Victoria
Um die Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen zu erhöhen, sind Tankgutscheine eine gute Wahl. Doch spätestens bei der Lohnabrechnung kommen Fragen auf: Ist der Tankgutschein steuerfrei? Und muss der Tankgutschein überhaupt auf die Lohnabrechnung? Alle Infos für Arbeitgeber:innen lesen Sie hier.
Tankgutscheine haben für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen Vorteile. Die Abrechnung auf der Lohnabrechnung bedeutet zwar mehr Aufwand, aber die Vorzüge überwiegen deutlich. Denn der Tankgutschein ist in der Regel steuerfrei und Sie als Arbeitgeber:in müssen auch keine schriftliche Vereinbarung treffen.
Der Tankgutschein, oder manche Unternehmen nennen ihn auch “Benzingutschein”, kann einfach ohne Vertrag zusätzlich zum Lohn geschenkt werden – auch regelmäßig wie beispielsweise monatlich. Das macht den Gutschein zu einem perfekten Mitarbeiter:innenvorteil, der aber zusätzlich in der Lohnabrechnung aufgeführt werden muss.
Welche Geschenke für Mitarbeiter:innen noch steuerfrei sind und gleichzeitig die Motivation der Belegschaft erhöhen, lesen Sie an anderer Stelle bei uns.
Muss ein Tankgutschein auf der Lohnabrechnung stehen?
Die Antwort ist einfach: Ja, der Tankgutschein muss auf der Lohnabrechnung stehen. Das gilt auch dann, wenn er die Grenze der Steuerfreiheit nicht überschreitet. Dazu weiter unten mehr.
Es gibt jedoch eine Ausnahme: Und zwar können Sie einen individuellen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt einreichen, der Sie dazu befähigt, den Benzingutschein nicht mehr auf der Lohnabrechnung auszuweisen. Jedoch müssen Sie dafür anderen Verpflichtungen nachkommen.
Laut § 4 Absatz 3 Satz 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) können Sie sich von der Pflicht befreien lassen, wenn Sie
- zur Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren verwenden und
- durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen sicherstellen, dass Sie die Freigrenze nicht überschreiten.
Wie das Ganze dann genau speziell für Sie aussehen kann, sprechen Sie am besten mit dem hiesigen Finanzamt ab.
Ist der Tankgutschein steuerfrei in der Lohnabrechnung?
Es gibt den Begriff “Sachbezug” und darunter fällt der Tankgutschein. Jegliche Sachbezüge müssen auch in der Lohnabrechnung abgebildet werden. Dafür sind sie aber bis zu einem Wert von 50 Euro steuerfrei, also lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Das sollten Sie dazu wissen:
- Der Tankgutschein ist nur dann steuerfrei in der Lohnabrechnung, wenn der Wert wirklich nur maximal 50 Euro beträgt.
- Gibt es noch weitere Sachbezüge bei Ihnen im Unternehmen, summiert sich das Ganze.
- Der Sachbezug darf nur zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ausgegeben werden. Sie dürfen nicht Barlohn in einen Sachbezug umwandeln.
Gibt es also noch einen anderen Sachbezug als den Tankgutschein, den Sie auf der Lohnabrechnung ausweisen, müssen Sie unbedingt auf die 50-Euro-Grenze achten.
Beispiel: Sie schenken Ihren Mitarbeiter:innen zur Weihnachtsfeier einen Buchgutschein im Wert von 20 Euro. Jetzt geben Sie aber monatlich einen Tankgutschein im Wert von 35 Euro aus. Die Summe beträgt 55 Euro und damit wird der gesamte Wert lohnsteuersteuer- und sozialversicherungspflichtig – also nicht nur die 5 Euro über dem Wert, sondern die ganzen 55 Euro.
Sollten Sie einen Monat nicht die 50 Euro nicht in Anspruch nehmen, verfallen sie. Sie summieren sich also nicht auf die 50 Euro aus dem Folgemonat, sodass sich im 3. Monat 150 Euro angesammelt haben.
Sie können auch eigene Tankgutscheine ausstellen, die Sie aber ebenfalls auf der Lohnabrechnung ausweisen müssen. Bedeutet: Sie werden nicht von der Tankstelle ausgestellt, sondern von Ihrem Unternehmen.
Ihre Arbeitnehmer:innen tanken also, schicken Ihnen die nötigen Belege und Sie erstatten den Betrag. Auch in diesem Fall ist der Wert bis 50 Euro steuerfrei.
Ihre Mitarbeiter:innen können Zuzahlungen leisten, die Sie dann verrechnen, um unter der Freigrenze zu bleiben.
Wie müssen Tankgutscheine auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden?
Muss ein Tankgutschein auf der Lohnabrechnung stehen? Ja. Aber wie? Zuerst ist wichtig zu wissen, dass jeder einzelne Sachbezug, wie eben auch der Tankgutschein, einzeln auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden muss.
Mit dabei muss auch unbedingt das Entgelt stehen, also in welchem Wert der Tankgutschein gewährt wurde und der Tag, an dem Sie den Tankgutschein an die Mitarbeiter:innen übergeben haben.
Es ist übrigens egal, ob Ihre Mitarbeiter:innen den Tankgutschein einlösen oder nicht. Er muss immer ausgewiesen werden und natürlich dürfen Sie keinen weiteren Sachbezug in dem Monat überreichen, auch wenn die Person den Gutschein nicht nutzt, damit Sie nicht über die Freigrenze von 50 Euro kommen.
Mehr Informationen zur Lohnabrechnung allgemein lesen Sie auch in unserem großen Ratgeber zum Thema.
