Victoria
Praktikanten können Unternehmen auf besondere Weise unterstützen: Doch wie können Sie sie richtig abrechnen? Was bei der Abrechnung von Praktikanten zu beachten ist, lesen Sie nachfolgend.
Bieten Sie ein Praktikum an, hat das viele Vorteile. Zwar müssen Sie sich auch um die Lohnabrechnung kümmern, aber die Unterstützung durch junge, wissbegierige Fachkräfte von Morgen ist ein enormer Vorteil.
Zudem bringen Praktikanten frischen Wind in Ihr Unternehmen und damit auch neue Ideen und Problemlösungsansätze. Wie Sie sie abrechnen, lesen Sie hier.
Praktikanten abrechnen: So wird unterschieden
Um Praktikanten richtig abzurechnen, ist es wichtig, dass Sie alle Begrifflichkeiten kennen. So gibt es das sogenannte Vor- und Nachpraktikum sowie das Zwischenpraktikum.
Aber es gibt auch Schülerpraktika und freiwillige Praktika. Bevor wir Ihnen zeigen, was Sie bei diesen Arten des Praktikums in der Lohnabrechnung beachten müssen, klären wir die Definitionen.
Was ist ein Nachpraktikum, Vorpraktikum oder ein Zwischenpraktikum?
Bevor wir uns damit beschäftigen, wie Sie Praktikanten richtig in der Lohnabrechnung abrechnen, wollen wir die verschiedenen Begrifflichkeiten erklären.
- Was ist ein Vorpraktikum? Dabei handelt es sich um ein Praktikum, das vor einem Studium absolviert werden muss. Es ist die Voraussetzung dafür, dass der Praktikant bzw. die Praktikantin überhaupt zum Studium zugelassen wird. Normalerweise geht ein solches Vorpraktikum 6 bis 12 Wochen.
- Was ist ein Zwischenpraktikum? Diese Definition ist schon einfacher, weil diese Art des Praktikums geläufiger ist. Ein Zwischenpraktikum findet während des Studiums statt.
- Was ist ein Nachpraktikum? Diese Art des Praktikums findet nach dem Studium statt. Es kann von der Bildungsinstitution verlangt werden, um einen Abschluss zu erhalten.
Bei allen 3 Arten ist es wichtig zu wissen, ob das Praktikum freiwillig durchgeführt oder von der Bildungsinstitution vorgeschrieben wurde. Denn das bestimmt, ob Sie den Mindestlohn zahlen müssen und welche Abgaben dabei entstehen.
So gibt es beispielsweise Vorpraktika, die nicht von einer Hochschule oder Universität vorgeschrieben sind und die eine Person noch während der Schulzeit freiwillig absolviert. Auch diese Art des Praktikums kann als Vorpraktikum gelten.
Vor- und Nachpraktika zählen zu der gleichen Kategorie. So wird also bei der Lohnabrechnung von Praktikanten zwischen Vor- und Nachpraktikum (1) und Zwischenpraktikum (2) entschieden.
Praktikanten sind übrigens nicht von der Zeiterfassungspflicht befreit. Auch sie müssen ihre Arbeitsstunden erfassen. Welche Personengruppen jedoch eine Ausnahme von der Pflicht der Erfassung bilden, lesen Sie an anderer Stelle.
§ 26 Berufsbildungsgesetz (BBiG) beim Praktikum
Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) regelt alles zum Thema Vorbereitung auf eine Ausbildung, Weiter- oder Fortbildung sowie berufliche Umschulung. Das Ziel dieses Gesetzes ist es, die komplette Thematik rund um die berufliche Kenntnis- und Wissensvermittlung zu regeln.
Da das Praktikum auch dazu dient, erste weiterführende Kenntnisse zu erlangen, ist es ebenfalls teilweise im Berufsbildungsgesetz verankert. So steht in § 26 BBiG zum Praktikum:
Soweit nicht ein Arbeitsverhältnis vereinbart ist, gelten für Personen, die eingestellt werden, um berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen zu erwerben, ohne dass es sich um eine Berufsausbildung im Sinne dieses Gesetzes handelt, die §§ 10 bis 16 und 17 Absatz 1, 6 und 7 sowie die §§ 18 bis 23 und 25 mit der Maßgabe, dass die gesetzliche Probezeit abgekürzt, auf die Vertragsniederschrift verzichtet und bei vorzeitiger Lösung des Vertragsverhältnisses nach Ablauf der Probezeit abweichend von § 23 Absatz 1 Satz 1 Schadensersatz nicht verlangt werden kann.
Was bedeutet also § 26 Berufsbildungsgesetz? Es bezieht sich auf ein freiwilliges Praktikum und sagt aus:
- dass es wichtig ist, dass das Praktikum dazu da ist, berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen zu erlangen. Sollten Sie Praktikanten einstellen, die nichts lernen, können sie einen normalen Arbeitnehmerstatus einklagen.
- Zudem regelt es einige Punkte bezüglich des Vertrages oder welche Klauseln nichtig sind.
- Wichtig ist jedoch, dass § 17 Absatz 1, 6 und 7 hier Anwendung finden. In Absatz 1 heißt es, dass eine angemessene Vergütung gezahlt werden muss. Absatz 6 beschreibt, dass Sie auch Sachleistungen ausgeben dürfen. Diese dürfen jedoch nicht über 75 % des Bruttoverdienstes hinausgehen. Welche Mitarbeitervorteile und -geschenke steuerfrei sind (und mehr zu Sachleistungen), lesen Sie an anderer Stelle bei uns im Blog.
- Absatz 7 sagt aus, dass Sie Überstunden entweder besonders vergüten oder mit Freizeit abgelten müssen.
- Der Lohn muss spätestens am letzten Tag eines Monats ausgezahlt werden (§ 18).
Das alles wird jedoch nichtig, wenn es sich um ein Praktikum handelt, das Teil eines Studiums und damit verpflichtend ist. Aber dazu lesen Sie im nächsten Abschnitt mehr.
Praktikum in der Lohnabrechnung: Praktikant korrekt abrechnen
Auch ein Praktikant bekommt am Ende des Monats eine Lohnabrechnung bzw. einen Lohnzettel. Praktikanten richtig anmelden und abrechnen zu können, ist nicht leicht – vor allem, wenn Sie vorher noch nie die Abrechnung von Praktikanten übernommen haben.
Bevor Sie Ihre Praktikanten jedoch abrechnen, müssen Sie folgende Fragen beantworten:
- Handelt es sich um ein (1.) Vor- oder Nachpraktikum oder ein (2.) Zwischenpraktikum?
- Ist das Praktikum freiwillig aufgenommen worden oder ist es verpflichtend von der Schule bzw. der Ausbildungseinrichtung?
Besonders letzteres ist wichtig, wenn es darum geht, ob der Mindestlohn gezahlt werden muss oder nicht.
Wann Sie den Mindestlohn zahlen müssen
Ab dem 1. Oktober 2022 gilt ein Mindestlohn von 12 Euro pro Stunde. Auch Praktikanten fallen darunter – unter bestimmten Umständen. Wollen Sie Praktikanten korrekt abrechnen, ist es wichtig, dass Sie wissen, welche das sind.
Als Faustformel gilt: Tritt der Praktikant das Praktikum freiwillig an, müssen Sie in der Regel ein Entgelt zahlen.
Es gibt aber weitere Ausnahmen. In diesen Fällen müssen Sie kein Entgelt zahlen:
- Es handelt sich um ein Pflichtpraktikum, das von der Schule bzw. der Hochschule oder der Universität vorgeschrieben wird. Sie benötigen unbedingt einen Beleg dafür. Oft geben die Ausbildungsstätten den Praktikanten ein Schreiben mit.
- Der Praktikant ist unter 18 Jahre alt und hat keine abgeschlossene Berufsausbildung.
- Es handelt sich um eine Einstiegsqualifizierung nach dem SGB II oder eine Vorbereitung auf die Berufsausbildung nach dem BBiG.
- Das Praktikum dauert maximal 3 Monate und dient der Orientierung bei der Wahl eines Berufs oder eines Studiums oder ist berufs- bzw. studienbegleitend. Wichtig ist, dass noch kein Praktikumsverhältnis mit Ihnen und der Person bestand.
Auch ein kurzes Schülerpraktikum wird ebenfalls nicht vergütet. Es steht Ihnen aber frei, eine Aufwandsentschädigung zu zahlen.
Praktikant ohne Entgelt abrechnen
Schauen wir uns zuerst Vor- bzw. Nachpraktika an. Alles, was Sie wissen müssen, um den Praktikanten ohne Entgelt abzurechnen, lesen Sie hier.
Das gilt beim Vor- oder Nachpraktikum, wenn es von der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist:
- Lohnsteuer: Da kein Gehalt gezahlt wird, müssen Sie auch keine Lohnsteuer abtreten.
- Arbeitslosen- und Rentenversicherung: Hier gelten fixe Werte anhand einer vom Träger errechneten Bezugsgröße. Die Zahlen ändern sich jedes Jahr. Im Jahr 2023 liegen Sie in den neuen Bundesländern (Sachsen, Thüringen, Sachsen-Anhalt und Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern) bei 32,90 Euro und in den alten Bundesländern bei 33,95 Euro.
- Kranken- und Pflegeversicherung: Hier müssen Sie nichts beachten. Der Praktikant ist entweder familienversichert oder zahlt die Versicherung selbst.
Kommen wir nun zum Zwischenpraktikum:
- Fall 1 – nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum ohne Entgelt: Sie müssen keine Versicherungsbeiträge leisten. Sie dürfen die Person nur maximal 3 Monate beschäftigen, um kein Gehalt mit Mindestlohn zahlen zu müssen. Zudem müssen Sie diesen Praktikanten ohne Entgelt bei der Versicherung anmelden. Das läuft formlos über eine DEÜV-Meldung. Jedoch bleibt der Praktikant versicherungsfrei.
- Fall 2 – vorgeschriebenes Zwischenpraktikum ohne Entgelt: Sie müssen auch hier keine Versicherungsbeiträge leisten.
Freiwilliges Praktikum & Lohnabrechnung: Praktikant mit Entgelt abrechnen
Müssen Sie beim Praktikum ein Entgelt zahlen oder wollen freiwillig eine Aufwandsentschädigung leisten, ist die Lohnabrechnung nicht mehr so leicht zu erstellen.
Am einfachsten ist es mit einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum. Hier spielt es keine Rolle, ob Sie für das Praktikum eine Aufwandsentschädigung leisten. Auch die Höhe ist für die Lohnabrechnung egal. Das Praktikum bleibt versicherungsfrei.
Jedoch müssen Sie die Umlagen U1, U2 und die Absicherung gegen den Insolvenzfall abführen. Mehr dazu lesen Sie in unserem großen Artikel zur Lohnabrechnung. Bei der Anmeldung geben Sie den Personengruppenschlüssel 190 und Beitragsgruppenschlüssel 0000 an.
Lohnabrechnung & Anmeldung: Praktikant mit Entgelt im Vor- oder Nachpraktikum
Kommen wir jetzt zum Vor- oder Nachpraktikum. Hier wird es etwas komplizierter. Handelt es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum, müssen Sie hier ganz normale Pflichtbeiträge bei der Sozialversicherung abrechnen.
Es gibt eine Geringverdienergrenze, die 2023 bei 325 Euro liegt. Verdient Ihr Praktikant mit Entgelt bis zu diesem Wert, müssen Sie die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile selbst tragen.
Handelt es sich aber um ein freiwilliges Praktikum, das vor oder nach dem Studium liegt, gibt es Besonderheiten bei der Lohnabrechnung:
- Entgelt bis 520 Euro: Arbeit der Praktikant maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr bei Ihnen, müssen Sie keine Sozialversicherungsbeiträge leisten, da es sich um eine kurzfristige Beschäftigung handelt. Arbeitet der Praktikant länger bei Ihnen, handelt es sich um eine versicherungsfreie geringfügige Beschäftigung. Jedoch müssen Sie pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung abführen. Sie können eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen.
- Entgelt ab 520 Euro: Auch hier gelten die Zeiträume von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen. Werden diese Zeiträume jedoch überschritten, müssen Sie den Praktikanten als normalen Arbeitnehmer mit den gängigen Versicherungsbeiträgen abrechnen. In unserem großen Artikel zur Lohnabrechnung finden Sie die aktuellen Werte.
Freiwilliges oder vorgeschriebenes Praktikum: Bei der Lohnsteuer gelten die normalen Regelungen wie bei einer Lohnabrechnung für andere Arbeitnehmer auch. Ist der Praktikant als Minijobber eingestellt, gelten natürlich diese Regelungen.
Handelt es sich um ein freiwilliges Praktikum, können Sie den Praktikanten unter Umständen als Minijob abrechnen. Das geht allerdings nur bei einem Zwischenpraktikum, das nicht vorgeschrieben ist. Wie Sie einen Minijob am besten abrechnen, lesen Sie an anderer Stelle bei uns.
Schülerpraktikum & Lohnabrechnung: So funktioniert das Abrechnen
Haben Sie einen Schülerpraktikanten angestellt, gibt es auch hier Besonderheiten bei der Lohnabrechnung. Es gilt vor allem das Jugendarbeitsschutzgesetz. Beachten Sie also die vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Ruhepausen.
Die Versicherungen laufen in der Regel über die Schule. Sie können eine Aufwandsentschädigung zahlen, müssen aber nicht. Sollten Sie ein Entgelt zahlen, fallen hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge an.
