Praktische Tipps für Ihre Suche nach der passenden HR-Software

Sie sind auf der Suche nach der richtigen HR-Software für Ihr Unternehmen? Der erste Schritt ist schon einmal getan: Sie wissen, dass ein HR-Tool eine wahre Bereicherung für Ihr Unternehmen ist und suchen nach der besten Personalsoftware. Denn sie kann Ihnen nicht nur Geld, sondern auch Zeit sparen. Eine HR-Software kümmert sich um die Personalverwaltung, sodass Sie mehr Ressourcen für wichtigere Themen in Ihrem Arbeitsalltag haben.

Sie möchten für Ihr Personalmanagement künftig eine Software nutzen? Oder Sie suchen nach einem neuen HR-Tool, weil ihr altes nicht mehr Ihren Bedürfnissen entspricht? Dann kommt jetzt der wohl schwierigste Teil: die Konsolidierung aller Anbieter:innen auf dem Markt. In Deutschland gibt es viele Unternehmen, die HR-Software bereitstellen. 

Doch welche ist am besten für Sie geeignet? In diesem Artikel lesen Sie, welche Software für genau Ihr Personalmanagement passt, welche Vorteile sie haben und welche Anforderungen Sie an die HR-Software stellen sollten.

Was ist eine HR-Software? In der Verwaltung von Personal fallen viele Aufgaben an, zum Beispiel das Abwesenheitsmanagement der Mitarbeiter:innen. Mithilfe einer Personalsoftware können Sie dies digitalisieren und automatisieren. Das HR-Tool ist in der Lage, Ihnen Aufgaben abzunehmen, damit Sie sich wieder anderen Dingen widmen können.

Die Vorteile: Warum HR-Software so wichtig ist

Sie liegen auf der Hand – wir wollen sie aber dennoch nicht unerwähnt lassen: die Vorteile einer HR-Software. 

Der Trend der Digitalisierung in den Personalabteilungen hält an. Personalakten aus Papier haben bei vielen Unternehmen bereits ausgedient. HR-Softwarelösungen werden Ihr Personalmanagement auf die nächste Ebene heben. Allein die Digitalisierung der Personalakten spart Ihnen viel Zeit durch schlankere Prozesse. 

Nehmen wir nur einmal die Urlaubsverwaltung als Beispiel: In vielen deutschen Unternehmen füllen Mitarbeiter:innen Excel-Tabellen oder Vordrucke händisch aus und schicken sie per Fax an die Personalabteilung, welche das dann in ihre Tabellen einspeist. 

Dieses Beispiel zeigt die Vorteile einer HR-Software ganz deutlich: Sie spart Zeit – für Ihre Mitarbeiter:innen, aber erst recht für Sie. Mitarbeiter:innen wählen ihren gewünschten Termin aus, sehen in einem Kalender, ob es Feiertage oder Überschneidungen mit anderen Kolleg:innen gibt und buchen ihren Urlaub mit wenigen Klicks. Sie oder eine andere verantwortliche Person muss nur noch akzeptieren oder ablehnen. Ganz einfach also. 

Mehr Informationen zum Urlaubsanspruch haben wir einfach für Arbeitgeber:innen an anderer Stelle erklärt.

Weitere Vorteile von HR-Software im Überblick:

• Zeitersparnis und Effizienz: Im besten Fall denkt die Personalmanagementsoftware für Sie mit und berücksichtigt wichtige Daten. Einmal eingestellt, erkennt sie von allein, wie viele Urlaubstage Ihre Mitarbeiter:innen noch zur Verfügung haben. Und das Beste: Auch die Belegschaft kann es sehen. So senken Sie die Anfragen an die HR-Abteilung allgemein.
• Vereinheitlichung: Besonders Personalsoftware für den Mittelstand oder Konzerne hat spezielle Services, die Ihnen das Leben erheblich erleichtern. Doch es beginnt schon mit der Einführung ebendieser: Damit vereinheitlichen Sie Prozesse, ganze Standorte, Filialen etc. Einige HR-Tools gibt es auch in weiteren Sprachen, sodass Sie nicht nur internationale Mitarbeiter:innen inkludieren, sondern auch Standorte im Ausland berücksichtigt werden können.
• Datenschutz und Kontrolle: Wir alle kennen die Aktenschränke mit Schloss. Doch so richtig sicher waren sie nie. Die richtige HR-Software sorgt für mehr Datenschutz. Außerdem haben Sie alle Daten der Mitarbeiter:innen an einem zentralen Ort und können oftmals auch entscheiden, wer was einsehen kann. Noch ein wichtiger Punkt: Sie müssen sich keine Sorgen um die DSGVO-Richtlinien machen. Die beste HR-Software ist immer up-to-date und hält automatisch das deutsche Recht in Bezug auf Datenschutz und -verarbeitung ein.
• Reporting und Datenanalyse: Viele HR-Softwares bieten Ihnen Berichte an, die Ihnen beispielsweise zeigen, wie hoch die Krankenquote im Unternehmen ist. Mit einer Personalwesen-Software verabschieden Sie sich von Excel-Tabellen und sehen auf einem Blick und an einem Ort, was für Ihre Auswertung und Entscheidungsfindung wichtig ist.
• Nutzerfreundlichkeit und schlankere Prozesse: Mit nur wenigen Klicks können Ihre Mitarbeiter:innen die HR-Software bedienen. Ist das Programm einfach zu nutzen, braucht es nur wenige Minuten Einarbeitungszeit und kann danach ohne Ihr Zutun genutzt werden.
• Nachhaltigkeit: Dieser papierlose Prozess durch die Software für Personalwesen schont die Umwelt. Es müssen keine Tabellen mehr ausgedruckt und per Fax verschickt werden.
• Qualität und Service: Klassische Zeiterfassungssysteme, beispielsweise mit Stechkarten, sind fehleranfällig. Oft müssen die Verantwortlichen Zeiten nachtragen oder korrigieren. Bei guten Personalmanagement-Tools kann Ihnen das nicht so schnell passieren. Außerdem haben gute HR-Softwares ein Service-Team, das sich um alle Probleme kümmert.

Sie sehen: Personalmanagement-Programme erleichtern Ihren Arbeitsalltag enorm. Sie können Aufgaben an eine HR-Software abgeben und haben so mehr Zeit für andere Themen, die auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Diese Anforderungen sollten Sie an Ihre HR-Software stellen

Sie haben die Wahl: Soll Ihre HR-Software eine Komplettlösung sein oder nur Teilbereiche abdecken? Viele Anbieter:innen reden hier von sogenannten Modulen. Mit diesen lässt sich die Software für die Personalverwaltung noch ergänzen. 

Bevor Sie sich für eine HR-Software entscheiden, sollten Sie sich also fragen, was das Tool alles können muss:

• Welche Arbeitsprozesse wollen Sie sich sparen? 
• Wie stark soll das Programm in die Tiefe gehen? 
• Was wollen Sie alles damit machen?
• Was ist Ihnen und allen, die daran noch arbeiten, wichtig?
• Soll die ganze Abteilung, das gesamte Unternehmen oder nur bestimmte Standorte mit der HR-Software arbeiten?

Welche Anforderungen Sie an eine HR-Software stellen, ist also immer ganz individuell. Natürlich gibt es aber gewisse Punkte, die Sie bei der Auswahl der Software für Ihre HR-Belange beachten sollten. 

Kosten und Arten von Personalsoftware

Bevor wir Ihnen aber Tipps zur besten HR-Software für Sie und Ihr Unternehmen mitgeben, wollen wir Ihnen noch schnell erklären, welche Tools es genau gibt. 

Personalmanagement-Tools können entweder als Software-as-a-Service, auch SaaS abgekürzt, oder als Lizenzsoftware erworben werden.

SaaS	Lizenz
Die HR-Software liegt in der Cloud. Sie verbraucht keinen Speicherplatz bei Ihnen.	Sie kaufen eine Lizenz für das Produkt und müssen es herunterladen.
Sie können von überall darauf zugreifen – auch von verschiedenen Modellen. Sie benötigen jedoch eine Internetverbindung.	Die HR-Software kann nur genutzt werden, wenn sie auf dem PC installiert ist. Oft funktioniert sie auch ohne Internet.
Sie bezahlen monatlich wie bei einem Abo-Modell. Meist lassen sich die Verträge auch monatlich kündigen.	Sie kaufen die Lizenz einmalig – meist pro Benutzer:in. Es können jedoch noch weitere Kosten anfallen, beispielsweise wenn Sie die Lizenz erneuern wollen.
Sie erhalten Support über die IT des HR-Software-Unternehmens bzw. über deren Customer-Service-Team.	Es werden nur sehr unregelmäßig Updates veröffentlicht. Sie dürfen die Software jedoch meist ändern bzw. anpassen. Dafür ist aber oft eine IT-Abteilung nötig.

HR-Softwarelösungen haben in den vergangenen Monaten ihren Siegeszug angetreten. Aufgrund der stärkeren Flexibilität setzen immer mehr Unternehmen auf HR-Software in der Cloud. So haben Sie alle wichtigen Daten an einem Ort zentralisiert und alle können darauf zugreifen. Besonders in Zeiten von New Work und hybriden Arbeitsmodellen setzt sich diese Art der Personalsoftware durch. Sie brauchen Tipps, um erfolgreich von Zuhause aus zu arbeiten? In unserem Blog lesen Sie mehr dazu.

Was beide Arten der HR-Software in Deutschland jedoch eint, sind die Zusatzgebühren. Oftmals zahlen Sie noch zusätzliche Pauschalen für Datenschutz, Server, Einführung in das HR-Tool etc. 

Achten Sie unbedingt auf die Zusatzgebühren, die noch zusätzlich zu den Kosten der HR-Software oben drauf kommen. Viele Personalsoftware-Anbieter:innen haben ihre Preise transparent auf ihrer Website aufgeschlüsselt. Auch auf unserer Website können Sie die Kosten von HeavenHR einsehen. Wir arbeiten übrigens ohne zusätzliche oder versteckte Kosten. Den Preis, den Sie auf der verlinkten Seite sehen, ist der Komplettpreis.

Das muss eine Personalsoftware können

Die beste HR-Software sollte in erster Linie Ihren Anforderungen genügen. Sie wissen am besten, welchen Herausforderungen Sie gegenüberstehen. Es gibt jedoch einige grundlegende Dinge, die die Software als Unterstützung der Personalabteilung leisten muss. Die beste HR-Software muss:

1. Datenschutz garantieren und Server in der EU, wenn nicht sogar in Deutschland, haben.
2. regelmäßig aktualisiert werden, damit neueste Gesetze beachtet werden.
3. nutzer:innenfreundlich und ansprechend sein – das werden Ihnen besonders Ihre Mitarbeiter:innen danken.
4. von überall aus zugänglich sein. Eine App ist zusätzlich von Vorteil.
5. Rollenvergabe können, sodass Sie Berechtigungen an andere abgeben und zuweisen können, wer was sehen darf.
6. einen guten technischen Support haben.
7. sich mit anderen Programmen bzw. Schnittstellen wie der Lohnbuchhaltung, Steuerberatung etc. austauschen können.
8. schnell implementiert und damit nutzbar sein.

Arbeiten Sie zudem in einem Unternehmen mit Wachstumsambitionen, ist es wichtig, dass Ihre HR-Software mit Ihnen “mitwachsen” kann. So stellen Sie sicher, dass Sie die Software für Personalwesen nicht ständig wechseln müssen.

Legen Sie außerdem Wert auf eine moderne HR-Software, sollten Sie darauf achten, dass Sie sie testen können. So sehen Sie bereits, wie ansprechend das HR-Tool für Sie ist. Eine geführte Demonstration der Personalwesen-Software ist außerdem eine gute Gelegenheit, um Fragen zu stellen und das Produkt schon einmal kennenzulernen.

HeavenHR können Sie ganz bequem 14 Tage lang kostenlos testen. Sie wollen lieber eine Demo mit unseren fachkundigen Berater:innen? Dann buchen Sie hier einen Termin.

Worauf beim Datenschutz zu achten ist

Da dieses Thema so wichtig ist, wollen wir ihm einen eigenen Abschnitt widmen. Gute Software für Ihr HR-Management erkennen Sie besonders am Schutz der Daten. Finden Sie deshalb heraus, wo die Server stehen. Besonders kostenlose HR-Software hat Server außerhalb der EU – was aus mehreren Gründen schwierig ist.

Damit die Daten besonders geschützt sind und den gängigen deutschen Gesetzen entsprechen, müssen die Server innerhalb der EU stehen. Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und suchen Sie nach einer Software für Human Resources, die Server in Deutschland anbietet. Nur so sind die Daten wirklich sicher und DSGVO-konform. 

Außerdem sollten die Anbieter:innen von HR-Software einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten. Dieser muss vielfältige Informationen enthalten, unter anderem:

• welche Daten genau verarbeitet werden,
• wie die Sicherheit der Daten durchgesetzt wird und
• wie die Daten gelöscht werden, wenn der Vertrag aufgelöst wird.

Was sind die rechtlichen Anforderungen der DSGVO? Die Datenschutz-Grundverordnung, oder auch kurz DSGVO genannt, ist eine Sammlung an Gesetzen, die die persönlichen Daten von Menschen schützen soll. Außerdem regeln sie, wie Personalcontrolling-Software Daten sammeln, speichern und auswerten darf.

Achten Sie deshalb darauf, dass personenbezogene Daten nicht außerhalb der EU gespeichert werden. Das trifft übrigens auf sämtliche Daten zu – auch das Support-Team sollte nicht außerhalb der Europäischen Union sitzen. Das gilt nicht nur für Personalsoftware für mittelständische Unternehmen. Die Unternehmensgröße spielt hier keine Rolle.

Wollen Sie eine HR-Software, die auf einem Cloud-System basiert, sollten Sie hier besonders vorsichtig sein und unbedingt den Serverstandort erfragen. 

HeavenHR beispielsweise bietet Ihnen nicht nur ein zuverlässiges HR-Tool, sondern integriert auch Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung sowie vieles mehr. Eine umfassende kostenlose Schulung in unser Tool sowie Beratung rund um die Uhr sind nur zwei der zahlreichen Vorteile von HeavenHR. Unsere Server stehen in Deutschland und bieten höchsten Datenschutz nach allen geltenden Gesetzen.