Geschenke für Mitarbeiter:innen: Wann sie steuerfrei sind

Besonders in der heutigen Zeit von Personalmangel und Great Resignation ist es umso wichtiger, Beschäftigte zu motivieren und zu binden. Geschenke für Mitarbeiter:innen steigern die Wertschätzung und damit auch die Attraktivität Ihres Unternehmens – das haben zahlreiche Studien ergeben.

Doch was gilt es in puncto Geschenke an Mitarbeiter:innen zu beachten? Sind sie steuerfrei? Und was sind gute Mitarbeitergeschenke? Alles, was Sie zum Thema Geschenke an Arbeitnehmer:innen wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Vorteile der Geschenke für Mitarbeiter:innen

Bevor wir Ihnen jedoch Geschenkideen für jeden Anlass verraten, wollen wir darauf eingehen, weshalb – auch kleine – Geschenke bei Mitarbeiter:innen zu mehr Zufriedenheit führen können.

Etwa 8 von 10 Berufstätigen gaben bei einer Studie der Aktion Mensch an, dass sie sich besonders über Mitarbeitergeschenke freuen. Zwei Drittel sagten sogar aus, dass diese die Motivation steigern und die Beschäftigten ihre:n Arbeitgeber:in attraktiver fanden. 

Obwohl sich so viele Menschen über Mitarbeitergeschenke freuen, nutzen das viele Unternehmen nicht aus. Laut der Studie bekommt nur jede:r zehnte Mitarbeiter:in regelmäßig kleine Präsente. Dafür sagten aber 60 Prozent der Befragten aus, dass sie wenigstens schon einmal ein Geschenk in ihrem Arbeitsleben erhalten haben. 

Eine kleine Aufmerksamkeit für Mitarbeiter:innen ist auch deshalb immer vorteilhaft, weil sie das Arbeitsklima verbessert und eine Zusammengehörigkeit im Unternehmen schafft. Besonders in schwierigen Phasen, geprägt von politischen und gesellschaftlichen oder auch wirtschaftlichen Herausforderungen, können Geschenke für Arbeitnehmer:innen positiv entgegenwirken. 

Und das Gute: Geschenke für Mitarbeiter:innen müssen nicht einmal teuer sein. Nur jede:r achte Befragte legt Wert auf ein teures Präsent. Das Geschenk sollte vielmehr folgende Eigenschaften besitzen:

• einen privaten Nutzen haben (67 Prozent)
• Spaß machen (63 Prozent)
• einen Nutzen über einen längeren Zeitraum haben (59 Prozent)

Wenn das Mitarbeitergeschenk noch einem guten Zweck zugutekommt, freuen sich ganze 21 Prozent der Befragten darüber.  

Sind Mitarbeitergeschenke steuerfrei? Das müssen Sie beachten.

Sie wollen Geschenke für Ihre Mitarbeiter:innen kaufen, aber wissen nicht, ob sie steuerfrei sind? In der Tat ändern sich gewisse Grenzen in der Regel jährlich. Deshalb sind viele Arbeitgeber:innen oft verwirrt.

Wo liegt also die Grenze für Geschenke an Mitarbeiter:innen? Im Jahr 2023 befindet sie sich bei 50 Euro. Das Einkommensteuergesetz unter § 8 Einnahmen regelt sie. 

Wollen Sie also, dass Ihre Mitarbeitergeschenke steuerfrei sind, also von der Lohnsteuer und der Sozialversicherung ausgenommen bleiben, müssen Sie sich diesen Wert gut einprägen. 

Es gibt jedoch noch einige Ausnahmen in puncto steuerfreie Geschenke: 

• Die 50 Euro gelten pro Monat.
• Sie sind pro Mitarbeiter:in anzusetzen.
• Sie verfallen nach einem Monat und summieren sich nicht.

Besonders letzter Punkt ist entscheidend, wenn Sie Geschenke für Mitarbeiter:innen kaufen und die richtige Grenze einhalten wollen. Haben Sie einer Person in einem Monat kein Mitarbeitergeschenk gemacht, steht im darauffolgenden Monat nicht die doppelte Summe zur Verfügung. 

Es gibt auch eine weitere Ausnahme, wenn es um steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer:innen geht: Haben Sie bereits Mitarbeiter:innenvorteile im Unternehmen eingeführt, müssen Sie hier vorsichtig sein. Beispielsweise eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio zählt bereits als Geschenk für Mitarbeiter:innen und damit zu der 50-Euro-Grenze.

Sachgeschenke an Mitarbeiter:innen sind also bis 50 Euro zulässig. Halten Sie sich nicht an diese Regelung und kommen über die Grenze, werden alle Sachleistungen steuerpflichtig – auch die, die Sie nicht versteuern müssten. Außerdem verkompliziert das Ihre Lohnabrechnung enorm.

Apropos Lohnabrechnung: Alle Informationen zur Entgeltabrechnung finden Sie an anderer Stelle auf unserem Blog.

Diese Geschenke an Mitarbeiter:innen sind immer steuerfrei

Während Sie ganz einfach Sachgeschenke an Mitarbeiter:innen bis 50 Euro überreichen können, gilt dies leider nicht für Geldgeschenke. Diese müssen in der Regel immer normal versteuert werden. 

Es handelt sich nicht um steuerfreie Mitarbeitergeschenke, wenn Sie Geldleistungen anbieten. Das gilt insbesondere für folgende Mitarbeitergeschenke, die nicht steuerfrei sind (Quelle: § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG):

• zweckgebundene Geldleistungen
• nachträgliche Erstattungen von Kosten
• Geldersatzmittel wie Schecks, Kredit- oder Guthabenkarten

Gemeint sind also alle Vorteile oder Mittel, die einen Geldbetrag meinen bzw. ersetzen. Möchte ein:e Mitarbeiter:in ein Sachgeschenk lieber ausgezahlt bekommen, sind darauf Steuern zu zahlen – auch, wenn das Sachgeschenk eigentlich steuerfrei ist.

Es gibt einige Mitarbeitergeschenke, die per se immer steuerfrei sind. Dazu zählen insbesondere Streuwerbeartikel. Das sind alle Werbemittel, die an ein breites Publikum “verstreut” werden und maßgeblich zur Bekanntheit eines Unternehmens bzw. einer Marke beitragen. Beispiele hierfür sind Kugelschreiber, Tassen oder auch Visitenkarten. 

Bei Streuwerbeartikeln gilt folgendes: Liegen die Herstellungs- bzw. Anschaffungskosten unter 10 Euro, müssen keine Steuern entrichtet werden.

Doch auch Benefits sind besonders beliebt, da diese Art der Geschenke für Mitarbeiter:innen ebenfalls steuerfrei sind. So zum Beispiel auch die Bezuschussung für Tickets für den öffentlichen Nahverkehr von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte (Quelle: § 3 Nr. 15 EStG). Steuerfrei sind Einzelfahrkarten sowie Tickets für mehrere Fahrten, Zeitkarten wie etwa Monats- oder Jahreskarten oder Ermäßigungskarten wie die BahnCard 25 oder auch 100.

Die Versteuerung dieser Geschenke an Mitarbeiter:innen entfällt, sofern die Tickets zusätzlich zum geleisteten Arbeitslohn gezahlt werden.

Essenszuschuss, Versicherung und Co.

Weitere steuerfreie Geschenke, die auch ebenfalls Benefits sein können, sind:

• Essenszuschuss: Nicht jedes Unternehmen hat das Geld für eine eigene Kantine. In Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen können Sie aber dennoch steuerfreie Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen verteilen, indem Sie Mahlzeiten bezuschussen. Täglich können Ihre Mitarbeiter:innen für 6,90 Euro essen gehen. Dieser Wert setzt sich aus 3,10 Euro zusammen, die Sie steuerfrei zahlen und einem Sachbezugswert von 3,80 Euro, den Ihre Arbeitnehmer:innen – ebenfalls steuerfrei – zuzahlen müssen. 
• Krankenzusatzversicherung: Seit einem Gerichtsurteil vom Bundesfinanzhof aus dem Jahr 2018 zählt eine private Zusatzkrankenversicherung auch zum Sachlohn und ist deshalb bis 50 Euro monatlich als eine Art der Mitarbeitergeschenke steuerfrei. Wichtig ist aber, dass das Unternehmen die Versicherung abschließt. 
• Zertifizierte Gesundheitskurse: Zusätzlich zum Lohn können Unternehmen eine besondere Art der Geschenke an ihre Mitarbeiter:innen steuerfrei weitergeben. Pro Mitarbeiter:in können Sie jährlich bis zu 600 Euro sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei für Gesundheitskurse wie Massagen, Rückentraining oder auch Ernährungskurse bezahlen. Aber auch besondere Seminare zur Bewältigung von Stress oder Vorbeugung sind hier inbegriffen. Solche Kurse haben eine lange Wirkung und helfen in der Regel mit nützlichen Tipps noch lange Zeit nach der Teilnahme. Wichtig ist, dass die Kurse zertifiziert sind, den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern oder die betriebliche Gesundheit fördern. Damit sind also keine Monatsbeiträge für ein Fitnessstudio gemeint. 
• Weiterbildung: Eine weitere Idee für Geschenke an Arbeitnehmer:innen als Betriebsausgabe sind Weiterbildungskurse. Wenn diese der “Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers” (§ 3 Nr. 19 EStG) dienen, sind sie komplett steuerfrei. Dieses Geschenk für Mitarbeiter:innen hat aber noch einen weiteren Vorteil: Die Kurse müssen nicht arbeitsplatzbezogen sein. Dementsprechend gelten hier auch Weiterbildungen, die Sprach- oder Computerkenntnisse verbessern. 

Seit der Pandemie gibt es noch eine besondere Idee für Geschenke für alle Arbeitnehmer:innen, die aus dem Home-Office heraus arbeiten. Nutzen die Mitarbeiter:innen ihr Internet und Telefon auch beruflich, können Arbeitgeber:innen diese Kosten pauschal bis zu 20 Prozent, aber maximal 20 Euro, pro Monat steuerfrei erstatten.

• Essen und Getränke beim Arbeiten: Oft in Stellenanzeigen als Benefit angegeben und gleichzeitig eine gute Idee für Geschenke an Arbeitnehmer:innen, die ebenfalls steuerfrei sind: Snacks und frische Getränke am Arbeitsplatz. Arbeitet Ihr Team im Büro, können Sie während der Arbeitszeiten Mineralwasser, Obst, Schokolade, Kaffee und Co. in kleinem Umfang beisteuern. Sogar unbelegte Brötchen sind möglich. Einzige Regelung, die Sie in puncto Geschenke für Mitarbeiter:innen beachten müssen, damit Sie steuerfrei bleiben, ist: Es darf sich nicht um ein komplettes Frühstück handeln. Das bedeutet, dass die Brötchen beispielsweise nicht mit Marmelade oder Butter bestrichen sein dürfen. 
• Unregelmäßige Arbeitseinsätze und Essen: Handelt es sich um Arbeitseinsätze, die unregelmäßig zu ungewöhnlichen Zeiten entstehen, können Sie auch hier die Speisen steuerfrei als Mitarbeitergeschenk bezahlen. Müssen also beispielsweise Überstunden geleistet werden, können Sie eine Pizza und Getränke ausgeben. 

“Zusätzlich zum Lohn”: Das bedeutet die Klausel

Sollen die Mitarbeitergeschenke wirklich steuerfrei sein, finden Sie oft die Klausel, dass Arbeitgeber:innenleistungen “zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” gezahlt werden müssen.

In § 8 Absatz 1 4 EStG ist definiert, welche Punkte erfüllt sein müssen, damit die Geschenke an Mitarbeiter:innen wirklich steuerfrei sind:

• Das Geschenk bzw. die Sachzuwendung wird nicht auf den Lohn addiert, damit die vertraglich vereinbarte Bruttosumme zustande kommt.
• Das Geschenk bzw. die Sachzuwendung sorgt nicht dafür, dass der Lohn reduziert wird, um mit dem Wert des Geschenks bzw. der Zuwendung die Reduzierung auszugleichen.
• Wurde eine Lohnerhöhung versprochen, darf das Geschenk bzw. die Sachzuwendung nicht anstelle dieser gewährt werden.
• Fällt das Geschenk bzw. die Sachzuwendung weg, darf der Lohn nicht erhöht werden.

Sind all diese Punkte erfüllt, sind die Geschenke für Mitarbeiter:innen steuerfrei – natürlich müssen noch andere Kriterien stimmen. Diese sind im vorangegangenen Absatz zusätzlich zu den Ideen für Geschenke aufgelistet.

Geschenke als “Aufmerksamkeiten” bis 60 Euro

Die Grenze, ab wann Mitarbeitergeschenke steuerfrei sind, erhöht sich, sobald es sich um eine Aufmerksamkeit handelt. Mit diesen Präsenten zeigen Sie besonders viel Wertschätzung, weil Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein Geschenk zu einem ganz besonderen Anlass machen. 

Geschenke für Mitarbeiter:innen, die als Aufmerksamkeiten laut Lohnsteuerrichtlinie (LStR) L 19.6 gelten, sind bis 60 Euro steuerfrei. In der Richtlinie heißt es:

Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.

L 19.6 LStR

In diesem zweiten Satz des ersten Absatzes steht bereits die Definition einer Aufmerksamkeit für Mitarbeiter:innen: ein Geschenk zu einem besonderen und vor allem persönlichen Ereignis. Doch was bedeutet das? 

Eine Aufmerksamkeit…

• führt nicht zur Bereicherung der Arbeitnehmer:innen.
• gehört nicht zum Arbeitslohn.
• ist keine Geldzuwendung.
• wird zeitnah zu einem persönlichen Anlass, nur für den/die jeweilige:n Mitarbeiter:in, überreicht.
• kann privaten, aber auch beruflichen Gründen zugrunde liegen.
• kann im Rahmen einer Feier oder aber auch einfach normal überreicht werden.

Ist damit das Geburtstagsgeschenk für Mitarbeiter:innen steuerfrei? Ja, das ist es. Denn hierbei handelt es sich um ein persönliches Ereignis aus dem privaten Bereich, der nur für den/die bestimmte:n Angestellte:n gilt.

Beispiele für Aufmerksamkeiten, die als Geschenke für Mitarbeiter:innen bis 60 Euro steuerfrei sind: Geburt eines Kindes, Hochzeit, Beförderung, Verabschiedung aus dem Unternehmen, Positionswechsel, rundes Jubiläum beim Unternehmen. 

Was hingegen nicht gilt, ist ein Weihnachtsgeschenk oder ein Geschenk zum Firmenjubiläum. Das hängt damit zusammen, dass es sich hierbei nicht um ein persönliches Ereignis handelt, sondern es alle Mitarbeiter:innen gleichermaßen betrifft. Auch ein kleines Ostergeschenk für Mitarbeiter:innen zählt nicht als Aufmerksamkeit nach LStR.

Bei der Freigrenze von 60 Euro handelt es sich übrigens um einen Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer. Ist das Geschenk für den/die Arbeitnehmer:in teurer, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Wollen Sie einen Gutschein als Aufmerksamkeit verschenken, gilt auch die 60-Euro-Grenze. Jedoch müssen Sie alles, was Sie sonst auch für Gutscheinkarten beachten müssen, bedenken. Weiter unten im Text finden Sie mehr Informationen dazu.

Sind Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter:innen steuerfrei?

Das Weihnachtsgeschenk für Ihre Mitarbeiter:innen zählt nicht als Aufmerksamkeit und ist damit nicht bis 60 Euro steuerfrei. Es gibt jedoch eine besondere Möglichkeit, wie Sie Ihren Angestellten dennoch ein Weihnachtsgeschenk überreichen können – und das auch noch steuerbefreit.

Laut § 19 Satz 1 Nummer 1a Einkommensteuergesetz können Sie zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr organisieren. Pro Mitarbeiter:in und pro Feier stehen Ihnen 110 Euro zur Verfügung, die nicht versteuert werden müssen. Mit diesem Geld können Sie nicht nur die Feierlichkeiten, sondern auch die Geschenke für Ihre Mitarbeiter:innen bezahlen. Sogar die Begleitpersonen sind in dem Geld inkludiert.

Wollen Sie eine dritte Firmenfeier organisieren oder kommen über die Freigrenze hinaus, wird pauschal mit einem Wert von 25 Prozent versteuert. Wichtig ist aber, dass Betriebsveranstaltungen laut Gesetzgebung zwingend einen “geselligen” Charakter haben und über eine bloße Geschenkvergabe hinausgehen müssen.

Geschenke an Arbeitnehmer:innen pauschal versteuern

Geschenke für Mitarbeiter:innen sind immer dann steuerfrei, wenn der Wert 50 Euro nicht übersteigt. Bei Aufmerksamkeiten gilt eine 60-Euro-Grenze. Wollen Sie Präsente an Arbeitnehmer:innen über 60 Euro schenken, müssen Sie diese pauschal versteuern.

Was ist die pauschale Versteuerung? Müssen Sie pauschal versteuern, heißt das, dass ein genereller Steuersatz auf alle angewandt wird. Dabei ist die Steuerklasse oder die Situation der Arbeitnehmer:innen egal.

Geschenke an Mitarbeiter:innen über 60 Euro sind nicht pauschal zu versteuern, sondern in voller Höhe steuerpflichtig. Jedoch können Sie sich auch für eine Pauschalierung der Lohnsteuer entscheiden. Die Sozialversicherungsbeiträge bleiben davon aber unberührt. 

Geschenke und Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer:innen über 60 Euro pauschal zu versteuern, läuft folgendermaßen ab: Entscheiden Sie sich für eine pauschale Versteuerung, liegt der Satz bei 30 Prozent (laut § 37b Absatz 1 EStG). 

Die Besonderheit ist jedoch, dass Sie diesen Prozentsatz das ganze Wirtschaftsjahr anwenden müssen – und zwar für alle Sachleistungen und auch alle Zuwendungsempfänger:innen. Wollen Sie also Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen pauschal mit 30 Prozent versteuern, müssen Sie diesen Prozentsatz auch beispielsweise anwenden, wenn Sie Ihren Geschäftspartner:innen etwas schenken wollen.

Sind Gutscheine steuerfrei?

Eine weitere Idee für Geschenke für Mitarbeiter:innen sind Gutscheine. Bevor Sie Ihren Arbeitnehmer:innen etwas Falsches schenken, sorgt ein Gutschein dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen etwas selbst aussuchen können.

Doch nicht alle Gutscheine sind steuerfrei. Auch hier gibt es wieder Gesetze, die diese Art von Geschenken reglementieren. Besonders § 8 Absatz 1 Satz 3 EStG und § 2 Absatz 1 Nummer 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) sind hier zu nennen. 

Wann sind Gutscheine für Mitarbeiter:innen wirklich steuerfrei? Achten Sie unbedingt darauf, dass die Gutscheinkarte für Ihre Mitarbeiter:innen nur eine begrenzte Anzahl an Einsatzmöglichkeiten bietet, um wirklich steuerfrei zu sein. Doch nicht nur die Produktvielfalt ist begrenzt, auch die Anzahl an Anbieter:innen. 

Gutscheine für Amazon oder Zalando sind nicht steuerfrei. Auch Karten für Online-Shops von Händler:innen wie Kaufland sind steuerpflichtig. Das liegt daran, dass hier Drittanbieter:innen Waren anbieten können. 

Diese Gutscheine für Mitarbeiter:innen sind ebenfalls nicht mehr steuerfrei:

• Gutscheine, deren Restwert mit Geld ausgezahlt werden kann
• Gutscheine, die komplett mit Geld ausgezahlt werden können
• Gutscheine, die eine eigene Kontonummer bzw. IBAN besitzen
• Gutscheine, mit denen Mitarbeiter:innen Geld überweisen können

Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter:innen sind ein begehrtes Geschenk und können die Motivation des Teams erhöhen. Jedoch ist im Gesetz genau geregelt, wann die Gutscheine wirklich steuerfrei sind. Mehr Informationen dazu, wie Sie Tankgutscheine auf der Lohnabrechnung buchen müssen, lesen Sie an anderer Stelle.

Achten Sie unbedingt auf die ab 2022 geltende Grenze von 50 Euro, die auch in 2023 gilt. Davor waren nur 44-Euro-Gutscheine wirklich steuerfrei. Der Wert wurde jedoch glücklicherweise erhöht und aufgerundet, sodass sich Ihre Mitarbeiter:innen nicht mehr über Gutscheine im Wert von 44 Euro, sondern 50 Euro freuen dürfen.

Soll die Gutscheinkarte für Mitarbeiter:innen steuerfrei sein, muss sie folgende Punkte laut ZAG erfüllen:

1. Das Geschäft, von dem der Gutschein stammt, besitzt nur wenige Produkte. (Beispiele: Gutschein für eine:n bestimmte:n Friseur:in, Tankkarte bei einer Kette)
2. Der Gutschein bzw. die Geldkarte kann nur innerhalb der eigenen Ländergrenzen eingelöst werden.

Die beste Idee für steuerfreie Gutscheine für Ihre Mitarbeiter:innen ist aber eine Gutscheinkarte für das eigene Unternehmen. Hier machen Sie laut ZAG nichts falsch – solange sie maximal 50 Euro hoch ist.

Dient die Gutscheinkarte für Mitarbeiter:innen einem sozialen oder steuerlichen Zweck, ist sie ebenfalls steuerfrei, so zum Beispiel Gutscheine für den Verzehr in sozialen Einrichtungen oder aber Essensgutscheine. 

Mehr Informationen über Gutscheine und ab wann sie steuerfrei sind, lesen Sie im entsprechenden Abschnitt in unserem Artikel zur Lohnabrechnung.