Victoria
Die Zeiterfassung ist Pflicht und mit ihr kommen auch Herausforderungen und Probleme. Der Arbeitgeber korrigiert die Zeiterfassung oder gibt es eine Manipulation der Zeiterfassung durch einen Arbeitnehmer? Wann eine nachträgliche Korrektur der Zeiterfassung möglich ist und wann strafbar, lesen Sie hier.
Es gibt verschiedene Fälle von Manipulation bzw. Korrektur der Arbeitszeiterfassung. In diesem Artikel wollen wir die verschiedenen Fälle genau analysieren und Ihnen als Arbeitgeber aufzeigen, welche Strafen drohen bzw. welche Sie anwenden können.
Arbeitgeber korrigiert Zeiterfassung – dürfen Sie das?
Schauen wir uns zuerst den ersten Fall einer nachträglichen Korrektur der Zeiterfassung an. Was passiert, wenn Sie als Arbeitgeber die Zeiterfassung nachträglich korrigieren bzw. verändern?
Hier ist es wichtig, wie sich die Daten verändern. Korrigieren Sie als Arbeitgeber die Zahlen so, dass sie richtig sind, weil beispielsweise das neue Zeiterfassungssystem einen Fehler in den Daten verursacht hat? Oder ändern Sie es zu Ihren Gunsten und fälschen damit die Daten?
Beginnen wir mit dem zuletzt genannten Fall: Sie als Arbeitgeber korrigieren die Zeiterfassung und zwar so, dass Sie die tatsächlich gearbeiteten Stunden verändern. Hier ist auch oft von Manipulation die Rede.
Das ist strafbar. Es handelt sich um Betrug und in manchen Fällen auch um Urkundenfälschung. Letzteres liegt besonders dann vor, wenn Sie Ihren Arbeitnehmer:innen die Stempelzeiten ausdrucken und vorlegen. Das kann als “Urkunde” im rechtlichen Sinne ausgelegt werden.
Betrug liegt laut § 263 Strafgesetzbuch (StGB) immer dann vor:
Wer in der Absicht, sich oder einem Dritten einen rechtswidrigen Vermögensvorteil zu verschaffen, das Vermögen eines anderen dadurch beschädigt, daß er durch Vorspiegelung falscher oder durch Entstellung oder Unterdrückung wahrer Tatsachen einen Irrtum erregt oder unterhält, wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.
Selbst der Versuch ist strafbar. In besonders schweren Fällen kann es sogar zu einer Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis 10 Jahren kommen. Diese liegen immer dann vor, wenn Sie beispielsweise gewerbsmäßig handeln oder eine Urkundenfälschung begehen.
Dabei kommt es natürlich immer stark auf den Einzelfall an. Haben Sie beispielsweise die Zeiterfassung so “korrigiert”, dass Ihnen ein wirtschaftlicher Vorteil entstand? Wie groß war er? Und wie groß ist der Schaden, den Sie Ihren Arbeitnehmer:innen damit antun?
Manipulation der elektronischen Zeiterfassung
Neben dem Tatbestand des Betrugs gibt es noch einen weiteren Tatbestand, der erfüllt werden könnte. Der Arbeitgeber korrigiert die Zeiterfassung und es handelt sich um ein elektronisches Programm? Dann kann auch unter Umständen der Tatbestand des Computerbetrugs vorliegen.
In § 263a vom StGB steht dazu Folgendes:
Wer in der Absicht, sich oder einem Dritten einen rechtswidrigen Vermögensvorteil zu verschaffen, das Vermögen eines anderen dadurch beschädigt, daß er das Ergebnis eines Datenverarbeitungsvorgangs durch unrichtige Gestaltung des Programms, durch Verwendung unrichtiger oder unvollständiger Daten, durch unbefugte Verwendung von Daten oder sonst durch unbefugte Einwirkung auf den Ablauf beeinflußt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.
Das bedeutet also, dass Sie mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe rechnen müssen.
Die Arbeitszeiterfassung ist zwar Pflicht, aber es gibt auch Ausnahmen. Welche das sind, lesen Sie an anderer Stelle auf unserem Blog.
Manipulation der Zeiterfassung durch den Arbeitnehmer
Doch wie sieht es auf der anderen Seite aus? Erleben Sie eine Manipulation der Zeiterfassung durch Ihre Arbeitnehmer, haben Sie auch Möglichkeiten.
Wann liegt eine Manipulation vor? Zunächst müssen wir darüber sprechen, was alles zur Pause zählt. Tätigkeiten wie
- eine Tasse Kaffee holen,
- auf Toilette gehen oder
- kurz mit den Kolleg:innen über Privates sprechen
werden nicht zur Pause gezählt und müssen daher nicht in die Zeiterfassung einfließen.
Eine Manipulation der Zeiterfassung liegt jedoch vor, wenn längere Pausen wie Raucherpausen nicht aufgezeichnet werden. Wichtig ist, dass Sie unbedingt für sich als Unternehmen definieren sollten, ob kurze Raucherpausen in Ordnung sind oder ob sie nicht zur Arbeitszeit gehören.
Denn es gibt einige Unternehmen, die aufgrund des Personalmangels einige Regeln lockern und diese als Arbeitszeit ansehen.
Bemerken Sie jedoch, dass beispielsweise eine Mitarbeiterin die Stempelkarte eines Kollegen nutzt und ihn ausstempelt, obwohl er schon längst Feierabend gemacht hat, ist das eindeutig Betrug. Aber auch häufiges Zuspätkommen kann als Arbeitszeitbetrug gewertet werden – besonders, wenn die Person die Zeiterfassungsanträge so manipuliert, dass es scheint, als wäre sie nicht zu spät, sondern pünktlich erschienen.
Bedenken Sie aber, dass die Zeit zum Starten des PCs (besonders im Home-Office) oder das Ankommen auf dem Gelände Ihres Unternehmens bereits zur Arbeitszeit gehört.
Auch das private Surfen oder aber lange private Telefonate am Arbeitsplatz können als Betrug gesehen werden, wenn sich die Person nicht in einer Pause befindet bzw. im Zeiterfassungssystem als Pause ausgestempelt hat.
Welche Konsequenzen Arbeitgeber anordnen können
Haben Sie eine Manipulation der Zeiterfassung durch einen Arbeitnehmer bzw. eine Arbeitnehmerin bei Ihnen im Unternehmen bemerkt, kommt es stark darauf an, welche Merkmale vorliegen. Eine fristlose Kündigung kann gerechtfertigt sein, wenn eine besondere Schwere vorkommt.
Dafür sollten Sie folgende Fragen beantworten:
- Welchen Umfang hatte die Manipulation?
- Wie häufig kam es dazu?
- Wie groß ist der Schaden, den Ihr Unternehmen dadurch nahm?
- War es dem Arbeitnehmer möglich, dennoch die volle Arbeitsleistung zu erbringen?
Die Betriebszugehörigkeit spielt hier übrigens keine Rolle. Selbst langjährige Mitarbeiter:innen dürfen das Zeiterfassungssystem nicht manipulieren und bewusst falsche Daten angeben.
Wichtig für die Rechtmäßigkeit einer fristlosen Kündigung ist auch, ob das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen als Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer nachhaltig gestört ist. Denn das kann rechtfertigen, dass eine Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist.
In einem Fall von 2013 urteilte das Arbeitsgericht Gießen und später das Hessische Landesarbeitsgericht zugunsten des Arbeitgebers, der einem Angestellten fristlos kündigte (Quelle: Hessisches LAG, Urteil vom 17.02.2014 – 16 Sa 1299/13). Der Arbeitnehmer war mehr als 25 Jahre in einer Großmetzgerei beschäftigt und hat in weniger als 2 Monaten 226 Minuten Pause gemacht, ohne sich ein- und auszustempeln. Auf Videomaterial war zu sehen, wie er versuchte, den Betrug zu verstecken. Das Arbeitsgericht dazu:
Es lag also nicht etwa ein einmaliges Augenblicksversagen vor. Der Kläger hat vielmehr über längere Zeit hinweg in beträchtlichem Umfang über die erbrachte Arbeitszeit zu täuschen versucht. Sein auf Heimlichkeit angelegtes, vorsätzliches und systematisches Fehlverhalten wiegt daher besonders schwer.
So gehen Sie bei einer entdeckten Manipulation vor
Merken Sie, dass eine Manipulation der Zeiterfassung durch den Arbeitnehmer vorliegt, empfehlen wir Ihnen, zuerst das Gespräch zu suchen.
Ändert sich nichts am Verhalten, sollten Sie mit einer Abmahnung reagieren. Hier ist es wichtig, genau zu erklären, welches Verhalten abgemahnt wird und, dass eine Kündigung bei einer Wiederholung droht.
Dabei ist vor allem die Schwere der Tat zu berücksichtigen. Beim einmaligen Vergessen des Ein- und Ausstempelns bei einer Raucherpause ist eine fristlose Kündigung in der Regel nicht gerechtfertigt.
Denken Sie daran, dass Sie die fristlose Kündigung maximal 2 Wochen nach der Tat aussprechen müssen.
Ist eine nachträgliche Korrektur der Zeiterfassung legal?
Alle Aufzeichnungen zur Zeiterfassung müssen mindestens 2 Jahre von Ihnen aufbewahrt werden. In diesem Zeitraum können Sie auch eine nachträgliche Korrektur der Zeiterfassung durchführen.
Wichtig ist aber, dass Sie die Daten natürlich nicht manipulieren. Gibt es also beispielsweise Probleme mit dem Zeiterfassungssystem und die Zeiten wurden falsch erfasst, können Sie diese ohne Probleme nachträglich korrigieren.
Existiert ein Betriebsrat in Ihrem Unternehmen, sollten Sie diesem unbedingt mitteilen, dass Sie die Zeiten korrigieren.
Liegt der Fehler jedoch bei Ihnen und den Arbeitnehmer:innen entgeht das nicht, können sie eine Korrektur verlangen und diese auch grundsätzlich gerichtlich einfordern. Immerhin ist das Arbeitszeitkonto oftmals direkt mit dem Lohn verknüpft, weshalb Mitarbeiter:innen hier genau hinsehen.
