Arbeitnehmer anmelden: Alle Infos für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber haben Sie einige Verpflichtungen. Wenn Sie einen Arbeitnehmer anmelden möchten, müssen Sie einige Unterlagen, Fristen und Kosten einberechnen. Wir sagen Ihnen kurz und übersichtlich, was Sie genau tun müssen.

Die Anmeldung neuer Mitarbeiter ist gar nicht so einfach: Bei Krankenkasse, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Finanzamt und Co. müssen Sie vorstellig werden. 

Doch in den vergangenen Jahren hat sich einiges geändert – vieles ist digitaler geworden, sodass Sie eine Vielzahl an Aufgaben, um den Arbeitnehmer anzumelden, auch ganz bequem vom Computer aus erledigen können.

Bevor Sie Arbeitnehmer anmelden: Diese Unterlagen und Daten benötigen Sie

Bevor Sie den Arbeitnehmer überall anmelden, brauchen Sie einige Unterlagen. Wir empfehlen Ihnen im ersten Schritt, alle nötigen Daten zusammenzustellen, damit Sie alles nacheinander ohne Unterbrechung anmelden können.

Diese Daten brauchen Sie für die Anmeldung vom Arbeitnehmer:

• Steueridentifikationsnummer
• Versicherungsnummernachweis
• optional: Mitgliedsbescheinigung bei der Krankenkasse
• optional: Urlaubsbescheinigung vom alten Arbeitgeber
• optional: Nachweis der Elternschaft
• optional: Schwerbehindertennachweis
• optional: Nachweise über bestimmte Qualifikationen, die für den Beruf notwendig sind, z.B. Belehrung über Lebensmittelpersonal

Es gibt keine Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen in Papierform mehr. Ihr Arbeitnehmer muss der elektronischen Vermögensbildungsbescheinigung zustimmen. Mit der Weitergabe der Steueridentifikationsnummer können Sie diese abrufen. 

Auch der Sozialversicherungsausweis hat ausgedient. Seit Anfang 2023 heißt es Versicherungsnummernachweis und muss nicht mehr vom Arbeitnehmer vorgelegt werden. Sie rufen die Daten einfach ab. Dazu weiter unten mehr.

Sie melden Ihren ersten Angestellten an?

In diesem Fall müssen Sie noch einige Vorbereitungen treffen, bevor Sie Arbeitnehmer anmelden können. 

Zuerst brauchen Sie eine Betriebsnummer. Sie ist essenziell, um alle künftigen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden, Beitragszahlungen durchführen und andere Meldungen übermitteln zu können. Aber sie wird auch benötigt, um Unfälle bei der Berufsgenossenschaft anzuzeigen und Arbeitsgenehmigungen zu erhalten.

Die Betriebsnummer beantragen Sie ganz einfach über den “Betriebsnummern-Service” der Bundesagentur für Arbeit. Beachten Sie aber, dass die Betriebsnummer per Post geschickt wird und es dementsprechend dauern kann, bis Sie bei Ihnen ankommt. Die Beantragung kostet Sie in der Regel nichts.

Möchten Sie die Entgeltabrechnung allein durchführen, müssen Sie Ihr Unternehmen beim Finanzamt melden. Beauftragen Sie aber einen Steuerberater oder einen Lohnabrechnungsservice wie HeavenHR entfällt das. Beschäftigen Sie nur Minijobber in Ihrem Unternehmen, fällt es ebenfalls weg. Was Sie bei der Lohnabrechnung für den Minijob beachten müssen, lesen Sie an anderer Stelle. 

Die Anmeldung beim Finanzamt ist wichtig, damit Sie nicht nur die Lohnsteuerdaten Ihrer Mitarbeiter abfragen können, sondern auch, um Arbeitnehmer anmelden zu können.

Sie können einfach ein Benutzerkonto im elektronischen Portal “Mein Elster” anlegen. Am Ende erhalten Sie alle Registrierungsunterlagen, um darüber alle notwendigen Daten abrufen zu können.

Gibt es Ihr Unternehmen erst seit wenigen Tagen, müssen Sie schnell handeln und sich bei dem zuständigen Unfallversicherer melden. Jede Branche besitzt eine gewerbliche Berufsgenossenschaft für privatrechtliche Unternehmen. Bei landwirtschaftlichen Betrieben gibt es landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften. Sie als Unternehmen tragen die Kosten der Unfallversicherung zu 100 Prozent.

Neuen Mitarbeiter anmelden: bei der Sozialversicherung

Das Wort “Sozialversicherung” beinhaltet gleich mehrere Versicherungen für Arbeitnehmer:

1. Arbeitslosenversicherung
2. Krankenversicherung
3. Pflegeversicherung
4. Rentenversicherung

Die Anmeldung zur Sozialversicherung hat für Arbeitgeber einige Tücken. Stellen Sie “normale” Vollzeitkräfte ein, haben Sie die wenigsten Herausforderungen. Aber bei Studenten und Rentnern beispielsweise gibt es viele Besonderheiten. Hierzu können die zuständigen Krankenkassen mehr Informationen geben.

Alle 4 Versicherungen werden über die Krankenkasse abgerechnet. Wollen Sie also einen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden, melden Sie ihn direkt auch für die 3 anderen Sozialversicherungen mit an. Der Grund: Die zuständige Krankenkasse bucht alle Beträge ab und verteilt sie an die anderen Versicherungen weiter. 

Arbeitnehmer bei Krankenkasse anmelden

Um also alle Beiträge der Sozialversicherung anzumelden, muss die Anmeldung für Sie als Arbeitgeber bei der Krankenkasse erfolgen. Das geht über 2 Wege:

1. Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt über ein zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm oder einen Service bzw. Dienstleister wie HeavenHR, um als Arbeitgeber diese Aufgabe vom Tisch zu haben.
2. Die Anmeldung zur Sozialversicherung geht über sv-net. Das ist ein kostenloses Angebot der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenkasse. Damit werden Sie zwar beim Ausfüllen unterstützt, müssen es aber allein eintragen und sich informieren.

Wenn Sie einen Arbeitnehmer anstellen, müssen Sie die Sozialversicherung mit der ersten Lohnabrechnung anmelden – spätestens aber 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. 

Mehr Informationen dazu, wie Sie die Beiträge der Sozialversicherung berechnen, welche Fristen zur Beitragszahlung gelten und wie Sie allgemein eine Gehaltsabrechnung erstellen, lesen Sie in unserem großen Artikel zur Lohnabrechnung an anderer Stelle.

Minijobber müssen Sie bei der Minijob-Zentrale anmelden. Damit entfällt hier die Anmeldung bei der Sozialversicherung bzw. der Krankenkasse. Wollen Sie Praktikanten abrechnen, gibt es hier auch Sonderregelungen, die Sie im verlinkten Artikel nachlesen können.

Um Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden zu können, brauchen Sie den Namen der zuständigen Krankenkasse. Eine Mitgliedsbescheinigung ist in der Regel nicht mehr nötig. Ist die Person noch nicht bei einer Krankenkasse gemeldet, können Sie die Krankenkasse wählen und den Namen der Person mitteilen. 

Anmeldung der Arbeitnehmer beim Finanzamt

Um Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden zu können, brauchen Sie wieder einige Daten:

• Geburtsdatum
• Steueridentifikationsnummer

Außerdem müssen Sie den Arbeitnehmer, den Sie anmelden wollen, fragen, ob es sich um einen Haupt- oder Nebenjob handelt. 

Mit diesen Informationen melden Sie sich nun beim digitalen Finanzamt-Portal “Mein Elster” an und nutzen fortan ELStAM. Hier ziehen Sie auch wichtige Daten für die Lohnabrechnung heraus, die das Finanzamt sammelt. 

Da es nicht mehr eine Lohnsteuerkarte in Papierform gibt, erfolgt die Anmeldung der Lohnsteuer für Sie als Arbeitgeber ausschließlich digital. Sie sind zudem verpflichtet, den Mitarbeiter aus der Datenbank von ELStAM abzumelden, sobald die Person aus dem Unternehmen scheidet.

Einen Minijob müssen Sie nicht beim Finanzamt melden, dafür aber bei der Minijob-Zentrale. Midijobber melden Sie stattdessen normal an. Hier ändert sich lediglich etwas an den Beiträgen zur Sozialversicherung. Mehr dazu lesen Sie hier: Midijob & Lohnabrechnung: Hilfestellung für Arbeitgeber. 

Arbeitnehmer nachträglich anmelden – geht das?

Versäumen Sie, den Arbeitnehmer anzumelden oder machen falsche Angaben, indem Sie beispielsweise keine weiteren Beschäftigungen der Person angeben, kann das Strafen nach sich ziehen. 

Ein Programm für eine digitale Personalakte, in der Mitarbeiter ihre Angaben selbst eintragen, kann Sie schützen, weil dann der Tatbestand des Vorsatzes und der groben Fahrlässigkeit entfällt. 

Vergessen Sie auch nicht, dass in manchen Branchen eine Sofortmeldung greift, um Schwarzarbeit vorzubeugen. Zum Beispiel im Baugewerbe, beim Messeauf- und -abbau, im Sicherheitsdienst oder in der Gastronomie müssen Sie direkt am ersten Tag der Beschäftigung des Arbeitnehmers, diesen auch anmelden. Das erledigen Sie bei der Rentenversicherung. 

Versäumen Sie die Sofortmeldung, kann das ein Ordnungsgeld von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen. Das gilt auch, wenn Sie vergessen, Minijobber oder andere Arbeitnehmer anzumelden. Das Amt geht davon aus, dass Sie Schwarzarbeit dulden.

Erhält die Krankenkasse Beiträge zu spät, kann sie die Beiträge schätzen. Verspätet sich also die Anmeldung bei der Sozialversicherung, können hier Kosten auf Sie zukommen.