Matthias
Neben der Pflicht, eine Entgeltabrechnung für Ihre Arbeitnehmer:innen zu erstellen, müssen Sie auch die Aufbewahrungsfrist der erstellten Lohnabrechnung beachten. Was Sie als Arbeitgeber dazu wissen müssen, erklären wir Ihnen nachfolgend.
Aufbewahrungsfrist: Lohnabrechnung aufbewahren für Arbeitgeber erklärt
Unterliegen die Lohnabrechnungen dem Steuer- oder Sozialversicherungsrecht, müssen sie aufbewahrt werden – selbst, wenn die Angestellten schon längst das Unternehmen verlassen haben.
Anders gesagt: Müssen Sie Bücher und Aufzeichnungen führen, weil Sie das Steuer- bzw. Handelsrecht dazu verpflichtet, dann müssen Sie auch die Lohnabrechnung aufbewahren und die entsprechenden Fristen einhalten.
Mehr zum Thema Lohnabrechnung generell lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Lohnabrechnung: Wie lange Sie sie aufbewahren müssen als Arbeitgeber
Es gibt zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für die Lohnabrechnung – eine nach Steuer- und eine nach dem Sozialversicherungsrecht.
- Aufbewahrungsfrist im Steuerrecht: Die Entgeltabrechnungen sowie Belege für den Lohnsteuerabzug müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Geht aus diesen Dokumenten hervor, dass Sie damit betrieblichen Gewinn erwirtschaften bzw. erwirtschaftet haben, verlängert sich die Frist auf 10 Jahre. (Quelle: § 41 Einkommenssteuergesetz)
- Aufbewahrungsfrist im Sozialversicherungsrecht: Jegliche Beitragsabrechnungen für die Sozialversicherungsträger müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Gibt es darüber hinaus eine betriebliche Altersvorsorge, verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. (Quelle: § 18a Betriebsrentengesetz)
Die Aufbewahrungsfrist der Dokumente für die Lohnabrechnung startet für Sie als Arbeitgeber in dem Jahr, nachdem die Entgeltabrechnung ausgestellt wurde.
Wurde Sie also im Jahr 2000 ausgestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2001. Sie startet immer am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
Folgende Unterlagen gehören auch zur 6-jährigen Pflicht der Aufbewahrung – neben der Gehaltsabrechnung – für Arbeitgeber:
- Arbeitszeitlisten und Zeiterfassungsanträge
- Fahrtenbücher
- Bescheinigungen über Freistellungen
- Aufzeichnungen sowie Abrechnungslisten zu allen Zuschlägen wie bei Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
Gibt es auch eine Aufbewahrungsfrist der Gehaltsabrechnungen für Arbeitgeber? Ja, das gibt es. So müssen Sie Lohnabrechnungen bzw. alle ausgestellten Lohnzettel Ihrer Arbeitnehmer:innen aufbewahren. Aber nur bis zum Ende des Kalenderjahres, was auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
Die Lohnabrechnung ist nicht für alle Arbeitgeber Pflicht. Welche Ausnahmen gelten, lesen Sie an anderer Stelle bei uns.
Aufbewahrung der Lohnabrechnung: in Papierform oder digital?
Müssen Lohnabrechnungen in Papierform aufbewahrt werden? Oder müssen Sie die Lohnabrechnung digital aufbewahren? Diese Fragen stellen sich viele, wenn es um die Aufbewahrungsfrist der Lohnabrechnung geht. Arbeitgeber müssen wissen, dass es tatsächlich egal ist, wie Sie sich entscheiden.
Sie können die Lohnabrechnung auch digital aufbewahren. Sie muss nicht dringend in Papierform vorliegen. Wir empfehlen Ihnen sowieso, Kopien von den Unterlagen zu machen, die Sie dann digital abspeichern sollten.
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Maßnahmen bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht der Lohnabrechnung
Sie kennen nun die Aufbewahrungsfrist bei einer Lohnabrechnung. Aber was passiert, wenn Arbeitgeber diese Unterlagen nicht aufbewahren?
Kommt es beispielsweise zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt und Sie haben keine Unterlagen, werden die Werte geschätzt – oftmals zu Ihren Ungunsten.
Im schlimmsten Fall kann der Verdacht auf Steuerhinterziehung aufkommen, der Geld- und sogar Haftstrafen nach sich ziehen kann.
