Matthias
Kein Thema sorgt für so viel Redebedarf wie der Urlaub in Unternehmen. Kann der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen? Wie verbindlich muss sie sein? Und kann von der Planung hinterher abgewichen werden? Alles, was Sie dazu wissen müssen, lesen Sie kurz und knapp hier.
Kann der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen? Das steht im Gesetz.
Als Arbeitgeber müssen Sie dafür Sorge tragen, dass der Betriebsablauf gewahrt wird. Hat Ihr Unternehmen viele Aufträge und alle Mitarbeiter:innen befinden sich im Urlaub, ist das natürlich kontraproduktiv. Aus diesem Grund haben Arbeitgeber die Pflicht, sich um die Urlaubsplanung im Unternehmen zu kümmern.
Im Bundesurlaubsgesetz steht dazu, dass zwar die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer:innen zu berücksichtigen sind (§ 7 Absatz 1), aber am Ende sind es die Arbeitgeber, die eine Planung erstellen müssen.
Damit diese nicht mit geschäftlichen Interessen kollidiert, dürfen Sie als Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen. Die Antwort auf die Frage “Kann der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?” ist also eindeutig ja.
Sie dürfen sogar eine Frist festlegen, bis zu welcher Ihre Mitarbeiter:innen den Urlaub geplant haben müssen. Existiert ein Betriebsrat in Ihrem Unternehmen, muss diese Frist und die Folgen mit diesem gemeinsam besprochen werden.
Welche Folgen, wenn keine Urlaubsplanung abgegeben wurde?
Rein rechtlich dürfen Sie keine Abmahnung, Kündigung oder andere Folgen geltend machen. Aber machen Sie Ihren Mitarbeiter:innen klar, dass Sie den Urlaub festlegen, falls keine Urlaubsplanung bis zur festgesetzten Frist eingereicht wurde.
Immerhin müssen Sie einen guten Betriebsablauf garantieren und dafür ist die Urlaubsplanung das A und O. Was Sie hier beachten müssen und vor allem, wer bei der Planung Vorrang hat, wenn Sie als Arbeitgeber den Urlaub vorschreiben, lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Sie entscheiden, wie lange Sie Ihren Mitarbeiter:innen zum Planen der Urlaubstage geben. In der Regel legen Unternehmen die Frist auf das Ende des Jahres, um den Urlaub für das Folgejahr zu planen. Geben Sie Ihren Arbeitnehmer:innen genügend Zeit dafür, damit die Stimmung im Unternehmen nicht darunter leidet.
Wie viel Urlaub am Stück darf verplant werden?
Im Bundesurlaubsgesetz ist genau geregelt, dass Mitarbeiter:innen zusammenhängender Urlaub gewährt werden muss. Schreiben Sie den Urlaub vor, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr Team mindestens zwei Wochen am Stück Urlaub haben muss.
Das bedeutet: Arbeitet eine Arbeitnehmerin 5 Tage die Woche, ergibt das 10 Urlaubstage. Bei einem Mitarbeiter, der 3 Tage die Woche arbeitet, ergibt das wiederum 6 Urlaubstage.
Sprechen Sie sich hier mit Ihren Mitarbeiter:innen ab. In der Praxis wird oftmals kein zusammenhängender Urlaub von Arbeitnehmer:innen gewollt. Wenn beide Parteien damit einverstanden sind, ist das in der Regel auch möglich.
Noch mehr Informationen zu zusammenhängendem Urlaub, Mindesturlaubstagen und Co. lesen Sie in unserem großen Ratgeber zum Thema Urlaubsanspruch für Arbeitgeber erklärt.
Schreiben Sie als Arbeitgeber den Urlaub vor, müssen Sie daran denken, dass Sie lediglich 60 Prozent des jährlichen Gesamturlaubs verplanen dürfen. Bei 26 Urlaubstagen im Jahr, dürfen Sie also nur 16 Tage pro Jahr vorschreiben.
Wie verbindlich ist die Urlaubsplanung?
Hat der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin den Urlaub geplant, können Sie in der Regel auch nicht mehr daran rütteln. Sie dürfen aber andere Mitarbeiter:innen bevorzugt behandeln, die beispielsweise die Planung innerhalb der Frist eingereicht haben. Wer den Plan verspätet abgibt, hat somit das Nachsehen.
Aber laut Bundesurlaubsgesetz gibt es noch zwei weitere Gründe, weshalb Sie den Urlaub ändern dürfen:
- dringende betriebliche Belange, z.B.: Krankheitswelle im Unternehmen, Hochsaison bzw. eine hohe Auftragslage, ein wichtiges Projekt mit einem Abgabetermin, zusätzliche Aufträge, die mehr Menschen erfordern, personelle Engpässe.
- Arbeitnehmer:innen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang erhalten, z.B. Mitarbeiter:innen mit Ehepartner:innen, die durch Betriebsferien Urlaub nehmen müssen und gemeinsam Urlaub machen wollen, Mitarbeiter:innen mit Kindern in der Ferienzeit, Mitarbeiter:innen, die bereits lange im Unternehmen arbeiten.
Im beiderseitigen Einverständnis kann der bereits genehmigte Urlaub zurückgenommen und neu genommen werden. Als Arbeitgeber ist es schwierig, einmal genehmigten Urlaub zu stornieren. Dafür müssen Sie beweisen, dass der Betrieb nicht mehr lebensfähig wäre. Zudem tragen Sie die anfallenden Kosten wie die neue Buchung von Flügen, die Stornierungskosten des Hotels etc.
Generell sollten Sie den Resturlaub als Arbeitgeber stets im Blick behalten. Eine Software wie HeavenHR 2.0 kann Ihnen dabei helfen, die Urlaubsplanung zu erleichtern.
Zudem sollten Sie prüfen, ob sich Betriebsferien in Ihrem Unternehmen lohnen. Verlangen Sie eine Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen, sollten Sie mit Ihrer Belegschaft darüber sprechen – und auch die Folgen klar formulieren. So kann kein Unmut aufkommen.
