Lohnabrechnung für einen Minijob erstellen: Worauf Arbeitgeber achten müssen

Einzelhandel, Gastronomie und Co.: Eine Lohnabrechnung muss auch bei einem Minijob erstellt werden.

Viele deutsche Unternehmen beschäftigen Aushilfen – vor allem der Einzelhandel und die Gastronomie profitieren davon. In der Regel müssen Sie als Arbeitgeber:in auch eine Lohnabrechnung für einen Minijob erstellen. Wir zeigen Ihnen heute, auf was Sie dabei achten müssen.

Lohnabrechnung für Minijob: Was sind geringfügig Beschäftigte?

Bevor wir uns zur Lohnabrechnung und den Inhalten herantasten, wollen wir einmal kurz klären, was ein Minijob ist und wann ein Minijob auch als solcher zählt.

Ein Minijob ist der Oberbegriff für zwei Arten: Zum einen gibt es die geringfügige Beschäftigung und zum anderen die kurzfristige Beschäftigung. Für beides müssen Sie eine Lohnabrechnung erstellen.

Ersteres wird durch mehrere Punkte definiert:

  • Im Monat verdient ein:e Minijobber:in nicht mehr als 520 Euro. Es gibt jedoch Ausnahmen, mit denen wir uns später beschäftigen.
  • Im Jahr darf die geringfügig beschäftigte Person also nicht mehr als 6.240 Euro von Ihnen erhalten.
  • Es gibt keine maximale Stundenauslast pro Woche. Wichtig ist aber, dass der Minijobber bzw. die Minijobberin nicht mehr als 43,3 Stunden pro Monat bei Ihnen arbeitet. Diese Summe wird durch den Mindestlohn von 12 Euro pro Stunde berechnet.
  • Minijobber:innen zählen als Arbeitnehmer:innen in Teilzeit. Geht es aber um den Urlaubsanspruch, werden Sie wie Vollzeitangestellte behandelt. Wie sich der Urlaubsanspruch für Aushilfen berechnet, erklären wir im verlinkten Artikel ausführlich.
  • Die Sozialversicherung wird komplett durch die Arbeitgeber:innen getragen. Die Minijobber:innen zahlen lediglich einen geringen Eigenanteil an der Rentenversicherung. Manche geringfügig Beschäftigte lassen sich allerdings davon befreien.
  • Minijobber:innen müssen von Ihnen bei der sogenannten Minijob-Zentrale angemeldet werden.

Unterschied zu den kurzfristig Beschäftigten und monatliche Arbeitszeit

Daneben gibt es noch die sogenannte kurzfristige Beschäftigung, was auch eine Art Minijob ist. Der Unterschied ist hier, dass die Stunden, in denen gearbeitet wird, begrenzt sind. Arbeiten kurzfristig Beschäftigte an 5 Tagen in der Woche, dürfen sie nur 3 Monate maximal im Jahr in Ihrem Unternehmen einer Arbeit nachgehen. 

Auch das ist ein Minijob: Die Lohnabrechnung ist auch bei kurzfristig Beschäftigten wie Werkstudent:innen in einem Café zu erstellen.
Auch das ist ein Minijob: Die Lohnabrechnung ist auch bei kurzfristig Beschäftigten wie Werkstudent:innen in einem Café zu erstellen. (Quelle: pixelshot / Canva)

Arbeitet eine kurzfristig beschäftigte Person regelmäßig weniger als 5 Tage in der Woche bei Ihnen, darf sie nur 70 Arbeitstage im Jahr bei Ihnen leisten. Zusätzlich dürfen Sie aber auch im Jahr nicht mehr als 6.240 Euro von Ihnen erhalten.

Sie können Ihren Minijobber:innen auch mehr Gehalt pro Stunde als das gesetzliche Mindestmaß von 12 Euro zahlen. Ist das der Fall, müssen Sie aber unbedingt auf die beschäftigten Stunden im Monat achten, da Sie insgesamt nur 520 Euro monatlich zahlen dürfen. 

Um die korrekte Stundenanzahl zu berechnen, müssen Sie lediglich die 520 Euro durch den Stundenlohn rechnen.

Beispiel: Sie haben eine Minijobberin angestellt, der Sie 15 Euro die Stunde zahlen. Rechnen Sie nun 520 Euro durch 15 Euro. Sie darf maximal 34,7 Stunden pro Monat bei Ihnen arbeiten.

Darf die 520-Euro-Grenze überschritten werden? 

Es kann passieren, dass die monatliche Maximalgrenze von 520 Euro überschritten wird. Für diese Fälle gibt es Regelungen von der Bundesregierung, die Ende 2022 noch einmal angepasst wurden.

Wichtig ist, dass das maximale Gehalt von 520 Euro nur 2-mal im Jahr erhöht werden darf. Zudem muss es unvorhersehbar sein. Das bedeutet, dass es einen guten Grund geben muss, beispielsweise eine plötzliche Krankheitswelle unter den Mitarbeiter:innen.

Die Grenze des Einkommens ist genau festgelegt. Merken Sie bei der Gehaltsabrechnung vom Minijob, dass Sie sie überschritten haben, ist das in der Regel kein Problem. Mehr Aufträge zum Beispiel durch einen hohen Krankenstand können immer auftauchen.
Die Grenze des Einkommens ist genau festgelegt. Merken Sie bei der Gehaltsabrechnung vom Minijob, dass Sie sie überschritten haben, ist das in der Regel kein Problem. Mehr Aufträge zum Beispiel durch einen hohen Krankenstand können immer auftauchen. (Quelle: JodiJacobson / Getty Images)

Dabei ist außerdem relevant, dass die Überschreitung aber nur das Doppelte, also 1.040 Euro, betragen darf. Im Jahr liegt die Obergrenze mit diesen 2 Überschreitungen dann bei 7.280 Euro.

Überschreiten Sie zum 3. Mal die monatliche Maximalgrenze, wird der Minijob automatisch zu einem Midijob und Sie müssen die Person für diesen Monat bei der Krankenkasse melden. Was Sie bei der Midijob-Lohnabrechnung beachten müssen, lesen Sie an anderer Stelle.

Für jeden Minijob eine Lohnabrechnung? Erklärung zur Pflicht in Deutschland

Müssen Sie eine Gehaltsabrechnung für jeden Minijob erstellen? Ja, die Lohnabrechnung ist für Arbeitgeber Pflicht. Das geht aus § 108 der Gewerbeordnung hervor. 

Sobald Sie ein Arbeitsentgelt zahlen, muss auch eine Lohnabrechnung erstellt werden – also auch für einen Minijob. Von dieser Pflicht können Sie sich jedoch befreien, wenn eine der beiden folgenden Situationen bei Ihnen eintritt:

  1. Der Minijobber bzw. die Minijobberin verdient einen Monat kein Gehalt. Für diesen Monat müssen Sie dann auch keine Lohnabrechnung erstellen.
  2. Es hat sich nichts zum Vormonat verändert: weder die Adresse des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin und des Arbeitgebers noch das Gehalt noch andere Daten. In diesem Fall erstellen Sie für den Minijob auch keine Lohnabrechnung und die Pflicht entfällt.

Wichtig ist auch, dass Sie die Lohnabrechnung entweder zum 15. oder am letzten Tag des Monats zustellen. 

Stellen Sie bei einem Minijob keine Lohnabrechnung aus und die beiden oben genannten Ausnahmen treffen nicht zu, kann es brenzlig für Sie werden. Ihre Arbeitnehmer:innen können Sie dazu auffordern, eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. 

Sie wollen die Lohnabrechnung per E-Mail an Ihre Minijobber:innen verschicken? Im verlinkten Artikel erklären wir Ihnen, was Sie dabei beachten müssen.

Zudem gilt die Abrechnung auch als Beweis dafür, dass Sie die nötigen Abgaben abgeführt haben. Gibt es keine Lohnabrechnung, verunsichern Sie die Person, die dem Minijob nachgeht. Führen Sie wirklich keine Abgaben ab, kann das empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Sie beschäftigen Personen mit einem Minijob? Dann ist die Lohnabrechnung in der Regel Pflicht.
Sie beschäftigen Personen mit einem Minijob? Dann ist die Lohnabrechnung in der Regel Pflicht. (Quelle: AndreyPopov / Getty Images)

Minijob und Lohnabrechnung: Das müssen Sie beim Erstellen beachten

In der Gewerbeordnung und weiteren Richtlinien ist geregelt, was alles in eine Lohnabrechnung gehört. Sie müssen beispielsweise Angaben zum Namen der Firma und der Minijobber:innen tätigen. Aber auch die Steuer-Identifikationsnummer sowie die Steuerklasse gehören in die Lohnabrechnung zum Minijob.

Wichtig ist aber vor allem die Aufschlüsselung des Bruttolohns und aller Abzüge. Was noch alles in eine Lohnabrechnung gehört und was Sie zu Steuerklassen, Umlagen und Co. wissen müssen, lesen Sie an anderer Stelle in unserem großen Ratgeber zur Lohnabrechnung.

Pauschalbeiträge für Abgaben 2023

Wollen Sie die Lohnabrechnung für einen Minijob erstellen, müssen Sie unbedingt daran denken, dass Sie für diese Arbeitsform keine Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlen müssen. Beides muss also nicht abgeführt werden.

Zudem müssen Sie bei den Sozialabgaben auf Pauschalen zurückgreifen, die sich jedes Jahr ändern können. In der folgenden Tabelle finden Sie die aktuellen Werte, die ab dem 1. Januar 2023 gelten:

Geringfügig BeschäftigteKurzfristig Beschäftigte
Pflegeversicherung
Arbeitslosenversicherung
Krankenversicherung13 %
Rentenversicherung15 %
U1 (Umlage bei Krankheit)1,1 %1,1 %
U2 (Umlage bei Mutterschaft)0,24 %0,24 %
Insolvenzgeldumlage0,06 %0,06 %

Wie Sie sehen, entfallen bei kurzfristig Beschäftigten einige Versicherungsbeiträge, so zum Beispiel die Krankenversicherung.

Entscheidet sich der Minijobber bzw. die Minijobberin zu seinem bzw. ihrem Pflichtanteil zur Rentenversicherung, müssen Sie in der Lohnabrechnung für Ihre Aushilfen noch 3,6% abführen.

Für die Steuer müssen Sie 2 Prozent Pauschalsteuer berechnen. Sie können sie aber auch individuell nach der entsprechenden Lohnsteuerklasse der Person abführen. Gleiches gilt bei kurzfristig beschäftigten Personen. Wenn Sie sich gegen die Abführung mit der Lohnsteuerklasse entscheiden, sind es 25 Prozent Pauschsteuer.

Beschäftigen Sie Personen mit einem Minijob, müssen Sie auch eine Lohnabrechnung erstellen. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen.
Beschäftigen Sie Personen mit einem Minijob, müssen Sie auch eine Lohnabrechnung erstellen. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen. (Quelle: 89Stocker / Canva)

Wollen Sie eine Lohnabrechnung für Minijobber:innen erstellen, braucht es noch den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Wie viel Sie hier abführen müssen, wenn Sie eine Minijob-Abrechnung erstellen, liegt an dem Versicherungsunternehmen, das Sie für sich ausgesucht haben. 

Weitere Hinweise zur Gehaltsabrechnung für den Minijob

Die geringfügige Beschäftigung hat aber noch mehr Feinheiten, wenn es um die Lohnabrechnung geht. Bevor Sie die Gehaltsabrechnung für Minijobber erstellen, müssen Sie die Anmeldepflicht beachten. Spätestens 6 Wochen nach Arbeitsbeginn müssen Sie die Minijob-Zentrale darüber in Kenntnis setzen. 

Aber auch die gesetzliche Unfallversicherung hat ein Interesse daran, wenn geringfügig Beschäftigte bei Ihnen arbeiten. Aus diesem Grund müssen Sie auch hier Ihre neuen Arbeitnehmer:innen melden. 

Zusätzlich zur Lohnabrechnung ist ein Stundenzettel für geringfügig Beschäftigte wichtig. Im Vierten Buch des Sozialgesetzbuches wird die Pflicht zur Dokumentation der geleisteten Stunden erklärt. (Quelle: § 28f SGB IV)

Am besten führen Sie eine Dokumentation der Stunden für jede:n Minijobber:in. Noch cleverer ist jedoch die Nutzung einer Software, die eine integrierte Zeiterfassung anbietet. Das genügt als Dokumentation. Mit HeavenHR 2.0 beispielsweise hat jede:r Minijobber:in ein eigenes Konto und kann seine bzw. ihre Zeit erfassen.

Die geleisteten Arbeitszeiten müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Verdienstabrechnung ist bei einem Minijob nicht aufzubewahren bzw. gibt es keine gesetzliche Frist oder Regelung. Viele Expert:innen empfehlen jedoch, die Lohnabrechnung Ihrer Minijobber:innen bis 6 Jahre nach Ausstellungsdatum aufzubewahren.

Wichtig für den Lohnzettel zu wissen, ist auch, ob das der einzige Minijob des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin ist. Die geringfügig beschäftigte Person ist verpflichtet, Ihnen mitzuteilen, welche Haupt- und/oder Nebenjobs sie noch besitzt. 

Beiträge an die Minijob-Zentrale 

Die Minijob-Zentrale hat auch Interesse an der Gehaltsabrechnung – zumindest an der Höhe der Beiträge und an einem Beitragsnachweis. 

Bleibt der Lohn auf der Gehaltsbescheinigung langfristig gleich, können Sie für diesen Minijob einen Dauer-Beitragsnachweis einreichen. Er gilt auch über den Jahreswechsel hinaus. 

Der Minijob-Zentrale müssen Sie zwar nicht die gesamte Lohnabrechnung übermitteln - dafür aber bestimmte Beiträge.
Der Minijob-Zentrale müssen Sie zwar nicht die gesamte Lohnabrechnung übermitteln – dafür aber bestimmte Beiträge. (Quelle: arturmarchiniecphotos / Canva)

Bieten Sie einen Minijob an und haben die Lohnabrechnung erstellt, können Sie daraus den Beitragsnachweis für die Minijob-Zentrale ermitteln. Dieser muss spätestens um 0 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages des betreffenden Monats verschickt werden.

Die Beiträge selbst sind bis 0 Uhr des drittletzten Bankarbeitstages des betreffenden Monats zu zahlen. Bankarbeitstage sind keine Samstage oder Sonntage.

Wollen Sie der Minijob-Stelle Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld auszahlen, gehört das natürlich auch in die Gehaltsabrechnung – und zwar in den Monat, an dem das Geld auch wirklich gezahlt wurde. Zahlen Sie die Sonderzahlung nach dem Fälligkeitsdatum des Beitragsnachweises der Minijob-Zentrale aus, müssen Sie die Zahlung dennoch in der Beitragszahlung berücksichtigen. 

Beispiel: Die Beitragszahlung an die Minijob-Zentrale ist am 26. Dezember fällig. Sie zahlen einen speziellen Bonus aber erst am 28. Dezember aus. Sie müssen diesen Bonus dennoch in der Beitragszahlung für den 26. Dezember berücksichtigen.

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