Lohnabrechnung per E-Mail versenden: Ist das erlaubt?

Sobald Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, ist die Lohnabrechnung in der Regel obligatorisch. Sie wollen Sie per E-Mail statt per Post versenden und fragen sich, ob das zulässig ist? Dann sind Sie hier genau richtig.

Wir erklären Ihnen nachfolgend nicht nur, was der Datenschutz in der Gehaltsabrechnung regelt, sondern auch was Sie beachten müssen, wenn Sie sie per E-Mail versenden wollen. Zudem gibt es einige Vorteile bei der Lohnabrechnung per E-Mail, die wir Ihnen hier ebenfalls mitgeben wollen.

Wann Sie eine Lohnabrechnung machen müssen

Eine Lohnabrechnung müssen Sie immer dann erledigen, wenn Sie Mitarbeiter:innen angestellt haben, denen Sie ein Entgelt zahlen. Das ist in Paragraph 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung geregelt. 

Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die Sie von der Lohnabrechnungspfkicht befreien. Diese haben wir in folgendem Artikel für Sie aufgelistet: „Ist die Lohnabrechnung für Arbeitgeber Pflicht?„.

Darüber hinaus gibt es viele Regularien, so zum Beispiel was alles in eine Entgeltabrechnung gehört. In unserem umfassenden Artikel “Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung einfach erklärt” finden Sie mehr Informationen dazu.

Lohnabrechnung online per E-Mail versenden: Ist das erlaubt?

In der heutigen Welt wird alles digitaler. Viele Unternehmen wollen die Lohnabrechnung nicht per Post, sondern per Mail versenden. Und ja, das ist erlaubt. Es gibt jedoch einige Herausforderungen, wenn die Gehaltsabrechnung per E-Mail im Postfach Ihrer Angestellten landen soll. 

Warum? Hier geht es vor allem um Datenschutz. In der Gehaltsabrechnung sind nämlich besonders sensible Daten vermerkt, so zum Beispiel das Gehalt, die Religion oder auch die Sozialversicherungsnummer. Wollen Sie die Lohnabrechnung per E-Mail versenden, müssen Sie die DSGVO beachten. 

Die DSGVO, oft auch DS-GVO, ist die Datenschutz-Grundverordnung. Im Englischen heißt sie GDPR, also General Data Protection Regulation. Diese Grundverordnung regelt seit 2018, welche personenbezogenen Daten wie verarbeitet werden dürfen. Sie schützt alle natürlichen Personen und dementsprechend auch Ihre Mitarbeiter:innen.

Gehaltsabrechnung online bzw. per E-Mail zulässig: Gesetzliche Grundlage

Ein elektronischer Versand der Lohnabrechnung ist nur unter bestimmten Gesichtspunkten wirklich legal. Die Gewerbeordnung besagt, dass die Abrechnung in Textform zu erteilen ist. Hier sind besonders zwei Wörter interessant: “Textform” und “erteilen”.

Was “Textform” bedeutet, erklärt das BGB in Paragraph 126b: Sie müssen die Lohnabrechnung auf einem dauerhaften Datenträger abgeben. Ein “dauerhafter Datenträger” ist wiederum jedes Medium, was

• für einen angemessenen Zeitraum für Ihre Angestellten zugänglich ist und
• es ermöglicht, aufbewahrt und gespeichert zu werden und
• nicht zulässt, dass die Abrechnung verändert werden kann.

Das bedeutet, dass die Gehaltsabrechnung per Mail genauso legal ist wie auch per Post. Jedoch ist es noch wichtig, sich anzusehen, wann eine Entgeltabrechnung als “erteilt” gilt.

Hier urteilte das Landesarbeitsgericht Hamm in einem Fall von Ende 2021 folgendermaßen:

• Es reicht nicht, wenn Sie die Abrechnung einfach nur bereitstellen bzw. zur Verfügung stellen, beispielsweise in einem elektronischen Postfach. 
• Der Lohnzettel muss in den “Machtbereich” der Arbeitnehmer:innen gelangen, sodass sie ihn “unter gewöhnlichen Umständen” zur Kenntnis nehmen können. Das bedeutet: Sie müssen Ihre Mitarbeiter:innen aktiv darauf hinweisen, dass die neue Gehaltsabrechnung nun online heruntergeladen werden kann. Viele Unternehmen verschicken eine E-Mail an alle oder kündigen das im firmeneigenen Chat-Programm z.B. Slack an.
• Die Mitarbeiter:innen müssen außerdem vor der Umstellung auf eine Lohnabrechnung per E-Mail dem Ganzen ausdrücklich oder stillschweigend zustimmen. Sie müssen Ihre Angestellten also zumindest darüber in Kenntnis setzen. Wir empfehlen Ihnen eine Einverständniserklärung von allen Mitarbeiter:innen einzuholen. Mehr dazu lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Was ergibt sich jetzt daraus? Am besten fügen Sie dem Arbeitsvertrag eine Klausel hinzu, dass in Ihrem Unternehmen bald der Lohnzettel per Mail kommt. Außerdem müssen Sie Ihren Angestellten Technik mitgeben, womit sie die Lohnabrechnung per E-Mail auch empfangen können. Arbeiten sie von Zuhause aus, müssen Sie einen Laptop oder Stand-PC stellen. 

Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Lohnabrechnung nicht per E-Mail zu versenden, sondern vielmehr online abzulegen. Es gibt viele HR-Softwares, die das für Sie erledigen und sich auch um Datenschutz und Datensicherheit kümmern.

Die Gehaltsabrechnung per E-Mail zu versenden, bedeutet, dass Sie jedem einzelnen Mitarbeiter bzw. jeder einzelnen Mitarbeiterin eine E-Mail senden müssen, bei der Sie die individuelle Lohnabrechnung anhängen. Zudem müssen Sie sich selbst darum kümmern, dass der E-Mail-Verkehr sicher ist und nicht in die falschen Hände gelangen kann.

Bedenken Sie auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Lohnabrechnung für Arbeitgeber. Sie finden mehr Informationen im verlinkten Artikel.

Einverständniserklärung für die Lohnabrechnung per E-Mail

Stellen Sie neue Mitarbeiter:innen ein, reicht es in der Regel aus, Informationen über die Lohnabrechnung per E-Mail in den Arbeitsvertrag zu schreiben und hier anzukündigen, dass die Gehaltsabrechnung monatlich online zur Verfügung steht.

Stellen Sie jedoch das Verfahren von einer postalischen zu einer digitalen Zustellung um, sollten Sie eine Einverständniserklärung aller Mitarbeiter:innen einholen, um so zu zeigen, dass die Lohnabrechnung fortan per E-Mail zugestellt wird.

Sollte ein:e Mitarbeiter:in der Einverständniserklärung nicht zustimmen, müssen Sie dieser Person weiter die Lohnabrechnung per Post zukommen lassen.

Doch wie sieht so eine Einverständniserklärung für die Lohnabrechnung per E-Mail aus? Wir empfehlen Ihnen, genau zu beschreiben, wie Ihre Mitarbeiter:innen die Lohnabrechnung per E-Mail oder online abrufen können.

Wollen Sie alle Mitarbeiter:innen davon überzeugen, sollten Sie noch die erheblichen Vorteile für sie aufzählen und auf die monatliche Erinnerung aufmerksam machen.

• Gehen Sie hier besonders auf die Sicherheit der Daten ein. Das ist eines der größten Bedenken von älteren Arbeitnehmer:innen.
• Erklären Sie, dass für den Abruf eine Internetverbindung bestehen muss.
• Der Abruf ist von jedem Endgerät, das mit dem Internet verbunden ist, abrufbar. Das ist ein enormer Vorteil.
• Zudem ist dieser Versand besonders umweltschonend und nachhaltig. Besonders jüngere Mitarbeiter:innen achten darauf.
• Die Dokumente sind jetzt immer an einem Ort, wo sie nicht verloren gehen können.
• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen selbst ein eigenes Passwort wählen. Das verringert den Verwaltungsaufwand, wenn das Passwort mal vergessen wird. Achten Sie aber darauf, dass das Passwort sicher ist und eine gewisse Länge besitzt und Sonderzeichen beinhaltet.

Datenschutz in der Gehaltsabrechnung: Das müssen Sie beachten

Doch es gibt noch mehr zu beachten, wenn Sie die Lohnabrechnung per E-Mail versenden wollen und es zulässig sein soll. Arbeiten sie alle in einem Büro, sollten Sie den Mitarbeiter:innen Zugang zu einem Drucker ermöglichen. Der Grund: Ihre Belegschaft muss die Abrechnung ausdrucken können. 

Hier entsteht jedoch ein Problem, was den Datenschutz in der Gehaltsabrechnung betrifft: Was ist, wenn ein:e andere:r Mitarbeiter:in die Abrechnung im Drucker sieht und sie liest? Um die Lohnabrechnung nach Datenschutz-Standards sichern zu können, hat entweder jede:r Angestellte einen eigenen Drucker am Platz oder nutzt den Netzwerkdrucker, bei dem sie sich beispielsweise mit einem Code identifizieren müssen.

Doch es gibt noch mehr, was Sie beachten müssen, wenn Sie die Lohnabrechnung per E-Mail versenden wollen. Für den Datenschutz und die DSGVO ist das Wichtigste, dass der Transportweg verschlüsselt ist. 

Das bedeutet, dass Sie eine End-to-End-Verschlüsselung nutzen sollten, um zu gewährleisten, dass die Daten nicht einfach von Dritten abgefangen werden können. Wünschen Sie einen Versand der Lohnabrechnungen per E-Mail, braucht es also ein Verschlüsselungssystem. Das erfordert jedoch einen hohen Aufwand, besonders durch die IT-Abteilung.

Bietet Ihr Lohnprogramm das an, könnten Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei verschicken. Hier wäre genügend Datenschutz für die Lohnabrechnung und die sensiblen Daten gegeben. Jedoch muss sich das Passwort von Mitarbeiter:in zu Mitarbeiter:in unterscheiden. Auch hier ist die IT-Abteilung beschäftigt – und ebenfalls zusätzlich die Personalabteilung, die im schlimmsten Falle die PDF erstellen und einzeln versenden muss.

Unsere Empfehlung für die digitale Gehaltsabrechnung und Datenschutz

Sie möchten die Gehaltsabrechnung online per E-Mail versenden – und zwar so, dass sie zulässig ist und allen Regeln vom Datenschutz folgt? Wir empfehlen Ihnen eine Personalsoftware zu nutzen. 

Hier legen Sie die Lohnabrechnung ab. Jeden Monat können Ihre Angestellten die Abrechnung einsehen, herunterladen und ausdrucken. Damit die Gehaltsabrechnung per E-Mail auch zulässig ist, empfehlen wir Ihnen einen Zusatz im Arbeitsvertrag zu verankern. Hier können Sie Ihren Angestellten von Beginn an mitteilen, dass die Abrechnung per E-Mail verschickt wird. 

HeavenHR nimmt Ihnen die Lohnabrechnung ab und hinterlegt Sie direkt bei Ihren Beschäftigten. Diese bekommen monatlich eine E-Mail zur Erinnerung, sobald die Abrechnung im System abgelegt wurde. Testen Sie uns 14 Tage kostenlos und legen Sie sich noch heute einen Account an!

Diese 4 Vorteile bringt Ihnen der elektronische Versand

Wir wissen jetzt: Die Lohnabrechnung online bzw. per E-Mail ist zulässig. Was erlaubt ist und was nicht, haben wir hinreichend geklärt. Zum Abschluss wollen wir Ihnen jedoch näher bringen, warum die Gehaltsabrechnung per Post nicht so vorteilhaft ist wie die Lohnabrechnung per E-Mail.

1. Es ist einfach und schnell. Besonders im Zuge der Digitalisierung sollten alle Unternehmen auf eine Gehaltsabrechnung per E-Mail umsteigen.
2. Sie können es außerdem ganz einfach automatisieren. Am besten geht das mit einer HR-Software wie HeavenHR. Mit nur wenigen Klicks bekommt jede:r Beschäftigte die richtige Abrechnung.
3. Ein elektronischer Versand der Lohnabrechnung schont die Umwelt und ist besonders nachhaltig. Sie verschwenden kein Papier.
4. Mit großer Wahrscheinlichkeit hat die Lohnabrechnung per E-Mail keine Hürde, da Ihre Mitarbeiter:innen vermutlich oft im Internet unterwegs sind. Außerdem können sie die Abrechnung auch dann einsehen, wenn Sie länger nicht Zuhause sind. Das ist besonders bei Remote-Stellen wichtig.

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie das neue System sorgfältig einführen. Viele Angestellte reagieren sensibel auf Veränderungen. Von der Lohnabrechnung per Post zur Gehaltsabrechnung per E-Mail ist es für viele ein großer Sprung. Erklären Sie also alles präzise und nehmen Sie sich Zeit für Fragen.

Erklären Sie Ihren Mitarbeiter:innen auch die Vorteile, die die Online-Gehaltsabrechnung für sie hat. Sagen Sie nicht, dass Sie dadurch Kosten sparen, sondern sagen Sie lieber, was Sie von den Ersparnissen nun für die Belegschaft tun können. Brauchen Sie noch Ideen für weitere Geschenke für Mitarbeiter:innen? Dann schauen Sie sich unseren verlinkten Blogartikel dazu an.