Tipps für virtuelle Teams & virtuelle Führung

Virtuelle Teams und virtuelle Führung werden in diesen Zeiten immer wichtiger.

Die Digitalisierung zwingt die Arbeitswelt dazu, sich zu entwickeln. Virtuelle Führung, also das Führen von virtuellen Teams, wird immer wichtiger. Aber auch virtuelle Teams werden verstärkt gebildet. 

Denn die Veränderungen gängiger Arbeitsformen hin zu mehr Flexibilität sorgen dafür, dass Vorgesetzte virtuelle Teams führen müssen. Auf Distanz ist das nicht immer so einfach. Wie die virtuelle Führung gelingen kann, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Was sind virtuelle Teams und was virtuelle Führung?

Neben dem klassischen Home-Office rückt der Trend der virtuellen Teams immer mehr ins Rampenlicht. Dabei handelt es sich um Arbeitsgruppen, die sich nur für bestimmte Projekte oder Aufgaben zusammenschließen. 

Die Teammitglieder werden aufgrund ihrer Qualifikation ausgewählt und zusammengesetzt. Meist befinden sich die Mitarbeiter:innen dabei an unterschiedlichen Standorten, Städten, Ländern oder sogar Kontinenten. Diese Konstellation kann neben vielen Vorteilen, auch einige Schwierigkeiten und Komplikationen mit sich bringen.

Virtuelle Führung bedeutet, virtuelle Teams erfolgreich zu führen – und das auf Distanz. Wenn Sie beispielsweise Remote Work im Unternehmen eingeführt haben und die Vorgesetzten nun ihre Mitarbeiter:innen nicht mehr (oder nicht mehr zu 100%) in einem Büro sehen. 

Besonders nach der Pandemie hat sich der Begriff gewandelt und es wird auch von virtuellen Teams gesprochen, wenn das Unternehmen Home-Office oder Remote Work erlaubt und die Teams, also Abteilungen, von Zuhause aus arbeiten. Für diesen Artikel geben wir Tipps in allen genannten Fällen, da es hier viele Überschneidungen gibt.

In beiden Fällen, also den virtuellen Teams und der virtuellen Führung, wird verstärkt auf gute Software gesetzt. Sie ist essenziell, um die virtuelle Teamarbeit erfolgreich durchführen zu können.

Vor- und Nachteile von virtuellen Teams und virtueller Führung

Virtuelle Führung ist nicht leicht. Mitarbeiter:innen müssen geschult, Software ausgewählt werden. Auch die Teams, die fortan virtuell arbeiten sollen, brauchen eine gewisse Eingewöhnungszeit in die Technik und die Umstände.

Führung ist nicht leicht. Virtuelle zu Teams zu führen, ist noch herausfordernder. Aber gut geschultes Personal schafft es, die Mitarbeiter:innen auch remote zu motivieren.
Führung ist nicht leicht. Virtuelle zu Teams zu führen, ist noch herausfordernder. Aber gut geschultes Personal schafft es, die Mitarbeiter:innen auch remote zu motivieren. (Quelle: golubovy / Getty Images)

 Kommen wir zuerst zu den Vorteilen von virtuellen Teams:

  • Sie wählen das optimale Team aus Mitarbeiter:innen aus, das perfekt an das jeweilige Projekt angepasst ist.
  • Handelt es sich um ein internationales Team, sorgen verschiedene Kulturen und mehr Vielfalt für mehrere Blickwinkel – auch bei der Lösungsfindung.
  • Die Teammitglieder sind zu 100% flexibel und arbeiten größtenteils selbstständig. Das sorgt für eine hohe Motivation.
  • Sie sparen Geld als Arbeitgeber:in. Im Grunde wird nur eine Internetverbindung und ein Computer vorausgesetzt. Viele Programme, um sich online abstimmen zu können, gibt es kostenlos. 

Der größte Nachteil bei virtuellen Teams und dem virtuellen Führen ist die fehlende Kommunikation. Auch die beste Software kann nicht das persönliche Gespräch ersetzen. Das sorgt zwar einerseits dafür, dass Mitarbeiter:innen bei Remote Work weniger abgelenkt werden, weil sie niemand im Büro mit einer Frage aus den Gedanken reißt. 

Dafür ist es schwieriger, ein familiäres Betriebsklima aufrechtzuerhalten und schnell Antworten auf spontane Problemstellungen zu erhalten.

Sollte es eine Zeitverschiebung geben, kann auch sie zur mangelhaften Kommunikation beitragen. Das virtuelle Team ist nur so gut, wie der Projektleiter bzw. die Projektleiterin. Wurden Rollen scheinbar unfair verteilt oder schlecht kommuniziert, kann das zu Problemen führen. 

Beachten Sie auch, dass Menschen in unterschiedlichen Tempos arbeiten. Um virtuelle Teams erfolgreich zu führen, braucht es Zeit zu Beginn, damit der Leiter bzw. die Leiterin alle Tempos, Herausforderungen und Fähigkeiten kennenlernen kann.

Virtuelle Teamarbeit leicht gemacht: Unsere Tipps

Am wichtigsten ist es, Prozesse zu definieren: Wer muss was absegnen? Wie werden Deadlines definiert? Mit welcher Software wird das Projektmanagement durchgeführt? Wie arbeiten wir damit? 

Bei großen virtuellen Teams lohnt es sich, eine Hierarchie zu entwickeln, um Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen klar zu definieren. Wichtig ist außerdem regelmäßiges Feedback und Kommunikation. Erstellen Sie daher fixe Zeitpläne und eine klare Meetingstruktur, um sich regelmäßig auf dem Laufenden zu halten.

Virtuelles Führen klappt durch die richtige Balance an Kommunikation und Transparenz.
Virtuelles Führen klappt durch die richtige Balance an Kommunikation und Transparenz. (Quelle: South_agency / Getty Images)

Definieren Sie von Anfang an Ziele für das Projekt. Das ist wichtig, damit das Team weiß, worauf es hin arbeitet.

Welche Pflichten Sie als Arbeitgeber:in im Home-Office haben, erklären wir an anderer Stelle.

Virtuelles Führen: 4 wichtige Tipps

Führung ist so schon nicht leicht. Virtuelle Teams zu führen, ist noch einmal herausfordernder. Die Tipps für virtuelle Teams gelten hier teilweise auch: Damit die Führung in virtuellen Teams gelingen kann, sollten Sie unbedingt Prozesse definieren bzw. beim Onboarding klarmachen, wer für Fragen zuständig ist, wer über welche Zwischenschritte informiert werden muss etc. Das spart ungemein Zeit und sorgt für ein gutes Betriebsklima. 

  1. Bleiben Sie in enger Verbindung mit Ihrem Team: Vermehrter Kontakt mit Ihren Mitarbeiter:innen ist wichtig. Dies sollte aber nicht aus Kontrollzwecken geschehen, sondern um als Ansprechpartner:in für Ihr Team erreichbar zu sein. Definieren Sie Regeln und Erwartungen, stellen Sie regelmäßig Kontakt zu Ihrem Team her, checken Sie die Aufgaben für den Tag, für die Woche usw. 
  2. Haben Sie ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeiter:innen: Für einen ehrlichen und offenen Umgang miteinander ist es wichtig, jemanden zu haben, der vorangeht und dem die Mitarbeiter:innen vertrauen können. Hören Sie Ihrem Team ausgiebig zu – auch für private Sorgen.
  3. Geben Sie Ihrem Team das Gefühl von Zusammenhalt und Zusammengehörigkeit: Verhaltensweisen wie Loslassen und Vertrauen ermutigen Mitarbeiter:innen dazu, eigene Ideen umzusetzen und zeigen Wertschätzung. In einer “Remote Culture” ist Transparenz nicht nur innerhalb des Teams, sondern im gesamten Unternehmen sehr wichtig. Versuchen Sie, unternehmensweit wöchentliche Updates zu kommunizieren, um alle Mitarbeiter:innen auf den gleichen Stand zu bringen.
  4. Nutzen Sie digitale Tools und Hilfsmittel: Mithilfe dieser kann das Team gemeinsam an Dokumenten in der Cloud arbeiten und ortsunabhängig auf den Office-Arbeitsplatz zugreifen. Meetings können durch Video- und Telefonkonferenzen stattfinden. Bei wichtigen Meetings sollten Sie einen Videocall machen, da Menschen mit Mimik und Gestik Dinge besser darstellen können und es zu weniger Missverständnissen führt.

Der Informationsaustausch ist wichtig, jedoch verliert man bei zu viel Information schnell den Überblick. Versenden Sie Informationen aus diesem Grund möglichst gebündelt.

Victoria arbeitet im Marketing von HeavenHR. Gemeinsam mit ihren Kolleg:innen stellt sie interessante Artikel, Tipps und News aus der HR-Welt zusammen.

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