Digitale Personalakte: Pflicht, Aufbau, Struktur und Vorteile

Die digitale Personalakte, oder auch digitale Akte oder elektronische Personalakte genannt, ist ein wichtiger Teil in einer jeden Digitalisierungsstrategie von Unternehmen. Wer eine moderne Personalabteilung führen möchte, sollte früher oder später über die Einführung von digitalen Personalakten nachdenken.

Doch genau diese Einführung bringt nicht selten Herausforderungen mit sich. In diesem Blogartikel erfahren Sie mehr zu Ihrer Pflicht in Bezug auf die digitale Personalakte. Zudem erhalten Sie Tipps zur Einführung, zum Aufbau und zur Struktur. Zudem wollen wir Ihnen alle Vor- und Nachteile der digitalen Akte zeigen.

Die digitale Personalakte: Definition

Eine digitale Personalakte ist schnell definiert: Es handelt sich hierbei um die gleiche Akte mit allen Informationen zu Ihren Mitarbeiter:innen wie die aus Papier, nur dass sie eben online abrufbar ist.

Bei einigen Anbieter:innen ist es auch möglich, dass selbst Mitarbeiter:innen Einsicht in die elektronische Personalakte haben und sogar selbstständig Änderungen unternehmen können. 

Doch die digitale Personalakte ist viel mehr als eine reine Ansammlung an Daten Ihrer Mitarbeiter:innen. So können Sie hier auch – abhängig von der jeweiligen Software – Dokumente verwalten, auf die Ihre Arbeitnehmer:innen stets Zugriff haben. Entscheiden Sie sich beispielsweise die Lohnabrechnung per E-Mail zu verschicken (im verlinkten Artikel erhalten Sie mehr Informationen, was Sie beim elektronischen Versand bzw. Speicherung beachten müssen), legen Sie diese Dokumente ebenfalls hier ab. 

Bei vielen Anbieter:innen haben Sie mithilfe der elektronischen Personalakte online alle Daten zu den Mitarbeiter:innen an einem Ort. Das bedeutet, dass Sie auch die Abwesenheiten sowie die dazugehörigen Budgets oder Arbeitsmodelle und -zeiten an einem zentralen Ort einsehen können.

Mit HeavenHR erhalten Sie genau diesen Service plus weitere Funktionen, die Ihren Alltag erleichtern. So bieten wir Ihnen clevere Automatismen, mit denen Sie Zeit sparen. Testen Sie uns unverbindlich und kostenlos.

Vorteile und Nachteile: Wann wir eine digitale Personalakte empfehlen

Gleich eines vorweg: Die digitale Personalakte hat mehr Vorteile als Nachteile. Wir empfehlen Ihnen stets, auf eine Online-Variante zu wechseln. Im Zuge der Digitalisierung Deutschlands und der Bürokratie werden Sie in den nächsten Jahren merken, dass die Digitalakte aus Papier bald ausgedient hat. 

Natürlich geht eine solche Veränderung auch mit einigen Startschwierigkeiten und Herausforderungen einher, weshalb sich einige Unternehmen fragen, ob die digitale Personalakte nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile besitzt. 

9 Vorteile der elektronischen Personalakte

Die digitale Personalakte hat viele Vorteile. Doch sollten Sie auch die Nachteile kennen, bevor Sie entscheiden, ob Sie von Papier auf eine Online-Lösung wechseln. Geben Sie sich ruhig Zeit zum Überlegen und wählen Sie mit Bedacht.

Wir empfehlen Ihnen, eine Liste mit Ihren Anforderungen anzulegen: Was brauchen Sie? Welche Anwendungsfälle gibt es in Ihrem Unternehmen? Welche Vor- und Nachteile hat die digitale Personalakte für Ihr Unternehmen? 

Leichtere Aufbewahrung

Eine der größten Vorteile ist, dass die digitale Personalakte keinen Platz einnimmt. Haben Sie viele Mitarbeiter:innen, müssen zig Papierakten angelegt und auch verstaut werden. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen die Akten aus Papier lange aufbewahrt werden. 

Im Zuge von flexibleren Arbeitsmodellen gibt es besonders viele kleine und mittelständische Betriebe, die ihre Räumlichkeiten verkleinern und ihre Mitarbeiter:innen immer häufiger ins Home-Office schicken. Besonders bei diesen Gegebenheiten hat die digitale Personalakte Vorteile. Sie sparen Platz und letztendlich auch Geld.

Umweltfreundlichkeit und Klimaschutz

Besonders die junge Generation sorgt sich um den Klimaschutz. Wollen Sie für eine größere Gruppe an potenziellen Bewerber:innen attraktiv sein, müssen Sie sich mit Themen wie Umweltschutz und Diversität auseinandersetzen.

Zwar ist die digitale Personalakte nicht die Rettung des Planeten, aber sie trägt dazu bei und ist ein Puzzleteil auf dem Weg dorthin. Die elektronische Personalakte muss nur in Ausnahmefällen ausgedruckt werden, weshalb eine der vielen Vorteile die Umweltfreundlichkeit ist. Sie verschwenden kein Papier mehr für einen Stapel an ausgedruckten Akten – und folglich auch kein Geld.

Enorme Zeitersparnis

Sind alle Daten einmal in die digitale Personalakte eingetragen, beginnen auch schon die Vorteile. Sie werden merken, wie einfach Sie administrative Aufgaben einsparen. Nutzen Sie beispielsweise eine digitale Personalakte einer HR-Software, die Automatismen anbietet, können Sie noch mehr Zeit sparen.

HeavenHR rechnet beispielsweise bei jedem Urlaubsantrag automatisch aus, ob noch genügend Urlaubstage im Budget vorhanden sind. Wird ein:e Mitarbeiter:in im Urlaub krank, gibt das System automatisch die Urlaubstage zurück. Mit diesen einfachen Funktionen sparen Sie enorm Zeit und können sich dann anderen Projekten und Aufgaben widmen. 

Wenn Sie sich also fragen, ob die Personalakte digital oder aus Papier sein soll, können wir Ihnen nur zur Online-Variante raten. Sie sparen sich nämlich ebenfalls den E-Mail-Verkehr bzw. die vielen Fragen der Belegschaft, wie viel Urlaubstage sie noch haben etc. 

Stets aktuelle Daten

Eines der weiteren Vorteile einer elektronischen Personalakte ist, dass sie stets flexibel ist. So können Sie die Daten schnell und einfach ändern. Zieht ein:e Mitarbeiter:in um oder ändert den Familiennamen? Mit nur wenigen Klicks sind die Daten verändert. 

Nutzen Sie zudem eine HR-Software, bei der Ihre Mitarbeiter:innen selbst Zugriff auf ihre Daten haben, sparen Sie noch mehr Zeit. Denn dann können sie selbst betreffende Angaben ändern.

Praxistipp: Lassen Sie neue Mitarbeiter:innen den Großteil der Stammdaten selbst eintragen. HR-Softwares wie HeavenHR benötigen nur eine E-Mail-Adresse des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Mit einem Klick auf den Link in der Willkommens-Mail gelangen die Beschäftigten selbst in ihre digitale Personalakte und tragen von der IBAN bis zur Krankenkasse einfach alles selbst ein.

Unternehmensweite Transparenz

Die digitale Personalakte kann auch im Hinblick auf Transparenz auf zwei Arten und Weisen punkten. Zum einen erhalten Arbeitgeber:innen und auch mögliche weitere Führungskräfte im Unternehmen einen umfangreichen Überblick über ihre Mitarbeiter:innen und deren Entwicklung. 

Der Werdegang inklusive aller Zeugnisse, Zertifikate und Fortbildungen ist transparent dargestellt. Gleichzeitig können mithilfe von Auswertungen und Reportings Aussagen über Entwicklungen im Unternehmen getroffen werden. 

Zum anderen erhalten die Arbeitnehmer:innen auch deutlich mehr Transparenz – indem sie jederzeit Zugriff auf ihre Personalakte haben, diese einsehen und kontrollieren können. Viele Fragen, wie zum Beispiel, wann das Gehalt eingeht oder ob der Urlaub genehmigt wurde, können bereits im Vorfeld beantwortet werden.

Mehr Informationen zum Urlaubsanspruch haben wir einfach für Arbeitgeber:innen an anderer Stelle erklärt.

Von überall abrufbar

Weitere Vorteile der elektronischen Personalakte: Sie können die Daten von überall aus abrufen. Vor allem im Zuge der hybriden Arbeitsmodelle ist diese Funktion ein enormer Vorteil. Mit der richtigen HR-Software können Sie die Daten von jedem digitalen Endgerät aus abrufen. 

Brauchen Sie, Ihre Kolleg:innen oder Ihre Mitarbeiter:innen also schnell eine Information aus der jeweiligen Akte, sind die Daten schnell abgerufen bzw. eingesehen.

Starker Datenschutz

Mit DSGVO und Co. gibt es einiges in Deutschland zu beachten. Damit Sie wirklich auf der sicheren Seite sind, was Datenschutz und Aufbewahrung angeht, empfehlen wir Ihnen die digitale Personalakte. 

Stellt sich die Frage in Ihrem Unternehmen, ob Sie die Personalakte digital oder aus Papier führen wollen, sollten Sie folgendes bedenken: Bei einer analogen Akte müssen Sie diese personenbezogenen Daten vor unbefugten Zugriff schützen und damit verschlossen halten. Dies gestaltet sich je nach Dokumentenart bei unterschiedlichen Zugangsberechtigungen als kompliziertes Unterfangen und ist schwer organisierbar. 

In einem digitalen Verwaltungssystem können Zugangskontrollen wie diese deutlich einfacher gemanagt werden. So kann beispielsweise mithilfe von zugeschnittenen Nutzer:innenkonten jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin die entsprechenden Rechte zugeteilt werden, ohne dass dabei vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten können. Die Zusammenarbeit mit Verwaltungssystemen, die durch hohe Sicherheitsstandards und neueste Technologien gekennzeichnet sind, sind hierbei Grundvoraussetzung.

Barrieren verschwinden

Weitere Vorteile der elektronischen Personalakte betreffen die Barrierefreiheit. Um wirklich alle Mitarbeiter:innen zu inkludieren, empfiehlt es sich, auf eine geeignete HR-Software zu setzen. Achten Sie hier besonders darauf, dass sie mehrere Sprachen unterstützt. 

Einige Anbieter:innen ermöglichen es auch, die Schrift zu vergrößern oder sogar den Text vorzulesen. 

Bessere Kommunikation

HR-Softwares wie HeavenHR bieten Kommentarfunktionen an, sodass Sie sich schnell und einfach mit Kolleg:innen oder Mitarbeiter:innen austauschen können. Das verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Transparenz. 

Immer mehr Beschäftigte wollen an Entscheidungen bzw. am Erfolg des Unternehmens teilhaben. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, selbst Änderungen durchzuführen, ist das ein wichtiger Schritt in Richtung Teilhabe und damit einer der wichtigsten Vorteile. Natürlich hat die digitale Personalakte aber nicht nur positive Aspekte. Die Nachteile lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Die Nachteile: Passt die digitale Personalakte zu Ihrem Unternehmen?

Natürlich geht die digitale Personalakte auch mit einer Reihe Nachteile einher. Überlegen Sie sich also gut, ob Sie für diesen Schritt bereit sind und vor allem auch die Ressourcen haben.

• Internetverbindung: Oftmals braucht es eine ständige Internetverbindung, um auf die digitale Personalakte zuzugreifen. Natürlich gibt es auch Software, die Sie herunterladen können. Um sich jedoch zu aktualisieren, benötigt es immer eine Internetverbindung. Üblich sind HR-Softwares, die Sie monatlich zahlen und deren Daten auf sicheren und geschützten Servern liegen.
• Einrichtung: Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit müssen Sie für die Einrichtung der digitalen Personalakten aller Mitarbeiter:innen einrechnen. Viele Unternehmen wie HeavenHR unterstützen Sie bei der Einrichtung mit passgenauen Templates. Jedoch müssen Sie etwas Zeit für die Eingabe aller Daten einplanen.
• Einarbeitung: Nicht nur Sie müssen sich mit der digitalen Personalakte befassen, sondern auch Ihre Mitarbeiter:innen. Wollen Sie das ganze Potenzial der HR-Software nutzen, müssen Ihre Mitarbeiter:innen mitziehen und verstehen, wie die elektronische Personalakte funktioniert. Dabei werden sich oftmals Fragen ergeben, die Sie beantworten müssen.
• Software-Auswahl: Sie haben die Qual der Wahl. Es gibt unzählige Anbieter:innen auf dem Markt. Fragen Sie sich, welche Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen vorkommen und welche Probleme die Software lösen muss. Einmal alle Daten in eine Software eingetippt, ist der Wechsel wieder mit Zeit und Ressourcen verbunden. Wählen Sie also weise und lassen Sie sich Zeit bei der Auswahl der richtigen Software. 

Sie suchen nach einer (neuen) HR-Software? In dem verlinkten Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die für Sie geeignete Software-Lösung finden und worauf Sie achten sollten.

Welche Vor- und Nachteile die digitale Personalakte für Ihr Unternehmen hat, wissen Sie am besten. Welche Anforderungen haben Sie an eine HR-Software? Machen Sie sich Notizen, wobei die elektronische Personalakte Sie unterstützen soll, damit Sie alle Vorteile und Nachteile miteinander vergleichen können.

Cloud oder On-Premise?

Entscheiden Sie sich für eine elektronische Mitarbeiterakte, müssen Sie die Frage beantworten, welche Technologie es sein soll. So gibt es verschiedene Lösungen für die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen:

• Cloud-basiert
• On-Premise

Cloud-basierte Technologien sind Lösungen, bei denen die Daten in einer Cloud, also auf einem Server, der nicht bei Ihnen liegt, gespeichert sind. Vielleicht sind Sie bereits über die Abkürzung “SaaS” gestolpert. Das bedeutet “Software as a Service”. Sie abonnieren eine Software als Dienstleistung, also meist mit einem monatlichen oder jährlichen Abrechnungsintervall.

On-Premise-Lösungen sind dagegen diejenigen, die im eigenen Firmennetzwerk installiert werden. Die Daten liegen also bei Ihnen und damit auch die Verpflichtung, sich um den Datenschutz nach aktuellem Recht zu kümmern. Besonders große Unternehmen entscheiden sich für diese Art der digitalen Personalakte.

Cloud-basierten Software	On-Premise-Software
– benötigt eine Internetverbindungauch ohne IT-Abteilung oder mit wenig IT-Ressourcen einfach zu managen – Personalisierung bis zu einem gewissen Grad möglich – Datenschutzmaßnahmen und Serverwartung durch Dienstleister:in – oft für jedes Endgerät entwickelt, damit Zugriff von überall gelingt	– funktioniert auch ohne Internetverbindung – Updates, Wartung und Installation nur mit IT-Ressourcen/-Abteilung möglichKontrolle über ganzes System – auch Individualisierungen/ Personalisierung möglich – Datenschutzmaßnahmen und Serverwartung muss Unternehmen selbst machen – viel Aufwand nötig, um von überall aus Zugriff zu haben

Die digitale Mitarbeiterakte ist oft auch Bestandteil einer großen Software, mit der Sie in der Lage sind, u.a. die Zeiten Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen oder Abwesenheiten zu managen. Entscheiden Sie sich für die cloud-basierte Variante, sollten Sie stets darauf achten, dass die Server der Dienstleistung in Deutschland stehen. Nur so gehen Sie sicher, dass das Unternehmen alle deutschen Datenschutzstandards einhält. 

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Mit der Änderung von Paragraph 8 der Beitragsverfahrensordnung (BVV) führte die Regierung eine Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung von verschiedenen Dokumenten ein. Viele Arbeitgeber:innen fragen sich deshalb, ob die digitale Personalakte Pflicht ist. In der Tat müssen Sie einige Dokumente nun elektronisch aufbewahren, doch die Speicherung der Daten Ihrer Mitarbeiter:innen, beispielsweise in einer digitalen Personalakte, ist keine Pflicht – auch nicht im Jahr 2023.

Im verlinkten Paragraphen finden Sie alle Unterlagen, die Sie in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen nehmen müssen. Das betrifft beispielsweise Nachweise zur Elterneigenschaft oder über den Krankenversicherungsschutz Ihrer Arbeitnehmer:innen.

Die digitale Personalakte ist also keine Pflicht. Wir legen Ihnen dennoch ans Herz, Ihre Unterlagen zu digitalisieren. 

Wollen Sie die Unterlagen nicht elektronisch führen, können Sie sich befreien lassen und müssen das erst ab 2026 erledigen. Dafür reicht ein formloses Schreiben an Ihren zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Diese Zeit soll dazu dienen, dass Sie sich und Ihre Technik darauf umstellen können.

Deutsches Recht und die digitale Personalakte: Anforderungen, Aufbewahrungsfrist und Datenschutz

Seit 2018 hat der Gesetzgeber mit der DSGVO auf wichtige Datenschutzbelange reagiert. Dementsprechend muss die digitale Personalakte bestimmte rechtliche Anforderungen aufweisen. Vor allem der Datenschutz Ihrer Mitarbeiter:innen muss gewahrt werden. 

Entscheiden Sie sich für eine digitale Akte mit einer On-Premise-Lösung auf Ihrem Firmenserver, gibt es einiges, was Sie bei der Umsetzung beachten müssen. Cloud-Lösungen kümmern sich in der Regel selbst darum und halten aktuelle Regelungen bezüglich Datenschutz ein. 

Die elektronische Personalakte muss also den DSGVO-Standards entsprechen. Tut es das nicht, drohen Ihnen empfindliche Bußgelder. 

Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen Einsicht in die digitale Personalakte haben dürfen. Wollen Sie aber dem Datenschutz und den aktuellen Anforderungen gerecht werden, ist wichtig, dass jede:r Mitarbeiter:in nur Einsicht in seine bzw. ihre eigene Akte hat. Sorgen Sie also für einen eigenen Mitarbeiter:innenzugang und lassen Sie das Passwort dafür auch selbst vergeben. Dann haben Sie am Ende weniger administrativen Aufwand, um für die ganze Belegschaft Passwörter zu generieren.

Laut Betriebsverfassungsgesetz dürfen Mitarbeiter:innen aber nicht nur Einsicht in die elektronische Personalakte nehmen, sondern auch Erklärungen zum Inhalt ergänzen. Um den nötigen Datenschutz zu wahren, sind aber noch weitere Punkte notwendig.

So ist die elektronische Personalakte DSGVO-konform

Wichtig ist, dass die digitale Akte sicher verschlüsselt ist. Interessieren Sie sich für eine:n Anbieter:in einer Software, sollten Sie unbedingt prüfen, in welchem Land die Server stehen. Vor allem kostenlose Dienste haben Serverstandorte außerhalb der EU, bei denen die digitale Personalakte oftmals nicht DSGVO-konform ist. Stehen die Server in Deutschland, ist das oft ein gutes Zeichen. 

Achten Sie außerdem darauf, dass nur die Personen Zugriff auf die jeweiligen Akten haben, die auch wirklich ein berechtigtes und arbeitsgebundenes Interesse an den Daten haben. Soll die digitale Personalakte dem aktuellen Recht in puncto Datenschutz unterliegen, dann sollten Sie auf ein gutes Rechtemanagement achten. Eine gute Lösung für die elektronische Personalakte erkennen Sie daran, dass Sie auswählen können, wer welche Daten sehen kann. Um auf der sicheren Seite im Rahmen der DSGVO zu sein, sollten Sie sich vorher überlegen, wer welche Rechte besitzen sollte.

Damit der Datenschutz gewahrt ist, muss die digitale Personalakte “revisionssicher” sein. Daraus resultieren weitere Anforderungen. Der Begriff wird vom Gesetzgeber nicht weiter definiert. Der Fachverband für Informationssicherheit und IT-Compliance gibt dazu Merksätze aus. Zusammenfassend ist zu sagen: Wenn Sie Dokumente elektronisch einscannen, dürfen diese nicht unveränderbar abgespeichert werden (Quelle: Fachverband).

Digitale Personalakte einführen: Aufbewahrung der Originale?

Was die digitale Personalakte angeht, gibt es zwar keine Pflicht – dafür aber einige Anforderungen, was die Aufbewahrungs- und Löschungsfristen angeht. 

Sollte ein Fall vor dem Gericht landen, müssen Sie alle wichtigen Dokumente in Papierform als Beweise vorbringen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen: Führen Sie die digitale Personalakte ein, sollten Sie unbedingt die Originale aufbewahren. 

Dürfen Personalakten nach der Digitalisierung also vernichtet werden? Nein, weil es bestimmte Aufbewahrungsfristen gibt, an die Sie sich richten müssen. 

Welche Dokumente?	Aufbewahrungsfrist
Nachweise zur Zahlung des Mindestlohns	2 Jahre
Beitragsnachweise für Sozialversicherungen	5 Jahre
Dokumente von steuerlicher Bedeutung (z.B. Lohnabrechnungen, Belege für Lohnsteuerabzug)	6 Jahre
Dokumente und Lohnunterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung	10 Jahre

Die digitale Personalakte vereinfacht zwar Ihre administrativen Prozesse; nutzen Sie jedoch Akten in Papierform müssen Sie diese aufbewahren. Wenn Sie sich fragen, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen, können Sie die Tabelle zum Abgleich nutzen. Viele Anbieter:innen von Online-Personalakten bieten eine Druckversion an, sodass Sie die elektronische Mitarbeiterakte dennoch weiterhin nutzen können.

Löschungsfristen für digitale Personalakten

Sollte Sie ein:e Mitarbeiter:in verklagen, müssen Sie Personalakten in Papierform als Beweise einreichen. Sollten Sie also auf einen Dienst umsteigen, der die Personalakte digital anbietet, ist es empfehlenswert, die Papierakten dennoch aufzuheben. 

Es gibt Verjährungsfristen, die Sie beachten sollten. Insbesondere welche, die sich auf Ansprüche der Arbeitnehmer:innen bezüglich ihrer älteren Arbeitsverhältnisse beziehen. Aus diesem Grund sollten Sie alle Originale bis mindestens 3 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren.

Vor allem Kündigungsschreiben, befristete Verträge oder Aufhebungsverträge sowie Arbeitsverträge, in denen ein nachträgliches Konkurrenzverbot vereinbart wurde, sollten Sie aufheben. 

Die Löschungsfristen der digitalen Mitarbeiterakten sind dieselben wie in der Tabelle ein Kapitel vor diesem hier beschrieben. Es muss also technisch möglich sein, die digitalisierten Dokumente nach den Fristen zu löschen.

Alle Daten und Dokumente, die die Krankheit der Arbeitnehmer:innen betreffen, müssen 12 Monate nach der Erkrankung gelöscht werden. Das gilt jedoch nur, wenn der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin im Jahr nicht länger als 6 Wochen krank war. Bei längerer Krankheit erhöht sich die Frist auf 4 Jahre.

Die elektronische Personalakte in der Betriebsvereinbarung

Eine Betriebsvereinbarung für den Fall, dass Sie eine digitale Personalakte einführen wollen, brauchen Sie nicht. Rein rechtlich braucht es keine Zustimmung der Mitarbeiter:innen. Um aber auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir besonders bei Unternehmen mit einer großen Mitarbeiter:innenzahl und einem Betriebsrat, eine Betriebsvereinbarung für die elektronische Personalakte zu verfassen.

Wollen Sie eine digitale Personalakte einführen, kann die Betriebsvereinbarung dabei helfen, dies zu regeln bzw. auch andere Bestimmungen festzulegen. Jedoch ist diese Vereinbarung nicht in Stein gemeißelt. In einem Gerichtsfall von Sommer 2020 stand in einer Betriebsvereinbarung, dass Teile des Betriebsrats permanente Einsicht in die digitalen Akten erhalten sollen. Der Arbeitgeber klagte dagegen und das LAG Düsseldorf gab dem Unternehmen recht.

Die Betriebsvereinbarung sollte folgende Themen behandeln:

• warum die digitale Personalakte eingeführt wird und welche Vorteile das für Arbeitnehmer:innen und Ihr Unternehmen hat
• wen es alles betrifft
• welche Inhalte in der digitalen Personalakte stehen
• wer wie auf was Zugriff hat
• Aufbewahrungs- und Löschungsfristen
• wie Mitarbeiter:innen von Ihrem Einsichtsrecht Gebrauch machen können

Struktur und Aufbau der digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte folgt keinem geregelten Aufbau. Sie können selbst entscheiden, was Sie erfassen und welche Dokumente abgespeichert werden sollen. Legen Sie beispielsweise Nebenakten (in Papier oder digital) ab, sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen darüber informieren, damit Sie im Falle des Einsichtsrechts wissen, auf was sie wie Einsicht erhalten können. 

Mit HeavenHR können Sie eigene Felder in der digitalen Akte anlegen, um so beispielsweise auch Informationen über eine Fahrerlaubnis oder individuelle Vereinbarungen wie die Mitnahme eines Bürohundes festzuhalten.

Es gibt auch Unternehmen, die die digitale Personalakte und ihren Aufbau dafür nutzen, um Zeugnisse oder Bewertungen der Vorgesetzten beizufügen. Einige HR-Services bieten ein umfangreiches Dokumenten-Management-System dazu an. Hier können Sie alle arbeitsrelevanten Dokumente speichern.

Bedenken Sie aber, dass Ihre Mitarbeiter:innen Einsicht in die digitale Akte nehmen dürfen. Aus diesem Grund sollten hier keine Kommentare von Teamleiter:innen zur jeweiligen Person stehen, die sie nicht sehen dürfen.

Es gibt keinen Leitfaden für die digitale Personalakte. Überlegen Sie sich vorher, welche Daten Sie erfassen wollen bzw. welche Sie in der Vergangenheit erfasst haben und es jetzt so weiterführen wollen. 

Von Stammdaten bis zum Arbeitszeugnis

Die digitale Personalakte hat im Normalfall folgenden Aufbau bzw. Struktur: Ganz oben stehen allgemeine Angaben zum Namen, Adresse, Geburtstag, Geschlecht, Position, Abteilung und einer Telefonnummer.

Als Inhalt dürfen außerdem nicht die Angaben zur Steuer (ID und Klasse), zur Konfession (bzgl. Kirchensteuer), zur Sozialversicherung (SV-Nummer, Krankenkasse, gesetzlich oder privat versichert, Staatsangehörigkeit) und die Bankverbindung fehlen.

Aber auch ein Notfallkontakt ist eine wichtige Information, die die digitale Personalakte enthalten sollte. Zudem darf im Aufbau auch kein Dokumentenbereich fehlen. Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Nachweise, Arbeitsvertrag und Co. können hier hinterlegt werden. 

Aber auch das Gehalt und die Entwicklung sowie die Urlaubstage und die Dauer der Probezeit haben Platz in der Personalakte, die online angelegt wird.

Die Position

Die Basis einer Personalakte setzt sich allen voran aus der Position und dem Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters zusammen. In diesem Zusammenhang sind bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen viele Dokumente von Bedeutung, wie beispielsweise die Vertragsvereinbarungen, die zugehörigen Anlagen inklusive mögliche Änderungen, Angaben zur Sozialversicherung, Steuerunterlagen sowie Personalfragebögen und persönliche Basisdaten, die relevant für das Arbeitsverhältnis sind. 

Diese sind in den meisten Fällen für die Verarbeitung der vermögenswirksamen Leistungen notwendig. Bei internationalen Mitarbeitern können auch Unterlagen wie die Aufenthaltserlaubnis und Arbeitsgenehmigung für die digitale Personalakte und den Aufbau entscheidend sein. Alle Informationen, die sich nicht auf das Arbeitsverhältnis beziehen, private Tätigkeiten, politische Zugehörigkeiten oder auch religiöse Berührungspunkte (Glaubensbekundungen) gehören nicht in die digitale Personalakte.

• Persönliche Basisdaten & Personalfragebögen
• Vertragsvereinbarungen sowie dessen Anlagen & mögliche Änderungen
• Steuerdaten und Bankverbindung
• Angaben zur Sozialversicherung (Krankenkasse)
• Abrechnungen & Sonderzahlungen
• Aufenthaltserlaubnis & Arbeitsgenehmigung (falls notwendig)

Die Teams

Bei der Organisation von Personalakten kann die Anordnung in Abteilungen anhand der gesamten Unternehmensstruktur durchaus sinnvoll sein, vor allem wenn diese auch Auswirkungen auf die Zugangs- und Bearbeitungsberechtigung haben. Es sollte klar sein, in welchem Verhältnis Ihre Mitarbeiter:innen zueinander stehen, wer welcher Abteilung und welchem Team zugeordnet ist, wie die Aufgaben verteilt sind und an wen sich Kolleg:innen bei Fragen wenden können. 

In diesem Zusammenhang spielt die Machtverteilung für die digitale Personalakte und deren Struktur eine wichtige Rolle. Um Unklarheiten und mögliche Konflikte zu vermeiden, sollte eindeutig definiert sein, wer der/die (direkte) Vorgesetzte ist, wer Zugriff auf welche Mitarbeiter:innendaten hat und auch bei der Beantragung von Urlaub und Abwesenheiten beispielsweise die Ansprechperson ist. 

• Abteilungszuordnung
• Vorgesetztenstruktur & Zugangskontrolle
• Mitgliedschaften wie beispielsweise Betriebsrat

Die Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung sind alle Informationen gemeint, die aufgrund ihrer zeitlichen Zusammensetzung relevant im Bezug auf das Arbeitsverhältnis sind. Beginnend mit möglichen Stundenzetteln bei Werkstudent:innen oder Freelancern über Urlaubszeiten (inklusive Anträge und Bewilligungen) bis hin zu Krankheitszeiten und Probezeiten, können all diese Daten im Bezug auf das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sein – dies trifft insbesondere bei der Lohnabrechnung ein.

Die Grenzen zur Privatsphäre sollten Sie hierbei besonders berücksichtigen. So ist bei Krankheit lediglich die Archivierung der reinen Zeiten und gegebenenfalls der Bescheinigungen erlaubt, die Gründe sowie Befundbögen und alle weiteren ärztlichen Schreiben, die der Schweigepflicht unterliegen, haben in der Personalakte nichts zu suchen. Auch die Aufführung von Listen, die die Anzahl der Krankheitstage und Abwesenheiten dokumentieren, ist nicht zulässig.

• Stundenaufzeichnungen/ Stundenzettel
• Urlaubszeiten (Anträge und Bewilligungen)
• Krankheitszeiten (ggf. Bescheinigung)
• Probezeiten

Die Erfahrung

Unterlagen bezüglich der bisherigen Berufserfahrung und Qualifikationen eines bzw. einer Angestellten können ebenfalls für das Beschäftigungsverhältnis und den Aufbau der digitalen Personalakte von Bedeutung sein. 

Arbeitszeugnisse und Eignungstests sind oftmals zu Beginn einer Anstellung interessant und gehören damit auch in die digitale Personalakte. Zertifikate und Weiterbildungen können dafür gegebenenfalls im späteren Verlauf bei einer Beförderung eine größere Rolle spielen. Im Vorfeld besprochene Zielvereinbarungen und damit verbundene Entwicklungsgespräche können zur Protokollierung und Berichterstattung des Leistungsstandes und möglichen Perspektiven in die Personalakte aufgenommen werden. 

Subjektive Beurteilungen und vereinzelte Notizen zum Arbeitsverhalten seitens des Unternehmens sollten vermieden werden. Abmahnungen sollten Sie erst dann in die digitalisierte Personalakte aufnehmen, wenn Sie diese auch geprüft haben und somit berechtigt sind. 

Die Aufnahme von Bewerbungsunterlagen und Lebensläufen ist prinzipiell nicht verkehrt. 

• Bewerbungsunterlagen & Lebenslauf
• (Arbeits-)Zeugnisse, Zertifikate & Eignungstests
• Zielvereinbarungen & Entwicklungsgespräche
• Leistungsbeurteilungen & Entwicklungsprotokolle (Berichte & Statistiken)
• Fortbildungsmaßnahmen
• Abmahnungen & Kündigungsschreiben

Das Inventar

Manche Arbeitgeber:innen stellen ihren Mitarbeiter:innen spezielle Materialien, Arbeitsgeräte, Fahrzeuge und ähnliche Artikel zur Verfügung, deren Standort und Status ebenfalls dokumentiert werden sollte. 

Um zukünftige Konflikte zu vermeiden, können diese Informationen ebenfalls in der digitalen Personalakte aufgenommen werden. Gerade bei einer hohen Mitarbeiter:innenfluktuation sorgt dies für einen besseren Überblick.

• Artikellisten mit zugehörigem Status
• Arbeitsgeräte wie bspw. Laptop, Handy
• Firmenwagen

Einführung der elektronischen Personalakte – Schritt für Schritt

So ein Projekt wie die Einführung der digitalen Akte sollten Sie nicht unterschätzen. Die digitale Personalakte vereinfacht Ihnen zwar den Arbeitsalltag – jedoch ist der Aufwand zu Beginn sehr hoch. Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken. Sie werden langfristig weniger Arbeit damit haben.

Schritt 1: Vorüberlegungen und Software-Suche

Vor der Einführung sollten Sie gut überlegen, welche digitale Akte es sein soll. Vergleichen Sie Anbieter:innen, nutzen Sie Testzeiträume und schreiben Sie alle Verwendungsfälle auf, die Sie im Unternehmen haben. 

Brauchen Sie beispielsweise noch ein Tool zur Zeiterfassung? Haben Sie auch englischsprachige Mitarbeiter:innen, weshalb die Software auch in anderen Sprachen verfügbar sein soll? 

Unterschätzen Sie diesen Schritt der Einführung nicht, damit die elektronische Personalakte später all Ihren Wünschen entspricht. Tauschen Sie sich auch mit Kolleg:innen aus oder befragen Freund:innen, wie das in anderen Unternehmen gehandhabt wird.

Schritt 2: Betriebsrat

Wenn Sie die digitale Personalakte einführen wollen, sollte der Betriebsrat darüber nicht nur in Kenntnis gesetzt werden. Er hat auch unter Umständen ein Mitspracherecht. Das Gesetz hierfür ist Paragraph 87 des Betriebsverfassungsgesetzes verankert. Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um “Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen” (Absatz 6). 

Es ist noch nicht abschließend geklärt, ob Sie den Betriebsrat mitbestimmen lassen müssen. Dafür wurde noch nicht gerichtlich geklärt, wann Absatz 6 genau greift. Hier kommt es auf die Software an, die die elektronische Personalakte in Ihrem Unternehmen einführt. Ist diese grundsätzlich dazu geeignet, das Verhalten oder die Leistung der Belegschaft zu überwachen, hat der Betriebsrat eine Mitbestimmung. Dabei ist es egal, ob Sie die digitalisierte Personalakte auch wirklich dazu nutzen.

Bei der Einführung ist es ratsam, über eine Betriebsvereinbarung für die elektronische Personalakte nachzudenken – besonders wenn der Betriebsrat eine Mitbestimmung hat. In diesem Text finden Sie einen Abschnitt zu den möglichen Inhalten einer solchen Betriebsvereinbarung.

Die digitale Personalakte hat aber auch Grenzen, was den Betriebsrat angeht: So darf dieser nicht generell Einsicht in die Akten vornehmen. Nur, wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Person vom Betriebsrat hinzuzieht. Dann aber muss der Betriebsrat Stillschweigen bewahren.

Schritt 3: Personalakte digitalisieren

Personalakten zu digitalisieren ist in kleinen Betrieben ganz einfach: Scannen Sie einfach alle Originaldokumente ein und legen diese in der digitalen Akte ab. 

Bei größeren Unternehmen ist das ein schwieriges Unterfangen. Nicht nur kostet es Zeit und Ressourcen; Sie müssen außerdem auch überlegen, wen Sie mit dieser Aufgabe betrauen. Denn auch hier greift der Datenschutz und nicht jede Person darf die Daten sehen.

Aus diesem Grund gibt es spezielle Firmen, die sich auf die Digitalisierung von Personalakten spezialisiert haben. Sie wählen einfach aus, welche Dokumente eingescannt werden sollen und das Unternehmen kümmert sich – datenschutzkonform – darum.

Wollen Sie die Personalakte von einem externen Service digitalisieren lassen, achten Sie besonders darauf:

• Schließen Sie eine Vereinbarung gemäß EU-DSGVO zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem externen Unternehmen ab.
• Besprechen Sie, wie die Verarbeitung passiert und was Sie vorbereiten müssen. 
• Reden Sie auch über den Umfang der Dienstleistung und eventuelle zusätzliche Kosten.
• Lassen Sie sich erklären, wie die verschlüsselte Übertragung funktioniert.
• Achten Sie darauf, dass Sie einen passwortgeschützten Zugang erhalten.

Die Digitalisierung der Personalakte sollte aber auch nur mit gewissen Vorüberlegungen geschehen. Daher sollten Sie sich überlegen, welche Dokumente online verfügbar sein sollen. 

Was sollte alles eingescannt werden? Wenn Sie die Personalakten digitalisieren wollen, gilt als Faustregel: Alle Dokumente mit einer Unterschrift sollten eingescannt werden.

Schritt 4: Einarbeitung

Der nächste Schritt bei der Einführung ist die Verwendung. Die digitale Personalakte kann nur dann effizient sein, wenn Sie sie auch regelmäßig nutzen und nicht wieder auf Excel-Tabellen oder Papierdokumente ausweichen.

Aber auch Ihre Kolleg:innen sowie die Mitarbeiter:innen müssen geschult werden. Achten Sie darauf, die Einführung der digitalen Personalakte oft zu kommunizieren, damit Sie am Ende so wenig Fragen wie möglich beantworten müssen. Führen Sie Frage-Antwort-Stunden ein oder richten Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Teil im Intranet ein, an das sich Mitarbeiter:innen mit Fragen zur digitalen Personalakte wenden können.