeit, um das zu viel gezahlte Geld zurückzuerlangen. Danach verjährt diese Angelegenheit. 

Probleme mit der Lohnabrechnung? HeavenHR kann Ihnen hier helfen. Auf unserer Website finden Sie mehr Informationen dazu.

Der Aufbau: Lohnabrechnung einfach erklärt

Die Lohnabrechnung legt Unternehmen weitere Pflichten bzw. Regularien auf. Besonders die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) regelt, wie der Aufbau einer Gehaltsabrechnung aussehen soll und welche Daten in der Lohnabrechnung abgebildet werden müssen.

Diese Daten müssen in die Entgeltabrechnung

In § 1 EBV finden Sie die in einer Gehaltsabrechnung zu machenden Pflichtangaben über Ihre:n Arbeitnehmer:in:

  • Name, Adresse und Geburtsdatum
  • Versicherungsnummer und Steueridentifikationsnummer
  • Datum des Beginns der Beschäftigung bei Ihnen und – falls der Fall eintritt – Datum des Endes der Beschäftigung
  • Zeitraum, der abgerechnet wird und die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage innerhalb des Zeitraums
  • Steuerklasse (mit gewähltem Faktor, wenn verheiratet)
  • Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag

Damit die Lohnabrechnung mit allen Pflichtangaben komplett ist, kommt zum Schluss natürlich noch der Name und die Anschrift Ihres Unternehmens dazu. Folgende Daten sind optional in der Lohnabrechnung:

  • Kirchensteuer
  • Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Angabe über Beitragszuschlag für Kinderlose
  • Angabe über ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich
  • Angabe über Mehrfachbeschäftigung
Die Gehaltsabrechnung hat einige Tücken. Wir zeigen Ihnen, was drinstehen muss.
Die Gehaltsabrechnung hat einige Tücken. Wir zeigen Ihnen, was drinstehen muss. (Quelle: Nataliya Vaitkevich / Pexels)

In Paragraph 2 gibt es weitere Informationen zur Lohnabrechnung für Arbeitgeber:innen. Hier wird geregelt, was zum Thema Entgelt mindestens in einer Abrechnung stehen muss:

  • Beschreibung und Höhe sämtlicher Bezüge sowie Abzüge
  • steuerpflichtiger Verdienst, aufgeschlüsselt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen
  • Sozialversicherungsbruttoentgelt aller Versicherungszweige, aufgeschlüsselt nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen
  • Gesamtbruttoentgelt, ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen
  • gesetzliche Abzüge vom steuerpflichtigen Teil des Entgelts und Sozialversicherungsbruttoentgelt, aufgeschlüsselt nach laufendem und einmaligem Bruttolohn sowie Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag und alle Angestelltenbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung (ggf. Seemannskasse und Abzüge durch Beiträge zur Arbeitsförderung)
  • Nettoentgelt
  • ggf. Unternehmenszuschuss bei freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie Unternehmensanteil zu berufsständischen Versorgungseinrichtung und alle Gesamtbeiträge, für die Sie Zahlungsvorgänge freiwillig für Ihre Angestellten übernehmen
  • Bezeichnungen und Höhe der Bezüge, Abzüge, Einbehaltungen oder Verrechnungen, einzeln aufgeschlüsselt nach Art, die sich nicht auf das Brutto auswirken oder zum Gesamtbrutto beitragen, jedoch nicht an Angestellte ausgezahlt werden
  • Auszahlungsbetrag, der am Ende auf dem Konto der Angestellten landet

Der Aufbau der Lohnabrechnung ist ganz einfach erklärt: Fangen Sie ganz oben mit den normalen Daten der Beschäftigten an, also Adresse, Steuerklasse, Steuer-ID etc. Im Hauptteil befindet sich alles, was den Bruttolohn ergibt sowie alle Abzüge, die den Nettolohn ergeben. Weiter unten sollten Sie dann die Kontodaten und die Gesamtsumme für den/die Mitarbeiter:in auflisten. 

Wichtig beim Aufbau der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die EBV regelt außerdem, dass Sie kennzeichnen sollten, dass sie nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde.

Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen: Inhalte einzeln erklärt

Der Aufbau einer Entgeltabrechnung kann unterscheiden, der Inhalt ist jedoch immer gleich: Im Kapitel zuvor haben wir Ihnen aufgeschlüsselt, was alles in die Abrechnung muss. In den folgenden Abschnitten wollen wir Ihnen detaillierte Angaben zu den einzelnen Punkten geben.

Berechnungsschema des Lohns in der Gehaltsabrechnung

In der Lohnabrechnung ist das Gehalt eine sehr wichtige Komponente. Sie dient nicht nur den Mitarbeiter:innen dazu, zu verstehen, was für Abzüge sie auf ihr Gehalt haben und was am Ende auf dem Konto landet. Auch Sie erhalten einen besseren Überblick, was Sie einbehalten und am Ende abführen müssen.

Führen Sie eine Lohn- und Gehaltsbuchung durch, ist es zuerst wichtig zu wissen, was Brutto- und Nettolohn eigentlich ist:

BruttoNetto
Im Arbeitsvertrag muss immer die Bruttosumme des Entgelts aufgeschrieben sein. Es gibt ein Gesamtbrutto und eine Bruttosumme. Im nächsten Abschnitt lesen Sie mehr dazu.
Beim Bruttolohn handelt es sich um die Summe, ohne den Abzug von Steuern wie der Lohnsteuer und weiteren Abgaben wie den Beiträgen zur Sozialversicherung und Krankenkasse.
Das ist die Summe, die am Ende auf das Konto des Angestellten überwiesen wird, sofern Ihre Mitarbeiten:innen keine vermögenswirksamen Leistungen oder Sachbezüge erhalten. Im nächsten Abschnitt lesen Sie mehr dazu.
Beim Nettolohn handelt es sich um die Summe, samt dem Abzug aller Steuern und Beiträge. 

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Steuern und Sozialabgaben einzubehalten, um sie dann den entsprechenden Krankenkassen und dem Finanzamt weiterzuleiten.

Es gibt verschiedene Abrechnungsmodelle für das Gehalt. So können Mitarbeiter:innen beispielsweise pauschal für eine Tätigkeit entlohnt werden, beispielsweise, weil vorher eine Summe X für die Lösung der Aufgabe deklariert wurde. Aber auch die Provisionsentlohnung oder Prämienlohn ist weit verbreitet. Erstellen Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, ist die Art von Gehalt jedoch nicht weiter von Belang. Wichtig ist, dass auf der Gehaltsabrechnung das spezifische Gehalt verzeichnet und aufgeschlüsselt ist.

Wie berechnet sich der Auszahlungsbetrag?

Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, fangen Sie am besten beim Gehalt an. Die Berechnung ist gar nicht so schwer, wenn Sie sorgfältig arbeiten. In diesem Kapitel schlüsseln wir Ihnen alle für die endgültige Gehaltsabrechnung wichtigen Abzüge auf.

Sie fangen beim Gesamtbruttolohn an. Dieser errechnet sich aus dem Bruttolohn und den folgenden Bestandteilen, die Sie addieren:

  • Zuschläge wie Nachtarbeit, Wochenend- oder Sonntagszuschläge oder Überstunden
  • Prämien und Provisionen wie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Lohnfortzahlungen bei Krankheit
  • Lohnnachzahlungen, falls Sie bei den vergangenen 3 Lohnabrechnungen etwas falsch berechnet haben
  • Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile wie ein Diensttelefon oder ein Dienstwagen 
  • Weihnachtsgeld bzw. 13. Monatsgehalt

Vom Gesamtbrutto subtrahieren Sie nun folgende Abzüge in der Gehaltsabrechnung:

  • Beiträge zur Sozialversicherung, also Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag

Und schon erhalten Sie den Nettolohn. Bevor Sie diese Summe aber Ihren Angestellten auszahlen, müssen Sie noch weitere Abzüge in der Lohnabrechnung vornehmen:

  • vermögenswirksame Leistungen
  • Pfändungen, geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Vorschüsse bzw. Aufwandsentschädigungen wie Fahrtgeld oder Reisekosten

Schon ist ein Teil der Gehaltsabrechnung geschafft! Diese Abzüge ergeben nun den Auszahlungsbetrag, den Sie Ihren Angestellten auf das jeweilige Konto überweisen können. Jedoch gibt es immer mal wieder Besonderheiten, also sonstige Abzüge in Ihrer Lohnabrechnung, die wir hier nicht abdecken können. Wenden Sie sich damit am besten an Expert:innen. 

Das Gesamtbrutto ist die gleiche Zahl wie der Bruttolohn, wenn Ihre Angestellten neben der vereinbarten Summe – die auch im Arbeitsvertrag steht, keine weiteren Leistungen beziehen. 

Stunden in der Lohnabrechnung aufschlüsseln

Erhalten Ihre Mitarbeiter:innen ein festes Gehalt, welches unabhängig von den Stunden ist, macht das Ihre monatliche Lohnabrechnung erheblich leichter. Ist dem nicht so, hilft ein Zeiterfassungssystem, was die Stunden in dem jeweiligen Monat für Sie aufschreibt.

Um die korrekte Anzahl an Stunden in der Lohnabrechnung aufzuschlüsseln, reicht oft ein Blick in den Vertrag. Wie viele Stunden muss der/die Mitarbeiter:in arbeiten? Gibt es noch Überstunden, die vergütet werden sollen? Auch hier kann ein Zeiterfassungssystem wie das von HeavenHR helfen.

Alle geleisteten Stunden müssen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgeschlüsselt sein.
Alle geleisteten Stunden müssen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgeschlüsselt sein. (Quelle: Andrea Piacquadio / Pexels)

Wichtig ist, dass sie alle vom Angestellten gearbeiteten Stunden in der Lohnabrechnung aufschlüsseln. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen nach einem Stundenlohn, wird in der Regel ein Durchschnittswert für Ausfall- und Urlaubstage berechnet. Handelt es sich um ein fixes Monatsgehalt, sind die Sonn- und Feiertage egal und fließen nicht mit in die Berechnung ein. Auch bei Krankheit oder Urlaub wird das Gehalt weitergezahlt.

Die Steuerklasse in der Lohnabrechnung erklärt

Die Steuerklasse spielt in der Gehaltsabrechnung eine wichtige Rolle. Die auch als “Lohnsteuerklasse” bekannte Nummer gibt Auskunft darüber, wie viele Steuern vom Entgelt abgezogen werden. 

Insgesamt gibt es 6 Steuerklassen für die monatliche Lohnabrechnung. Sie sagen aus, wie viel Steuern Arbeitnehmer:innen zahlen müssen. Außerdem richten sie sich nach den Lebensumständen der Mitarbeiter:innen. 

SteuerklasseErklärung
Lohnsteuerklasse 1 (I)– ledige, alleinstehende Mitarbeiter:innen oder
– verheiratete Angestellte, die dauernd getrennt leben oder
– geschieden oder
– verwitwete Mitarbeiter:innen
Lohnsteuerklasse 2 (II)– alleinerziehende Mitarbeiter:innen
Lohnsteuerklasse 3 (III)– verheiratete Mitarbeiter:innen und
– leben nicht dauernd getrennt voneinander und
– haben gravierende Unterschiede im Gehalt
– III beziehen diejenigen in einer Ehe, die mehr verdienen
Lohnsteuerklasse 4 (IV)– verheiratete Mitarbeiter:innen und
– leben nicht dauernd getrennt voneinander und
– verdienen in etwa das gleiche
Lohnsteuerklasse 5 (V)– verheiratete Mitarbeiter:innen und
– leben nicht dauernd getrennt voneinander und
– haben gravierende Unterschiede im Gehalt
– V beziehen diejenigen in einer Ehe, die weniger verdienen
Lohnsteuerklasse 6 (VI)– Mitarbeiter:innen mit mehreren Arbeitsverhältnissen

Haben Sie Fragen zur Steuerklasse in der Lohnabrechnung? Das Finanzamt vergibt sie und informiert bei Problemen bezüglich der Gehaltsabrechnung. Nicht wundern: Die Steuerklasse kann mehrmals im Jahr wechseln. 

Einfache Lohnabrechnung: Steuern und Lohnsteuer korrekt berechnen

Damit Sie das Steuerbrutto korrekt ausrechnen können, gibt es vielerlei Hilfsmittel und Berechnungsgrundlagen wie beispielsweise Gesetze. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie das Gesamtbrutto um alle steuerfreien Bezüge bereinigen. Im nächsten Abschnitt erklären wir Ihnen mehr zu diesen Abzügen.

Um die für die Gehaltsabrechnung wichtigen Steuern zu bestimmen, sollten Sie in § 32a Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) nachschauen. Hier finden Sie die aktuelle Berechnungsformel für dieses Jahr. 

In einer Fußnote des Gesetzestextes wird von der Einkommenssteuer gesprochen. Hiermit ist das, was Selbstständige abführen müssen, gemeint. Sie kümmern sich selbst darum, ihre Steuern korrekt zu berechnen. Damit sollte sich Ihre Lohnbuchhaltung in der Regel nicht befassen. Die Lohnsteuer ist das, was Sie für Angestellte abführen müssen.

Vergessen Sie nicht den Grundfreibetrag pro Steuerklasse in der Lohnabrechnung. Bis zu diesem Betrag muss keine Lohnsteuer entrichtet werden. Es wird auch oft “steuerfreies Existenzminimum” genannt.

SteuerklasseGrundfreibetrag
I10.347€
II10.347€
III20.694€
IV10.347€
Vkein Grundfreibetrag*
VI*

* Sobald Mitarbeiter:innen für das zweite und jedes weitere Arbeitsverhältnis eine elektronische Lohnsteuerkarte besitzen (“auf Lohnsteuerkarte arbeiten”), erhält die Person den Grundfreibetrag von 10.347€ auf das Dienstverhältnis. In dem Falle kann sie entscheiden, ob sie oder sein:e Partner:in der Klasse V den Freibetrag erhält.

Lohnsteuerkarte und ELStAM-Verfahren

Um die Steuern akkurat mittels Gehaltsabrechnung abführen zu können, brauchen Sie einige Daten von Ihren Beschäftigten. In der Regel werden diese Stammdaten in einer (digitalen) Personalakte festgehalten. 

Papier oder Excel-Listen gehören der Vergangenheit an: Die Lohnsteuerkarte gibt es nur noch digital.
Papier oder Excel-Listen gehören der Vergangenheit an: Die Lohnsteuerkarte gibt es nur noch digital. (Quelle: Tirachard Kumtanom / Pexels)

Seit 2014 gibt es keine Lohnsteuerkarte in Papierform mehr. Das läuft nun alles digital ab. Für die in der Gehaltsabrechnung definierten Lohnsteuer benutzen Sie das ELStAM-Verfahren. Es steht für: Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Ihr Vorteil: Wie der Name schon vermuten lässt, stellt Ihnen die Finanzverwaltung einige Merkmale, welche der Lohnsteuer in der Entgeltabrechnung abzuziehen sind, zum Download bereit. Diese sind:

  • Steuerklasse
  • Zahl der (Kinder-)Freibeträge
  • Kirchensteuer

Diese Daten können Sie als Arbeitgeber:in elektronisch abrufen. Dafür benötigen Sie lediglich diese 3 Merkmale, die Sie bei Ihren Mitarbeiter:innen abfragen müssen:

  • Geburtsdatum
  • steuerliche Identifikationsnummer (oder auch Steuer-ID)
  • Auskunft darüber, ob es sich um eine Haupt- oder Nebentätigkeit handelt

Veränderungen, die die Daten, die Sie abrufen können, betreffen, meldet Ihnen die Finanzverwaltung mittels sogenannter Änderungslisten von selbst.

Sie müssen sich bei Mein ELSTER registrieren, damit die Lohnsteuer und die Entgeltabrechnung klappt. Wie das am besten funktioniert und was Sie beachten müssen, lesen Sie direkt im ELSTER-Portal der Finanzverwaltung.

Aktuelle Lohnsteuertabelle für 2022

Damit Sie wissen, welche Steuern Sie in der Lohnabrechnung abziehen können, gibt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) jedes Jahr eine Lohnsteuertabelle aus. In den Downloads zum Thema “Programmablaufplan”auf der Website des BMF finden Sie die aktuellen Tabellen immer auf den letzten Seiten des Dokuments. Zur Vereinfachung sehen Sie nachfolgend die zwei Tabellen vom Ministerium:

Alle Mitarbeiter:innen, die in allen Sozialversicherungszweigen versichert sind, zählen in diese Tabelle.
Alle Mitarbeiter:innen, die in allen Sozialversicherungszweigen versichert sind, zählen in diese Tabelle. (Quelle: Bundesfinanzministerium)
Diese Lohnsteuertabelle wenden Sie an, wenn sich ein:e Arbeitnehmer:in in keinem Sozialversicherungszweig befindet, privat versichert ist und Ihnen keine Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung mitgeteilt hat.
Diese Lohnsteuertabelle wenden Sie an, wenn sich ein:e Arbeitnehmer:in in keinem Sozialversicherungszweig befindet, privat versichert ist und Ihnen keine Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung mitgeteilt hat. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

Steuerfreie Bezüge in der Lohnabrechnung

Ein wichtiges Thema bei der Lohnabrechnung sind die steuerfreien Bezüge. Sie definieren, bis zu welchem Wert Sie als Arbeitgeber:in Ihren Mitarbeiter:innen zusätzliches Gehalt bzw. Sachleistungen anbieten können, ohne dass Sie dafür Lohnsteuer zahlen müssen. 

Im Jahr 2022 wurde die Obergrenze dafür angehoben. Die Freigrenze liegt jetzt bei 50 Euro. Diese Zahl lesen Sie in § 8 des Einkommensteuergesetzes (EStG) nach. Das bedeutet, dass Sie Ihren Angestellten Sachleistungen in diesem Wert zusätzlich zum Lohn geben können. Der Wert ist monatlich anzusetzen. Er gilt pro Angestelltem.

Halten Sie sich nicht an die maximale Höhe der steuerfreien Bezüge, kann die Lohnabrechnung kompliziert werden. Denn dann werden alle Sachleistungen steuerpflichtig – auch diejenigen, die eigentlich nicht versteuert werden müssen.

Sie wissen nicht, welcher Wert in die 50-Euro-Grenze fällt? Es gilt der Netto-Wert. Entfällt jedoch ein Umsatzsteueranteil auf die Sachleistung, wird der Brutto-Wert zur Berechnung zurate gezogen. 

Bedenken Sie, dass es kein “Bezugskonto” gibt. Sollten Sie also 3 Monate in Folge keine Sachleistungen ausschöpfen, haben Sie im 4. Monat nicht eine 200-Euro-Grenze. Alles, was Sie nicht nutzen, verfällt sozusagen für den Monat.

Vorsicht auch bei Kostenerstattungen! Steuerfreie Bezüge sind nur solange wirklich in der Lohnabrechnung lohnsteuerbefreit, wenn es sich nicht um “zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten” handelt (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG). Das bedeutet: Sollten Sie eine versprochene Sachleistung lieber per Geld auszahlen wollen, müssen Sie darauf Steuern zahlen. 

Gutscheine und Geldkarten als steuerfreie Bezüge in der Lohnabrechnung

Eine Ausnahme hier sind aber Gutscheine und Geldkarten, die Ihre Mitarbeiter:innen dazu befähigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen zu kaufen und folgende Kriterien erfüllen (nachzulesen in § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG und § 2 Absatz 1 Nummer 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz oder auch ZAG ):

  • Die Gutscheine oder Geldkarten erlauben den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen bei Ihnen oder bei sehr wenigen Händlern (z.B. [Online-]Geschäfte einer bestimmten Kette oder regionale Einkaufs- und Dienstleistungsinstitutionen, Geschenkkarten für den Einzelhandel, die wiederaufladbar sind, Shopping-Karten für eine Tankstelle oder den Shops einer Kette, Gutscheine für Shops in anderen Shops wie Kosmetikfirmen in einem Waren- oder Kaufhaus, Guthabenkarten für ein Geschäft in der Stadt oder ein Shopping-Center).
  • Es werden nur wenige Produkte im Tausch mit den Gutscheinen oder Geldkarten angeboten (z.B. Gutscheine für Verkehr wie Fernverkehr oder E-Scooter sowie Dienstleistungen wie Zugrestaurants, Tankkarten für [elektrische] Autos, Sportgutscheine für verschiedene Fitnessstudios, Gutscheine für Audiostreaming oder Hörbücher sowie zum Kauf von Büchern, Gutscheine für Friseur:innen oder Kosmetiker:innen, Gutscheine für Läden, die ausschließlich Schmuck oder Accessoires anbieten).
  • Sie können den Gutschein bzw. die Geldkarte nur innerhalb der Landesgrenzen einlösen.
  • Es dient einem sozialen oder steuerlichen Zweck nach Maßgabe öffentlich-rechtlicher Bestimmungen (z.B. Gutscheine für den Verzehr in sozialen Einrichtungen, Essensmarken [digital oder in Papierform] als Arbeitgeber:innenzuschuss zum Essen, die über den Wert von 50€ steuerfrei sind, Guthabenkarte für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen, die bis 600€ pro Mitarbeiter:in und Jahr steuerfrei sind und Guthaben für Reha-Maßnahmen oder medizinische Leistungen)

Das bedeutet, dass ein Gutschein, der viele Einsatzmöglichkeiten besitzt, in der Regel nicht als steuerfrei in der Lohnabrechnung gilt. Wollen Sie eine Geschenkkarte kaufen, die Ihre Angestellten dazu befähigt, ihn auf einer Plattform einzusetzen, auf der auch Drittanbieter:innen Waren anbieten, gilt es nicht mehr als steuerfrei. Beispiele sind hier Amazon, Zalando oder der Online-Shop von Kaufland. 

Achten Sie unbedingt darauf, dass der Gutschein nicht mit Geld ausgezahlt werden kann, zum Beispiel der Restwert. In diesem Falle gilt er nicht als steuerfreier Bezug. Besitzt die Karte eine eigene IBAN oder Ihre Mitarbeiter:innen können damit Geld überweisen, ist es auch nicht mehr steuerfrei. 

Abrechnung der Konfession in der Lohnabrechnung

Die Finanzverwaltung teilt Ihnen die Konfession Ihrer Mitarbeiter:innen mit, damit Sie die Gehaltsabrechnung gewissenhaft erstellen können. Die Kirchensteuer pro Mitarbeiter:in beträgt 9 Prozent. Einzige Ausnahme bilden die Bundesländer Bayern und Baden-Württemberg. Hier sind es 8 Prozent. 

Die Konfession spielt nur dann eine Rolle in der Lohnabrechnung, wenn ein:e Angestellte:r Mitglied in der evangelischen oder katholischen Kirche oder der jüdischen Gemeinde ist.

In die Verdienstabrechnung gehört auch die Kirchensteuer.
In die Verdienstabrechnung gehört auch die Kirchensteuer. (Quelle: Nataliya Vaitkevich / Pexels)

Solidaritätszuschlag in der Gehaltsabrechnung einfach erklärt

Seit 2021 muss der Großteil der Mitarbeiter:innen keinen “Soli” mehr zahlen. Der Zuschlag sollte anfangs die deutsche Einheit finanzieren. Jetzt ist er kaum noch der Rede wert. 

Diese Menschen müssen noch den Solidaritätszuschlag zahlen:

  • Mitarbeiter:innen, die – einzeln veranlagt – mehr als 16.956 Euro pro Jahr an Steuern zahlen
  • Mitarbeiter:innen, die – zusammen veranlagt – mehr als 33.912 Euro pro Jahr an Steuern zahlen

Jedoch müssen die Angestellten, die über die Steuergrenze kommen, nicht direkt die vollen 5,5 Prozent zahlen. Vielmehr gibt es eine schrittweise Erhöhung bis zu den 100 Prozent. Erst bei einem Einkommen von

  • über 96.409 Euro für Alleinstehende und
  • über 192.818 Euro für Verheiratete

zahlen die Angestellten die vollen 5,5 Prozent.

Sozialversicherungen in der Lohnabrechnung

Die beste Lohnabrechnung enthält natürlich auch Sozialversicherungsbeiträge. Dies ist ein Sammelbegriff für insgesamt 5 verschiedene Sozialversicherungen in der Lohnabrechnung:

  1. Krankenversicherung
  2. Arbeitslosenversicherung
  3. Rentenversicherung
  4. Unfallversicherung
  5. Pflegeversicherung

In der Lohnabrechnung werden Sozialversicherungen oft mit SV abgekürzt. Es gibt einen sogenannten “Arbeitgeberanteil” (AG-Anteil) und einen, den die Mitarbeiter:innen tragen. Etwa die Hälfte der Kosten für die Sozialversicherungen in der Lohnabrechnung obliegen dem Arbeitgeberanteil. Die andere Hälfte “zahlen” die Angestellten anhand von Abzügen zu ihrem Lohn.

Rechnen Sie vom Gesamtbrutto einmal alle Zuschüsse zum Kindergarten, Gutscheine und Betriebsveranstaltungen heraus. Mit diesem Wert lassen sich jetzt die SV in der Gehaltsabrechnung berechnen. 

Monatliche Gehaltsabrechnung: Prozentsätze für Sie als Arbeitgeber:in

Um eine Lohnabrechnung korrekt zu erstellen, müssen Sie die SV und den AG-Anteil genau wissen. Dieser Arbeitgeberanteil ändert sich jährlich. Damit Sie Ihre monatliche Gehaltsabrechnung schnell erledigt bekommen, haben wir hier alle Beitragssätze bzw. Prozentsätze für Sie aufgelistet:

AG-AnteilBeschreibungAN-Anteil
7,30%+X*Krankenversicherung7,30%+X*
7%+XErmäßigte Krankenversicherung7%+X
1,20%Arbeitslosenversicherung1,20%
9,30%Rentenversicherung9,30%
15,40%Knappschaftliche Rentenversicherung9,30%
1,525%Pflegeversicherung1,525%
1,025%Pflegeversicherung in Sachsen2,025%
Zuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung0,35%
0,09%Insolvenzgeldumlage

* Es gibt noch eine Besonderheit zur Krankenkasse in der Lohnabrechnung: Die 14,60 Prozent in unsererer Tabelle sind das untere Ende des Beitragssatzes. Die gesetzlichen Krankenkassen können diesen Wert noch einmal anheben. Näheres erfahren Sie bei den jeweiligen Krankenkassen selbst. Im Jahr 2022 liegt der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz bei 1,3 Prozent.

Die Unfallversicherung tragen Sie zu 100 Prozent. Was Sie hier zahlen müssen, erfahren Sie bei Ihrem Versicherungsunternehmen.

Lohnabrechnung erklärt: Was ist U1 und U2?

Dabei handelt es sich um zwei spezielle Umlageverfahren, die ebenfalls vom Brutto, von welchen auch die Sozialversicherungen abgehen, abgezogen werden.

  • U1: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • U2: Mutterschaft

Mit diesen Umlageverfahren sollen die finanziellen Belastungen für Sie durch beide Fälle abgefedert werden.

Die Krankenkasse erhält Ihren Teil für das Umlageverfahren 1. Wie hoch der Beitragssatz ist, ist je Krankenkasse unterschiedlich. 

Beide Umlageverfahren müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. (Quelle: Pavel Danilyuk / Pexels)

U1 zahlen Sie nur dann, wenn Ihr Unternehmen unter 30 Arbeitnehmer:innen zählt. Dabei werden einige Arten von Beschäftigten herausgerechnet. Dazu zählen:

  • Azubis und Praktikant:innen
  • schwerbehinderte Menschen
  • Familienangehörige, die ebenfalls im landwirtschaftlichen Betrieb arbeiten
  • Bezieher:innen von Vorruhestandsgeld
  • Menschen im Wehr- und Zivildienst
  • Heimarbeiter:innen
  • Angestellte, die sich in der Phase der Freistellung der Altersteilzeit befinden

Teilzeitkräfte werden anteilig dazugezählt.

Beim Umlageverfahren 2 wird auch ein gewisser Beitragssatz gezahlt, der aber unabhängig von der Mitarbeiter:innenzahl ist. Dafür zahlt die Krankenkasse im Falle eines Mutterschutzes 13 Euro pro Tag, während der/die Arbeitgeber:in die Differenz zum durchschnittlichen Nettogehalt ausgleichen muss.

Beitragsbemessungsgrenzen für Sozialversicherungen

Achten Sie bei Ihrer Lohnabrechnung auch darauf, dass Sie die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen einhalten. Die Zahlen ändern sich in der Regel jährlich und zeigen das Höchstgehalt, bis wann die Prozentsätze gelten. Verdient eine:r Ihrer Mitarbeiter:innen mehr, nutzen Sie einfach den Höchstbeitrag und wenden hier die Prozente aus unserer Tabelle an. 

Versicherungneue Bundesländer
monatlich
alte Bundesländer
monatlich
Krankenvers.4.837,50€4.837,50€
Pflegevers.4.837,50€4.837,50€
Rentenvers.6.750€7.050€
Knappschaftliche Renten.8.350€8.650€
Arbeitslosenvers.6.750€7.050€

Was ist eine vorbereitende Lohnabrechnung?

Sie wollen die monatliche Gehaltsabrechnung einfach selbst machen, aber wissen nicht, was Sie beachten müssen? Sollten Sie die Arbeit an eine:n Steuerberater:in auslagern, müssen Sie dennoch etwas tun. Leider gilt hier nicht: aus den Augen, aus dem Sinn! 

Die vorbereitende Lohnabrechnung ist etwas, was Sie – wie der Name schon sagt – vorbereiten und dann an die Lohnabrechner:innen schicken. Das bedeutet: Sie sammeln alle möglichen Daten und übergeben sie. Dazu gehören z.B.:

  • Arbeitszeit inklusive Urlaubs- und Krankheitstage
  • Stundenarbeitszeiten
  • Stammdaten wie Adresse, Geburtsdatum etc.
  • aktuelle Gehälter

Danach berechnen Sie die zu berechnende Lohnsteuer und die Sozialversicherungsabgaben. Das alles geht dann weiter an ein Steuerbüro oder ein sogenannte Lohnbüro. 

Mit HeavenHR gelingt die vorbereitende Gehaltsabrechnung ganz einfach: Unsere umfassende Software sammelt die Stammdaten, Stunden etc. Ihrer Mitarbeiter:innen und erstellt Sie Ihnen – Gehaltsabrechnung in einfach also.

Der Ablauf einer Gehaltsabrechnung

Nachdem wir nun gelernt haben, wie Sie eine monatliche Lohnabrechnung erstellen, wollen wir Ihnen den Prozess samt Finanzamt, Buchhaltung etc. aufzeigen. 

  1. Zuerst sammeln Sie alle Stammdaten über Ihre Mitarbeiter:innen. Um einen Auszug für das ELStAM-Verfahren zu erhalten, müssen Sie das Geburtsdatum sowie die Steuer-ID angeben. Danach bekommen Sie die Steuerklasse, die Zahl der Freibeträge sowie Kinderfreibeträge und die Konfession mitgeteilt.
  2. Sammeln Sie die gearbeiteten Stunden sowie die Krankheits- und Urlaubstage.
  3. Mit all diesen Daten können Sie jetzt starten und den Gesamtbruttolohn aufstellen.
  4. Danach ermitteln Sie die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag und ziehen ihn vom Gesamtbrutto ab. 
  5. Berechnen Sie jetzt die Sozialversicherungen und reduzieren Sie den Gesamtlohn auch um diesen Wert.
  6. Sie erhalten den Auszahlungsbetrag für Ihre Mitarbeiter:innen. Leiten Sie Ihn an die Buchhaltung weiter, damit die Lohnabrechnung weitergehen kann. Gibt es keine Buchhaltung bei Ihnen, dann können Sie es an dieser Stelle überweisen.
  7. Sie behalten die Lohnsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge ein und überweisen es gesondert. Bei Ihrer Lohnabrechnung kommt nun das Finanzamt ins Spiel. Tipp: Damit Sie keine Säumniszuschläge zahlen müssen, empfehlen wir Ihnen, das Lastschriftverfahren beim Finanzamt und den Krankenkassen zu nutzen.
  8. Die Lohnsteuer des aktuellen Monats muss bis zum 10. Tag des nachfolgenden Monats beim zuständigen Finanzamt eingehen. Sollte der 10. ein Feiertag oder Samstag bzw. Sonntag sein, reicht der folgende Werktag (Gesetz dazu: § 41a EStG). Das Finanzamt behält sich vor, die fällige Steuer Ihrer Lohnabrechnung zu schätzen und ein Zwangsgeld zu verordnen, falls Sie die Steuer zu spät zahlen. 
  9. Der Prozess der Lohnabrechnung geht weiter: Nun müssen Sie die Sozialversicherungen zahlen. Die Sozialabgaben müssen spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des aktuellen Beschäftigungsmonat eingegangen sein. Außerdem müssen Sie sogenannte Beitragsnachweise an die Krankenkassen schicken. Sie teilen den Institutionen die Höhe und Aufteilung der Sozialabgaben, die Umlagebeiträge (U1 & U2) sowie die Insolvenzgeldumlage mit. Diese Nachweise müssen spätestens 0 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats vorliegen. 
  10. Am Ende verschicken Sie die Lohnabrechnung einfach. Ob Sie sie per E-Mail versenden können und was Sie dabei beachten müssen, erklären wir Ihnen an anderer Stelle.

Und das ist auch schon der Ablauf der Gehaltsabrechnung. Mit einer cleveren Software wie der von HeavenHR verringert sich der Prozess erheblich. Zudem haben Sie hier kompetente Ansprechpersonen, die Ihnen bei jeder Frage weiterhelfen.

Die Lohnabrechnung ist für Arbeitgeber:innen gar nicht so schwer – besonders, wenn Sie Unterstützung bekommen. (Quelle: JESHOOTS.com / Pexels)

Glossar: Einfache Begriffe zur Entgeltabrechnung erklärt

Die Erstellung der Lohnabrechnung als Arbeitgeber:in ist nicht ganz leicht. Und dann kommen da auch noch Begriffe, die Sie nicht kennen, dazu! Aber keine Sorge! Wir erklären Ihnen in diesem Abschnitt alle wichtigen Begriffe rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Zeiterfassung: In der Lohnabrechnung ist es wichtig, dass Sie die tatsächlich gearbeiteten Stunden Ihrer Mitarbeiter:innen aufschreiben. Die Zeiterfassung kann Ihre Lohnabrechnung erleichtern, wenn Sie eine digitale Software dafür nutzen. Mit HeavenHR ist das möglich.

Verdienstbescheinigung: Die Verdienstbescheinigung gehört nicht zur Lohnabrechnung. Sie ist ein Zettel, der als Nachweis über die Höhe des Entgelts der Mitarbeiter:innen informiert. Dieser Nachweis wird außerdem den Angestellten zur Verfügung gestellt – allerdings nur, wenn sie darum gebeten haben. Sie müssen die Verdienstbescheinigung als Arbeitgeber:in also nicht automatisch über die Lohnabrechnung ausstellen. 

Lohnabrechnung ohne Gehalt: Sie wollen eine Lohnabrechnung erstellen, aber der Angestellte hat 0 Euro in dem Monat verdient? Dann sind Sie auch nicht zu einer Entgeltabrechnung verpflichtet. § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung sagt ganz klar: “Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.” Da kein Arbeitsentgelt gezahlt wurde, gibt es auch keine Lohnabrechnung. Ohne Gehalt, keine Abrechnung also. Dennoch können Sie als Arbeitgeber:in Ihren Beschäftigten in diesem Fall einen Nachweis ausstellen, dass die Person bei Ihnen angestellt ist.

Lohnsteuerjahresausgleich: Dieser Begriff definiert eine Korrektur der Lohnsteuer vom Unternehmen aus. Größtenteils wird der Lohnsteuerjahresausgleich über die Lohnabrechnung im Dezember vorgenommen. Haben sich Gehälter von Mitarbeiter:innen geändert oder Sie haben Weihnachtsgeld gezahlt? Sobald Sie noch mehr als 10 Beschäftigte in Ihrem Betrieb haben, wird der Lohnsteuerjahresausgleich über die Lohnabrechnung fällig.

Was bedeutet kumuliert in der Lohnabrechnung? Kumuliert bedeutet, dass alle Werte zusammengerechnet, also addiert, werden. Während Sie die Gehaltsabrechnung als Arbeitgeber:in monatlich ausstellen, gibt es am Ende des Jahres eine Abrechnung, die alle Werte, also die monatlichen Löhne, zusammengefasst, also kumuliert, zeigt.

BVE: In der Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung bedeutet die Abkürzung “Berufsständische Versorgungseinrichtung”. Diese Versorgungssysteme gelten für kammerfähige Freie Berufe und kümmern sich um die Altersvorsorge.

GB: Diese Abkürzung steht für “Gesamtbrutto” in der Lohnabrechnung. “GB” bezeichnet das Bruttogehalt samt einiger Zusätze wie Nachtarbeitszuschläge, Prämien, Provisionen, Lohnfort- oder -nachzahlungen, Sachbezüge und Weihnachtsgeld. Mehr Informationen dazu lesen Sie in unserem Abschnitt “Berechnungsschema des Lohns in der Gehaltsabrechnung”.

StKl: Oft wird das l wie ein i gelesen, weshalb es zu Verwechslungen mit der Abkürzung “StKi” kommt, die aber keine Bedeutung in der Entgeltabrechnung hat. StKl bezeichnet die Steuerklasse in der Lohnabrechnung. Es gibt 6 verschiedene in Deutschland. Mehr Informationen dazu lesen Sie in unserem Abschnitt “Die Steuerklasse in der Lohnabrechnung erklärt”.

GWS: Damit sind geldwerte Sachbezüge in der Lohnabrechnung gemeint – also alle Vorteile, die nicht als Lohn ausgezahlt und auch nicht als solche gerechnet werden. Mehr Informationen dazu lesen Sie in unserem Abschnitt “Steuerfreie Bezüge in der Lohnabrechnung”.

BGR: Damit ist der Beitragsschlüssel in der Lohnabrechnung gemeint. Das ist eine Nummer für die Sozialabgaben, die einem/einer speziellen Mitarbeiter:in zugeordnet werden kann. 

SEG: Diese Abkürzung steht für Schmutz, Erschwernis und Gefahr. Es gibt bestimmte Zulagen, die Arbeitnehmer:innen erhalten, sofern sie bestimmte Tätigkeiten ausüben, die besondere Bedingungen erfüllen.

Aufrolldifferenz: Der Begriff der Aufrollungsdifferenz bezeichnet eine Korrektur in der Lohnabrechnung. Wenn sich ein Beitragssatz geändert oder eine nachträgliche Abwesenheit einer Ihrer Mitarbeiter:innen aufgefallen ist, wird diese Differenz mit der nächsten Lohnabrechnung verrechnet. Wir sprechen hier von einer Aufrollung.

Victoria arbeitet im Marketing von HeavenHR. Gemeinsam mit ihren Kolleg:innen stellt sie interessante Artikel, Tipps und News aus der HR-Welt zusammen.

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