Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber: Pflicht, Systeme und Tipps

Kein Thema beschäftigt Unternehmen so sehr wie die Arbeitszeiterfassung. Aufgrund von Gesetzen, Gerichtsurteilen und vielen Medienberichten sind viele Arbeitgeber:innen verwirrt, was die Zeiterfassung angeht. Was Sie beim Arbeitszeiterfassen beachten müssen und welche Pflichten und Gesetze hier gelten, lesen Sie nachfolgend.

Das Thema Zeiterfassung für Mitarbeiter ist sehr speziell. Jedes Unternehmen ist anders und auch je Branche gibt es andere Anforderungen an die verschiedenen Zeiterfassungssysteme. Wir geben Ihnen in diesem Artikel Tipps, auf was Sie bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems achten müssen und woran Sie eine gute Software erkennen.

Was ist Arbeitszeiterfassung überhaupt?

Die Arbeitszeiterfassung hat bereits eine lange Geschichte in Deutschland. Zuerst händisch mit Stechkarten entwickelte sich die Zeiterfassung für Mitarbeiter immer weiter in eine digitale Richtung.

Arbeitszeiterfassung, oder auch nur Zeiterfassung, ist eine Methode, bei der die Dauer einer Tätigkeit von Arbeitnehmern aufgezeichnet wird. Mit der Zeit wurde die Erfassung bzw. dieses System immer komplexer, sodass nun auch Pausen, verschiedene Projekte und mehr aufgezeichnet werden können. 

Außerdem beschäftigt sich die Arbeitszeiterfassung auch oft mit Themen des Datenschutzes und der DSGVO, also der Datenschutz-Grundverordnung, die in Deutschland ein hohes Gewicht hat. 

Oft wird die Arbeitszeiterfassung auch Zeitnachweis, Arbeitszeitnachweis, Stempelkarte oder Stempeluhr genannt. In einigen Betrieben heißt sie auch Stundennachweis oder Stundenzettel. Hierfür gibt es regionale und auch historische Hintergründe. Viele Arbeitnehmer nennen sie aber einfach nur Zeiterfassung. 

Es gibt verschiedene Arten der Zeiterfassung von Mitarbeiter:innen:

• Selbstständige, Agenturen, Berater:innen oder Freelancer nutzen die Arbeitszeiterfassung, um aufzuzeichnen, wie lange sie an einem bestimmten Projekt arbeiten. Das ist oftmals die Grundlage für die Rechnung bzw. die Kosten.
• Unternehmen nutzen das Zeiterfassungssystem, um herauszufinden, wann die Arbeitnehmer:innen auf Arbeit gekommen sind und wann sie sie verlassen haben. Aber auch die Aufnahme der Pausenlänge ist wichtig. Dazu später mehr.
• Privatpersonen nutzen auch gern Zeiterfassungssysteme, um ihr Zeitmanagement zu optimieren. 

Arbeitszeit: Ist die Erfassung Pflicht?

Aufgrund einiger Gesetze und Gerichtsurteile sind viele Unternehmen in Deutschland unsicher und fragen sich: Muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen? Die Antwort ist einfach: Ja, das muss er.

Es gibt eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland. Dieser Verpflichtung der Arbeitszeiterfassung liegen einige Gesetze und Urteile zugrunde, die wir nun nach und nach beleuchten wollen.

Gemeinsam mit einem Arbeitsrechts-Experten haben wir uns das Gesetz und noch weitere spannende Themen aus dem Arbeitsrecht 2023, die Personaler:innen herausfordern werden, angesehen.

Auf Grund welches Gesetzes ist der Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Wir befinden uns im Jahr 2019. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) befasst sich mit dem Thema Arbeitszeiterfassung. In einem wegweisenden Urteil entscheidet er sich, dass alle EU-Mitgliedsstaaten die Zeiterfassung einführen sollen.

Doch das ist nicht alles. Der EuGH sagt außerdem, dass die Arbeitszeiterfassung objektiv, zugänglich und verlässlich sein soll. Die täglich geleistete Arbeitszeit soll von jeder Arbeitnehmerin bzw. jedem Arbeitnehmer damit gemessen werden. 

Nach dem EuGH-Urteil (Rs. 55/18 CCOO) folgt ein Aufschrei durch die hiesigen Personalabteilungen. Die Frage nach einer Umsetzungsfrist wird laut. Doch nach einigen Monaten wird es wieder ruhig um das Thema.

Bis sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit der Zeiterfassung beschäftigt (BAG – 1 ABR 22/21). Im September 2022 geht es wieder um die Frage “Muss Arbeitszeit in Deutschland erfasst werden?”. Und das Bundesarbeitsgericht hat eine eindeutige Antwort darauf. Ja, sie muss erfasst werden. Das kommt noch heraus:

• Die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden.
• Grundlage hierfür ist das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).
• Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin muss ein Zeiterfassungssystem einführen.
• Das Urteil des EuGH ist mit dem Urteil des BAG ist rechtskräftig. Arbeitgeber:innen müssen also jetzt schon ein System einführen.
• Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin ist zudem verpflichtet, das Zeiterfassungssystem auch wirklich zu nutzen und nicht nur zur Verfügung zu stellen.
• Auch Auszubildende und Praktikant:innen müssen eine Arbeitszeiterfassung durchführen. Wie Sie Praktikanten abrechnen, lesen Sie an anderer Stelle.

Die wichtigste Information für Unternehmen ist: Seitdem sich das EuGH mit der Zeiterfassung beschäftigt hat, müssen deutsche Unternehmen (und Unternehmen aus anderen EU-Ländern) eine Arbeitszeiterfassung einführen. Es gibt keine Umsetzungsfrist bzw. keine Kulanz. 

Wenn Sie also noch kein System eingeführt haben, um die Arbeitszeit aufzuzeichnen, sollten Sie das sofort tun. Die Erfassung ist nämlich Pflicht. 

Zeiterfassung: Rechtliche Grundlagen aus dem Arbeitsschutzgesetz

Die Zeiterfassungspflicht fußt auf dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). In Paragraph 3 zum Themen “Grundpflichten des Arbeitgebers” steht:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.

§ 3 Abs. 1 ArbSchG

Wichtig ist auch, dass daraus nicht nur die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung resultiert. In Absatz 3 steht, dass die Kosten für diese Maßnahmen nicht den Arbeitnehmer:innen auferlegt werden dürfen. 

Die Arbeitszeiterfassung wird in diesem Gesetz nicht klar formuliert. Jedoch sorgt sie für die körperliche und mentale Gesundheit der Mitarbeiter:innen. Aus diesem Grund stützt sich das Bundesarbeitsgericht auf diesen Absatz.

Da das Gesetz jedoch nichts Konkretes zur Arbeitszeiterfassung regelt, wird oft angenommen, dass es auch keine Pflicht dazu gibt. Das stimmt jedoch nicht. 

Fragen Sie sich, ob Sie eine elektronische Zeiterfassung statt einer auf Papier einführen wollen, steht dazu nichts in diesem Gesetz. Das könnte sich aber bald ändern.

Arbeitszeiterfassung: Gibt es bald ein neues Gesetz?

Dass die Zeiterfassung für Mitarbeiter:innen Pflicht ist, wissen wir schon. Aber gibt es dazu auch ein eindeutiges Gesetz? 

Nein, es gibt kein Zeiterfassungsgesetz. Noch nicht. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat derzeit einen Gesetzentwurf bzw. eine Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. 

Dieser Gesetzentwurf soll die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung noch einmal klar formulieren und hat noch mehr Eckpunkte:

• Anfang und Ende sowie Dauer der Arbeitszeit sollen erfasst werden.
• Die Arbeitszeiterfassung soll elektronisch vonstatten gehen.
• Die Pflicht zur Zeiterfassung verbleibt zwar beim Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin, jedoch sollen auch die Mitarbeiter:innen oder eine dritte Person wie ein:e Vorgesetzte:r die Zeiterfassung übernehmen können.
• Arbeitnehmer:innen sollen zudem jederzeit die Möglichkeit haben, sich über die erfassten Zeiten zu erkundigen bzw. diese Einträge einzusehen.
• Es soll auch Ausnahmeregelungen geben, sodass nicht jedes Unternehmen eine elektronische Zeiterfassung einführen muss, sondern eine schriftliche in Papierform genügt. 
• Die Zeiterfassung der Arbeitszeit muss für jeden Tag, an dem der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin arbeitet, erfolgen. 
• Die Erfassung ist aber nicht für den gleichen Tag Pflicht, sondern kann auch noch nachgetragen werden. Dafür ist bis zum Ablauf des siebten Tages auf den entsprechenden Arbeitstag Zeit. Geht es also um einen Montag in Woche 1, muss die Zeiterfassung spätestens zum Ende des Montags in Woche 2 erfolgen.

Gibt es Neuigkeiten zur Arbeitszeiterfassung und dem neuen Gesetz aktualisieren wir diesen Abschnitt entsprechend.

Was steht im Arbeitszeitgesetz zur Zeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung wird nicht explizit in einem Gesetz erwähnt. Da das Bundesarbeitsgericht jedoch die Zeiterfassungspflicht im Urteil verankert hat und das Bundesarbeitsministerium bereits an einem Gesetzentwurf arbeitet, gibt es hier schon klare Rahmen für Unternehmen.

Es gibt einen Absatz zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – jedoch gilt dieser nur für Überstunden:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit […] hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit […] eingewilligt haben.

§ 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG

Haben Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen Mehrarbeit über die normale Arbeitszeit hinaus ausgemacht, ist die Erfassung der Überstunden Pflicht. 

Zudem müssen Sie laut Arbeitszeitgesetz die Nachweise, also die Einträge der Zeiterfassung, mindestens 2 Jahre nach der Aufzeichnung aufbewahren. So lange haben Sie auch Zeit, eventuelle Fehler in der Erfassung zu korrigieren. Sollten Sie oder Arbeitnehmer:innen jedoch die Zeiterfassung manipulieren oder ändern, kann es hohe Strafen nach sich ziehen.

FAQ zur Arbeitszeit, deren Erfassung und Ihrer Pflicht

Als Fazit ist also klar zu sagen: Ja, es gibt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Und diese muss sofort von Ihnen im Unternehmen umgesetzt werden. 

Die Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter ist ein Trendthema unserer HR-Trends 2023. Lesen Sie hier, welche 7 anderen Trends Sie noch beachten sollten.

Welches Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung ist noch nicht richtig in einem Gesetz wiederzufinden, jedoch wird daran bereits gearbeitet.

Die Zeiterfassung findet dann im Arbeitszeitgesetz statt. Es wird eine Reform geben.

Ist die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter Pflicht?

Nein, es gibt laut Bundesarbeitsgericht einige Ausnahmen. Welche das sind, lesen Sie in unserem Artikel: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, aber welche Ausnahmen gibt es?.

Arbeitszeiterfassung: Was muss genau erfasst werden?

Derzeit gibt es nur vage Informationen darüber, wie die Reform des Arbeitszeitgesetzes aussehen wird. Was bisher bekannt ist, dass 

• Beginn,
• Ende und
• Dauer

der täglichen Arbeitszeit erfasst werden müssen. Das ist wichtig, um die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten und -pausen einzuhalten. 

Ist die digitale Zeiterfassung im Gesetz gefordert? Oder ist auch die Papierform möglich?

Derzeit tendiert die deutsche Rechtsprechung zu einer elektronischen Zeiterfassung. Es soll aber auch Ausnahmen geben. Wie diese aussehen, ist noch unklar. 

Die digitale Zeiterfassung ist für viele Branchen jedoch von Vorteil – auch, wenn bisher noch kein Gesetz dazu existiert. Vor allem bei Unternehmen, die flexible Arbeitsorte, Home-Office und Remote Work anbieten. An anderer Stelle geben wir Ihnen Tipps, welche Pflichten Sie als Arbeitgeber im Home-Office haben.

Da es derzeit aber noch kein Gesetz gibt, dürfen Sie die Arbeitszeiterfassung noch in Papierform aufzeichnen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, schon nach einem geeigneten digitalen System Ausschau zu halten.

Was passiert, wenn ich keine Zeiterfassung einführe oder eingeführt habe?

Sie als Arbeitgeber:in sind zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Jedoch gibt es (bisher) keine Strafen dafür, wenn Sie kein Zeiterfassungssystem einführen. 

Die Durchführung der Gesetze ist Sache der Bundesländer und damit der Arbeitsschutzbehörden. Diese können eine Zeiterfassung der Arbeitszeit anordnen. 

Wenn Sie dieser Anordnung nicht Folge leisten, ist das eine Ordnungswidrigkeit, die Sie bis zu 30.000 Euro kosten kann.

Ist die minutengenaue Zeiterfassung Pflicht und steht im Gesetz?

Für Sie als Arbeitgeber:in ist es wichtig, dass die Zeiterfassung so minutengenau wie möglich ist, vor allem in dieser unsicheren Lage derzeit. Expert:innen gehen davon aus, dass es einige Konflikte in Unternehmen geben wird, die dann vor Gericht ausgetragen werden müssen.

Aus diesem Grund sollten Sie die minutengenaue Zeiterfassung als Ihre Pflicht ansehen, um die Ruhepausen Ihrer Mitarbeiter:innen wirklich genau zu erfassen und zu gewährleisten.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung – wie funktioniert das?

In vielen deutschen Unternehmen wird Vertrauensarbeit praktiziert. Damit ist ein Arbeitszeitmodell gemeint, bei dem Arbeitnehmer:innen selbst bestimmen können, wann sie ihrem Job nachgehen und bestimmte Aufgaben erledigen. Einzig und allein die Lösung der Aufgaben steht hier im Fokus.

Doch trotz aller Freiheiten hat der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin auch hier eine Fürsorgepflicht und muss sich darum kümmern, dass die Ruhepausen eingehalten werden.

Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung bedeutet, dass Sie das nicht hinreichend tun können. Denn es reicht nicht aus, Mitarbeiter:innen darüber zu belehren, dass sie Pausen einhalten müssen. Sie müssen auch aktiv gewährleisten, dass diese genommen werden.

Vertrauensarbeit und Zeiterfassung können sehr gut harmonieren. So können Sie Ihren Mitarbeiter:innen immer noch flexible Arbeitszeiten einräumen – nur, dass sie die Dauer eben erfassen müssen. Wann sie arbeiten, entscheiden dann immer noch die Arbeitnehmer:innen. 

Mit einer transparenten Unternehmenskultur ist die Einführung eines Zeiterfassungssystems kein Problem. 

Entscheiden Sie sich nach der Einführung der Zeiterfassung und eines Systems jedoch dafür, die Vertrauensarbeitszeit abzuschaffen, ist das nicht so einfach möglich. Wurde die Vertrauensarbeitszeit im Vertrag festgehalten, dürfen Sie diese nicht einfach ohne Genehmigung der Arbeitnehmer:innen beenden. Auch der Betriebsrat muss davon erfahren.

Mitarbeiterzeiterfassung im Unternehmen einführen – so gehts

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht und somit müssen Sie sie einführen. Damit alle Mitarbeiter:innen an einem Strang ziehen und die Zeiterfassung auch nutzen, müssen Sie bei der Einführung einiges beachten.

Zuerst müssen Sie das für Sie perfekte Zeiterfassungssystem auswählen. Welche es gibt und welche Vor- und Nachteile diese Systeme haben, lesen Sie einige Abschnitte weiter unten in diesem Text. Von Papier über eine elektronische Arbeitszeiterfassung: Es gibt einige Varianten, die Sie alle kennen und auch getestet haben sollten.

Besitzen Sie einen Betriebsrat, muss auch dieser ins Boot geholt werden. Eine Umfrage unter den Mitarbeiter:innen, was Ihnen an einem Zeiterfassungssystem wichtig ist, bringt noch mehr Transparenz und Wertschätzung ins Betriebsklima und hilft Ihnen bei der Auswahl.

Nach der Auswahl wird das Zeiterfassungsprogramm im Unternehmen implementiert. Ernennen Sie unbedingt eine:n Expert:in für das Zeiterfassungsprogramm. Sollte es Fragen unter der Belegschaft geben, können sie sich dann an diese Person wenden.

Gleichzeitig sollten Sie aber auch eine Mitarbeiterinformation über die neue Zeiterfassung geben, die Sie im Intranet veröffentlichen oder aber per E-Mail oder Brief verschicken können. Beantworten Sie hier die wichtigsten Fragen wie:

• Was sind die Vorteile für das Unternehmen, aber auch für die Arbeitnehmer:innen?
• Wie sicher sind die Daten?
• Wie funktioniert die Eingabe in das Programm?
• An wen wende ich mich, wenn ich Hilfe brauche oder etwas nicht funktioniert?
• Was bedeutet die Zeiterfassung für die Vertrauensarbeitszeit (sofern vorhanden)?

Je mehr Informationen Sie Ihren Mitarbeiter:innen an die Hand geben, desto weniger Fragen und Unsicherheiten kommen auf. Sie können auch eine eigene E-Mail-Adresse nur für Fragen einführen oder aber eine monatliche Fragestunde für die Startzeit organisieren.

Die Mitarbeiterinformation über die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen muss auch beim Onboarding eine Rolle spielen und sollte von allen neuen Arbeitnehmer:innen gelesen werden.

Denken Sie immer daran, dass die Zeiterfassung nur dann unterstützen kann, wenn wirklich alle an einem Strang ziehen und informiert sind. 

So läuft die Zeiterfassung der Mitarbeiter:innen ab

Je nachdem, für welches Zeiterfassungssystem Sie sich entschieden haben, ist der Prozess ein anderer. In jedem Fall ist aber gleich, dass Sie die Dauer der Arbeitszeit sowie den Beginn und das Ende eines jeden Arbeitstages dokumentieren müssen.

Entscheiden Sie sich für ein elektronisches Programm, ist es oft nur ein Klick auf Start und Stopp. Parallel dazu können die Zeiten auch manuell eingegeben werden.

Jedoch gibt es immer mehr Programme, die noch mehr können als das reine Arbeitszeiterfassen. So sind einige Services in der Lage, die Abwesenheits- und Urlaubsplanung mit der Arbeitszeiterfassung zu vereinen. 

In der Regel müssen sich die Arbeitnehmer:innen an ihrem Arbeitstag ein- und austragen. Wichtig sind auch die Pausen, damit Sie als Arbeitgeber:in der Fürsorgepflicht nachgehen können. 

Arbeitszeitgesetz: Pausenregelung, Höchstarbeitszeiten und Co.

Sollten Sie eine manuelle und nicht elektronische Arbeitszeiterfassung bevorzugen, müssen Sie die aktuellen Arbeitszeitgesetze kennen. Denn bei digitalen Zeiterfassungssystemen gibt es automatisch Erinnerungsfunktionen oder automatisierte Prozesse, die Ihnen das alles abnehmen.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert Ruhepausen und -zeiten, maximale Arbeitszeiten und mehr. 

Folgende Pausenzeiten sind wichtig zu wissen (§ 4 ArbZG):

• Arbeitet ein:e Arbeitnehmer:in bis zu 6 Stunden an einem Tag, ist keine Pause wichtig.
• Ab 6 Stunden und einer Minute ist eine Pause von 30 Minuten verpflichtend.
• Ab 9 Stunden und einer Minute eine Pause von 45 Minuten.

Pausen dürfen in 15-Minuten-Abschnitte geteilt werden und müssen nicht am Stück genommen werden. Außerdem gehören Pausen nicht zur Arbeitszeit und werden auch nicht bezahlt. Dementsprechend müssen Sie diese subtrahieren, wenn Sie die Arbeitszeiterfassung manuell erledigen.

Kommen wir nun zur maximalen Arbeitsdauer pro Tag. In Paragraph 3 steht:

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Hier wird es etwas kompliziert. Laut Gesetzgeber ist Samstag auch ein Werktag. Dementsprechend beträgt die maximale Arbeitszeit pro Woche 48 Stunden (10 Stunden von Montag bis Freitag, 8 Stunden am Samstag). Dabei ist es egal, ob Ihre Arbeitnehmer:innen eine andere Anzahl an Tagen pro Woche arbeiten. 

Das bedeutet: Erhöht sich die wöchentliche Arbeitszeit auf über 48 Stunden pro Woche, müssen Sie die Überstunden innerhalb von 6 Monaten bzw. 24 Wochen ausgleichen.

Beispiel: Arbeitet eine Arbeitnehmerin Montag bis Freitag 10 Stunden und am Samstag 9 Stunden, muss die eine Überstunde innerhalb von 6 Monaten bzw. 24 Wochen von Ihnen gegeben werden.

Aber auch hier gibt es Ausnahmen. So können Sie die tägliche 10-Stunden-Grenze anheben, wenn es bei Ihnen einen Bereitschaftsdienst gibt. Auch die 6 Monate bzw. 24 Wochen können in Ausnahmefällen auf ein Jahr verlängert werden.

• Jugendliche unter 18 Jahren dürfen täglich nicht mehr als 8 Stunden am Tag arbeiten.
• Werdende Mütter und diejenigen, die noch stillen, dürfen nicht länger als 8,5 Stunden am Tag arbeiten.
• Schwerbehinderte Arbeitnehmer:innen dürfen auf eigenen Wunsch keine Mehrarbeit leisten.

Grundsätzlich müssen 11 Stunden zwischen den Arbeitstagen bzw. den Schichten liegen. Auch hiervon kann abgewichen werden, zum Beispiel in Krankenhäusern, in der Gastronomie, beim Rundfunk, in der Landwirtschaft etc. In diesen Branchen darf die Zeit auf 10 Stunden reduziert werden. Diese Stunde muss aber innerhalb eines Monats bzw. 4 Wochen angehängt werden, sodass hier eine 12-stündige Ruhepause entsteht.

Viele Arbeitgeber:innen sind mit diesen Regelungen überfordert. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen die elektronische Zeiterfassung. In der Regel kümmern sich die Dienstleister:innen darum, dass die digitalen Programme die Gesetze einhalten.

DSGVO beachten

Wenn Sie sich gegen eine digitale Zeiterfassung entscheiden, gibt es ein weiteres großes Thema, welches Sie beachten müssen: den Datenschutz. Natürlich müssen Sie die eingegebenen Daten Ihrer Mitarbeiter:innen unter allen Umständen schützen.

Entscheiden Sie sich für eine Arbeitszeiterfassung aus Papier, darf diese Liste nicht irgendwo in aller Öffentlichkeit herumliegen. Jede:r Mitarbeiter:in sollte eine eigene Liste führen, die vor Blicken anderer geschützt ist. Nur Personen, die direkt mit der Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen betraut sind, dürfen diese Daten auch einsehen.

Nutzen Sie eigene Server für die Speicherung, müssen diese unbedingt in Deutschland oder einem anderen EU-Land verortet sein. 

Weitere Tipps zur Durchführung

Die Arbeitszeiterfassung sollte minutengenau auf einem (digitalen) Stundenzettel eingetragen werden. Das hilft bei der Berechnung der korrekten Pausenzeiten. 

• Arbeitszeiterfassung auch bei festen Arbeitszeiten: Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen immer zu gleichen Zeiten, müssen Sie als Arbeitgeber trotzdem eine Zeiterfassung einführen. Bisher gibt es noch keine Ausnahmen. Mit einer Reform des ArbZG könnte sich das jedoch ändern.
• Erfassung der Arbeitszeit in Industrieminuten: Bei der Arbeitszeiterfassung hat es sich bewährt, diese in Industrieminuten anzugeben. Später bei der Lohnabrechnung und der Verwaltung der Daten hilft dieses System. So beträgt eine 30-minütige Pause 50 Industrieminuten bzw. 0,5 Industriestunden. So werden aus 60 Minuten 100 Industrieminuten. Die Anzahl der Stunden bleibt immer gleich und steht links vom Komma. Die Minuten werden mit 0,6 dividiert und stehen rechts vom Komma. So beträgt eine Arbeitszeit von 8 Stunden und 16 Minuten (16 / 0,6) = 8,27 Industriestunden.
• Auch Tätigkeiten erfassen: Viele Unternehmen erfassen nicht nur die Zeit, sondern kümmern sich auch um die Erfassung der speziellen Tätigkeiten. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter:innen auch sagen können, was sie in dieser Zeit gemacht haben. So lernen Sie, wie viel Zeit für Meetings, Weiterbildung, Recherche, Telefonate mit Kund:innen und Co. verbracht wird und können daraus wichtige Schlüsse ziehen.
• Pause oder Unterbrechung: Der Gang zur Toilette oder zur Kaffeemaschine sowie kleine Bildschirmpausen sind als Unterbrechungen anzusehen und keine Pause. Sie sind also nicht von der Arbeitszeit abzuziehen. Ob diese auch erfasst werden müssen, wird vermutlich die Gerichte beschäftigen. Sie sollten jedoch im Unternehmen eine einheitliche Regelung schaffen.
• Arbeitszeit beginnt am Eingang: Sollten Sie ein Terminal zum Arbeitszeiterfassen nutzen, muss dieses direkt am Eingang Ihres Unternehmens stehen. Das liegt daran, da das Betreten des Firmengeländes den Start der Arbeitszeit markiert. Auch das Hochfahren des PCs (beispielsweise bei Mitarbeiter:innen im Home-Office) ist bereits der Start der Arbeitszeit.
• Raucherpausen: Eine Raucherpause wird in der Regel nicht vergütet und muss der Arbeitszeit abgezogen werden. Es gibt jedoch keine gesetzliche Regelung, wie oft die Arbeit unterbrochen werden darf; dementsprechend dürfen Raucher:innen grundsätzlich so oft sie wollen rauchen. Der Betrieb darf hier jedoch Vorgaben machen.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Arbeitszeiterfassung ist ein komplexes Thema. Genauso divers wird es auch, wenn es um die verschiedenen Zeiterfassungssysteme geht. Je nach Branche, Größe des Unternehmens, eigenen Vorlieben und Nutzungsbedingungen gibt es verschiedene Zeiterfassungsgeräte und -systeme, die Sie nutzen können.

In diesem Abschnitt wollen wir Ihnen die meistgenutzten Zeiterfassungssysteme sowie ihre Vor- und Nachteile aufzeigen. Letztendlich sollten Sie viele Geräte für die Arbeitszeiterfassung ausprobieren, um zu entscheiden, welches System für Sie gemacht ist.

Bevor Sie jedoch in die heiße Zeiterfassungs-Entscheidungsphase gehen, sollten Sie die Anforderungen an das System aufschreiben. Welche Fälle treten bei Ihnen im Unternehmen auf? Welche Funktionen benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen, um gut arbeiten zu können? 

Auch eine Umfrage unter den Mitarbeiter:innen sorgt für die nötige Transparenz und Wertschätzung. Dabei ist auch interessant, welches Zeiterfassungssystem am besten in den Alltag der Beschäftigten passt. Immerhin wollen Sie ja nicht, dass Ihre Arbeitnehmer:innen durch die Arbeitszeiterfassung die wahre Arbeit aus den Augen verlieren und zu lange mit dem System beschäftigt sind.

Zeiterfassung mit Stechuhren, Stempelkarte und Stempeluhr

Stechuhren kennen viele noch aus früheren Betrieben wie Fabriken, Systemgastronomie und Co. Sie zählen als Zeiterfassungssystem vor der Digitalisierung. Jedoch gibt es sie mittlerweile auch in der digitalen Variante.

Statt dem Begriff Stechuhr, nennen viele Arbeitgeber:innen sie auch Stempelkarte oder Stempeluhr. Für die Zeiterfassung sind diese Geräte essenziell. Sie gehören immer noch zu den beliebtesten Geräten.

Doch wie funktioniert die Stempeluhr? Ganz einfach: Mithilfe einer Papierkarte, einem elektronischen Ausweis samt Chip, einem Transponder oder auch mit einem Fingerabdrucksensor kann die Stempelkarte die Zeiterfassung für Sie übernehmen. Auf die vielen Zugangsmöglichkeiten gehen wir weiter unten ein.

Die Stempeluhr misst die Arbeitszeit anhand des Ein- und Ausstempelns der Mitarbeiter:innen. Bei einer Pause muss die Belegschaft den Beginn sowie das Ende der Pause auch mittels Stempeln am Zeiterfassungssystem eingeben.

Die Stempelkarte wird in das Gerät eingesteckt und dieses druckt dann die Arbeitszeiten darauf. Die Zeiterfassung kann es auch erledigen, wenn es eine “Rechenfunktion” gibt. Dann addiert es sogar die Arbeits- und Monatsstunden zusammen. 

Vorteile	Nachteile
– Es gibt sie in vielen Preisklassen und Varianten.- sehr einfach zu bedienen – nach Anschaffung der Geräte kaum noch Folgekosten – können oft selbst mit wenigen Handgriffen montiert werden	– technisches Wissen nötig – muss gewartet werden – benötigt etwas Vorarbeit, um alle Mitarbeiter:innen ins System einzupflegen – muss meist mit einer Software kombiniert werden

Stundenzettel & Arbeitszeiterfassung in Papierform

Der Stundenzettel ist bereits ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem für alle Arbeitgeber:innen, die Minijobber:innen beschäftigen. Denn hier müssen die Arbeitsstunden bereits gut dokumentiert werden. 

Notieren Sie auf diesem Stundenzettel einige wichtige Daten, kann er auch schon als Zeiterfassung durchgehen. Wichtig ist, dass die Ankunft und Beendigung der Arbeit sowie die Dauer darauf geschrieben sein müssen. Außerdem muss der Stundenzettel auch für die Mitarbeiter:innen einsehbar sein. Mehr Informationen zur Lohnabrechnung für Minijobs lesen Sie an anderer Stelle.

Die Arbeitszeiterfassung in Papierform ist (noch) gestattet. Wer sie handschriftlich erledigt, könnte damit also noch fortfahren. Das Problem ist jedoch, dass das Bundesarbeitsministerium bereits an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes arbeitet. Der jetzige Stand ist, dass nur noch elektronische Zeiterfassungssysteme erlaubt sind.

Es könnte also passieren, dass Sie bald auf eine digitale Alternative wechseln müssen. Erledigen Sie die Arbeitszeiterfassung handschriftlich oder in Papierform, sollten Sie jetzt bereits nach elektronischen Alternativen Ausschau halten.

Vorteile	Nachteile
– sehr preisgünstig und einfach zu implementieren- kein technisches Wissen notwendig	– hoher Zeitaufwand, da manuelle Beschriftung – Wissen über aktuelle Pausen-, Ruhe- und Arbeitszeiten laut Gesetz nötig- vielleicht bald nicht mehr zulässig – keine Unterstützung durch Rechnungen & Automatismen von Software – muss unbedingt DSGVO-sicher sein – das ist schwierig zu bewerkstelligen

Zeiterfassung mit Fingerabdruck

Im Gegensatz zu einem Terminal mit Chip gibt es die Arbeitszeiterfassung mit Fingerabdruck. Dieser Fingerprint ist natürlich sehr praktisch für Mitarbeiter:innen, da diese Form der Zeiterfassung kein weiteres Gerät benötigt. So kann auch nichts verloren gehen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung per Fingerabdruck? Ganz einfach. Die Arbeitnehmer:innen halten einfach ihren Finger an eine Stelle im Terminal und stempeln sich so täglich ein und aus.

Zeiterfassung mittels Fingerabdruck ist nicht ohne weiteres erlaubt. So müssen Sie als Arbeitgeber:in begründen, warum es genau die Abfrage biometrischer Daten Ihrer Mitarbeiter:innen braucht. Zudem brauchen Sie eine Unterschrift und Bestätigung aller Beschäftigten im Unternehmen. 

Bei sensiblen Forschungsprojekten ist die Fingerprint-Zeiterfassung unter Umständen legal. Gibt es einen Betriebsrat, muss dieses Verfahren unbedingt mit diesem besprochen werden.

Vorteile	Nachteile
– großer Schutz bei sensiblen Daten und Projekten – einfach für Mitarbeiter:innen, da ohne Geräte	– ist nur in absoluten Ausnahmefällen gesetzlich erlaubt – sehr kostspielig in der Anschaffung und Wartung – technisches Wissen nötig – muss gewartet werden – benötigt etwas Vorarbeit, um alle Mitarbeiter:innensamt ihrer Fingerabdrücke ins System einzupflegen – muss meist mit einer Software kombiniert werden

Zeiterfassungssysteme mit Chip

Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung mit Fingerabdruck sind Zeiterfassungssysteme mit einem Chip einfacher im Unternehmen einzuführen. Hier gibt es ein Terminal, an das der Chip des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der jeweiligen Mitarbeiterin gehalten wird.

Dieser Transponder ist eine Art Schlüsselanhänger. Wichtig ist, dass Sie eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag schaffen sollten, für den Fall, wenn ein:e Mitarbeiter:in diesen verliert. Stempeluhren mit Chip gibt es bereits in vielen Ausführungen und sind sehr preiswert in der Anschaffung.

Auch HeavenHR nutzt diese einfache Art des Zeiterfassungssystems, da sie bei vielen Beschäftigten sehr beliebt ist. Zudem übernehmen wir die Einrichtung der Transponder für die Zeiterfassung für Sie.

Diese Art der Zeiterfassung wird durch NFC-Technik erreicht. NFC nennt sich der Prozess, bei dem zwei Geräte in kurzer Distanz zueinander Daten austauschen können. Auch Smartphones nutzen NFC, beispielsweise beim Bezahlen per Handy auf einem EC-Kartenlesegerät.

Vorteile	Nachteile
– Es gibt sie in vielen Preisklassen und Varianten.- sehr einfach zu bedienen – nach Anschaffung der Geräte kaum noch Folgekosten – können oft selbst mit wenigen Handgriffen montiert werden – beliebt bei Mitarbeiter:innen	– technisches Wissen nötig – muss gewartet werden – benötigt etwas Vorarbeit, um alle Mitarbeiter:innen ins System einzupflegen – muss meist mit einer Software kombiniert werden – Kosten, wenn Chip/Transponder verloren wird

Zeiterfassung mit Terminal

Im Grunde sind Zeiterfassungsterminals die neuen Stechuhren. Ein Zeiterfassungsterminal kann per Fingerabdruck, Transponder, Papier oder auch Gesichtserkennung funktionieren. Wie sich der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin “ausweist”, ist ihnen überlassen.

Sie können das Zeiterfassungsterminal entweder kaufen oder aber leihen, sodass Sie es später zurückgeben müssen. Zeiterfassungsterminals gibt es in verschiedenen Größen, zum Hinstellen oder aber zum Hinhängen an der Wand.

Damit die Zeiterfassung mit einem Terminal gesetzlich einwandfrei ist, sollten Sie das Gerät direkt am Eingang Ihres Büros platzieren. Denn in der Regel gehört der erste Schritt auf das Arbeitsgelände bereits zur Arbeitszeit.

Da die Terminals in der Regel mit einem Bildschirm ausgestattet sind, können Ihre Mitarbeiter:innen auf dem Bildschirm direkt Informationen wie Stundenkonto oder Urlaub einsehen. Das spart Ihnen administrativen Aufwand. Auch HeavenHR bietet solche Terminals in Verbindung mit unserer Personalsoftware an.

Vorteile	Nachteile
– Es gibt sie in vielen Preisklassen und Varianten.- sehr einfach zu bedienen – nach Anschaffung der Geräte kaum noch Folgekosten – können oft selbst mit wenigen Handgriffen montiert werden	– technisches Wissen nötig – muss gewartet werden – benötigt etwas Vorarbeit, um alle Mitarbeiter:innen ins System einzupflegen – muss meist mit einer Software kombiniert werden

Zeiterfassung in der Cloud, am PC und per Handy

Elektronische Zeiterfassungssysteme liegen im Trend. Immer mehr Unternehmen wechseln im Zuge der eigenen Digitalisierung auf ein solches Zeiterfassungssystem. 

Auch hier gibt es wieder eine ganze Reihe von Unterschieden. Die Zeiterfassung am PC kann entweder mit einem Programm oder aber mit einer Software, die die Cloud nutzt, durchgeführt werden.

Hier wird auch oft von SaaS- und Lizenzprodukten gesprochen. “SaaS” steht für Software as a Service. Sie bezahlen diese Dienstleistung in der Regel monatlich oder jährlich. An anderer Stelle erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine gute HR-Software für Ihr Unternehmen finden.

Hier kommt es nun stark darauf an, was Sie genau suchen und welche Anforderungen Sie an ein Zeiterfassungssystem stellen.

Oftmals ist die Zeiterfassung per Cloud webbasiert bzw. browserbasiert. Ihre Mitarbeiter:innen benötigen eine Internetverbindung, loggen sich täglich ein und starten und stoppen die Zeiterfassung. Diese Zeiterfassung ist nicht nur am PC möglich, sondern auch oftmals per Handy. 

Entscheiden Sie sich für die mobile Zeiterfassung per Handy, sollten Sie sich fragen, inwiefern Diensttelefone für Ihre Arbeitnehmer:innen Sinn ergeben. Denn Sie als Arbeitgeber:in dürfen Ihre Mitarbeiter:innen nicht dazu zwingen, dienstliche Applikationen auf den privaten Telefonen der Belegschaft zu installieren.

Elektronische Erfassung der Arbeitszeit: Vor- und Nachteile

Das Arbeitszeiterfassen wird heiß diskutiert. Besonders Betriebe, die keine Bürotätigkeiten anbieten, wollen keine digitale Zeiterfassung einführen und pochen noch auf handgeschriebene Zettel. Natürlich verursacht die Einführung Kosten und frisst Zeit, die bei Personalmangel, Great Resignation und Co. eh schon Mangelware ist.

Jedoch hat die elektronische Zeiterfassung auch Vorteile. In diesem Abschnitt soll es um die Vor- und Nachteile der elektronischen Arbeitszeiterfassung gehen.

Ein beliebtes System zur Zeiterfassung ist eine Software, die online nutzbar ist. Hier gibt es einige Unternehmen, die entweder nur Arbeitszeiterfassung oder auch eine Kombination mit weiteren sogenannten Modulen anbieten. Fragen Sie sich also, was für ein Zeiterfassungsprogramm Sie nutzen wollen und welche Anforderungen Sie an dieses stellen.

• Soll es auch eine mobile Version besitzen, damit Ihre Mitarbeiter:innen es unterwegs nutzen können?
• Brauchen Sie auch eine Urlaubsplanung dazu?
• etc.

Eine Zeiterfassungssoftware nimmt Ihnen in jedem Fall administrative Aufgaben ab. Und das Beste: Oft gibt es eine Verbindung zur (vorbereitenden) Lohnabrechnung, sodass Sie Synergien nutzen können und noch mehr Zeit sparen.

Vorteile	Nachteile
Software nimmt administrativen Aufwand abAutomatismenes gibt mehrere Module & Zusammenarbeit mit LohnabrechnungBefolgung der aktuellen Gesetze und Urteilegute Übersicht über alle Arbeitszeiten	zusätzliche Kosten zur Einführung und bei einigen Systemen auch monatliche KostenZeit zur Einarbeitung in das System nötig

Entscheiden Sie sich für eine elektronische Arbeitszeiterfassung samt Cloud, sollten Sie unbedingt nach dem Serverstandort fragen. Besonders kostenlose Zeiterfassungstools arbeiten mit Servern außerhalb der EU. Das ist ein schlechtes Zeichen und meist halten diese Programme keine DSGVO-Standards ein.