Matthias
Sie haben Mitarbeiter:innen eingestellt und fragen sich jetzt, ob die Lohnabrechnung als Arbeitgeber:in Pflicht ist? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir beantworten Ihnen nicht nur die Frage, sondern geben Ihnen auch zusätzliche nützliche Informationen zum Thema.
Kurz gesagt: Ja, die Lohnabrechnung ist in der Regel für alle Arbeitgeber:innen Pflicht. Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Geregelt ist das Ganze in Paragraph 108 der Gewerbeordnung. Bereits in Absatz 1 wird erklärt, dass jede:r Arbeitgeber:in eine Lohnabrechnung erstellen muss.
Lohnabrechnung als Arbeitgeber:in: Ausnahme von der Pflicht
Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Pflicht für Arbeitgeber:innen, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen kein Arbeitsentgelt zahlen, müssen Sie auch keine Gehaltsabrechnung erstellen.
Da das aber sehr selten ist, können Sie davon ausgehen, dass Sie eine Lohnabrechnung machen müssen. Als Arbeitgeber:innen ist es zudem Ihre Pflicht, diese in Textform zu erstellen. Auch das wird in Absatz 1 von Paragraph 108 der Gewerbeordnung geregelt.
Das hindert Sie jedoch nicht daran, die Lohnabrechnung per E-Mail zu versenden. Aber auch hier gibt es bestimmte Reglements, die Sie beachten müssen. Der Link führt Sie zu unserem Artikel, der Ihnen schnell und einfach erklärt, welche das sind.
In Paragraph 108 Absatz 2 gibt es eine weitere Ausnahmeregelung. Haben sich alle Angaben in der Lohnabrechnung, also vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber, nicht verändert, entfällt ebenfalls die Pflicht – wenn zuvor schon eine Lohnabrechnung erfolgte. Das heißt: Haben Sie eine Abrechnung erstellt und hat sich im Folgemonat nichts verändert, entfällt die Pflicht für diesen Zeitraum. Das ist jedoch äußerst selten.
Zudem gilt noch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist Für die Lohnabrechnung als Arbeitgeber. Welche FristenSie einhalten müssen, lesen Sie an anderer Stelle.
Was muss in der Lohnabrechnung stehen?
Auch das regelt die Gewerbeordnung unter Paragraph 1. Dort heißt es:
Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
Außerdem müssen noch weitere Angaben für den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin in die Lohnabrechnung:
- Name, Adresse, Geburtsdatum, Versicherungssnummer und Steueridentifikationsnummer
- Beginn (und Ende, falls bekannt) der Berschäftigung
- Zeitraum, für den die Lohnabrechnung gemacht wurde
- Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage in dem Zeitraum
- Steuerklasse (inklusive Faktor bei verheirateten Arbeitnehmer:innen)
- Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Es gibt auch noch optionale Angaben, die in der Lohnabrechnung von Arbeitgeber:innen stehen sollten, aber keine Pflicht darstellen. Mehr dazu lesen Sie in unserem großen Artikel zur Lohnabrechnung. Denken Sie auch daran, dass Sie neue Arbeitnehmer zuerst anmelden müssen, bevor die Lohnabrechnung ausgestellt werden kann.
Wann muss die Lohnabrechnung vom Arbeitgeber erstellt werden?
Auch hier gibt es klare Regelungen und eine Pflicht. Die Lohnabrechnung muss entweder am 15. eines Monats oder am letzten Tag des Monats eingehen.
Zudem dürfen Sie die Abrechnung nicht öffentlich machen, sondern jedem bzw. jeder Arbeitnehmer:in personalisiert zuzustellen. Andere Mitarbeiter:innen dürfen nur ihre Lohnabrechnung sehen.
Kommen Sie Ihrer Pflicht auf eine Lohnabrechnung nicht nach, müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Mitarbeiter:innen eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt einschalten. Dann kann das Ganze vor dem Arbeitsgericht landen.
Hilfe bei der Lohnabrechnung?
Sie verstehen, dass die Lohnabrechnung für Sie als Arbeitgeber:in eine Pflicht ist, aber brauchen Hilfe dabei? Wir bieten Ihnen nicht nur eine professionelle HR-Software samt vorbereitender Lohnabrechnung.
Wir haben auch versierte Lohn-Expert:innen, die Sie bei der Abrechnung unterstützen. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@heavenhr.de, damit wir Sie umfassend nach Ihren Bedürfnissen beraten können.
