Tipps zur Softwareeinführung: So optimieren Sie die User Adoption

Eine Softwareeinführung im Unternehmen ist häufig eine anspruchsvolle Aufgabe. Veränderungen sind für Mitarbeiter:innen nicht immer leicht zu verdauen. Dennoch unterschätzen Führungskräften sie viel zu häufig.

Vor allem in Zeiten der Digitalisierung stehen Softwareprojekte bei Teamleiter:innen aus der Personal-, Vertrieb- und Finanzabteilung an der Tagesordnung. Neben dem Umstieg auf papierlose und digitale Prozesse bieten Softwareprogramme eine effizientere Arbeitsweise.

Softwares zielen darauf ab, die Verwaltung von Daten zu vereinfachen und Prozesse zu optimieren, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu schaffen. Vor allem die User Adoption spielt eine große Rolle beim Implementieren. Wenn Mitarbeiter:innen das Programm ablehnen, kann auch die beste Software nicht ihr Potenzial entfalten.

Was ist User Adoption? Damit ist der Prozess gemeint, um das Team an ein neues Projekt, einen neuen Prozess oder eben eine neue Software heranzuführen. Das Ziel besteht darin, dass sie nicht nur damit arbeiten, sondern auch mittelfristig damit erfolgreich sind und es zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Wie Sie Ihre MitarbeiterInnen auf die Softwareeinführung vorbereiten und dabei unterstützen können, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Keine Zeit zum lesen? Die Aufzeichnung unseres Webinars mit Change-Management- und Leadership-Coach Hannah Frederking sehen Sie hier:

So bereiten Sie die Softwareeinführung am besten vor

Laut Change-Management-Expertin Hanna Frederking gibt es 7 Ebenen der Veränderung, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team durchlaufen.

Die 7 logischen Ebenen der Veränderungen können Ihnen dabei helfen, den Verlauf einer Softwareimplementierung besser zu verstehen. Diese bilden aufeinander auf und müssen Schritt für Schritt angegangen werden, um die Software erfolgreich zu implementieren. Mangelt es an Stabilität bei einer dieser Stufen, müssen Sie daran arbeiten, damit die folgenden Stufen funktionieren können. 

Die erste Stufe: Umwelt

Die Umwelt-Ebene beschreibt äußere Faktoren außerhalb eines Individuums bzw. eines Angestellten, die sich negativ oder positiv auf die Softwareeinführung auswirken können. 

Dazu müssen Sie sich fragen:

• Wer sind die verschiedenen Gruppen von Anwender:innen?
• Wie intensiv werden diese mit der Software arbeiten?
• Was ist die derzeitige Arbeitsbelastung im Unternehmen?
• Was erwarten die Kund:innen?
• Wie viel Stress und wie viel Druck herrschen gerade im Team bzw. im Unternehmen?
• Wie ist die Arbeitsatmosphäre? Wie ist die Stimmung im Unternehmen?

Sollten Sie merken, dass der Arbeitsplan zu voll ist, die Mitarbeiter:innen zu gestresst sind und Kund:innenerwartungen nicht eingehalten werden können, sollten Sie mit der Softwareeinführung warten. Gehen Sie erst ein mal diese Herausforderungen an und schaffen Sie eine gute Grundlage für den Projektstart ”Softwareimplementierung”.

Die zweite Stufe: Verhalten

Bei der Verhaltens-Ebene sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Wie wird kommuniziert?
• Wie ist die Feedback- und Fehler-Kultur?
• Inwiefern sollten wir mit den unterschiedlichen Teams daran arbeiten, ein gutes Lernklima zu für die Softwareeinführung zu schaffen?

Ihre Mitarbeiter:innen müssen nützliches Feedback erhalten und Fehler machen dürfen, um die Umsetzung einer Softwareimplementierung erfolgreich durchzuführen. Kolleg:innen, die das Gefühl haben, sie dürfen keine Fehler machen bremsen die Einführung aus. Ein weiterer häufiger Fehler: Ihr Team bekommt keine Rückmeldung. So entwickeln sie sich nicht weiter und lernen auch nicht daraus.

Schauen Sie also, dass Sie frei kommunizieren und dass Ihre Mitarbeiter:innen ausreichend über ihren Fortschritt informiert werden.

Die dritte Stufe: Fähigkeiten

Oft spielen die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen eine wichtige Rolle bei der Softwareimplementierung. Um sich auf dieser Stufe gut vorzubereiten, beantworten Sie deshalb folgende Fragen:

• Was müssen die Endanwender:innen wissen?
• Was ändert sich am Prozess?
• Wie haben Endanwender:innen die Software bzw. das Produkt zu bedienen?
• Welche Kolleg:innen möchte Sie als Ansprechperson bei weiteren Fragen von Mitarbeiter:innen einsetzen?
• Wie können Sie das Wissen richtig in den Köpfen der Mitarbeiter:innen verankern? Wurden die Fähigkeiten oft genug gefördert?

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Endanwender:innen ganz genau wissen, wie Sie mit dem Produkt umzugehen haben und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

Die vierte Stufe: Werte

Selbst, wenn Ihre Mitarbeiter:innen den Prozess, das Produkt bzw. die Software verstanden hat, bringt das nichts, wenn es mit dessen Wertvorstellung kollidiert. Beispielsweise, wenn Mitarbeiter:innen sich bei der Einführung nicht gut behandelt fühlen. Ein weiterer Grund: Sie empfinden die Software als nicht verlässlich oder empfinden sie als unnütz. Kurz gesagt: Sie stehen nicht dahinter.

Dann kann auch die beste Software nicht ihr Potenzial ausschöpfen. Wenn die Glaubenssätze nicht mit der Software übereinstimmen, wird die User Adoption der Endanwender:innen in der Regel niedriger ausfallen. Das ist häufig ein Indiz für eine fehlende Teambildung und in solchen Fällen ist ein Teamtraining zur Vermittlung von Werten besonders wichtig.

Dieses Teambildung ist dann meistens auch mit dem Definieren der Identität und der Zugehörigkeit im Unternehmen verbunden. 

Hinterfragen Sie also kritisch, welche Trainingsangebote wie beispielsweise Retreats oder teambildende Maßnahmen Sie im Unternehmen bereits etabliert haben und welche Sie noch organisieren können.

Die fünfte Stufe: Identität

Die Identität oder das Selbstbild eines Angestellten kann sich bei der Einführung einer Software verändern. Beispielsweise bei älteren Mitarbeiter:innen, die jahrelang in dem Unternehmen beschäftigt sind und immer geregelte Abläufe und Prozesse hatten. Für sie fühlt sich eine Projektimplementierung wie eine große Bürde an.

Prozesse und Aufgaben werden auf einmal verändert und alles, was sie zu wissen glaubten, ist auf einmal irrelevant. Das kann den Selbstwert einer Person durchaus zusammenklappen lassen. Sie sollten sich also die Frage stellen: Was macht die Softwareeinführung mit der Identität von Mitarbeiter:innen?

Die sechste Stufe: Zugehörigkeit

Auch das Zugehörigkeitsgefühl kann sich bei einer großen Veränderung wie der Implementierung einer neuen Software ändern. Kolleg:innen können manchmal das Gefühl bekommen, in eine Ecke gedrängt zu werden. Das passiert beispielsweise, wenn sie sich mit anderen vergleichen.

“Ich lerne Neues langsamer als Kollegin X” oder “Die alte Arbeitsweise fand ich viel besser” sind häufige Gedanken, die Angestellte bei der Softwareeinführung im Kopf haben. Das kann dazu führen, dass sich einst gut zusammenarbeitende Teams auf einmal spalten und Untergruppen bilden.  

Stellen Sie sich also folgende Fragen, um diese Herausforderung zu verhindern:

• Was macht die Softwareeinführung mit dem Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter:innen?
• Was gibt es für Angebote, wenn die Software eingeführt wurde? An wen kann ich mich wenden?

Die siebente Stufe: Sinn

In der Regel beginnt jedes Projekt mit einer Vision, Mission und Zielen. Bei der Softwareeinführung ist das ähnlich. Wenn Sie nach der Implementierung merken, dass es in diesen Punkten knirscht und nicht weiter vorangeht, sollten Sie sich folgendes fragen:

• Habe ich an alle vorherigen sechs Stufen gedacht?
• Gibt es bei einer oder mehren Stufen Nachholbedarf?
• Welchen Zweck hat diese Softwareeinführung?
• Welches Ziel verfolge ich damit?

Deshalb kann die Softwareeinführung scheitern

Gründe für ein ablehnendes Verhalten gibt es viele. Bei einer Umfrage in unserem Webinar nannte die Mehrheit ‘’Überforderung’’ als einen Grund für diese Verhaltensweise. Sie kann entstehen durch:

• zusätzliche Arbeit neben dem Tagesgeschäft und anderen Projekten
• eine zu schnelle Einführungsgeschwindigkeit

Überforderung verstärkt die Ablehnung. Aus der Umfrage ergab sich auch der Wunsch nach Stabilität als zweit meist genannte Antwort für diese Reaktion. Veränderungen machen Menschen erst bewusst, wie gut Sachen wirklich laufen und verstärken den Wunsch, eine neue Stabilität schaffen zu wollen. 

Je nachdem, ob eine Softwareeinführung wasserfallartig oder agil geplant ist, kann es auch sein, dass Unternehmen über mehrere Monate aber auch teilweise über Jahre Hybrid-Lösungen fahren. Das bedeutet ein Verlassen der bisherigen Stabilität für Angestellte und ein ständiges sich wieder neu orientieren und neu erlernen von Funktionen und Prozessen.

Veränderung kann für Endanwender:innen erschreckend und einschüchternd sein und eine Angst vor Bloßstellung herbeiführen. Weitere Gründe für die Ablehnung einer Softwareeinführung sind:

• Unverständnis über die Wahl des Produkts
• Erkenntnis bzw. Akzeptanz, dass die bisherigen Prozesse ineffizient waren 
• mangelnde Wertschätzung beim Implementierungsprozess
• Emotionen der Mitarbeiter:innen herunterspielen bzw. Probleme und Herausforderungen klein machen

Bereiten Sie auch die Teamführungsebene darauf vor. Oft mangelt es hier an Wertschätzung und Empathie bei diesem Prozess.

Stellen Sie sich Widerstand wie einen Eisberg vor: Nach außen hin sehen Sie den Widerstand und die Ablehnung, was natürlich sehr unangenehm sein kann. Aber was steckt eigentlich unter der Oberfläche? Widerstand ist ein Ausdruck eines Bedürfnisses, Kompetenz, die Aufzeigt, dass etwas vergessen wurde oder eine Form von Würdigung von Vergangenem.

Tipps für eine erfolgreiche Softwareeinführung

Kommen wir zuerst zu den vorher angesprochenen Ablehnungen. Sie sollten Widerstände nutzen, um Probleme besser verstehen zu können. Führungskräfte sollten in die Gefühlswelt der Kolleg:innen eintauchen und sich folgende Fragen stellen:

• Was müssen wir tun, um die Einführung gegen die Wand zu fahren?
• Was ist das schlimmste, was passieren kann?

Hören Sie auf das Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen und Endanwender:innen. Nutzen Sie vor allem die Meinung der Kritiker:innen, um die Implementierung zu optimieren und den Prozess angenehmer zu gestalten. Sie sehen nämlich oftmals die konkreten Probleme und Feinheiten, die vielleicht nicht ganz richtig laufen.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen mit ein und arbeiten Sie gemeinsam als Team. Bringen Sie außerdem in Erfahrung, was Ihre Endanwender:innen nicht wollen. 

Weitere Tipps für die erfolgreiche Softwareeinführung:

• Sehen Sie Ihre Endwender:innen als die Expert:innen für die Software. Sie wissen, wo es besser läuft und wo es hakt. Fragen Sie also bei jedem Schritt um Feedback. So fühlen sie sich auch in den Prozess einbezogen.
• Wandeln Sie den Widerstand in Ihre Kompetenz um. Er ist hilfreich, um Ideen für weitere Verbesserungen zu generieren. Sehen Sie ihn also nicht als etwas Schlechtes an.
• Sobald Sie Kommunikationstraining oder Teambuilding-Maßnahmen etablieren wollen, sollten Sie sich unbedingt an unseren 7 Stufen orientieren. Nehmen Sie sich Zeit, alle Fragen gewissenhaft zu beantworten.
• Kommunikation ist der Schlüssel. Sprechen Sie am besten schon vor der Einführung mit Ihren Mitarbeiter:innen und bitten Sie sie um Feedback. Regelmäßige Meetings zum neuen Prozess oder der neuen Software können Ihnen dabei helfen, Unstimmigkeiten zu beseitigen.
• Viele Mitarbeiter:innen – und besonders junge – wünschen sich Transparenz. Fragen Sie sich also hier, wie Sie diese schaffen können und wo sie aufhört.
• Neue Prozesse können eventuell auch Aufgaben von Mitarbeiter:innen ändern. Schaffen Sie hier also klare Rollen und überlegen Sie sich für jede:n einzelne:n, was diese Softwareeinführung für sie/ihn und ihre/seine Arbeit bedeutet.

Sie suchen eine (neue) HR-Software für Ihr Unternehmen? In unserem Blogartikel finden Sie praktische Tipps, wie Sie die passende Software finden.