Sonderurlaub für Arbeitgeber erklärt

In einem Arbeitsleben kann es zu Herausforderungen verschiedener Art kommen. Um Arbeitnehmer:innen bestmöglich zu unterstützen, ist die Möglichkeit von Sonderurlaub geschaffen worden. 

Jedoch gibt es keine konkreten Gesetze, die gesetzliche Sonderurlaubstage konkretisieren, sondern lediglich einen Anspruch auf Sonderurlaub erläutern. Alles, was Arbeitgeber zum Thema Sonderurlaub wissen müssen, lesen Sie nachfolgend.

Sonderurlaub: Gibt es eine gesetzliche Regelung?

Viele Menschen gehen davon aus, dass das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) den Sonderurlaub regelt. Jedoch ist das nicht der Fall. Im Bundesurlaubsgesetz werden u.a. die gesetzlichen Mindesturlaubstage erklärt – dafür aber nicht, wofür es Sonderurlaub gibt.

Das liegt daran, dass der Sonderurlaub im Arbeitsrecht nicht so heißt und es sich nicht um “Erholungsurlaub” handelt. Es ist eine “bezahlte Freistellung”. Einige Sonderurlaubstage können auch unbezahlt genommen werden. 

Das richtige Gesetzbuch ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). In Paragraph 616 wird der Sonderurlaub erklärt:

Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. 

Dadurch, dass der Sonderurlaub gesetzlich geregelt ist, müssen Sie ihn als Arbeitgeber gewähren. Es liegt jedoch in Ihrer Macht, wie Sie das Recht auf Sonderurlaub ausüben und wie viele Tage Sie für verschiedene Anlässe definieren. 

Doch was bedeutet diese gesetzliche Regelung zum Sonderurlaubstag genau? In Paragraph 616 BGB sind 3 Punkte besonders wichtig:

1. “verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit”
2. “in seiner Person liegender Grund”
3. “ohne sein Verschulden”

BGB – Paragraph 616: Das bedeutet das Gesetz zum Sonderurlaub

Die gesetzliche Regelung im BGB nennt 3 Punkte, die wichtig sind, wenn es um den Sonderurlaub geht. Aus diesem Grund sollten wir klären, was Sie bedeuten.

“Verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit”

Gesetzliche Sonderurlaubstage dürfen sich nicht über mehrere Wochen erstrecken. Es sollte eine verhältnismäßige Zeit sein. Im BGB steht dazu allerdings nicht, was als “verhältnismäßig” in puncto Länge vom Sonderurlaub gilt. 

Im Paragraph 616 BGB steht dazu nichts; jedoch gab es einige Gerichtsurteile, die diesen Zeitraum besser eingrenzen – und zwar von einigen Stunden am Tag bis hin zu maximal 5 Tagen.

“In seiner Person liegender Grund”

Laut Arbeitsrecht ist ein in der eigenen Person liegender Grund ein Grund, bei dem es wirklich direkt und speziell um den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin geht. Damit meint die gesetzliche Regelung also nicht äußere Umstände wie einen Stau, Streik oder Unwetter.

Es geht vielmehr um die unmittelbare Person und damit verbundene Verhinderungsgründe wie eine Geburt oder einen Todesfall in der engen Familie.

“Ohne eigenes Verschulden”

Hier ist es wichtig, dass die Situation nicht so gekommen ist, weil Ihr Arbeitnehmer bzw. Ihre Arbeitnehmerin daran Schuld hat bzw. beteiligt war. Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Mitarbeiter:innen den Grund für den Sonderurlaub selbst herbeigeführt haben, ist die Regelung klar und Sie müssen ihn nicht erteilen. Ist er unabhängig von der Person entstanden, ist er in der Regel zu genehmigen.

Anspruch auf Sonderurlaub: Muss der Arbeitgeber Sonderurlaub gewähren?

Laut BGB gibt es also einen Anspruch auf Sonderurlaub. Die gesetzliche Regelung in Paragraph 616 ist jedoch eine Regelung, die nur dann zum Tragen kommt, wenn es keine andere Regelung in Ihrem Unternehmen gibt.

Soll heißen: Gibt es gewisse Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag, löst das den geregelten Sonderurlaub im BGB ab. Sie können diesen Paragraphen also bewusst mit dem Arbeitsvertrag aushebeln.

Gibt es außergewöhnliche Umstände, weshalb es Ihren Mitarbeiter:innen unzumutbar ist, der Arbeit nachzugehen, dürfen sie auch der Arbeit fernbleiben. 

Natürlich ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen für solche Fälle klären, wie die Kommunikation auszusehen hat. Auf welchem Weg sollten Ihre Arbeitnehmer:innen Bescheid geben? Und wem? Wie Sie bzw. Führungspositionen als Unternehmen auf solche Schicksalsschläge reagieren, ist besonders wichtig für das Betriebsklima und die Wertschätzung.

Neben dem Anspruch auf den Sonderurlaub bzw. die Freistellung, der in der Regel gewährt werden muss, müssen Sie einige Abwesenheiten nicht bezahlen. Die Freistellung wird nur dann bezahlt, wenn Paragraph 616 BGB eintrifft.

Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihre Mitarbeiter:innen aber aus dem Urlaub bzw. der Freistellung holen, wenn es betriebliche Gründe dafür gibt.

Wird Sonderurlaub bezahlt?

Wie wir bereits in den Absätzen zuvor erklärt haben, muss Sonderurlaub in der Regel gewährt werden. Doch die Frage ist, wann Sie als Arbeitgeber die Ausfallzeit bezahlen müssen.

Hierfür müssen wir uns erneut mit Paragraph 616 BGB auseinandersetzen. Es werden 3 Punkte genannt; sind diese erfüllt, müssen Sie den gesetzlichen Sonderurlaubstag in der Regel zahlen. 

1. Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin hat den Ausfall nicht selbst verschuldet.
2. Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin bleibt vorübergehend von der Arbeit fern.
3. Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin bleibt aus persönlichen Gründen der Arbeit fern.

Treffen diese Punkte ein, wird Sonderurlaub in der Regel bezahlt. Der Paragraph ist bewusst schwammig formuliert – vor allem, was die Dauer des Fernbleibens angeht, weil es immer auf den individuellen Fall ankommt. Wie viele Tage Sie als Arbeitgeber zahlen, ist Ihnen überlassen. In der Regel gibt es mehr Tage, wenn ein nahes Familienmitglied verstirbt, als wenn es um einen Gerichtstermin geht. 

Wir empfehlen Ihnen, alle Gründe für Sonderurlaub im Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung zu definieren. Ist das nicht der Fall, müssen Sie in jeder individuellen Situation überlegen, wie viele Tage Sie bezahlen wollen. Aber auch die Arbeitsgerichte beschäftigen sich oft mit dem Thema. Ist die Dauer nicht geregelt, müssen Sie sich die neuesten Urteile zu dem Thema ansehen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Dürfen Sie einen Nachweis verlangen?

Ja, das dürfen Sie. Es gibt Unternehmen, bei denen das Betriebsklima eher familiär ist und kein Nachweis verlangt wird. Aber besonders bei neuen Mitarbeiter:innen oder größeren Unternehmen werden Nachweise verlangt. 

Ämter stellen oftmals auf Nachfrage Nachweise über Hochzeiten, Beerdigungen etc. aus. Wichtig ist, dass das Datum ersichtlich ist.

Wie Sonderurlaub beantragen lassen?

Nutzen Sie beispielsweise eine HR-Software, achten Sie darauf, dass Sie individuelle Abwesenheitsarten anlegen können. Dann können Ihre Arbeitnehmer:innen diesen Sonderurlaub einfach in der Software beantragen. Mit HeavenHR 2.0 ist das beispielsweise möglich.

Stellen Sie am besten Regelungen auf, wie Ihre Mitarbeiter:innen auf Sie zukommen sollen. Besteht ein Vertrauensverhältnis zwischen Führungsperson und Mitarbeiter:in, werden die Arbeitnehmer:innen offen und gut kommunizieren. Gibt es noch eine Regelung dazu, ist das umso besser.

Am Ende entscheiden Sie, wie der Sonderurlaub beantragt werden soll. Oftmals ist es der gleiche Weg, wie auch der Urlaub beantragt wird.

Zählt Sonderurlaub als Urlaub?

Nein. Sonderurlaub wird umgangssprachlich so genannt. Eigentlich handelt es sich aber um eine bezahlte Freistellung. Im BGB ist zudem verankert, dass es sich nicht um Erholungsurlaub handelt.

Aus diesem Grund wird der Sonderurlaub nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen.

Gründe für Sonderurlaub

Im Bürgerlichen Gesetzbuch sind keine konkreten Gründe, wofür es Sonderurlaub gibt, aufgezählt. Das liegt daran, dass solche Situationen, in denen Arbeitnehmer:innen der Arbeit fernbleiben, individuell sind. 

Wollen Sie ein gutes Betriebsklima, in dem sich Mitarbeiter:innen geschätzt fühlen, um langfristig motiviert zu bleiben, sollten Sie keine allzu starren Regeln aufstellen. Es gibt bereits einige Unternehmen, die bezahlten Sonderurlaub zu Geburtstagen, Hochzeitstagen oder Betriebsjubiläen anbieten. 

Mit solchen Gesten, wofür Sie Sonderurlaub geben, können Sie sich vom Wettbewerb abheben.

Sonderurlaub bei Todesfall und Beerdigung

Wer sich fragt: “Gibt es Sonderurlaub bei einem Todesfall?”, findet seine Antwort nicht in Paragraph 616 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Denn hier sind keine Gründe für den Sonderurlaub, auch nicht bei einem Todesfall, abgedeckt.

Auch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) kennt keinen Sonderurlaub bei einem Todesfall oder dem Termin der Beerdigung. Das liegt vor allem daran, dass Sonderurlaub nicht zum Erholungsurlaub, den das BUrlG definiert, zählt.

Doch wie ist nun die gesetzliche Regelung zum Sonderurlaub bei einem Todesfall? Als Arbeitgeber müssen Sie in diesem Fall eine bezahlte Freistellung gewähren. Wie lange die ist, liegt bei Ihnen.

Gibt es keine Regelung im Arbeitsvertrag, die den Anspruch auf Sonderurlaub im Todesfall regelt, sollte es im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung stehen. Haben Sie die Länge nirgends geregelt, orientieren sich Arbeitgeber oft an dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD).

Dort ist der Sterbefall bzw. die Beerdigung als Sonderurlaub deklariert. In Paragraph 29 des TVöD steht, dass 2 Arbeitstage Urlaub bei einem Todesfall gewährt werden. Jedoch nur in den folgenden Familienkonstellationen:

• Tod der Ehepartnerin bzw. des Ehepartners
• Tod oder der Lebenspartnerin bzw. des Lebenspartners (im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes)
• Tod des Kindes
• Tod eines Elternteils

Das bedeutet, dass der Sonderurlaub bei einem Todesfall in der Familie des ersten Grades in der Regel gewährt werden muss. Wie lange Sie diesen jedoch zahlen, ist Ihnen überlassen. 

Geht es um den Sterbefall bzw. die Beerdigung der Schwiegereltern, wird das ebenfalls als Sonderurlaub im TVöD mit 2 Tagen bezahlter Freistellung geregelt. Es gibt aber nicht nur Sonderurlaub bei Tod der (Stief-)Mutter oder des (Stief-)Vaters, auch Adoptiv-, Pflege- und Stiefkinder sind hier inbegriffen.

Ob diese 2 Tage auf den Termin der Beerdigung oder unmittelbar nach dem Todesfall genommen werden, kann der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin entscheiden.

Oftmals ist es mit diesen 2 Tagen nicht getan. Sie können also entweder weitere bezahlte Freistellungstage gewähren oder aber eine unbezahlte Freistellung für einen gewissen Zeitraum einräumen.

Sonderurlaub bei Umzug

Auch hier ergibt sich das gleiche Problem wie bei einem Sterbefall. Es gibt keinerlei gesetzliche Regelungen außer Paragraph 616 BGB. Hier ist jedoch das Problem, dass der Umzug nicht als klarer Grund für Sonderurlaub genannt wird.

Ebenfalls ist das Problem, dass es sich bei einem privaten Umzug um ein Ereignis handelt, das der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin selbst so entschieden hat. Aus diesem Grund unterscheiden einige Arbeitgeber in dem Fall, ob es sich um einen privaten oder dienstlichen Umzug handelt, bei dem ein Urlaubstag gewährt werden soll.

Ist die Dauer für den Sonderurlaub für einen Umzug weder im Arbeits- noch im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung geklärt, können Sie wieder auf Paragraph 29 TVöD zurückgreifen. 

Müssen Mitarbeiter:innen aus dienstlichem oder betrieblichem Grund an einen anderen Ort ziehen, wird ein Tag Sonderurlaub laut TVöD gewährt.

Der Sonderurlaub bei einem privaten Umzug ist also nicht gesetzlich verankert. Jedoch regelt der TVöD, dass kurzfristige Arbeitsbefreiung mit Verzicht auf das Entgelt bei Gründen wie einem Umzug aus persönlichen Gründen gewährt werden kann. Ob Sie das im Unternehmen auch gewähren wollen, ist Ihnen überlassen.

Üblicherweise nehmen sich Mitarbeiter:innen dafür Urlaub. Ist die Person bei Ihnen beschäftigt, besteht ein Urlaubsanspruch und somit kann der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin einfach Urlaub nehmen. 

Sonderurlaub bei Hochzeit

Auch hier ist gesetzlich nichts klar definiert – außer im öffentlichen Dienst (TVöD), an dem sich viele Wirtschaftsunternehmen orientieren. Das heißt also, dass weder im BGB noch im Bundesurlaubsgesetz konkret Sonderurlaub bei einer Eheschließung geregelt wird.

Laut BGB müssen Sie als Arbeitgeber jedoch Sonderurlaub unter bestimmten Umständen gewähren, die wir weiter oben erklären. Eine Heirat ist oft eine bewusste Entscheidung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin. Nichtsdestotrotz gewähren viele Unternehmen – und auch der öffentliche Dienst – einen Tag Sonderurlaub für das Paar, das heiratet.

Die Gäste, wenn auch (Schwieger-)Eltern oder Kinder, sind hier nicht inbegriffen. Sie müssen sich einen normalen Urlaubstag von ihrem jährlichen Kontingent nehmen. 

Oftmals stehen solche Termine so weit im Voraus an, dass sie gut in einer Urlaubsplanung mitgedacht werden können. 

Sollte das Kind eines Arbeitnehmers bzw. einer Arbeitnehmerin heiraten, müssen Sie für diese Hochzeit keinen Sonderurlaub gewähren. Jedoch gibt es einige kulante Unternehmen, die hier eine bezahlte Freistellung bewilligen.

Sonderurlaub bei Silberhochzeit und anderen Hochzeitstagen

Im Gegensatz zur Hochzeit müssen Sie keinen Sonderurlaub bei der Silberhochzeit oder Goldenen Hochzeit (der (Schwieger-)Eltern) gewähren.

Weder in Paragraph 616 BGB noch im Bundesurlaubsgesetz bzw. des Tarifvertrags des öffentlichen Dienstes (TVöD) ist diese Art von Sonderurlaub geregelt. Hierfür müssen sich Ihre Mitarbeiter:innen regulären Urlaub nehmen.

Sonderurlaub bei einer Scheidung

Weder beim Scheidungstermin noch am Tag der Trennung bzw. Scheidung müssen Sie Sonderurlaub bewilligen. Da diese Zeit jedoch oft traumatisch für Mitarbeiter:innen ist, können Sie überlegen, ihnen einige Tage eine bezahlte Freistellung zu gewähren.

Da die Scheidung aber nicht durch den TVöD abgedeckt wird, geben auch viele Wirtschaftsunternehmen keinen Sonderurlaub. 

Sonderurlaub bei Geburt

Handelt es sich um eine Geburt des Kindes, wird der Mutter selbstverständlich kein Sonderurlaub gewährt. Sie ist nämlich durch den Mutterschutz abgedeckt und erhält dadurch eine Art Sonderurlaub.  

Eine Art gesetzlicher Sonderurlaub bei der Geburt eines Kindes gibt es auch hier nicht. Sollte es sich um ein uneheliches Kind handeln, gibt es keinen Anspruch auf Sonderurlaub nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch.

Bei einem Kind mit der verheirateten Mutter ist dem Vater aber ein Tag Sonderurlaub im Sinne von bezahlter Freistellung zu gewähren. Natürlich steht es Ihnen frei, dem Arbeitnehmer bei der Geburt des Kindes statt Sonderurlaub einen Urlaubstag zu schenken. 

Die Großeltern bekommen in der Regel keinen bezahlten Sonderurlaubstag für die Geburt des Enkels bzw. der Enkelin. Sie müssen diesen also nicht gewähren.

Andere Gründe für Sonderurlaub im Detail

Es gibt jedoch noch andere Gründe, bei denen Sie Sonderurlaub gewähren müssen. Wie auch bei allen anderen Sonderurlaubstagen gibt es keine gesetzlichen Regelungen über die Dauer. Bei den folgenden Angaben handelt es sich also um Richtwerte, die aus dem TVöD stammen.

Sie finden alle wichtigen Tage in der folgenden Übersicht:

• Sonderurlaub wegen Kinderbetreuung: Hier wird es nun etwas komplizierter, da besondere Umstände vorliegen müssen, damit Sie Sonderurlaub gewähren müssen. Ist das Kind betreuungsbedürftig und diese Möglichkeit fällt aus, beispielsweise weil die Kita oder die Schule geschlossen hat. Oder wird das Kind krank und es gibt keine andere Möglichkeit der Betreuung, müssen Sie in der Regel bezahlten Sonderurlaub wegen der Kinderbetreuung gewähren. Hier ist aber der Einzelfall entscheidend. Wie schwer ist das Kind erkrankt? Gibt es noch andere Betreuungsmöglichkeiten? Warum muss das Kind betreut werden? Wie alt ist das Kind? Ein älteres Kind braucht weniger Betreuung als ein jüngeres beispielsweise. Diese Fragen gilt es zu beantworten, wenn Sie Sonderurlaub wegen Kinderbetreuung geben wollen. Eine weitere Möglichkeit wäre es aber auch, eine unbezahlte Freistellung anzubieten oder aber Home-Office-Möglichkeiten zu schaffen.
• Sonderurlaub wegen Taufe des Kindes: Im TVöD ist dazu nichts geregelt. Einige Unternehmen geben aus religiösen Anlässen frei – jedoch müssen Sie das als Arbeitgeber auch nicht.
• Sonderurlaub bei einer Kommunion: Hier gilt das gleiche wie bei der Taufe. Ist im Tarif- oder Arbeitsvertrag nichts dazu geregelt und auch die Betriebsvereinbarung regelt nichts dazu, ist grundsätzlich kein Sonderurlaub wegen einer Kommunion zu gewähren.

• Sonderurlaub bei einem Gerichtstermin: Sie müssen den Sonderurlaubstag gewähren, wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin vor Gericht erscheinen muss (zum Beispiel als Zeuge/Zeugin). Hier gibt es in der Regel einen schriftlichen Nachweis, den Sie sich vorlegen lassen können. Gibt es eine längere Anreise, beispielsweise weil das Gericht so weit weg ist, müssen Sie auch diesen Anreisetag als Sonderurlaub gewähren.
• Sonderurlaub für einen Behördengang: Hier ist entscheidend, weshalb der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin zur Behörde muss. Handelt es sich um eine Anhörung oder eine Zeugenaussage, ist der Anspruch auf Sonderurlaub gegeben. In der Regel bekommen die Personen dann auch eine schriftliche Mitteilung, die als Nachweis fungiert. Geht es beispielsweise um die Beantragung des Reisepasses, müssen Sie keinen Sonderurlaub beantragen.
• Sonderurlaub für Tätigkeit als Schöffe: Ehrenamtliche Richter:innen aber auch Schöff:innen erfüllen damit ihre staatsbürgerlichen Pflichten. Auch bei einer regelmäßigen Tätigkeit als Schöffe oder Schöffin ist bezahlter Sonderurlaub zu gewähren.
• Sonderurlaub bei Krankheit in der Familie: Im TVöD ist der Fall klar. Erkrankt ein:e Angehörige:r, der/die im selben Haushalt lebt, gibt es einen Arbeitstag pro Jahr als bezahlte Freistellung. Hier ist es aber wichtig zu klären, ob nicht eine andere Person die Betreuung kurzfristig übernehmen kann. 
• Sonderurlaub wegen Arztbesuch: Muss der Besuch beim Arzt bzw. der Ärztin während der Arbeitszeit erfolgen, weil die Praxis keine anderen Termine anbieten kann oder liegt ein Notfall vor, müssen Sie Ihre Arbeitnehmer:innen für diese Zeit freistellen. Auch die Wegezeiten gehören in der Regel dazu. 

Sie haben Fragen zum Resturlaub? An anderer Stelle haben wir das Thema detailliert für Arbeitgeber erklärt.

Sonderurlaub in der Ausbildung oder in der Probezeit?

Ja, auch in der Ausbildung gibt es einen Anspruch auf gesetzliche Sonderurlaubstage nach Paragraph 616 BGB. Gleiches gilt für Mitarbeiter:innen in der Probezeit.

Wichtig ist aber auch hier, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen von Anfang an erklären, wie Sonderurlaub eingereicht und kommuniziert werden muss. Außerdem sollten Sie unbedingt im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung regeln, wann wie lange Sonderurlaub gewährt wird.