Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, aber welche Ausnahmen gibt es?

Die Arbeitszeiterfassung ist ein heikles Thema. Sie ist bereits Pflicht, jedoch gibt es aktuell noch einige Ausnahmen von dieser. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald es neue Entwicklungen zur Reform des Arbeitszeitgesetzes gibt.

Arbeitszeiterfassung: Pflicht und Ausnahmen

Dass die Zeiterfassung Pflicht ist, wissen bereits viele. Doch kennen Sie auch schon alle Ausnahmen? Der derzeitige Stand ist, dass zum Beispiel leitende Angestellte von der Pflicht der Arbeitszeiterfassung ausgenommen sind.

Das sind alle Personengruppen, die auch vom Arbeitszeitgesetz ausgeschlossen sind (Quelle: § 18 Abs. 1 ArbZG):

• leitende Angestellte sowie Chefärzt:innen,
• Leiter:innen von öffentlichen Dienststellen sowie ihre Vertreter:innen,
• aber auch Arbeitnehmer:innen im öffentlichen Dienst, die mit der Aufgabe betraut wurden, selbstständige Personalentscheidungen zu treffen,
• Beschäftigte, die mit den ihnen anvertrauten Personen in einer häuslichen Gemeinschaft zusammenleben und diese eigenverantwortlich pflegen, erziehen oder aber betreuen,
• alle Menschen im liturgischen Bereich der Kirche oder aber Religionsgemeinschaften.

Doch wer genau zählt als “leitende:r Angestellte:r”? Das wird in § 5 Absatz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes genauer erklärt:

1. Personen, die durch ihren Arbeitsvertrag und durch die Stellung im Unternehmen selbständig Arbeitnehmer:innen einstellen und entlassen dürfen. Dabei ist es egal, ob das nur für eine Abteilung oder das ganze Unternehmen gilt.
2. Es können aber auch Personen sein, denen eine Generalvollmacht oder ein Prokura gegeben wurde. Das Prokura darf im Vergleich zum Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin nicht unbedeutend sein.
3. Leitende Angestellte sind auch Personen, die regelmäßig Aufgaben wahrnehmen, die für den Fortbestand und die Entwicklung des Unternehmens von Bedeutung sind. Die Erfüllung dieser Aufgaben setzt besondere Erfahrungen und Kenntnisse voraus. Diese Personen treffen Entscheidungen größtenteils selbst oder beeinflussen solche Entscheidungen zum Großteil.

Dass die Zeiterfassung Pflicht ist, hat bereits der Europäische Gerichtshof 2019 entschieden. Die Ausnahmen stammen jedoch vom Bundesarbeitsgericht. In einem Urteil aus dem September 2022 wird nicht nur erklärt, dass die Arbeitszeiterfassung wirklich Pflicht ist. Zudem erklärt es auch Ausnahmen – und zwar alle leitenden Angestellten und weitere Personengruppen. 

Ob diese Ausnahmen aber wirklich auch so bleiben, ist schwierig vorherzusagen. Derzeit wird an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes gearbeitet. Hier könnten die Ausnahmen wegfallen.

Zeiterfassung: Was ist Ihre Pflicht?

Die Ausnahmen sind nun klar, doch was genau müssen Sie zur Arbeitszeiterfassung beachten? In unserem großen Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung haben wir alles Wissenswerte für Arbeitgeber:innen zusammengetragen.

Der derzeitige Stand ist, dass Sie den Anfang, das Ende und die Dauer eines jeden Arbeitstages von allen Mitarbeiter:innen (abgesehen von den oben genannten Ausnahmen) aufzeichnen müssen. Zudem soll die Arbeitszeiterfassung mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem Pflicht werden. Ob es hier Ausnahmen geben wird, ist noch unklar.

Viele kleinere Betriebe denken, dass die Zeiterfassung nur dann eine Pflicht ist, wenn es eine bestimmte Mitarbeiter:innenanzahl im Betrieb gibt. Das ist falsch. Das Bundesarbeitsministerium denkt aber über Ausnahmen für die Erfassung mittels elektronischer Systeme nach. Sobald es hier Neuigkeiten gibt, aktualisieren wir diesen Abschnitt entsprechend.