Warum Sie auf eine kollaborative HR-Software setzen sollten

Personalverantwortliche jonglieren derzeit mit vielen Themen gleichzeitig. Wir stecken mitten in einem Personalmangel, die meisten Unternehmen in Deutschland haben keine klare HR-Strategie und über die digitale Transformation wollen wir gar nicht erst sprechen.

Neben administrativen Aufgaben sollen HR-Verantwortliche Feedback-Gespräche führen, Recruiting-Herausforderungen lösen und die Fluktuations- sowie Krankheitsrate niedrig halten. Bei so vielen Aufgaben auf dem Tisch bleibt keine Zeit mehr, sich um die Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen, geschweige denn für Angestellte wichtige Themen wie Nachhaltigkeit, Diversity oder Purpose zu kümmern.

Was ist also die Lösung? Ein Allheilmittel für alle Probleme gibt es natürlich nicht. Jedoch können Sie auf Tools setzen, die Ihnen zumindest die administrativen Aufgaben vom Tisch fegen. Laut einer Studie von Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. verbringen Personaler:innen nämlich mehr als ein Drittel am Tag nur mit administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel Fragen zum Gehalt zu beantworten oder Excel-Tabellen zu korrigieren.

Eine Studie von Springer Professional geht sogar noch weiter und hat festgestellt: In 8 von 10 befragten Unternehmen kümmern sich die Personalabteilungen nicht darum, die Bedürfnisse von Mitarbeiter:innen zu erfüllen und die Personalbindung zur Firma zu erhöhen.

Die Folge: Die fehlende Personalbindung geht mit einer hohen Fluktuation einher. Wichtige Positionen bleiben lange unbesetzt, die Kosten für Recruiting schnellen in die Höhe, Mitarbeiter:innen sind unzufrieden, unmotiviert und schlussendlich auch weniger produktiv.

Die Lösung heißt: Zusammenarbeit.

Wir bei HeavenHR sind überzeugt davon, dass eine gute Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist. Diese Vorteile können Sie mit einer guten Kollaboration im Unternehmen erwarten:

• Ihr gesamtes Unternehmen ist effizienter. Geteilte Arbeit bedeutet für Sie weniger auf dem Schreibtisch und mehr Zeit für andere Aufgaben.
• Eine erfolgreiche Zusammenarbeit entsteht auf Augenhöhe. Sie und die Mitarbeiter:innen sind auf einem Level. Damit steigern Sie die Wertschätzung enorm und Ihre Angestellten sind zufriedener und motivierter.
• Sie tragen zur Weiterentwicklung des Teams bei, da Ihre Mitarbeiter:innen nun selbst Verantwortung übernehmen müssen. Außerdem lernen Sie, Aufgaben zu delegieren, was Ihre persönliche Weiterentwicklung fördert.
• Sie reduzieren die Fehlerquote, da es keine lästigen Zwischenschritte mehr gibt. In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter:innen Änderungen schriftlich einreichen. Auf diesem Wege haben sich oft Fehler eingeschlichen.
• Sie gehen mit der Zeit und folgen neuesten Trends. “Zusammenarbeit” kann ein Wert sein, mit dem Sie werben, um Ihre Arbeitgeber:innenmarke zu stärken.

Eine Studie von Haufe unter Mitarbeiter:innen zeigt deutlich: Arbeitnehmer:innen wollen mehr Verantwortung – und zwar volle 69 Prozent der Befragten. Wir bei HeavenHR denken bei “Zusammenarbeit” aber nicht nur an Mitarbeiter:innen, sondern auch an die Teamleitung, Lohnabrechner:innen, Geschäftsführung und viele mehr. Alle müssen an einem Strang ziehen, um die Herausforderungen unserer Zeit anzugehen. Mit diesem Gedanken haben wir das neue HeavenHR entwickelt.

Die (R)Evolution der Kollaboration

Gehen wir aber noch einen Schritt zurück und betrachten die Vergangenheit. Vor einigen Jahren, vor der Verbreitung des Internets und damit dem Startschuss der Digitalisierung, war es üblich, umfangreiche Akten in Papierform über Mitarbeiter:innen anzulegen. Wollte eine Person Urlaub nehmen, so gab es Vordrucke, die händisch ausgefüllt werden mussten. Irgendwann wurden daraus Excel-Listen. Sie verschlankten den Prozess jedoch keinesfalls. Mitarbeiter:innen gaben ihre Änderungen bzw. Abwesenheitswünsche bei der Personalabteilung an. Die Kolleg:innen dort tippten sie dann wiederum ab – nicht selten mit einigen Fehlern.

Vor einigen Jahren kam dann die Revolution: Computer wurden günstiger und technisch immer ausgefeilter. Die Cloud machte es möglich, mehr Daten im Internet zu speichern. Die Zusammenarbeit im Unternehmenskontext war geboren. Abteilungsleiter:innen und Mitarbeiter:innen bekamen eigene Konten in der HR-Software. Heute können Angestellte einige wenige Daten wie die Adresse ändern und Teamleiter:innen Urlaube genehmigen. Dabei wünschen sich Mitarbeiter:innen längst viel mehr Teilhabe – der Ruf nach mehr Funktionen einer solchen HR-Software wird laut.

Wie geht es also weiter? Die Herausforderungen dieser Zeit verlangen nach neuen Antworten auf die dringendsten Fragen und brauchen dementsprechend auch Veränderungen in den Tools. Wie können HR-Verantwortliche entlastet werden und sich gleichzeitig um Zufriedenheit, Employer Branding, Recruiting und andere Aufgaben kümmern? Wir von HeavenHR sind überzeugt: Die nächste Evolutionsstufe ist die Zusammenarbeit. Denn nur wer seine Aufgaben teilt, schafft sich langfristig Luft für andere Dinge. Mitarbeiter:innen, Abteilungsleiter:innen und auch Lohnabrechner:innen sollten in der Lage sein, mehr zu entscheiden, mehr zu ändern, mehr zu partizipieren.

Diese Zusammenarbeit wollen wir in einer kollaborativen Software fördern. Gemeinsam mit unseren IT-Expert:innen konzipieren wir HeavenHR 2.0 – eine neue Software, die komplett auf gemeinsames Arbeiten setzt. Wir nennen es: die neue Art der Zusammenarbeit.

Sie suchen nach einer guten HR-Software für Ihre Anforderungen? In unserem Blog finden Sie praktische Tipps für Ihre Suche nach dem richtigen Tool.

Das ist die neue Art der Zusammenarbeit

Wie genau sieht diese Zusammenarbeit in einer HR-Software also aus? Unsere Vision ist es, dass nicht nur Mitarbeiter:innen, Teamleitung und HR-Verantwortliche kollaborieren können. Aus diesem Grund wollen wir Sie zukünftig nicht nur bei den alltäglichen HR-Prozessen unterstützen, sondern auch bei der Entgeltabrechnung.

Lohnabrechnung selbst machen? Klingt für viele kompliziert. Mit HeavenHR 2.0 ist es das aber nicht. Nutzen Sie unser komplettes HeavenHR-Portfolio, sind fast alle relevanten Daten bereits in der Software vermerkt. Die Lohnabrechnung geht damit ganz einfach. Sie wollen noch mehr Zeit sparen? Dann sind unsere Lohnbuchhaltungs-Expert:innen gern für Sie da und erledigen die Entgeltabrechnung für Sie.

Herkömmliche HR-Services setzen auf Integrationen von Lohnabrechnungssoftware. Unsere Kund:innen erzählen uns regelmäßig im Gespräch, dass diese Anbindungen nicht ganz fehlerfrei funktionieren – zumal es auch unterschiedliche und oftmals ziemlich überholte Systeme sind, die sich hier verbinden sollen.

Wir setzen auf eine Plattform für alle Menschen und HR-Prozesse. Mit unserer umfangreichen Nutzer:innenverwaltung legen Sie fest, wer was sehen und vor allem bearbeiten kann. Beispielsweise geben Sie so Mitarbeiter:innen, Lohnabrechner:innen und Abteilungsleiter:innen Zugriff auf HeavenHR 2.0 – natürlich greift hier ebenfalls wieder eine umfangreiche Genehmigungslogik.

Ein Beispiel hierfür: Ein:e Mitarbeiter:in ist beispielsweise unzufrieden mit dem Gehalt. Sie bzw. er loggt sich in ihr bzw. sein HeavenHR-Konto ein, ändert das Gehalt und schreibt einen Kommentar dazu. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Vorschlag des neuen Gehalts. Jetzt können Sie einen Termin für ein Gehaltsgespräch terminieren.

Angestellte können alles, was sie in der Software sehen, auch ändern. Natürlich müssen Sie als verantwortliche Person die Änderungen aber noch genehmigen. Wir denken, dass dies der Anstoß für großartige Gespräche sein kann und damit die Motivation der Mitarbeiter:innen steigert. Im praktischen Änderungsprotokoll sehen Sie dann alles, was Sie jemals genehmigt haben, um einen Überblick zu behalten.

Und apropos Überblick: Unser Dashboard lässt sich, wie viele weitere Funktionen auch, individualisieren und auf jede Situation anpassen. Die Abteilungsleitung sieht hier beispielsweise die Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen im Team oder welche Urlaube noch genehmigt werden müssen, während Sie hier neue Verträge oder offene Offboarding-Aufgaben gelistet haben.

Aber diese Individualisierung geht noch weiter. So können Sie eigene Feiertage wie den Firmengeburtstag, mehrere Standorte und Unternehmen, persönliche Budgets, die sich ab bestimmten Zeitpunkten erhöhen, Arbeitszeiten und vieles mehr anlegen.

Testen Sie HeavenHR 2.0 noch heute – unverbindlich und kostenlos – oder lassen Sie sich von unseren Software-Expert:innen persönlich beraten. Erleben auch Sie, wie effizient Zusammenarbeit sein kann.