Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?

Krankheitsfälle sind häufig Herausforderungen für Unternehmen. Deshalb beantworten wir Ihnen nachfolgend schnell und einfach die Frage “Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?”.

Die Antwort klingt zunächst einfach: Sie müssen als Arbeitgeber immer dann keine Lohnfortzahlung, oder auch Entgeltfortzahlung, leisten, wenn der Unfall selbst verschuldet ist. Es gibt noch weitere Ausnahmen, die wir Ihnen in diesem Text im Detail erklären wollen.

Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten? Diese Ausnahmen müssen Sie wissen.

Wie bereits erwähnt, gibt es eine große Ausnahme, weshalb Sie als Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten müssen: Wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin den Unfall bzw. die Krankheit selbst verschuldet hat.

Doch was gehört hier dazu? Einige Beispiele:

• Unfall infolge von Alkohol- oder Drogeneinnahme
• Unfall infolge einer körperlichen Auseinandersetzung, die vom Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin begonnen wurde
• Unfall infolge eines Nebenjobs, der in einer gefährlichen Umgebung stattfindet oder gefährliche Tätigkeiten erfordert
• Unfall infolge einer groben Fahrlässigkeit
• Unfall infolge einer grob fahrlässigen Verletzung von Sicherheitsrichtlinien beispielsweise in Ihrem Unternehmen

Grobe Fahrlässigkeit kann im Zivilrecht in etwa so definiert werden, dass es sich um Verhalten handelt, bei dem die Person hätte vorhersehen können, dass ein Unfall eintritt, wenn sie das Verhalten weiter zeigt. War der Unfall vermeidbar? Und hat die Person mit Sorgfalt gehandelt? Ist der Unfall infolge von Nachlässigkeit eingetreten, trifft der Punkt der nicht gezeigten Sorgfalt bereits zu.

Leider muss immer im Einzelfall geprüft werden, wann eigenes Verschulden vorliegt. Es gibt kein Gesetz, das klar regelt, wann der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin selbst daran schuld ist.

Zu selbstverschuldetem Verhalten zählt übrigens nicht: notwendige Operationen oder auch Selbstmordversuche. Letzteres ist Ausdruck einer psychischen Krankheit, weshalb Sie hier die Lohnfortzahlung leisten müssen. Auch Ausfälle, die aufgrund einer medizinischen Versorgung oder einer Rehabilitation wie beispielsweise Kuren entstehen, zählen nicht als selbstverschuldet. 

Auch eine nicht rechtswidrige Sterilisation, ein Schwangerschaftsabbruch, der nicht rechtswidrig bzw. rechtswidrig, aber straffrei durchgeführt wurde sowie ein Ausfall infolge einer Organspende oder sonstigen Spende nach dem Transplantationsgesetz zählen hier dazu. Zu letzterem gehören auch Spenden nach dem Transfusionsgesetz wie beispielsweise eine Stammzellenspende.

Keine Lohnfortzahlung in den ersten 4 Beschäftigungswochen

Sie fragen sich “Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?” und es liegt kein Eigenverschulden vor? Dann prüfen Sie, wie lange der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin schon bei Ihnen angestellt sind.

Arbeitet der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin erst 4 Wochen in Ihrem Unternehmen, müssen Sie als Arbeitgeber ebenfalls keine Lohnfortzahlung leisten. In diesem Fall zahlt die Krankenkasse. Ab Beginn der 5. Beschäftigungswoche zahlen Sie als Arbeitgeber – für bis zu 6 Wochen. 

Man spricht hier auch von einem “ununterbrochenen Arbeitsverhältnis von 4 Wochen”. Sind die ersten 4 Beschäftigungswochen unterbrochen, müssen Sie nicht ab der 5. Woche zahlen.

Diese Regel gilt übrigens unabhängig von der Wochenarbeitszeit. Also auch Personen, die in Teilzeit arbeiten, Auszubildende oder geringfügig Beschäftigte zählen hier dazu.

Keine Lohnfortzahlung bei nicht arbeitsunfähigen Personen

Können Ihre Beschäftigten nicht mehr die vertraglich vereinbarten Leistungen erbringen, gelten sie als arbeitsunfähig. Mit anderen Worten: Hat sich ein Kellner den Arm gebrochen, kann er seiner Tätigkeit nicht mehr nachgehen. Eine Angestellte, die jedoch von Zuhause aus vor dem PC arbeitet und sich einen Zeh gebrochen hat, ist noch in der Lage, ihren Job auszuführen. 

Es muss aber immer abgewogen werden, ob die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer Gefahr läuft, dass sich die Krankheit beim Arbeiten verschlimmern würde. In diesem Fall gilt die Person auch als arbeitsunfähig. 

Diese Gefahr kann sich auch aus dem Arbeiten heraus ergeben. Nehmen wir noch einmal das Beispiel der Angestellten, die im Home Office am Computer arbeitet. Merkt sie nun, während sie mit dem gebrochenen Zeh arbeitet, dass sich die Krankheit durch das Sitzen verschlimmert, gilt sie nicht mehr als arbeitsunfähig.

Keine Lohnfortzahlung beim gleichen Grund

Auch hier kann sich eine Ausnahme ergeben, wenn Sie sich fragen: “Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?”. Wichtig ist, dass Sie die Entgeltfortzahlung lediglich die ersten 6 Wochen der Arbeitsunfähigkeit leisten müssen. Ab der 7. Woche springt die Krankenkasse ein.

Nehmen wir jetzt an, dass ein Angestellter bzw. Arbeiter von Ihnen nach den ersten 6 Wochen eine erneute Krankschreibung einreicht. Ist der Grund der Arbeitsunfähigkeit der Gleiche wie bereits zuvor, muss die Krankenkasse einspringen und Sie zahlen als Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung.

Handelt es sich jedoch um einen anderen Grund, beginnen die 6 Wochen erneut und Sie zahlen wieder für den gleichen maximalen Zeitraum. Hier gibt es jedoch auch eine wichtige Rechtsprechung vom Bundesarbeitsgericht aus dem Jahr 2019: Mitarbeiter:innen müssen zuerst vollständig gesund sein, bevor sie an der zweiten Ursache erkranken. 

Im Zweifelsfall müssen sie das sogar nachweisen können. Ist die zweite Krankheit während der ersten passiert, müssen Sie als Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten.

Was bedeutet “dieselbe Erkrankung”? Sie muss aus derselben Ursache entstanden sein und auf demselben Grundleiden beruhen.

Wann Sie bei gleicher Erkrankung doch zahlen müssen

1. Wiederholungserkrankung: Ein:e Mitarbeiter:in ist wegen dieser Krankheit seit 6 Monaten nicht mehr arbeitsunfähig gewesen. Beispiel: Lisa hat sich genau am 1. Januar wegen einer psychischen Erkrankung arbeitsunfähig gemeldet. Am 15. März endete die Arbeitsunfähigkeit. Am 16. September reicht sie erneut eine Krankschreibung wegen der gleichen psychischen Erkrankung ein. Sie müssen wieder die ersten 6 Wochen Lohnfortzahlung leisten. 
2. Fortsetzungserkrankung: Ein:e Mitarbeiter:in ist wegen dieser Krankheit seit 12 Monaten nicht mehr arbeitsunfähig gewesen. Die 12 Monate zählen ab dem Beginn der Krankschreibung. Beispiel: Tom hat sich genau am 1. Januar wegen einer psychischen Erkrankung arbeitsunfähig gemeldet. Am 15. März endete die Arbeitsunfähigkeit. Am 1. Januar des Folgejahres reicht er erneut eine Krankschreibung wegen der gleichen psychischen Erkrankung ein. Sie müssen wieder die ersten 6 Wochen Lohnfortzahlung leisten.

Diese Ausnahmen gelten auch bei einer Betriebsübergabe. Das bedeutet: Geht das Unternehmen zu einem neuen Inhaber über, müssen Sie auch eine Lohnfortzahlung als Arbeitgeber leisten. Die Wartezeiten laufen sozusagen weiter und müssen beim alten Arbeitgeber in der Regel berücksichtigt werden.

Wechselt der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin jedoch das Unternehmen und Sie sind der neue Arbeitgeber, müssen Sie Lohnfortzahlung leisten, auch wenn die beiden oben genannten Fristen (6 Monate und 12 Monate) nicht eingehalten wurden. 

Beispiel: Rita ist am 1. Januar wegen einer psychischen Erkrankung arbeitsunfähig geworden. Der Ausfall endete am 31. März. Zum 1. Mai nimmt Rita eine neue Beschäftigung in einem neuen Unternehmen auf. Am 1. Juni, also nur 2 Monate nach der letzten Arbeitsunfähigkeit, wird sie erneut wegen der gleichen psychischen Erkrankung arbeitsunfähig. Der neue Arbeitgeber muss wieder eine 6-wöchige Lohnfortzahlung leisten.

Keine Lohnfortzahlung bei fehlender AU

Arbeitnehmer:innen erhalten zwar eine Lohnfortzahlung von ihren Arbeitgeber:innen, jedoch haben sie im Gegenzug auch einige Pflichten, die damit einhergehen. Im Wesentlichen sind es zwei Pflichten im Falle einer Arbeitsunfähigkeit:

1. Anzeigepflicht: Bei Eintritt der Arbeitsunfähigkeit (im In- oder Ausland) müssen Arbeitnehmer:innen diese sofort dem Unternehmen mitteilen. Auch die voraussichtliche Dauer muss kommuniziert werden. 
2. Nachweispflicht: Besteht die Arbeitsunfähigkeit seit mehr als 3 Tagen, muss der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin spätestens am 4. Tag den Arzt bzw. die Ärztin besuchen und eine Krankschreibung einreichen. Sie als Arbeitgeber:in können aber auch schon eher eine Krankschreibung fordern. Das Ganze sollte unbedingt im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Sie können die Lohnfortzahlung in der Regel verweigern, wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin keinen Arztbesuch in der vertraglich vereinbarten Zeit vorweisen kann. Wichtig ist, dass es der kranken Person aus eigenem Verschulden nicht möglich ist, zum Arzt bzw. zur Ärztin zu gehen. Fehlt zudem die Folgebescheinigung, können Sie ebenfalls die Lohnfortzahlung verweigern. 

Aber auch beim Arbeiten im Ausland gibt es Regeln. Teilt Ihnen der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin nicht folgende Daten bei Eintreten einer Arbeitsunfähigkeit im Ausland mit, können Sie ebenfalls die Entgeltfortzahlung stoppen: 

• Tag und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Adresse des Aufenthaltsorts
• innerhalb einer Woche: Besuch beim Arzt bzw. einer Ärztin

Dies gilt allerdings nur beim Aufenthalt in einem EU-Land. In Ländern außerhalb der EU gibt es zum Teil andere Regeln. Sprechen Sie hierzu am besten mit der entsprechenden Krankenkasse.

Das Leistungsverweigerungsrecht im Detail

Sie müssen als Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten, wenn Ihre Arbeitnehmer:innen also keine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Das nennt sich “Leistungsverweigerungsrecht” und ist in Paragraph 7 des Entgeltfortzahlungsgesetzes geregelt. Sie können eine zeitweilige Zahlungsverweigerung durchführen. Sobald der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin jedoch eine Bescheinigung vorlegen kann (bzw. eine eAU-Meldung bei Ihnen eingeht), müssen Sie als Arbeitgeber die Lohnfortzahlung wieder leisten.

Sollte sich der arbeitsunfähige Mitarbeiter zudem weigern, zu einer Arztpraxis zu gehen, können Sie ihn auffordern und danach mit einer Weisung und einer Abmahnung reagieren, Auch eine Kündigung ist in der Regel rechtens.

Zweifeln Sie die Arbeitsunfähigkeit an? Dann können Sie als Arbeitgeber:in ein Gutachten des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung verlangen. Lässt sich die Arbeitsunfähigkeit außerdem eindeutig durch die ärztlichen Unterlagen nachweisen, kann die Krankenkasse das Gutachten verweigern.

Sollte eine eAU vorliegen, können Sie bei begründeten Zweifeln dennoch eine Lohnfortzahlung verweigern. Sollte der Arbeitnehmer dann aber klagen, müssen Sie die Zweifel nachweisen. 

Keine Lohnfortzahlung bei Nebenjob während des Ausfalls

Ihre Arbeitnehmer:innen sollten die Arbeitsunfähigkeit dazu nutzen, wieder gesund zu werden. Alles, was dem entgegensteht, ist natürlich nicht zweckdienlich. So zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin eine Nebentätigkeit während der Krankschreibung ausübt. In diesem Fall können Sie als Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten und sie verweigern. 

Können Sie zudem nachweisen, dass sich die Genesung durch diese Nebenbeschäftigung hinauszögert (und der Arbeitnehmer sogar noch eine Verlängerung wegen des Nebenjobs einreicht), kann das auch unter Umständen eine Kündigung rechtfertigen.

Im Falle einer Lohnfortzahlung: Das muss alles vom Arbeitgeber gezahlt werden

Nachdem wir die Frage “Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?” hinreichend beantwortet haben, wollen wir nun darüber aufklären, was alles in eine Entgeltfortzahlung gehört.

Natürlich müssen Sie den Lohn zahlen, den die erkrankte Person auch erhalten hätte, wenn sie der Arbeit nachgegangen wäre. Gibt es also eine Tariferhöhung oder beispielsweise eine gesetzliche Mindestlohnerhöhung, müssen Sie diese auch zahlen.

Aber auch jegliche Sachbezüge sind weiterzuzahlen. Handelt es sich hierbei um Benefits, die die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter durch die Arbeitsunfähigkeit nicht wahrnehmen kann, müssen Sie den Gegenwert auszahlen. Beispiel: Verpflegungskostenpauschale

Sie suchen noch nach geeigneten Benefits für Ihre Mitarbeiter:innen? An anderer Stelle in unserem Blog erklärt Ihnen eine Expertin, wie Sie die besten Benefits finden. Sie wollen steuerfreie Mitarbeitervorteile anbieten? Dann finden Sie auch hierzu Informationen auf unserem Blog.

Bezieht der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin Stück- oder Akkordlohn, muss auch das in der Arbeitsunfähigkeit gezahlt werden. Nehmen Sie einfach die in der Vergangenheit erzielten Entgelte und berechnen Sie den Durchschnitt.

Würden Zuschläge wie Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschläge anfallen, müssen auch diese gezahlt werden. Vergütungen von Überstunden oder Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sind aber nicht auszuzahlen.

Zahlen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die gefahrenen Kilometer, müssen Sie diese nicht in die Lohnfortzahlung einberechnen. Anders verhält es sich jedoch, wenn Sie eine monatliche Pauschale anbieten. Diese fließt dann in die Entgeltfortzahlung ein.