Victoria
Home-Office und Remote Work werden immer beliebtere Arbeitsmodelle – immerhin bringen sie enorme Vorteile mit sich. Bieten Sie Home-Office als Arbeitgeber an, haben Sie jedoch auch Pflichten, die Sie beachten müssen.
Viele Bewerber:innen schauen nicht nur auf das Gehalt. Ihnen ist auch genügend Flexibilität im Job wichtig. Diese geben Sie beispielsweise mit alternativen Arbeitsmodellen wie Remote Work oder Home-Office. Welche Pflichten Sie als Arbeitgeber dann aber haben, erklären wir Ihnen nachfolgend.
Home-Office als Arbeitgeber: Was sind meine Pflichten?
Gestatten Sie Home-Office, haben Sie mehrere Pflichten als Arbeitgeber: Einige sind zwingend notwendig und sogar in Gesetzen geregelt, einige sind optional, aber dafür nicht unwichtiger. Je mehr Annehmlichkeiten Sie bieten, desto mehr heben Sie sich vom Wettbewerb ab und finden Fachkräfte für Ihr Unternehmen bzw. motivieren und binden Ihre Mitarbeiter:innen.
Im Grunde sind es 5 Pflichten, die Sie als Arbeitgeber für das Home-Office haben:
- Kontrolle von Arbeitszeit, Einhaltung der Pausen und der Höchstarbeitszeit
- Kontrolle von Gewährleistung des Arbeitsschutzes und Sicherheit
- Kontrolle von Datenschutz und der Datensicherheit
- Schutz durch betriebliche Unfallversicherung
- Bereitstellung der Arbeitsmittel
Optional ist eine Unterstützung bei Kosten wie Strom, Internet und Co. Sie ist nach § 670 BGB verpflichtend. Jedoch können Sie davon vertraglich abweichen.
Einige Erstattungen sind sogar steuerfrei. Das gilt beispielsweise für Telefonkosten (bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags bzw. 20 Euro maximal pro Monat). Weitere Ideen für steuerfreie Benefits und Mitarbeitergeschenke finden Sie im verlinkten Artikel.
Pflicht 1: Arbeitszeit, Pausen und Überstunden
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt natürlich auch im Home-Office. Das zählt also ebenso zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber. Sie müssen ein Zeiterfassungssystem im Home-Office einrichten, das auch digital funktioniert.
Wir empfehlen Ihnen eine Cloud-Lösung wie HeavenHR. Jede:r Mitarbeiter:in erhält einen eigenen Account und kann mit 2 Klicks die Zeiterfassung starten und pausieren. Zudem haben wir Automatismen implementiert, die bei der Einhaltung der Pausen unterstützen.
Das Arbeitszeitgesetz findet im Home-Office auch Anwendung. Wichtig zu wissen ist, dass die Höchstarbeitszeit bei 8 Stunden pro Tag liegt. Sie dürfen davon abweichen, aber nur wenn die maximale Wochenarbeitszeit bei 48 Stunden liegt: 10 Stunden von Montag bis Freitag und 8 Stunden am Samstag.
Das hängt damit zusammen, dass laut Gesetz der Samstag noch als Werktag zählt. Dabei ist es egal, an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter:innen wirklich arbeiten gehen. Wichtig ist nur, dass der maximale Wert von 10 Stunden nicht überschritten wird. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in unserem großen Artikel zur Arbeitszeiterfassung.
Es darf 6 Stunden ohne Pause gearbeitet werden. Bei 6 Stunden und einer Minute muss eine Pause von 30 Minuten gemacht werden. Ab 9 Stunden und einer Minute ist eine Pause von 45 Minuten zu gewährleisten.
Außerdem muss die Mindestruhezeit von 11 Stunden nach Beendigung der Arbeit bis zum nächsten Beginn eingehalten werden. Es gibt hiervon einige Ausnahmen. Diese finden Sie ebenfalls im oben verlinkten Artikel zur Zeiterfassung.
Auch im Home-Office müssen Sie als Arbeitgeber an diese Regelungen und Pflichten denken und vor allem die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Pausen im Blick behalten.
Wie die Führung von virtuellen Teams im Home-Office verbessert werden kann, lesen Sie an anderer Stelle.
Pflicht 2: Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung
Nicht nur im Büro, auch im Home-Office gehören Ihnen als Arbeitgeber die Themen Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung laut Arbeitsstättenverordnung zu Ihren Pflichten. Natürlich gestaltet es sich hier ein wenig schwieriger, da Sie die eigenen 4 Wände Ihrer Mitarbeiter:innen nicht so einfach betreten dürfen.
Sind die Mitarbeiter:innen einverstanden, ist eine Wohnungsbegehung ratsam. Das kann auch ein Betriebsarzt bzw. -ärztin machen oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Ist Ihr Unternehmen zu klein oder eine Begehung nicht möglich, können Sie das auch einfach am Telefon durchführen. Die Begehung ist also keine Pflicht.
Es gibt auch Unternehmen, die sich auf solche Gefährdungsbeurteilungen per Telefon spezialisiert haben. Ihre Mitarbeiter:innen bekommen einen Anruf und müssen hier Fragen zur technischen Ausstattung und weiteren möglichen Sicherheitsbedenken beantworten.
Bedenken Sie vor allem, dass es auch im Home-Office als Arbeitgeber zu Ihren Pflichten gehört, jegliche Gefährdungen und Belastungen zu wissen, möglichst zu verhindern und darüber aufzuklären.
Besonders psychische Belastungen können im Home-Office stark zunehmen. Achten Sie hier vor allem auf ausreichende Ruhepausen und klären Sie über Bildschirmpausen auf.
So sollte ein Arbeitsplatz im Home-Office eingerichtet sein:
- Ihre Mitarbeiter:innen sollten regelmäßig lüften.
- Sie müssen für ausreichend Tageslicht sorgen. Ihre Mitarbeiter:innen sollten nicht direkt ins Tageslicht schauen, sondern es sollte von der Seite in den Raum scheinen.
- In den Wintermonaten sind Lampen essenziell, damit die Augen beim Bildschirmlicht nicht zu sehr belastet werden.
- Die Sitzposition muss regelmäßig geändert werden. Ein ergonomischer Stuhl ist von Vorteil.
- Auch ein höhenverstellbarer Tisch ist eine gute Investition. Ihre Mitarbeiter:innen sollten oft aufstehen und ein paar Schritte gehen.
- Der Po sollte stets im Ganzen auf dem Stuhl liegen und nicht auf der Kante. Die Füße sollten ganzflächig auf dem Boden sein, die Arme waagerecht auf der Tischplatte liegen und die Schultern entspannt sein.
- Der Monitor ist am besten 50 bis 70 Zentimeter von den Augen entfernt.
Auch online gibt es Kurse mit einfachen Übungen für den Rücken-, Schulter- und Nackenbereich. Diese können Ihre Mitarbeiter:innen oft allein wiederholen.
Bieten Sie Home-Office an und wollen alle Pflichten als Arbeitgeber erfüllen, empfehlen wir Ihnen, dem Arbeitsvertrag ein Merkblatt mit allen wichtigen Informationen beizulegen, was der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin unterschreiben muss.
Pflicht 3: Datenschutz und Datensicherheit
Auch im Home-Office ist der Datenschutz zu wahren. Aus diesem Grund gehört es zu den Pflichten von Arbeitgebern, Ihren Mitarbeiter:innen nicht nur die technischen Hilfsmittel dafür zur Verfügung zu stellen, sondern sie auch hinreichend aufzuklären und den Datenschutz regelmäßig zu kontrollieren.
Wenn Ihre Mitarbeiter:innen besonders mit personenbezogenen Daten zu tun haben, ist es wichtig, dass Sie vorher die Gefahrenstufe abklären und ggf. Maßnahmen daraus ableiten.
Ist ein:e Mitarbeiter:in oft unterwegs, müssen Sie beispielsweise Vorkehrungen treffen wie:
- VPN auf dem Computer installieren, falls oft in öffentlichen Netzwerken gesurft wird
- Folien für Bildschirme bereitstellen, damit keine dritte Person mitlesen kann
- Kopfhörer bereitstellen, damit Gesprochenes nicht in die Öffentlichkeit dringen kann
- Sensibilität dafür stärken, auf Kameras (beispielsweise in Bahnhöfen) zu achten, damit nicht Tastatur und/oder Bildschirm abgefilmt werden kann
Aber auch Zuhause dürfen keine dritten Personen Zugang zum Firmen-PC haben. Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen darin schulen, regelmäßig den Computer zu sperren, wenn sie Pausen machen oder den Schreibtisch auch nur kurz verlassen.
Pflicht 4: Unfallversicherung
Auch im Home-Office arbeitende Personen sind über den Betrieb unfallversichert. Diese Versicherung entfällt nicht durch den Arbeitsort. Jedoch gibt es einige Regelungen und Ausnahmen zur Unfallversicherung im Home-Office.
Die von der Unfallversicherung abgedeckten Fälle müssen im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Seit Juni 2021 hat der Gesetzgeber jedoch nachgebessert und einige Ausnahmen in die Unfallversicherung eingeschlossen.
So gelten die gleichen Prinzipien im Home-Office wie auch im Büro. Der Weg zur Küche und zur Toilette ist versichert. Sogar Unfälle zwischen dem privaten Arbeitsbereich und der Kita sind nun in der betrieblichen Unfallversicherung integriert.
Wichtig ist aber, dass Ihre Mitarbeiter:innen keine privaten Aktivitäten im Arbeitszimmer nachgehen.
Pflicht 5: Arbeitsmittel und Erstattung
Während Ihre Mitarbeiter:innen im Home-Office arbeiten, ist eine von vielen Pflichten, dass Sie als Arbeitgeber auch bei den Kosten unterstützen – das jedoch nur, wenn es sich um einen Home-Office-Job ohne Büro-Option handelt.
Sollte es noch eine Möglichkeit geben, dass Ihre Arbeitnehmer:innen in ein Büro können, müssen Sie die Kosten nicht übernehmen. Sie können auch im Arbeitsvertrag festhalten, dass die Kosten nicht erstattet werden. Das sollten Sie jedoch gut begründen können, damit die Motivation der Arbeitnehmer:innen nicht abfällt.
Mitarbeiter:innen müssen mit entsprechenden Arbeitsmitteln wie Computern oder Diensttelefonen ausgestattet werden. Das gilt auch im Home-Office für Arbeitgeber als Pflicht. Ihre Arbeitnehmer:innen können jedoch auch private Geräte zur Arbeit nutzen – das dürfen Sie jedoch nicht verlangen.
Bei einem dauerhaft eingerichteten Arbeitsplatz im Home-Office müssen Sie Kosten für Strom, Wasser, Telefon und Internet erstatten. Das gilt aber nicht zu 100%, sondern Sie zahlen nur das, was auch wirklich während der Arbeitszeit verbraucht wurde. Eine Pauschale zu berechnen, ist oft schwierig, weshalb einige Arbeitgeber dazu übergegangen sind, eine Zahlung von 50€ pro Monat zu tätigen.
Denken Sie daran, dass der Betriebsrat bei Home-Office mitbestimmen kann. Sie als Arbeitgeber haben also die Pflicht, ihn mit einzubeziehen. Sie dürfen jedoch selbst entscheiden, ob Sie die mobile Arbeit einführen wollen, den Umfang dieser klären Sie jedoch mit dem Betriebsrat ab.
